Manual de Uso ASANA en Español

Gestión de Proyectos
Adaptado de asana.com por Ariana López Di Rocco para LAMD arquitectura y Mi Tienda - Noviembre de 2016. Todos los derechos reservados.

Entender los usos de Asana
Gestión de Proyectos:
● Crear Proyectos
● Tareas
● Sub-tareas
● Asignados (ejecutores de la tarea) y Seguidores.
● Secciones (fases del proyecto)
● Fechas y horas de culminación (De la subtarea, tarea, proyecto o Fase)
● Adjuntos (y enlaces desde Dropbox, Box, Drive)
● Corazones (Usar como aviso de recepción)

Comunicaciones:
● Comentarios en la tarea
● Conversaciones sobre el Proyecto
● Páginas de equipos
● Actualizaciones de Estado (equipos externos y otros interesados)
● Manejo de Notificaciones

Vistas:
● Mis Tareas (My Tasks)
● Bandeja de Entrada (Inbox)
● Barra de Búsqueda
● Cartelera (Dashboard)
● Calendarios
● Vista de archivos

Manejo de Equipos:
● Seguidores
● Invitados (Vendedores, contratistas, colaboradores, miembros de
dominios diferentes @gmail.com, @yahoo.com, @lamd.com)
● Manejo de Notificaciones

Tips para moverse más rápido por Asana
¡Los … son tus mejores aliados! Casi todas las opciones están allí.
Este símbolo te ayuda a crear. Desde dónde estés dándole
click, te dará las opciones de lo que puedes incluir en esa categoría.
Cuando estés en un proyecto, la flecha al lado derecho
del título, te dará muchas opciones para manejarlo.

Tips para moverse más rápido por Asana
¡Siempre puedes borrar un asignado, seguidor o
proyecto desde una Tarea! Utiliza la X que casi siempre
encontrarás a un lado de lo que deseas eliminar al colocar el cursor.
Recuerda marcar tus Tareas como terminadas.
Siempre podrás volverlas a ver en tus archivos o en tu Inbox.
Puedes arrastrar tareas, proyectos y subtareas de un sitio
a otro con el mouse.

Crear Proyectos 4 Formas de crear:
1 En el sidebar 2 En la barra superior 3 En el panel derecho
4 En add task agregando “ : ” luego del texto

¿Qué más debo saber sobre Proyectos?
… Debe estar adscrito a un equipo.
Configurar el proyecto: Es muy útil rellenar toda la información.

¿Cómo encontrar/acceder a un proyecto?
1 En el sidebar 2 En la barra de búsqueda 3 En el panel derecho
4 En dónde esté mencionado el proyecto

¿Cómo encontrar/acceder a un proyecto?
4 Haciendo Click en dónde esté mencionado el proyecto

Mover el Proyecto a otro equipo
1 2 3 El Proyecto está en la que tiene el ✓ , solo debes darle click en el
proyecto a dónde lo quieres mover.

… Puedes copiar un proyecto completamente.
Es muy útil cuando se repiten completamente en el tiempo o hay dos
proyectos muy similares.
… Aprovecha los colores para identificar más rápido un
proyecto.
Esto ayuda a ubicarlos rápidamente o a tener más información sobre ellos.
Los colores son vistos por todos los integrantes. Puede servir para resaltar los
de urgencia o importancia.
… Rellena la descripción del proyecto.
Ayuda a crear contexto y ofrecer información sobre la importancia del mismo.
… Actualiza el status de proyectos largos.
Supervisores, interesados y voceros, pueden ver rápidamente el progreso.

… Puedes copiar un proyecto / tarea completamente.
Es muy útil cuando se repiten completamente en el tiempo o hay dos
proyectos muy similares.

… Aprovecha los colores para identificar más rápido un
proyecto.
Esto ayuda a ubicarlos rápidamente o a tener más información sobre ellos.
Los colores son vistos por todos los integrantes. Puede servir para resaltar los
de urgencia o importancia.

… Siempre rellena la descripción del proyecto.
Ayuda a crear contexto y ofrecer información sobre la importancia del mismo.
… Actualiza el status de proyectos largos.
Supervisores, interesados y voceros, pueden ver rápidamente el progreso.
Utiliza como Guía los colores del
semáforo.
Verde: Va como esperamos.
Amarillo: Algo pone en riesgo el proyecto.
Rojo: No está llevándose a cabo.
Ayúdate con la descripción y llama a tomar
acciones cuando sea necesario.

