Charla para gerentes de Vetersalu

1. GESTION
EFICAZ
DEL
TIEMPO
1

2. INTRODUCCIÓN
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
"CONTINUO NO ESPACIAL EN EL
QUE OCURREN LOS
ACONTECIMIENTOS EN
SUCESIÓN, APARENTEMENTE
IRREVERSIBLE, DESDE EL
PASADO A TRAVÉS DEL
PRESENTE, HACIA EL FUTURO"
2

3. INTRODUCCIÓN
" El tiempo es el recurso más importante. Quien no
es capaz de administrar bien el tiempo, no es capaz
de administrar ninguna cosa”.
PETER DRUCKER
3

4. INTRODUCCIÓN
ALGUNOS DATOS ESTADÍSTICOS
100% JORNADA 100% JORNADA 100% JORNADA 100% JORNADA
50%
30% 30%
25 15%
%
0 0 0 0
IMPORTANTE NO IMPORTANTE URGENTE LIBRE ELECCIÓN
4

5. INTRODUCCIÓN
PERCEPCION DEL TIEMPO
El tiempo no lo podemos ni alargar ni estirar ,
en definitiva no lo podemos modificar pero sí
podemos controlarlo y sí podemos cambiar la
percepción que tengamos de él
La percepción del tiempo es subjetiva y ello provoca
que en ocasiones el tiempo nos controle en lugar de
controlarlo nosotros.
Un minuto de mi tiempo no es lo mismo que un
minuto de tu tiempo.
5

6. INTRODUCCIÓN
VARIABLES QUE INFLUYEN EN LA PERCEPCION
DEL TIEMPO :
 EDAD
 EMOCIONALIDAD
 OBJETIVO
6

7. INTRODUCCIÓN
EL PROCESO PARA ADQUIRIR UNA NUEVA HABILIDAD
SIEMPRE ES EL MISMO:
Interés Conocimiento Práctica
HABILIDAD
7

8. INTRODUCCIÓN
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO
RELOJ:
REPRESENTA EL TIEMPO; SU MEDICIÓN
SU ADMINISTRACIÓN
BRÚJULA:
REPRESENTA EL NORTE; LA MISIÓN
EL OBJETIVO
8

9. CAUSAS DE LA MALA GESTION DEL TIEMPO
9

10. INTRODUCCIÓN
CAUSAS DE LA MALA GESTION DEL TIEMPO
Hay tareas que nos gustan más que otras
Exceso de información a analizar o información desordenada
, imprecisa o tardía.
Deficiencia en la comunicación
No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.
La insuficiente delegación de tareas
Adictos a la euforia del alto rendimiento
Aplazar la toma de decisiones
La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo
La inexistencia de objetivos previamente definidos
No distinguir entre lo importante y lo urgente
Los ladrones del tiempo.
10

11. LOS LADRONES DEL TIEMPO
11

12. LOS LADRONES DEL TIEMPO
UN LADRÓN DEL TIEMPO ES UN FACTOR (HUMANO O MATERIAL)
QUE PROVOCA, REITERADA Y AMPLIAMENTE, FUGAS EN NUESTRAS
ASIGNACIONES ÓPTIMAS DE TIEMPO
12

13. LOS LADRONES DEL TIEMPO
PAUTAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO
• ANALIZAR EL INTERÉS DE LA INTERRUPCIÓN ¿TIENES
UN MINUTO?
• MANTENER LA "DULZURA DE NUESTROS MODALES"
• TENER PREVISTA NUESTRA REACCIÓN
• CONTROLAR NUESTRA COMUNICACIÓN
13

14. LOS LADRONES DEL TIEMPO
LAS VISITAS
• FIJAR PERÍODOS DE CONTACTO Y NO CONTACTO CON EL EXTERIOR
• INFORMAR, AL PRINCIPIO DE LA VISITA, DEL TIEMPO DEL QUE
DISPONEMOS
• EVITAR DESVIACIONES EN EL TEMA DE LA CONVERSACIÓN
• DISPONER DE ALGÚN TRUCO PARA UN "RESCATE DE EMERGENCIA"
• AL FINALIZAR LA VISITA, SACAR CONCLUSIONES
14

