Dokumen tersebut membahas tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kota Batu yang mencakup dasar hukum, definisi, prinsip penyelenggaraan, tata persuratan dinas, dan contoh format surat dinas."

1. TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH KOTA BATU
BAGIAN ORGANISASI SETDA KOTA

2. Dasar Hukum:
 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Daerah;
 Peraturan Wali Kota Batu Nomor 38 Tahun 2010
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Kota Batu;
 Peraturan Wali Kota Batu Nomor 31 Tahun 2014
tentang Perubahan Atas Peraturan Walikota Batu
Nomor 38 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kota Batu; (terkait Surat Izin
Bepergian Keluar Wilayah Kota Batu)
 Peraturan Walikota Batu Nomor 141 Tahun 2020
tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Walikota
Batu Nomor 38 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kota Batu; (terkait Penulisan

3. Mengapa perlu TND?

4. Tertib
Administrasi
Keseragaman
format, bahasa,
dan penafsiran
dalam
penyelenggaraan
Tata Naskah Dinas
Melancarkan
komunikasi
kedinasan,
Pengawasan, Efisien
dan efektif

5. DEFINISI
Naskah Dinas :
informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Kota Batu.
Tata Naskah Dinas :
pengelolaan informasi tertulis yang
meliputi pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan
penyimpanan naskah dinas serta
media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.

6. ASAS
Dapat dipertanggungjawabkan
 Isi format
 Prosedur
 Kearsipan
 Kewenangan
 Keabsahan
PERTANGGUNG JAWABAN
Terkait dengan kegiatan
ketatausahaan dan unsur
administrasi lainnya
KETERKAITAN
Tepat waktu dan tepat
sasaran
 Kejelasan redaksional
 Kemudahan prosedural
 Kecepatan
penyampaian dan
distribusi
KECEPATAN DAN
KETEPATAN
Harus aman
 Penyusunan
 Klasifikasi
 Kearsipan
 Penyampaian kepada
yang berhak
 Distribusi
 Pemberkasan
KEAMANAN
Dilakukan secara berdayaguna
 Penulisan
 Penggunaan ruang / lembaga naskah
dinas
 Spesifikasi informasi
 Penggunaan bahasa Indonesia
DAYAGUNA
Diproses dan disusun menurut tata cara dan
bentuk yang telah dibakukan
PEMBAKUAN

7. Naskah Dinas :
informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Kota Batu.
PRINSIP
PENYELENGGARAAN
NASKAH DINAS
Prinsip ketelitian,
diselenggarakan secara
teliti dan cermat dari
bentuk, susunan
pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa dan
penerapan kaidah ejaan
didalam pengetikan.
Prinsip kejelasan,
diselenggarakan dengan
memperhatikan
kejelasan aspek fisik
dan materi dengan
mengutamakan metode
yang cepat
dan tepat.
Prinsip logis dan meyakinkan,
diselenggarakan secara
runtut dan logis dan
meyakinkan serta struktur
kalimat harus lengkap dan
efektif.
Prinsip singkat dan
padat, diselenggarakan
dengan menggunakan
bahasa Indonesia yang
baik dan benar

8. Naskah Dinas :
informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Kota Batu.
TATA
PERSURATAN
DINAS
NASKAH
DINAS
PENGGUNAAN
a.n, u.b, u.p,
Plt dan Plh.
PENULISAN
NAMA
STEMPEL
JABATAN DAN
STEMPEL
INSTANSI
KOP NASKAH
DINAS
SAMPUL
NASKAH
DINAS/SURAT
PAPAN NAMA
JENIS NASKAH
DINAS
KEWENANGAN PENANDA
TANGANAN DAN
PENDELEGASIAN
PENANDATANGANAN
NASKAH DINAS
PEMBUBUHAN
PARAF HIRARKIS
DAN PARAF
KOORDINASI
RUANG LINGKUP

9. Naskah Dinas :
informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Kota Batu.
# Surat Izin Bepergian Keluar Wilayah Kota Batu

10. Naskah Dinas :
informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Kota Batu.
PENYELENGGARAAN TND MELIPUTI

11. Naskah Dinas :
informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Kota Batu.
TINGKAT KEAMANAN SURAT

12. Naskah Dinas :
informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat
dan atau dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Kota Batu.
KECEPATAN PROSES SURAT

13. PENGGUNAAN KERTAS,
WARNA DAN KUALITAS
KERTAS
 Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 70 gram;
 Penyediaan surat berlambang negara berwarna atau logo daerah
berwarna dicetak di atas kertas 80 gram;
 Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya
terbatas untuk jenis Naskah Dinas yang mempunyai nilai
keamanan tertentu dan nilai kegunaan dalam jangka waktu lama;
 Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah
Folio/F4 (215 x 330 mm);
 Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan laporan
adalah A4 (210 x 297 mm); dan
 Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5 (165 x 215
mm).