… Puedes imprimir un proyecto.
… Puedes exportar un proyecto.
… Puedes archivar un proyecto.
… Puedes desarchivar un proyecto.
… Puedes borrar un proyecto.
… Al crear un proyecto, puedes definir que tipo de
notificaciones quieres recibir: Esto aplica sólo a ese proyecto.

Tareas 3 Formas de crear:
1 En la barra superior
Recuerda colocarla en el (los) proyecto(s) correcto(s) y rellenar todos los campos posibles.

2 Haciendo Enter ↵ desde una tarea ya creada en el mismo proyecto

3 Haciendo click a la opción Add Task dentro del proyecto.

¿Qué más debo saber sobre Tareas?
… Las acciones que puedes realizar con una tarea
están en los … a la derecha.

… Asignar una tarea a varios Proyectos.
Es muy útil cuando hay tareas que corresponden a varios equipos o proyectos
pero que forman parte de la culminación de uno. Por ejemplo, una factura.

… Tareas que dependen de otras Tareas.
Es muy útil cuando hay tareas que van después de la culminación de otras.

… Tareas que dependen de otras Tareas.
Le llegará una notificación al que espera por la culminación de otra tarea
cuando esto suceda y quedará plasmada la fecha de la tarea predecesora.

… Las acciones que puedes realizar con una tarea
están en los … a la derecha.
Acciones:
● Borrar Tarea.
● Crear una copia: Para tareas recurrentes.
● Convertir en un proyecto.
● Copiar URL: Para enviar por correo.
● Imprimir.
● Unir tareas duplicadas: Automático cuando se parecen
mucho y manual cuando no lo detecte el Asana.
● Crear una tarea Follow-up: cuando hay una tarea que
le sigue.
● Full Screen: Para ver sólo la tarea, subtareas y
descripciones.

Sub Tareas Forma de crear:
1 En la barra superior de la descripción de la Tarea.
Recuerda rellenar la descripción, colocar las fechas de entrega, asignarla a algún miembro del equipo y a un
proyecto. Para colocar más detalles y observaciones, hacer click en la burbuja a la derecha del asignado.

Asignados Formas de crear:
1 En la barra superior de la descripción de la Tarea. Comenzar a escribir el
nombre de la persona y seleccionar.
También puedes hacer click en el círculo de asignado y comenzar a escribir.

Asignados Formas de asignar copias:
2 En la barra superior de la descripción de la Tarea. Comenzar a escribir el
nombre de la persona y seleccionar asignar copia.
Esto es muy útil para tareas recurrentes, cada vez que se cree una copia se le asignará a la misma persona.

Asignar La copia de una tarea a un equipo entero:
1 Haciendo Click sobre el botón de asignar copias y Asignarlo a un equipo
entero.

Asignar La copia de una tarea a un equipo entero:
1 Esto es muy útil para cuando todos deben realizar una tarea o subtarea para el
mismo proyecto o tarea. Por ejemplo: Venir con un atuendo determinado o traer copia de la CI.

Agregar Seguidores A una tarea:
1 En la barra inferior de la descripción de la Tarea hacer click en el símbolo +.

Agregar Seguidores A una tarea, que no pertenezcan a la
organización:
1 Son invitados a Asana al igual que el resto de las personas pero serán
identificados con el ícono de un Globo Terráqueo a la derecha de su nombre.

Seguir una tarea:
1 En la barra inferior de la descripción de la Tarea hacer click Follow Task.
Recuerda personalizar los anuncios que
esperas recibir. Y que puedes dejar de
seguir la tarea cuando desees.

Secciones o fases del Proyecto:
1 En la barra superior dentro de la vista del Proyecto, pasar el Cursor sobre
Add Task y aparecerá la opción Add Section, hacer click y crear la sección.

Secciones o fases del Proyecto:
1 2 Puedes reasignar la tarea a otra Fase de la misma forma que cambias un
proyecto de equipo o puedes arrastrarla en el panel izquierdo.

Fechas de culminación de tareas, proyectos y fases:
1 Asignar fechas de culminación es importante para dar sentido a las acciones
del equipo con respecto a los objetivos y metas globales.

Fechas de culminación de tareas, proyectos y fases:
1 Asignar fechas y horas de culminación o de ejecución es importante cuando
debe ser entregado en un momento específico como una reunión o
presentación.

Fechas de culminación de tareas y proyectos recurrentes:
1 Esta es una función de gran ayuda para que automáticamente se copie la
tarea y el asignado en función de que se genere un recordatorio periódico.

Adjuntos desde varias ubicaciones:
1 Puedes adjuntar archivos para brindar mas información de la tarea o para
colocar el archivo resultado de la tarea.
Puedes adjuntar desde todas estas
fuentes, otorgando los accesos a Asana
o puedes colocar un link en la
descripción o comentarios de las
tareas.