15. LOS LADRONES DEL TIEMPO
EL TELÉFONO
¿PODEMOS PRESCINDIR DE LA LLAMADA?
¿SE LA PODEMOS CONFIAR A OTRA PERSONA?
¿PODEMOS UTILIZAR OTRO MEDIO? ¿NOS CONVIENE?
¿QUÉ HACEMOS SI NUESTRO INTERLOCUTOR NO ESTÁ
O ES DIFÍCIL DE LOCALIZAR?
¿PODEMOS AGRUPAR EN UN DETERMINADO MOMENTO
DEL DÍA (O DOS) TODAS LAS LLAMADAS QUE TENEMOS PREVISTAS?
¿RESULTARÍA ÚTIL PREPARAR BREVEMENTE LA LLAMADA
PARA QUE NO SE NOS OLVIDE NADA?
15

16. LOS LADRONES DEL TIEMPO
NORMAS GENERALES DE ACTUACIÓN
• DISPONER, SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, DE UN COLABORADOR QUE
FILTRE LAS LLAMADAS
• SER BREVE Y CONCISO
• AGRUPAR LAS LLAMADAS EN UNO (DOS) MOMENTOS DEL DÍA
• PREPARAR PREVIAMENTE A LLAMADA
• UBICAR LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA
• CERRAR LA LLAMADA CON EL RESULTADO
16

17. LOS LADRONES DEL TIEMPO
LAS REUNIONES
• DISPONER DEL ORDEN DEL DÍA
• CONVOCAR SÓLO A AQUELLAS
PERSONAS CUYA PRESENCIA ESTÉ JUSTIFICADA
• CONOCER EL OBJETIVO DE LA REUNIÓN Y SU INTERÉS PARA NOSOTROS
• FIJAR, CLARAMENTE EL INICIO Y EL FIN DE LA REUNIÓN
• INTERVENIR SÓLO SI ES NECESARIO
• EVITAR ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS PARTICIPANTES
• DIVIDIR EL TIEMPO DE LA REUNIÓN EN PARTES SEGÚN LOS TEMAS
17

18. LOS LADRONES DEL TIEMPO
LAS REUNIONES (Cont.)
CENTRAR EL TEMA,
NO DIVAGAR NI DISCUTIR INNECESARIAMENTE
SI ES NECESARIO, CONVOCAR UNA NUEVA REUNIÓN
BUSCAR UN AMBIENTE CÓMODO, PERO NO DEMASIADO
UBICAR A LAS PERSONAS DE FORMA QUE TODOS PUEDAN PARTICIPAR
PREPARAR DOCUMENTACIÓN CONCRETA Y CLARA
COMUNICARNOS BIEN
PRACTICAR LA ESCUCHA ACTIVA
FINALIZAR LA REUNIÓN SI NO ESTÁ DANDO LOS RESULTADOS ESPERADOS
RECOGER LAS CONCLUSIONES EN UN ACTA DE LA REUNIÓN
18

19. LOS LADRONES DEL TIEMPO
EL PAPELEO
TODO LO QUE LLEGA A NUESTRA MESA
DEBERÁ PASAR POR UN FILTRO QUE
NOS AYUDE A DETERMINAR EL
DESTINO DEL PAPEL:
• LA PAPELERA
• OTRAS PERSONAS
• ARCHIVO
• NUESTRA ATENCIÓN
19

20. LOS LADRONES DEL TIEMPO
EL PAPELEO
• CADA PAPEL QUE MANEJEMOS DEBERÁ ESTAR
RELACIONADO
CON LA CONSECUCIÓN DE NUESTROS OBJETIVOS
• NO APUNTARSE A LAS LISTAS DE RECIBIR PAPELES
• INTENTAR UTILIZAR LOS PAPELES SOLAMENTE UNA
VEZ...
• MANTENGA CADA PAPEL EN SU SITIO
• UTILICE CORRECTAMENTE SU MESA DE TRABAJO
• MANTENGA SUS ARCHIVOS ORDENADOS Y
ACTUALIZADOS
20

21. ENFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
21

22. NFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ENFOQUE: ORGANÍCESE
- SISTEMAS DE ARCHIVO
 - COSAS
- BANDEJA ENTRADA-SALIDA
 - TAREAS
- NOTAS RECORDATORIO
 - PERSONAS
- BASES DE DATOS
22

23. NFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ENFOQUE DEL GUERRERO
TÉCNICAS
BASADO EN LA PRODUCCIÓN  - AISLAMIENTO
 - INDEPENDENCIA
 - DELEGACIÓN
TU RB
D IS
O N'T
D
23

24. ENFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ENFOQUE DE LA META
ASEGURATE DE LO QUE TÉCNICAS
QUIERES Y CONCENTRA - PLANIFICACIÓN
TUS ESFUERZOS ENLOGRARLO - FIJAR METAS
- AUTOMOTIVACIÓN
- ACTITUD POSITIVA
24

25. NFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ENFOQUE “A B C”
AÑADE AL ENFOQUE DE TÉCNICAS
LA META LOS CONCEPTOS - CLARIFICACIÓN DE VALORES
DE SECUENCIA E IMPORTANCIA - CLASIFICACIÓN DE TAREAS
A
A C
B
25

26. NFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ENFOQUE DEL “INSTRUMENTO MAGICO”
TÉCNICAS
LOS SISTEMAS Y ESTRUCTURAS
- UTILIZACIÓN DE CUALQUIER
NOS AYUDAN A SER MAS
TIPO DE TECNOLOGÍA
EFECTIVOS
(Planificadores, agendas, PC's
teléfono móvil,.....)
26

27. NFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ENFOQUE DE “DEJARSE LLEVAR POR LA CORRIENTE”
APRENDIENDO A DEJARNOS LLEVAR POR LA CORRIENTE Y
VOLVIENDO A
LOS RITMOS NATURALES RECUPERAREMOS LA ESPONTANEIDAD Y
LA
SERENIDAD QUE SON PROPIAS DE NUESTRO SER.
27

28. NFOQUES BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ENFOQUE DEL “RESTABLECIMIENTO”
HAY ESQUEMAS MENTALES PRODUCIDOS POR EL MEDIO, LA HERENCIA,
LA IMPOSICIÓN DE GUIONES Y OTRAS INFLUENCIAS QUE SE
MANIFIESTAN
COMO CONDUCTAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
CONTRAPRODUCENTES:
UN PERFECCIONISTA NO DELEGARÁ
ALGUIEN DESEOSO DE AGRADAR ASUMIRÁ DEMASIADOS
COMPROMISOS
......
LA SOLUCIÓN ES TOMAR CONCIENCIA
DE ESTOS ESQUEMAS Y CORREGIRLOS
28

29. MATRIZ DEL TIEMPO
29

30. MATRIZ DEL TIEMPO
NO IMPORTANTE IMPORTANTE
URGENTE NO URGENTE
CI CII
• Crisis • Preparación
• Problemas acuciantes • Prevención
• Proyectos con fecha de • Planificación
vencimiento, reuniones • Creación de relaciones
y preparaciones • Verdadera recreación
CIII CIV
• Interrupciones • Trivialidades, ajetreo
• Papeleo • Correspondencia publicitaria
• Reuniones improductivas • Algunas llamadas telefónicas
• Actividades populares • Actividades de escape
30

31. MATRIZ DEL TIEMPO
RESULTADOS
CI CII
• ESTRÉS
•AGOTAMIENTO
•ADMINISTRACIÓN DE CRISIS
•SIEMPRE APAGANDO INCENDIOS
CIII CIV
31

32. MATRIZ DEL TIEMPO
RESULTADOS
CI CII
CIII CIV
• CONCENTRACIÓN EN EL C/P
• ADMINISTRACIÓN DE CRISIS
• ATENTO A LA REPUTACIÓN
• METAS Y PLANES NO VALEN LA PENA
• SIENTE IMPOTENCIA. EXCLUIDO DEL
CONTROL
• RELACIONES FRÁGILES
32

33. MATRIZ DEL TIEMPO
RESULTADOS
CI CII
CIII CIV
• TOTAL IRRESPONSABILIDAD
• ESTAR AL BORDE DEL DESPIDO
• DEPENDENCIA ABSOLUTA DE OTROS
33

34. MATRIZ DEL TIEMPO
RESULTADOS
CI CII
• VISIÓN Y PERSPECTIVA
• EQUILIBRIO
• DISCIPLINA
• CONTROL
• POCAS CRISIS
CIII CIV
34

35. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
35

36. PROGRAMACIÓN
PLANIFICAR: Decidir el QUÉ se va a hacer
PROGRAMAR: Decidir CUANDO Y COMO se va a hacer
La programación debe ser tan ágil y flexible como lo permita tu trabajo, para ello
debes establecer:
•Qué quieres alcanzar (al final del día, semana….)
•Qué tareas/actividades debes realizar
•Qué recursos has de utilizar
•En qué momento has de iniciar o terminar una actividad
36

