Gestão de Portfólio de Projetos em Excel

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Apresentação utilizada no Webnario realizado na academia Project Builder. A Planilha apresentada aqui está disponível no site www.alcidesluiz.com.br
Na planilha misturo Project Model Canvas, Portfólio Model Canvas, Acompanhamento da performance do projeto e uma ferramenta one page para acompanhar o desempenho da carteira de projetos.

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  • Boa tarde! Vocês estão me ouvindo bem?
    Vamos iniciar em breve o webinar sobre como conectar metodologia de projetos em 1 página, sem gastar 1 tostão, utilizando apenas ferramentas do dia a dia como o excel.
    Gostaria de agradecer a Project Builder o espaço dado e agradecer também a presença de vocês.
    Conto com a colaboração de todos para que possamos extrair o máximo deste webinar, fiquem a vontade para perguntar, tentarei acompanhar as perguntas e se possível responde-las durante a apresentação.
    Mas caso não seja possível, fique a vontade para me enviar um email que responderei assim que possível.
  • Bom, vamos lá, deixa eu me apresentar, sou formado em Comunicação, Publicitário, pós graduado em Gestão Empresarial e Trabalho no Mercado financeiro há 14 anos, a pergunta é, o que um histórico deste tem haver com Gerenciamento de Projetos?
    Muito, apesar de nunca ter trabalhado em uma agência de Publicidade, o estudo da comunicação hoje me propicia melhor interação com os envolvidos nos projetos e me dá uma leitura rápida da situação, o que aumenta meu poder de reação. Isto sem contar que muitas pesquisas comprovam que um dos maiores problemas na gestão de projetos é comunicação, daí a relação.
    A Gestão Empresarial por sua vez me deu a visão de processos e organização que faltava na Publicidade.
    O Mercado Financeiro, além de ser o setor me que acolheu desde meu primeiro emprego, me deu a oportunidade de conhecer a Gestão de Projetos, área onde atuo há 10 anos, além disso se eu entendo um pouco de excel em partes a “culpa” é deles.
    Tenho um blog e sou muito curioso, tento construir boas e simples ferramentas e, quando consigo, publico-as de forma gratuita, fiquem a vontade para acessar, contribuir e comentar.
    Mas voltando ao ponto da ferramenta, tem uma frase que repito diversas vezes em meu blog...
  • Nenhuma ferramenta substitui o trabalho do gerente de projetos. E quando decidi criar o blog foi por uma simples razão: Algumas ferramentas fazem questão de complicar nosso trabalho, e foi pensando nisto que...
  • Nenhuma ferramenta substitui o trabalho do gerente de projetos. E quando decidi criar o blog foi por uma simples razão: Algumas ferramentas fazem questão de complicar nosso trabalho, e foi pensando nisto que...
  • ...criei meu blog...


  • Todos sabemos o valor de um PMO Estratégico, há diversas pesquisas que mostram a efetividade de manter um escritório de projetos, aqui mesmo no site da Project Builder há um excelente vídeo que explica muito bem tudo isto, mas a realidade das instituições é que, na maioria das vezes há mais estruturas funcionais do que projetizadas, ainda mais quando estamos falando de pequenas e médias empresas, o que requer das pessoas alocadas nestas atividades um duplo conhecimento: sobre o produto ou serviço que atua e minimamente em práticas de gerenciamento de projetos.
    Grandes empresas costumam comprar ferramentas...


  • ...complexas...
  • caras e com metodologias nada intuitivas, porém que acabam sendo customizadas de acordo com a...
  • ...metodologia de projetos das empresas, o que em alguns casos, e eu disse alguns casos, podem gerar ineficiência.

    Voltando para as pequenas e médias empresas, devemos perceber e entender que...


  • O tempo das pessoas é dividido entre atividades do dia-a-adia e projetos, portanto, não só as ferramentas como as metodologias deveriam seguir
  • ...a estrutura KISS, um termo utilizado na marinha dos EUA nos anos 60 pelo Engenheiro Kelly Johnson e que representa bem como as ferramentas deveriam se comportar.
  • Criei o blog também para contribuir com a comunidade, que no meu ponto de vista é ainda uma comunidade em constante formação, principalmente no Brasil, e que vem ganhando maturidade de forma bastante acelerada.