Corazones o avisos de lectura o recepción:
1 Utiliza esta función para avisar a los creadores o ejecutores de la Tarea que
has recibido la información y que estás haciendo seguimiento.
Es una forma rápida de comunicación y de darle el visto bueno y la confirmación a tu equipo.
Esta acción puedes realizarla desde tu
Inbox o desde la notificación en tu
correo.

Comunicaciones Comentarios en la tarea
1 Deja comentarios específicos para tareas específicas

Comunicaciones Conversaciones sobre el proyecto
1 Inicia conversaciones entre todos los involucrados en un proyecto
1 Introduce un asunto 2 Indica más detalles 3 Etiqueta personas
4 Sube archivos de tu PC y otros 5 Haz clic en POST (Publicar)

Comunicaciones Páginas de Equipos
1 Es la página central dónde encontrarás todo lo referente a un Equipo.
Allí encontrarás acceso a las conversaciones y el calendario de cada Equipo.

Comunicaciones Actualizaciones de Estado
1 El creador del proyecto puede ajustar el estado con mensajes y colores para
que el resto de los miembros puedan saber sobre el estado del mismo
Utiliza como Guía los colores del
semáforo.
Verde: Va como esperamos.
Amarillo: Algo pone en riesgo el proyecto.
Rojo: No está llevándose a cabo.
Ayúdate con la descripción y llama a tomar
acciones cuando sea necesario.

Vistas Mis Tareas (My Tasks)
1 Haz clic en Mis Tareas para ver las tareas asignadas a ti en la organización.
Éstas estarán distribuidas en 4 secciones preestablecidas
1 Nuevas tareas 2 Hoy (en las que estarás trabajando hoy)
3 Próximamente 4 Después

Vistas Mis Tareas (My Tasks)
1 Organiza tus tareas en las secciones preestablecidas
1 Coloca el cursor sobre el extremo derecho y haz clic sobre el ícono junto a
la fecha de entrega
2 Selecciona la sección a la que deseas mover la tarea
1 También puedes hacer clic en la tarea y arrastrarla a la sección deseada

Vistas Bandeja de Entrada (Inbox)
1 En la Bandeja de Entrada recibirás notificaciones y actualizaciones de
estado de todos los proyectos de los que formas parte y de todas las tareas de
las que eres seguidor

Vistas Bandeja de Entrada (Inbox)
1 Hay 2 indicadores de que existen nuevas notificaciones
1 Un punto naranja aparecerá junto al botón My Inbox
2 Un punto negro aparecerá en la pestaña de tu explorador

Vistas Barra de Búsqueda
1 La Barra de Búsqueda te permite encontrar personas, tareas, proyectos,
etiquetas o equipos dentro de tu organización
1 Presiona Tab+/ en el teclado para centrarte en la barra de búsqueda

Vistas Barra de Búsqueda
1 Este es el símbolo de Equipos 2 Proyectos 3 Tareas y Subtareas
4 Etiquetas y Conversaciones

Vistas Búsqueda Avanzada
1 Coloca el cursor en la barra de Búsquedas 2 Selecciona ADVANCED SEARCH

Vistas Búsqueda Avanzada
1 Coloca el cursor en la barra de Búsquedas 2 Selecciona ADVANCED SEARCH
3 Puedes añadir filtros e ir personalizando cada paso en adelante

Vistas Cartelera (Dashboard)
1 Es personalizable y ofrece una visión general de los proyectos que quieras seguir.

Vistas Calendarios
1 Puedes Marcar tareas como culminadas en el calendario o arrastrar eventos de
un día a otro, se actualizará automáticamente en el proyecto.

Vistas Archivos
1 Haz click debajo del nombre de la tarea, debajo del archivo para ver mas
detalles.

Manejo de Notificaciones Desde tu perfil
1 Hacer click en la foto de perfil

Manejo de Notificaciones Desde tu perfil
2 Irse a To Email
Para gestionar lo que llega a los correos que tengas afiliados.

Manejo de Notificaciones
3 Recomendación: Deseleccionar todas los recuadros de All activity.
Los Task reminders y Weekly dashboard se pueden personalizar.

Manejo de Notificaciones Desde un proyecto
1 Cada vez que crees un proyecto: Al asignar seguidores,
selecciona Member Notification Settings.

Manejo de Notificaciones Desde un proyecto
2 Cada vez que crees un proyecto: Al asignar seguidores,
selecciona Member Notification Settings.
Puedes personalizar esto, según los criterios que se establezcan en el equipo.

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