37. PROGRAMACIÓN
LEYES DE LA PROGRAMACION
•LEY DE PARKINSON: todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar
todo el tiempo disponible para su completa realización
•LEY DE MURPHY: Nada es tan sencillo como parece.
Todo lleva más tiempo del pensado
Si algo puede ir mal, irá
•PRINCIPIO DE PARETO: ley del 80/20
•LEY ES DE ACOSTA:
El tiempo que requiere una actividad, crece cuando la interrumpimos.
Siempre hay 1 minuto para una tarea corta
37

38. DECÁLOGO DEL USO DEL TIEMPO
38

39. DECÁLOGO DEL USO DEL TIEMPO
I Determinar que acciones son las más importantes.Definir metas y objetivos
II Dar un orden de prioridad a cada una de las actividades
III Aprender a decir no a tareas que no sean importantes o que puedan realizar otras
personas.
IV Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda. Ser
nosotros mismos los gestores de nuestro propio tiempo
V Aprender a utilizar correctamente el telefono, internet etc..
VI Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación
VII Aprender a identificar lo no importante
VIII Identificar los ladrones del tiempo
IX No planifiques el 100%
X Aprender a delegar
39

40. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA I:
Determinar nuestra misión
UNA VEZ DEFINIDA LA MISIÓN,
DEBEREMOS TENERLA SIEMPRE
MUY PRESENTE, RELEERLA
DE VEZ EN CUANDO Y REHACERLA
CUANDO CAMBIEN NUESTRAS
CIRCUNSTANCIAS PROFESIONALES
40

41. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA II:
Identificar nuestros roles
IDENTIFICAR LOS PAPELES QUE
ASUMIMOS EN CADA PLANO DE
NUESTRA VIDA Y QUE SUPONEN
RESPONSABILIDADES, RELACIONES
Y ÁREAS DE CONTRIBUCIÓN
41

42. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA III:
Seleccionar las metas
LAS METAS DEFINEN A LAS PERSONAS, SON SU RAZÓN DE SER, PERO,
PARA QUE RESULTEN EFICACES, HAN DE SER CONCRETAS, ESPECÍFICAS
Y ESTAR CUANTIFICADAS, EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE
42

43. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA III:
Seleccionar las metas
AL FIJAR NUESTRAS METAS DEBEREMOS TENER EN CUENTA:
• NO ES NECESARIO FIJAR METAS EN TODOS LOS ROLES TODAS LAS SEMANAS
• DEBEREMOS UTILIZAR NUESTRA BRÚJULA MÁS QUE NUESTRO RELOJ
• FIJAR METAS ES CUESTIÓN DE IMAGINACIÓN, VOLUNTAD, CONCIENCIA Y
AUTOCONOCIMIENTO
• DEBEMOS FIJAR METAS ALCANZABLES
• DEBEMOS SER DISCIPLINADOS E ÍNTEGROS EN SU CUMPLIMIENTO
• ES IMPRESCINDIBLE PLANTEARSE: ¿QUÉ?, ¿POR QUÉ? Y ¿CÓMO?
43

44. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA III:
Seleccionar las metas
CARACTERÍSTICAS DE LAS METAS EFECTIVAS:
NO SON ALGO IMPUESTO
GENERALMENTE SON ACTIVIDADES DEL CUADRANTE II
SE HAYAN EN NUESTRO CENTRO DE ATENCIÓN
44

45. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA V:
Mantener la planificación
• ANALIZAR Y PREVER EL
DÍA
• PRIORIZAR
45

46. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA VI:
Analizar los Resultados Obtenidos
¿QUÉ METAS LOGRÉ?
¿CON QUÉ IMPREVISTOS ME ENCONTRÉ?
¿DE QUIEN PROVENÍAN?
¿QUÉ DECISIÓN TOMÉ?
¿MANTUVE PRIMERO LO PRIMERO?
46

47. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
ETAPA VI:
Analizar los Resultados Obtenidos
SE TRATA, POR TANTO DE CERRAR EL CÍRCULO,
DE APRENDER DE NUESTRAS PROPIAS EXPERIENCIAS:
ORGANIZAR EVALUAR
ACTUAR
47

48. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN
¿CÓMO DEBE SER NUESTRA AGENDA IDEAL?
COHERENCIA
EQUILIBRIO
CENTRARNOS EN EL CII
DIMENSIÓN HUMANA
FLEXIBILIDAD
SER PORTÁTIL
EFECTIVIDAD ANTES QUE EFICACIA
48