    Mas voltando a falar sobre simplicidade, se o assunto de manter as coisas simples não fosse tão sensível e importante, Leonardo da Vinci não teria dito que a Simplicidade é o último grau de sofisticação, Mies Van Der Rohe não teria dito que "Menos é mais“ e até mesmo Albert Einstein não teria dito "Tudo deve ser feito da forma mais simples possível, mas não mais simples que isso“

    E é por isto que...
  • Resolvi utilizar o excel para quebrar este paradigma de que eu só não organizo meus projetos porque as ferramentas são caras e as metodologias são complexas.
    Tudo caminha tanto para a simplicidade que agora...
  • A moda agora é CANVAS, desde a criação do Business Model Generation pelo suiço Alexander em 2010, tudo é agora é canvas.
    Entendendo como é importante simplificar, o Professor José Finocchio modelou uma ferramenta de mapeamento de projetos em uma única página, sugerindo uma boa redução na burocracia e uma forma bastante organizada de trabalhar.

    Tive o primeiro contato com a metodologia em fevereiro de 2013 quando foi capa da revista Mundo Project e naquela época eu ainda estava idealizando meu blog, que foi lançado em 1º de Maio, dia do trabalho, testei a ferramenta na empresa onde trabalho e percebi a grande contribuição que ela poderia nos trazer, principalmente dos pontos de vista...
  • ...visual, onde a maior parte das informações estão na sua frente e de forma bastante...
  • ...agrupada, o que permite que a profundidade dos assuntos seja definida pelo grupo que desenvolve o projeto...
  • ... A forma visual e agrupada simplifica o processo, dá liberdade de avançar e recuar de forma bastante rápida...
  • ...conectando as etapas...
  • ... e ordenando o processo...
  • E depois desta longa introdução, em 1 slide vou tentar explicar os processos do Prof. Finocchio, Project e Portfolio Model Canvas, o processo de acompanhamento da performance de projetos e como acompanhar o desempenho do portfolio olhando para apenas 1 página.
    Para tangibilizar, disponibilizei hoje uma planilha base em meu blog para quem quiser acompanhar.

    A pergunta que não quer calar é...
  • A primeira etapa do processo é a construção do inventário de projetos utilizando a ferramenta do professor Finocchio, o Project Model Canvas. A definição do grupo de projetos que compõe este inventário pode ser dar de diversas formas, por tipo de projetos, por mercado de atuação, por área dentro da própria empresa ou até mesmo por programa.
  • A primeira etapa deste processo, conceber, se dá pelo preenchimento do quadro com 13 passos que respondem questões essenciais similares a da metodologia 5w2h que são inerentes ao contexto de qualquer problema e projeto: Por que? O que? Como? Quem? Quando e Quanto?
    A ideia é manter textos curtos e diretos, preferencialmente em um tweet, como é a moda falar. O importante neste trabalho é...
  • Buscar a colaboração para que seja possível mapear os problemas e fazer as amarrações necessárias para que...
  • Todos os problemas encontrados sejam mapeados e as ações de balanceamento do projeto para equipe, clientes e patrocinadores sejam finalizadas permitindo...
  • a Comunicação das informações do projeto para os grupos envolvidos
  • Finalizada a etapa de inventário, iniciaremos a etapa de seleção dos projetos utilizando outra metodologia do Professor Finocchio, o Portfolio Model Canvas, levando sempre em consideração os objetivos estratégicos da empresa...
  • ...a ideia desta etapa é mapear a contribuição que cada projeto traz para os múltiplos interesses da empresa, mapeando esta contribuição é possível...
  • Selecionar o melhor conjunto de projetos para objetivos da organização, claro, sempre levando em consideração os recursos financeiros e de pessoal da empresa.
  • Uma vez selecionados os projetos é hora de construir o plano mestre que leva em consideração os recursos críticos e a sequencia lógica dos projetos.
  • Para finalizar esta etapa é hora dos sponsors assinarem o cheque. Esta etapa não pode ser ignorada, e aqui quem fala mais alto é meu lado comunicólogo. A necessidade e a forma de realizar a formalização do Plano Mestre varia de acordo com o tamanho da empresa, mas ela deve ser efetuada.
  • Uma vez definida a ordem dos projetos e o plano mestre é hora de executá-los e acompanhar o desenvolvimento...
  • E a execução dos planos traçados de modo a garantir que os projetos estejam...
  • ... Dentro do prazo, do custo e do escopo combinado, garantindo assim a qualidade das entregas...
  • ... Sem perder de vista as reprogramações que podem impactar outros projetos, o que obriga a...
  • ... Recontratar junto aos sponsors o novo plano mestre.
  • Pronto, em um slide.

    Simples, não?

