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Organizzare riunioni efficaci (anche per chi partecipa)

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Riunioni e meeting possono essere uno strumento efficace ed indispensabile per il raggiungimento di un determinato obiettivo. Ecco alcuni consigli per organizzarli al meglio.

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Organizzare riunioni efficaci (anche per chi partecipa)

  1. 1. Riunioni di lavoro efficaci Anche per chi partecipa
  2. 2. Riunioni di lavoro efficaci Riunioni e meeting possono essere uno strumento efficace ed indispensabile per il raggiungimento di un determinato obiettivo. E’ bene considerare, tuttavia, che il corretto svolgimento di una riunione è garantito solo se organizzato con un approccio snello, sincero e costruttivo.
  3. 3. Riunioni di lavoro efficaci Senza questi elementi, la riunione si trasformerà irrimediabilmente in un’occasione per una dispendiosa ed inutile perdita di tempo.
  4. 4. Per realizzare un meeting brillante ed efficace, un buon organizzatore deve tenere sotto controllo i seguenti punti: • Valutazione costi/benefici della riunione (forse un webinar costa meno ed è altrettanto efficace?) • Valutazione tipologia di riunione da realizzare (informativa, partecipativa, brainstorming, roleplay?)
  5. 5. Riunioni di lavoro efficaci • Organizzazione generale (location, logistica, approvvigionamenti) • Coinvolgimento dei partecipanti (inviti, condivisione programma, calendario e regole di partecipazione/intervento). • Content&time managing (idoneità dei contenuti, della loro fruizione, dei media da utilizzare, pause)
  6. 6. Riunioni di lavoro efficaci Non riassumere ai tuoi partecipanti i motivi per cui si è reso necessario organizzare la riunione. Ormai sono lì, non devi più convincerli a partecipare.
  7. 7. Riunioni di lavoro efficaci Le riunioni non servono a diffondere direttive aziendali o a riassumerne i motivi. Questo, casomai, dovrebbe essere fatto prima della riunione, magari tramite e-mail o rapida telefonata. Il tuo pubblico arriverà preparato alla riunione e tu non dovrai perdere tempo a spiegare perché hai dovuto coinvolgerli (“siamo qui perché…”).
  8. 8. Riunioni di lavoro efficaci
  9. 9. Riunioni di lavoro efficaci Ok, questa volte le cose sono state fatte per bene. La riunione è stata organizzata, i partecipanti hanno confermato, tutto è pronto. Aspetta. Come pensi di presentare i contenuti al tuo pubblico?
  10. 10. Riunioni di lavoro efficaci E’ molto importante saper presentare in modo adeguato le informazioni e il contenuto della riunione che hai organizzato.
  11. 11. Riunioni di lavoro efficaci Una riunione è molto più efficace, ad esempio, se accompagnata da una buona presentazione.
  12. 12. Riunioni di lavoro efficaci Le regole per una buona slide presentation
  13. 13. Le regole per una buona presentazione Prepara una scaletta dei contenuti che vorrai esporre nella tua presentazione secondo i 3 principi di Aristotele sulla comunicazione: LOGOS (contenuto) PATHOS (coinvolgimento) ETHOS (credibilità)
  14. 14. Non proiettare la cover page della tua presentazione. Forse vuoi creare attesa, ma tanto prima o poi dovrai passare alla prossima slide. Anticipa i tempi, vai direttamente alla seconda pagina. Fai le tue osservazioni introduttive direttamente sulla seconda diapositiva. Farai capire al tuo pubblico che la presentazione sarà veloce e dinamica. Le regole per una buona presentazione
  15. 15. Le regole per una buona presentazione Usa dimensioni di testo grandi (questo è un 44pt), in modo che tutti possano vedere qualcosa, anche dalle ultime file. Non preoccuparti se tutto il testo non entra in una sola slide!
  16. 16. Le regole per una buona presentazione Non è necessario inserire grafici elaborati nelle slide. Sarai costretto a leggerne o interpretarne i dati e questo farà calare la soglia di attenzione del tuo pubblico. Illustra subito come stanno le cose e come è possibile migliorarle.
  17. 17. Le regole per una buona presentazione Non leggere le slide. Il pubblico può leggere a mente 6 volte più veloce di quanto tu possa fare ad alta voce. Se vuoi evitare di doverlo fare, non inserire lunghi paragrafi di testo nelle slide.
  18. 18. Le regole per una buona presentazione Non descrivere i dati. Raccontali. E’ più facile ricordare una storia che una lista di informazioni.
  19. 19. Le regole per una buona presentazione Se hai finito, hai finito. Non c’è bisogno di allungare il brodo. Non riassumere quanto già detto. Se sei riuscito illustrare tutta la tua presentazione in 5 minuti, vuol dire che sei andato dritto al punto. Questa è una cosa buona e il tuo pubblico te ne sarà riconoscente.
  20. 20. Quali sono, invece, i consigli per chi partecipa?
  21. 21. Anche il corretto atteggiamento dei partecipanti è fondamentale per la buona riuscita del meeting.
  22. 22. Qualche consiglio per chi partecipa 1. Puntualità (anzi meglio se si arriva con qualche minuto di anticipo).
  23. 23. Qualche consiglio per chi partecipa 2. No multi-tasking (smartphone, tablet e computer sono ammessi solo se davvero necessari. Carta e penna (sì, carta e penna), il più delle volte sono sufficienti. Troverai ciò che devi guardare proprio lì, di fronte a te).
  24. 24. Qualche consiglio per chi partecipa 3. Se la riunione non ti restituisce alcun valore, torna al tuo lavoro (se puoi). Lì sarai sicuramente più produttivo.
  25. 25. Qualche consiglio per chi partecipa 4. Se non puoi partecipare alla riunione, avvisa in tempo gli organizzatori. Eviterai incomprensioni e situazioni difficili da spiegare.

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