14.  Bookman Old Style 12 atau
disesuaikan dengan kebutuhan
digunakan naskah dinas produk
hukum;
 Arial 12 atau disesuaikan dengan
kebutuhan digunakan naskah
dinas surat; dan
 Spasi 1 atau 1,5 sesuai kebutuhan.
PENGETIKAN SARANA
ADMINISTRASI & KOMUNIKASI
PERKATORAN

15. BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS
Kepala
(a) kepala surat
Pembuka
(a) nomor,sifat, lampiran, dan hal
(b) tanggal
(c) alamat
Isi
(a) paragraf / kalimat pembuka
(b) paragraf / kalimat isi surat
(c) paragraf / kalimat penutup
Kaki
(a) jabatan penanda tangan
(b) tanda tangan
(c) nama penanda tangan
(d) NIP
(e) tembusan

16. Kop Naskah Dinas
1. Kop naskah dinas jabatan untuk gubernur/wakil gubernur, bupati/wakil
bupati dan wali kota/wakil wali kota menggunakan:
a. lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian
tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum;
b. lambang negara berwarna hitam dan ditempatkan dibagian tengah atas
serta alamat nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan kode
pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah dinas dalam
bentuk dan susunan surat.
2. Kop naskah dinas perangkat daerah memuat lambang daerah warna
hitam,sebutan pemerintah kota, nama satuan kerja perangkat daerah,
alamat, nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-mail dan kode pos.
3. Kop naskah dinas kecamatan memuat lambang daerah warna hitam
sebutan pemerintah kota, nama kecamatan, alamat, nomor telepon, nomor
faksimile, webite, e-mail dan kode pos.
4. Kop naskah dinas kelurahan memuat memuat lambang daerah warna hitam
sebutan pemerintah kota, nama kecamatan, kelurahan, alamat, nomor
telepon, nomor faksimile, webite, e-mail dan kode pos.

17. CONTOH SURAT DINAS
1. Tulisan Pemerintah Kota Batu :
huruf Arial 14
2. Tulisan nama satuan kerja
perangkat daerah: huruf Arial18
3. Tulisan alamat. nomor telp dst:
huruf Arial 10/12
4. Garis pemisah horizontal atas
dengan ukuran garis: 1.½ pt
5. Penulisan alamat yang dituju:
Yth. 1. staf Ahli Wali Kota Batu;
2. dst
di-
BATU
6. Lampiran satu lembar, dan hal:
tanpa garis bawah.
7. Paragraf Pembuka
8. Paragraf Isi
9. Paragraf Penutup
10. Penulisan NIP tidak diberi titik
dan angka rapat
11. Setiap naskah dinas yang
ditandatangani oleh pejabat yang
mengatas namakan atasannya
harus menyampaikan tembusan
naskah dinas kepada pejabat
yang diatas namakan.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

18. NOTA DINAS:
• Nota Dinas adalah alat komunikasi
tertulis intern antar pejabat Satuan
Kerja Perangkat Daerah dalam suatu
unit kerja yang memuat /berisi
pemberitahuan, permintaan,
penjelasan, laporan, dan sebagainya
mengenai hal - hal yang
berhubungan dengan proses
penggarisan atau pematangan
sesuatu kebijaksanaan atau proses
penyesuaian persoalan / masalah.
• Nota Dinas yang ditandatangani oleh
Pimpinan Perangkat Daerah atau
pejabat lainya dibuat di atas kertas
ukuran folio dengan menggunakan
Kop Naskah Dinas perangkal daerah
yang bersangkutan / unit kerja
pengolah;
• Nota dinas sebagai alat komunikasi
tertulis bersifat intern, tidak perlu
distempel dan tidak dapat keluar
dari suatu unit kerja pengolah.
PEMERINTAH KOTA BATU
SATUAN KERJA
……………………………………
NOTA DINAS
Kepada : ………………………………………….
Dari : ………………………………………….
Tembusan : ………………………………………….
Tanggal : ………………………………………….
Nomor : ………………………………………….
Sifat : ………………………………………….
Lampiran : ………………………………………….
Hal : ………………………………………….
………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………….…………..
………………………………………………………………………….
………………………………………………….……………………………..
……………………………………..…..……………………………….
Jabatan,
Nama
Pangkat
NIP
KEPALA
Kop naskah dinas
logo dan tulisan
Pemerintah Kota
Batu serta satuan
kerja yang ditulis
dengan huruf kapital
secara simetris
Garis pemisah horizontal ukuran
tebal 1 ½ pt ¾ pt
Kata “Nota Dinas,” ditulis dengan
huruf kapital secara simetris
BATANG TUBUH
1. Paragraf pembuka;
2. Paragraf isi; dan
3. Paragraf penutup.
KAKI
Nama jabatan penandatangan nota
dinas, ditulis dengan huruf kapital
dan diakhiri dengan tanda koma
Nama lengkap penandatangan surat,
ditulis dengan huruf awal kapital,
tanpa diberi tanda baca apapun,
Pangkat/gol.
berikut
tulisan NIP
tanpa tanda
baca titik
SUSUNAN NOTA DINAS