    Não... Eu sei... Agora vamos falar um pouco da ferramenta que está disponível no blog e como ela pode te ajudar neste processo.
  • Vou acrescentar mais uma variável na questão central...
  • A ferramenta vai de acompanhar em todas as etapas do processo, na aba principal você terá acesso a todas abas da planilha. Simularei aqui o funcionamento dela. Como exemplifiquei, o primeiro passo é trabalhar o inventário, que você pode visualizar nesta área...
  • A ferramenta vai de acompanhar em todas as etapas do processo, na aba principal você terá acesso a todas abas da planilha. Simularei aqui o funcionamento dela.
    Como exemplifiquei, o primeiro passo é trabalhar o inventário, que você pode visualizar nesta área...
  • Só para relembrar, a etapa de inventário responde as principais perguntas...
  • Em 13 etapas organizadas e correlacionadas que você poderá visualizar desta forma na planilha...
  • Lembrando que é possível realizar todo o processo sem o excel e utilizá-lo apenas como repositório e insumo para as outras fases...
  • O único ponto que sugiro que seja bem trabalhado é a correlação entre estes 4 blocos, uma equipe, para 1 entrega, em 1 cronograma com 1 custo. Lá na frente isto será importante...
  • O segundo passo é trabalhar a seleção dos projetos, que você encontra nesta área...
  • Iniciando pelos objetivos da empresa, preencha os campos em laranja com a descrição do objetivo e compare um com o outro dizendo o que é mais importante..

    Muito Mais Importante = 10
    Mais Importante = 6
    Tão Importante Quanto = 5
    Menos Importante = 4
    Muito Menos Importante = 1
  • Depois cadastre o quanto cada projeto contribui para cada objetivo...
  • E por último preencha nesta área...
  • As restrições financeiras e de recursos para que o cálculo pré cadastrado no solver faça a seleção de melhor alocação de portfólio possível. Como a seleção de projetos não é apenas uma variável matemática e há muitos aspectos políticos e inerentes a empresa envolvidos, nesta área...
  • Há um combo, onde você pode alterar a decisão do solver apenas alternando entre 1 e 0 para definir o GO ou WAIT daquele projeto.
  • Desta forma é construído o plano mestre que deverá ser acompanhado em seu momento de execução.
  • Que na planilha está relacionado a esta área...
  • Onde você encontrará o primeiro bloco, que é reflexo do que foi cadastrado no inventário,
  • em cada Canvas cadastrado, nas etapas grupo de entregas, cronograma, horas e custo, lembram?
  • O segundo bloco demonstra a evolução do projeto
  • É a área onde você cadastrará a quantidade de horas realizadas no projeto e seus custos envolvidos
  • E por fim, o último bloco, que mostra os indicadores de desempenho do projeto
  • Onde, do lado esquerdo, há um gráfico que demonstra a efetividade do projeto nas duas principais variáveis que podem ser mensuradas: prazo e custo. Os círculos verde, amarelo e laranja representam a tolerância dos desvios, como base utilizei as métricas ........
  • E por último, quando cada projeto estiver cadastrado seu desenvolvimento, é possível visualizar o status da carteira de projetos em uma planilha baseada no OPMT, porém adaptada a gestão de portfólio.
  • Onde todas as informações são derivadas das outras páginas preenchidas, exceto o sumário, que é um espaço que deixei para considerações sobre o portfólio.
  • A planilha já está disponível em meu site e fiquem a vontade para me enviar email com dúvidas ou sugestões!
    Obrigado!
  • Gestão de Portfólio de Projetos em Excel

