Este documento fornece dicas para tornar as reuniões mais produtivas, incluindo se preparar adequadamente definindo o objetivo e agenda, focar na solução de problemas durante a reunião, e envolver os participantes na melhoria contínua do processo de reuniões.

1. Faz
reuniões
para
AQUECER?
bjetivo Lua

2. Ana Relvas
Especialista em produtividade @ Objetivo Lua
www.objetivolua.com
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3. Tornando as reuniões mais produtivas
Faz reuniões para aquecer?1
2
3
4
Antes da reunião: a preparação
Durante a reunião
Melhoria contínua das reuniões
bjetivo Lua

4. Faz reuniões para aquecer?
1
Vamos descobrir…
bjetivo Lua

5. Chega ao fim com a sensação
de não ter produzido nada?


6. Os participantes estão
a ver o email ou telemóvel?


7. Na reunião seguinte
alguns assuntos estão na
mesma?


8. Alguém no fim diz
“Vamos lá trabalhar!”


9. A sala ficou mais
QUENTE

O ser humano dissipa cerca de 70W…

10. Quanto custam as reuniões
para aquecer?
1
Vamos descobrir…
bjetivo Lua

11. CUSTO DA REUNIÃO
(em horas)
Número de participantes
x
Duração da reunião

12. CUSTO DA REUNIÃO
(em horas - exemplo)
5 pessoas
x
1 hora e 30 minutos
=
7 horas e 30 minutos ~ 1 dia de trabalho

13. 2
Antes da reunião:
preparação
Vamos fazer uma pequena
pré-reunião para preparar a
reunião de amanhã.
Achas que
tens piada,
mas não
tens!
EI! Acha seguro irmos
já para a pré-reunião
sem a
planearmos antes?
Bem, vamos
avançar com esta
pré-reunião
Preliminar!
bjetivo Lua

14. Qual o
PROPÓSITO
da
reunião?
Qual é o PROBLEMA que quer resolver?
Qual o RESULTADO pretendido?

15. Precisa
MESMO
da
reunião?
Conseguirá o mesmo resultado por email, telefonando, comunicando de
outra forma? Existem outros meios mais eficientes para atingir o resultado
que pretende?

16. Precisa
MESMO,
MESMO
da
reunião?

17. Quem são
pessoas
RELEVANTES?
Faz sentido dividir uma reunião em várias só com as pessoas relevantes para
o tema para que os outros não estejam a perder tempo? Basta só informar
algumas pessoas do resultado em vez de as convidar?

18. Crie a
AGENDA
da
reunião
Tópicos a discutir
Tempo para cada tópico
Sequência e prioridade
Duração da reunião
Localização e horário
Distribua previamente a agenda pelos participantes.
Peça feedback.

19. Qual o
PAPEL
de cada
Um?
Informe cada um da sua expetativa de participação. Como se devem preparar?
Devem preparar alguma coisa? Liderar a discussão de um tópico? Ler algo? Pensar
em soluções? Fazer um resumo do seu progresso?

20. 2 Durante a reunião
Foram 4 horas de reunião
de liderança muito
produtivas.
Peço a um de vós que
envie as suas notas por
email para toda a
empresa.
Ninguém
tirou
notas?
Não tinha
uma
caneta.
OK. Não faz mal.
Alguém se lembra do que
foi decidido?
Concordámos em
aumentar…
algo.
Não! Reduzir
algo.
Não faz mal.
Vamos tentar de
novo quinta às 8h.
A que horas
é a próxima
reunião de
liderança?
Devia ter
escrito
isso...
bjetivo Lua

21. Registe
AÇÕES
Foque-se em gerar conclusões e ações a serem realizadas. Estas devem ser
registadas, bem como os responsáveis e os prazos para seguimento no futuro.

22. Boa prática - 1
Cada um resumir o que vai
fazer para garantir que todos
perceberam e estão alinhados.

23. Boa prática - 2
Ir fazendo o registo/ata à
medida que a reunião decorre.
Pode não ser preciso uma ata
muito formal.

24. Foco na
SOLUÇÃO
O moderador deve ser intransigente em trazer a atenção dos participantes para
os assuntos a serem tratados sempre que se dispersem, monopolizem a conversa
ou não se foquem em encontrar soluções.

25. COMECE
a horas
Mais grave do que o dinheiro desperdiçado a discutir coisas não importantes é o
tempo/dinheiro que se perde à espera dos atrasados. Seja implacável
a começar a horas. Feche a porta e comece a reunião. Há empresas que têm um
mealheiro e quem chegar atrasado paga!

26. TERMINE
a horas
É importante para isso que tenha uma ideia do tempo que disponibilizará para cada
tópico. Curiosidades: Há quem faça reuniões antes do almoço para que as pessoas se
foquem em terminar para ir almoçar. Há quem faça reuniões em pé. Há equipas que
antes da reunião bebem muita água…

27. 2
Melhoria contínua das
reuniões
bjetivo Lua

28. ENVOLVA
Se todos reclamam da pouca utilidade das reuniões, envolva-os na procura de
soluções respondendo às seguintes perguntas.

29. Qual o propósito desta reunião?
Como nos traz valor?
Considere especialmente as reuniões recorrentes, que já
acontecem sempre no mesmo dia porque sempre se fez
assim.

30. O que nos está a impedir de
cumprir esse propósito?
Envolva todos na criação e implementação de soluções.

31. Quer saber mais sobre
Produtividade e Energia
no trabalho?

32. www.objetivolua.com
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