19. CONTOH NOTA DINAS
1. Tulisan Pemerintah Kota Batu : huruf
Arial 14
2. Tulisan nama satuan kerja perangkat
daerah: huruf Arial 18
3. Tulisan alamat nomor telp dst: huruf
Arial 10 /12
4. Garis pemisah horizontal atas dengan
ukuran garis: 1.½ pt
5. Tulisan Nota Dinas dengan garis
bawah.
6. Kepada:
Dari:
Tembusan:
Tanggal:
Nomor:
Sifat:
Lampiran:
Hal:
7. Garis pemisah horizontal bawah
dengan ukuran garis: ¾pt
8. Nama Jabatan pejabat yang
menandatangani ditulis dengan
huruf awal kapital, dan diakhiri
tanda baca koma
9. Penulisan NIP tidak diberi titik
dan angka rapat
7
8
9
1
2
3
4 5
6

20. TELAAHAN STAF PEMERINTAH KOTA BATU
SEKRETARIAT DAERAH
Jalan Panglima Sudirman No 507 Kota Batu Kode Pos 65313
Telepon (0341) 3061892, Fax. (0341) 594444
TELAAHAN STAF
Kepada : ..................................................................................................
Dari : ..................................................................................................
Tanggal : ..................................................................................................
Nomor : ..................................................................................................
Lampiran : ..................................................................................................
Hal : ..................................................................................................
I. Persoalan
II. Praanggapan
III. Fakta-Fakta yang mempengaruhi
IV. Analisis
V. Kesimpulan
VI. Saran
Jabatan,
NAMA
Pangkat
NIP
Logo
serta
nama
instansi/
satuan
kerja dan
alamat
Telaahan Staf merupakan naskah
dinas dari bawahan kepada atasan
antara lain berisi analisis
pertimbangan, pendapat, dan saran-
saran secara sistematis.
CONTOH FORMAT TELAAHAN STAF
Wewenang penandatanganan oleh
pejabat/ staf yang mengajukan
telahan kepada pimpinan

21. PARAF
merupakan tanda tangan
singkat sebagai bentuk
pertanggungjawaban atas
muatan materi, substansi,
redaksi, dan pengetikan
naskah dinas

22. PARAF
TERDIRI ATAS
Paraf
Hierarki
Paraf
Koordinasi

23. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh
pejabat yang akan menandatangani naskah
dinas tersebut tidak memerlukan paraf.
Naskah dinas sebelum ditandatangani harus
diparaf terlebih dahulu oleh maksimal tiga
orang pejabat secara berjenjang untuk
bertanggung jawab terhadap substansi,
redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya,
penempatan paraf tersebut pada lembar
terakhir naskah dinas sesuai arah jarum jam
dimulai dari sebelah kiri nama pejabat yang
akan menandatangani.
Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh
pejabat yang akan menandatangani naskah
dinas tersebut tidak memerlukan paraf.
Paraf untuk SPPD, dibubuhkan pada lembar
pertama.
Your Text Here
Untuk keamanan isi naskah dinas yang
jumlahnya lebih dari satu halaman, sebelum
naskah dinas tersebut ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang maka harus
dibubuhkan paraf pejabat pengolah pada
sudut kanan bawah setiap halaman
PARAF
HIERARKI

24. CONTOHPARAFHIERARKI
DALAM BENTUK
ARAH JARUM JAM
(2) WALI KOTA BATU (3)
(1) DACHLAN
PARAF HIERARKI
Sekda…
Ass…
Bag…
Dst…
CONTOHPARAF
HIERARKI
DALAM BENTUK
MATRIK

