El Archivo Electrónico es la Ultima Etapa del Documento Electrónico

1. ARTÍCULO:
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ES LA ÚLTIMA
ETAPA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DANIEL ATUESTA RODRÍGUEZ
Gestión de Procesos, Procedimientos y Documentos Electrónicos

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Cuando se aborda el tema de archivo electrónico se puede pensar inmediatamente que se
enfrenta a un reto tecnológico, y lo es, sin embargo el reto mas complejo es el cultural ya
que uno de los pilares necesarios para abordar el archivo electrónico además del software
implementado y las regularizaciones o normativas.
El archivo electrónico en general no esta bien percibido ya que no se ha visto como una
necesidad sobre todo si es de corto plazo. Gracias a que la tecnología y las nuevas
herramientas de software permiten soluciones como el almacenamiento inmediato. El
inconveniente es que dicho almacenamiento no garantiza la conservación del documento
electrónico y por supuesto impide su recuperación en un futuro. Lo que significa que este
tipo de almacenamiento es el equivalente a tener un sitio físico de almacenamiento lleno
de expedientes de papel acumulados. Con la desventaja que el avance de la tecnología
obstaculizará el acceso a la documentación almacenada si no se ha planificado la
compatibilidad futura de un formato.
Los criterios y normas técnicas en el marco de gestión del Esquema Nacional de
Interoperabilidad (ENI) pone la interoperabilidad al servicio de los ciudadanos, y en este
sentido son determinantes los criterios y normas técnicas que garantizan la
interoperabilidad, conservación y recuperación de expedientes y documentos electrónicos.
El archivo electrónico es el final del ciclo de todo expediente electrónico. Un ciclo que esta
compuesto por diferentes aspectos como lo tecnológico o lo normativo, sin embargo los
gestores documentales no contemplan el archivo definitivo y lo mas preocupante es el
hecho de terminar con la resolución de trámite sin concebir el archivo final como una
necesidad. Lo cual exige un cambio cultural con el que se ayudara a contar con una
aplicación a disposición de todo el archivo definitivo como por ejemplo Archive.
Los archivos sufrieron una adaptación para acoger a los nuevos documentos electrónicos
los cuales tienen unas determinadas funciones como identificar, salvaguardar y preservar
los documentos asegurando que serán accesibles en un futuro.
La administración posee los archivos por lo mismo que tienen los registros, pero esos
documentos no son de la administración, sino que son de los ciudadanos, en donde el
archivo es el gestor de esos derechos de la ciudadanía.
En las etapas de gestión y mantenimiento se deben cumplir estrictamente requisitos de
autenticidad, integridad y fiabilidad. En la fase de preservación del archivo toma gran
relevancia la integridad y usabilidad del documento, ya que la fiabilidad del documento esta
directamente ligada a su producción, mientras que la autenticidad y validez de este solo es
valida mientras no haya caducado, y es basada en la cadena de custodia del servicio de
archivo. Lo que quiere decir que los procesos de evaluación y selección documental deben
ser rigurosos para el establecimiento de la disposición de los documentos. Lo que significa
el establecimiento de plazos de vigencias de documentos electrónicos, así como de
conservación preventiva a efectos de auditorias o rendición de cuentas. A partir de dichos
plazos se realiza la selección de documentos que son de permanente conservación y se
ejecuta el proceso de la eliminación del resto.

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Si no se realiza un proceso en el que se desarrolle de forma correcta dichos criterios se
estaría promoviendo la aparición de incompatibilidades, incoherencias, duplicidades,
contradicciones, etc.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) además de ser una obligación reglamentaria
es un medio que requiere de mucho esfuerzo y cambio cultural para que las organizaciones
que lo requieran puedan incrementar su eficiencia. Sin embargo se debe recalcar que
incluso con la normativa técnica existente la cual aporta una gran ayuda, es inevitable que
se debe trabajar a fondo adaptando las características de la organización siguiendo las
pautas, con distribución de cargas de trabajo, para la creación y gestión de documentos
legítimos, íntegros y disponibles a lo largo del tiempo.
Aunque se debe realizar una capacitación para que no ocurra que cuando se adaptan
avances tecnológicos ya no se entienda como se “vivía” sin estos.
Política de gestión de documentos electrónicos, Ministerio de Hacienda y
Administraciones Públicas (MINHAP)
El MINHAP cuenta con una política de gestión de documentos electrónicos la cual ha sido
elaborada por profesionales de las tecnologías de la información y la gestión, profesionales
en archivo, conformando un grupo de trabajo con representación de los principales centros
y organizaciones del MINHAP, así como representantes de Archivos Estatales (Ministerio de
Educación, Cultura y Deporte) y del Ministerio de la Presidencia.
El Archivo Único
Un tema pendiente que sin lugar a duda es un reto que se tiene por delante en donde se
deben hacer esfuerzos para tener en cuenta que la protección ya no va a estar sujeta a la
proximidad física, sino a las especificaciones técnicas y regulaciones del acceso al
almacenamiento digital. Lo que obliga a pensar en digital, yendo mas allá de imitar en el
mundo digital la cultura del papel.