Le déploiement d’un outil de note de frais à l’international peut paraître, sur le papier, assez simple à réaliser. Suffit-il de définir un core model Groupe et d’implémenter les quelques éléments locaux élémentaires comme les règles de TVA ou les indemnités kilométriques ? La réalité est tout autre. Les spécificités pays sont plus nombreuses et complexes qu’elles ne semblent l’être et elles peuvent avoir des impacts forts sur le plan fonctionnel de la solution globale ainsi que sur la gestion de projet.

1. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
1 | 07/06/2021 |
Déploiement d’un outil NDF à l’international:
Attention aux spécificités locales!
8 JUIN 2021

2. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
2 | 07/06/2021 |
Intervenants
Kathleen STILMANT
Expert Business &Tools
Axys Odyssey
Ronan DELON
Mid-Market Sales Director
Traveldoo

3. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
3 | 07/06/2021 |
DÉPLOIEMENT D’UN OUTIL NDF À L’INTERNATIONAL
La théorie

4. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
4 | 07/06/2021 |
La théorie
Projet déploiement d’un outil NDF à l’international
1
• Déterminer une organisation projet et identifier les
interlocuteurs clé
2
• Définir un « core model » Groupe avec localisation
Global/Local (catalogue de frais, circuit de validation,
règles de contrôle,…)
3
• Exigences locales évidentes (TVA, Indemnités
kilométriques,…)

5. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
5 | 07/06/2021 |
DÉPLOIEMENT D’UN OUTIL NDF À L’INTERNATIONAL
L’importance des spécifiques pays

6. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
6 | 07/06/2021 |
Les règles légales et/ou fiscales
Dépenses ou fonctionnalités propres à chaque
pays
Différences culturelles & Gestion de projet
Les spécificités locales sont plus importantes qu’elles n’y paraissent
Déploiement d’un outil NDF à l’international
Les éléments à prendre en compte sont nombreux
1
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7. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
7 | 07/06/2021 |
Les règles de gestion des NDF dans chacun des pays
du périmètre
Per diem, indemnités d’hébergement ou de déplacement, IK
Les spécificités locales sont plus importantes qu’elles n’y paraissent
Déploiement d’un outil NDF à l’international
Les règles deTVA sur l’ensemble des pays concernés
Calcul et récupération
La dématérialisation des justificatifs à valeur
probante
Certifications nécessaires, obligations,…
Les règles légales et/ou fiscales

8. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
8 | 07/06/2021 |
Les frais/types de dépenses propres à chaque pays
Catégories d’utilisateur différentes, types de notes de frais/de dépenses
multiples,…
Les spécificités locales sont plus importantes qu’elles n’y paraissent
Déploiement d’un outil NDF à l’international
Compatibilité de l’outil
Langues, devises, plans comptables,…
Obligations et/ou certifications nécessaires
Règlementations locales, hébergement des données
Dépenses ou fonctionnalités propres à chaque pays
Moyens de paiement
Flux automatisés

9. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
9 | 07/06/2021 |
Identifier les bonnes pratiques dans les filiales
Priorités des filiales, besoin de pilotes
Les spécificités locales sont plus importantes qu’elles n’y paraissent
Déploiement d’un outil NDF à l’international
Gestion du changement
Equipe centrale (Sponsors) et locales
Embarquer les équipes locales au début du projet pour verrouiller les règles
La documentation
Les spécifications fonctionnelles et techniques, kits de formation et de
déploiement,…
Différences culturelles et Gestion de projet

10. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
10 | 07/06/2021 |
DÉPLOIEMENT D’UN OUTIL NDF À L’INTERNATIONAL
Méthodologie idéale

11. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
11 | 07/06/2021 |
Méthodologie idéale
Déploiement d’un outil NDF à l’international
2 objectifs clés
Solliciter les interlocuteurs interne locaux
Solliciter les partenaires éditeurs
Calculer le ROI (frais online vs. coûts de traitement manuel)
Prendre en compte la complexité de la gestion de projet
Aspect politiques / Image que l’on souhaite donner au projet
Identifier les marchés éligibles Prioriser

12. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
12 | 07/06/2021 |
Q&A
08/06/2021

13. Déploiement d’un outil NDF à l’international – Attention aux spécificités locales!
13 | 07/06/2021 |
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