25. Naskah dinas dalam bentuk dan
susunan produk hukum/surat yang
materinya menyangkut kepentingan
unit lain sebelum ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang harus
diparaf terlebih dahulu oleh unit
pengolah, unit lain yang terkait dan
bagian hukum pada setiap lembar
naskah.
PARAF
KOORDINASI

26. PARAF
KOORDINASI
Kepala
Bagian…
Kepala
Bagian…
Kepala
Bagian…
Dst…
PARAF
KOORDINASI
Kepala
Dinas..
Kepala
Badan..
Kepala
Bagian…
Dst…
CONTOH PARAF
KOORDINASI

27. KEWENANGAN PENANDATANGANAN
NASKAH DINAS
Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas  hak dan
kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk
menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

28. PENGGUNAAN SINGKATAN
DALAM SURAT
Benar
a.n. (atas nama)
d.a (dengan alamat)
u.b. (untuk beliau)
u.p. (untuk perhatian)
dkk. (dan kawan-kawan)
dll. (dan lain-lain)
tsb. (tersebut)
dsb. (dan sebagainya)
sda. (sama dengan di atas)
sbb. (sebagai berikut)
Salah
a/n
d/a
u/b
u/p
d.k.k
d.l.l
t.s.b
d.s.b
s.d.a
s.b.b

29. KEWENANGAN PENGGUNAAN ATAS
NAMA (a.n.) DAN UNTUK BELIAU (u.b.)
 Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis
pelimpahan wewenang/mandat dalam hubungan
internal antara atasan kepada pejabat setingkat
dibawahnya.
 Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis
pelimpahan wewenang/mandat dalam hubungan
internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat
dibawahnya.
 Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang
melimpahkan wewenang/mandat dan pejabat
yang menerima pelimpahan wewenang harus
mempertanggungjawakan kepada pejabat yang
melimpiahkan wewenang.

30. KEWENANGAN Plt. Dan Plh
 Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat
sementara pada jabatan tertentu yang mendapat
pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas,
karena pejabat definitive belum dilantik.
 Plt diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau
keputusan bupati/wali kota dan berlaku paling lama 1 (satu)
tahun.
 Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan
pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat
pelimpahan kewenangan penandatanganan naskah dinas,
karena pejabat definitif berhalangan sementara.
 Plh diangkat dengan keputusan kepala SKPD atau
keputusan bupati/wali kota dan berlaku paling lama 3 (tiga)
bulan.

31. Plh. KEPALA DINAS ….
SEKRETARIS,
NAMA
Pangkat
NIP
CONTOH
PENEMPATAN a.n.,
u.b.,Plt, Plh
a.n. WALI KOTA BATU
SEKRETARIS DAERAH,
Drs. ZADIM EFFISIENSI, M,Si
Pembina Utama Madya (IV/d)
NIP 197604041986021003
a.n. WALI KOTA BATU
SEKRETARIS DAERAH
u.b.
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM,
NAMA
Pangkat
NIP
Plt. KEPALA DINAS ….
SEKRETARIS,
NAMA
Pangkat
NIP

32. Penulisan nama pada naskah dinas
dalam bentuk surat dapat menggunakan
gelar
Penulisan nama pada naskah dinas dalam
bentuk produk hukum tidak menggunakan gelar
WALI KOTA BATU,
DEWANTI RUMPOKO
KEPALA BAGIAN ORGANISASI,
SOPA IKE PACI, S.kom
Pembina (IV/a)
NIP 197612062005011015

33. STEMPEL  tanda identitas dari suatu jabatan atau SKPD
STEMPEL JABATAN


STEMPEL SKPD
STEMPEL
 
SEKRETARIAT
DAERAH
4 cm 3.8 cm
2.7 cm
1 cm

34. STEMPEL UPTD
 
STEMPEL KELURAHAN
STEMPEL ...
KEL. SISIR

 UPT PUSKESMAS SISIR

35. PEMERINTAH KOTA BATU
SEKRETARIAT DAERAH
Jalan ………..Telp. (000) 0000 Fax . 0000
CONTOH SAMPUL SURAT
Kepada :
Yth. Kepala Dinas Kesehatan
Jl. Panglima Sudirman No. 507
di -
BATU
Nomor :
S E T D A


Lambang
Daerah

36. Nomor pada naskah dinas merupakan hal penting
dalam kearsipan.
Penomoran naskah dinas mengacu pada Peraturan
Wali Kota Batu tentang kode wilayah untuk kearsipan
di lingkungan Pemerintah Kota Batu.
Contoh: 005/15/422.013
Klasifikasi penomoran
Nomor urut
Komponen Satuan Kerja