    1. 1. Misturando Project e Portfólio Model Canvas com Performance Dashboard e Ferramentas One-Page
    2. 2. Formado em Comunicação Social, Publicidade e Propaganda Pós Graduado em Gestão Empresarial pela FGV 14 anos no Mercado Financeiro sendo 10 anos em Projetos Extremamente curioso Escrevo artigos sobre GP em meu Blog Construo ferramentas gratuitas em Excel para auxílio no GP www.alcidesluiz.com.br
    3. 3. Nenhuma ferramenta substitui o trabalho do gerente de projetos
    4. 4. Nenhuma ferramenta substitui o trabalho do gerente de projetos Mas algumas fazem questão de complicar muito este trabalho
    5. 5. Por que criei o blog?
    6. 6. Por que criei o blog? ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS
    7. 7. Por que criei o blog? FERRAMENTAS COMPLEXAS DE GP ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS
    8. 8. Por que criei o blog? FERRAMENTAS COMPLEXAS DE GP CUSTO DAS FERRAMENTAS ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS
    9. 9. Por que criei o blog? FERRAMENTAS COMPLEXAS DE GP CUSTO DAS FERRAMENTAS ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS METODOLOGIAS COMPLEXAS
    10. 10. Por que criei o blog? FERRAMENTAS COMPLEXAS DE GP CUSTO DAS FERRAMENTAS ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS TEMPO DIVIDIDO COM ATIVIDADES DO DIA-A-DIA METODOLOGIAS COMPLEXAS
    11. 11. Por que criei o blog? FERRAMENTAS COMPLEXAS DE GP KISS: KEEP IT SIMPLE, STUPID! CUSTO DAS FERRAMENTAS ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS TEMPO DIVIDIDO COM ATIVIDADES DO DIA-A-DIA METODOLOGIAS COMPLEXAS
    12. 12. Por que criei o blog? FERRAMENTAS COMPLEXAS DE GP KISS: KEEP IT SIMPLE, STUPID! CUSTO DAS FERRAMENTAS COMPARTILHAR CONTEÚDO ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS TEMPO DIVIDIDO COM ATIVIDADES DO DIA-A-DIA METODOLOGIAS COMPLEXAS
    13. 13. Por que criei o blog? FERRAMENTAS COMPLEXAS DE GP KISS: KEEP IT SIMPLE, STUPID! CUSTO DAS FERRAMENTAS COMPARTILHAR CONTEÚDO ESTRUTURAS MAIS FUNCIONAIS TEMPO DIVIDIDO COM ATIVIDADES DO DIA-A-DIA PLANILHA EXCEL, FÓRMULAS SIMPLES METODOLOGIAS COMPLEXAS
    14. 14. A MODA É CANVAS!
    15. 15. A MODA É CANVAS! VISUAL
    16. 16. A MODA É CANVAS! VISUAL AGRUPA
    17. 17. A MODA É CANVAS! VISUAL AGRUPA SIMPLIFICA
    18. 18. A MODA É CANVAS! VISUAL AGRUPA SIMPLIFICA CONECTA
    19. 19. A MODA É CANVAS! VISUAL AGRUPA SIMPLIFICA CONECTA ORDENA
    20. 20. Misturando Project e Portfólio Model Canvas com Performance Dashboard e Ferramentas One-Page
    21. 21. Como misturar tudo isto?
    22. 22. Como misturar tudo isto, SEM FICAR LOUCO?
    23. 23. INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização
    24. 24. CONCEBER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização
    25. 25. INTEGRARCONCEBER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização
    26. 26. INTEGRARCONCEBER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização RESOLVER
    27. 27. INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização RESOLVER
    28. 28. INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los
    29. 29. INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los MEDIR
    30. 30. INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los MEDIR SELECIONAR
    31. 31. INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR
    32. 32. INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR APROVAR
    33. 33. INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los ACOMPANHAR Avaliar o desempenho e acompanhar os indicadores de cada projeto e da carteira MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR APROVAR
    34. 34. SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização ACOMPANHAR Avaliar o desempenho e acompanhar os indicadores de cada projeto e da carteira MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR APROVAR EXECUTAR
    35. 35. SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização ACOMPANHAR Avaliar o desempenho e acompanhar os indicadores de cada projeto e da carteira MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR APROVAR EXECUTAR AVALIAR
    36. 36. SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização ACOMPANHAR Avaliar o desempenho e acompanhar os indicadores de cada projeto e da carteira MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR APROVAR EXECUTAR AVALIAR REPROGRAMAR
    37. 37. SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização ACOMPANHAR Avaliar o desempenho e acompanhar os indicadores de cada projeto e da carteira MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR APROVAR EXECUTAR AVALIAR REPROGRAMAR APROVAR
    38. 38. SELEÇÃO Avaliar a contribuição dos projetos para os objetivos da empresa e priorizá-los INVENTÁRIO Mapear os projetos que deverão ser considerados no processo de Priorização ACOMPANHAR Avaliar o desempenho e acompanhar os indicadores de cada projeto e da carteira MEDIR SELECIONAR PROGRAMAR APROVAR EXECUTAR AVALIAR REPROGRAMAR APROVAR INTEGRAR COMPARTILHAR CONCEBER RESOLVER
    39. 39. E como misturar tudo isto, SEM FICAR LOUCO e sem gastar um tostão?
    40. 40. Project Model Canvas POR QUE? O QUE? QUEM? COMO? QUANDO e QUANTO?
    41. 41. Project Model Canvas GP PITCH JUSTIFICATIVAS Passado OBJ SMART REQUISITOS CUSTOS EQUIPE PRODUTO RESTRIÇÕES BENEFÍCIOS Futuro GRUPOS DE ENTREGAS LINHA DO TEMPO STAKEHOLDERS Externos & Fatores Externos RISCOSPREMISSAS
    42. 42. Planejamento / Orçado
    43. 43. Execução / Realizado
    44. 44. Indicadores de Desempenho
    45. 45. www.alcidesluiz.com.br OBRIGADO!

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