Análisis de datos y Macros. En Aip Barcelona ofrecemos curso de Macros desde el nivel inicial al avanzado.

1. Análisis de datos y macros
1. BÚSQUEDA DE OBJETIVOS
n ocasiones, cuando trabajamos con fórmulas, conocemos el
resultado que queremos alcanzar, pero desconocemos uno de
los datos de la fórmula que permiten obtener el valor deseado.
Excel proporciona un método para buscar un valor concreto que
cumpla una determinada fórmula: el comando Buscar objetivo.
Veamos un ejemplo: en este caso, tenemos una hoja de cálculo que
simula un préstamo. Así, vemos que tenemos el importe del préstamo
(celda B1) y el interés anual que nos cobra el banco (es fijo, y está
indicado en la celda B2).
Sabiendo estos datos, podemos calcular la mensualidad que nos
sale a pagar, respecto al número de pagos que hay que realizar (meses
en los que se amortiza el préstamo, que figuran en la celda B3). Para
esto, utilizaremos la función PAGO en la celda B5, que nos permitirá
obtener la cantidad que tenemos que pagar según los datos que tenemos.
Observa los argumentos de la función: la Tasa es el interés del
préstamo; como, en este caso, en la hoja tenemos el interés anual, lo
dividiremos entre 12 para obtener el interés mensual. El segundo
argumento indica el número total de pagos del préstamo (en este caso, el
plazo en meses), mientras que el tercero contiene la cantidad del préstamo.
E
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2. Análisis de datos y macros
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En el último argumento, indicamos la cantidad con el signo
negativo, para que el resultado de la función tenga signo positivo. Si no
pusiéramos la cantidad con el signo negativo, el resultado de la función
sería negativo, porque indicaría el dinero que pagaríamos.
Con los valores actuales de las celdas B1..B3, el importe a pagar
para el préstamo es casi 287 unidades monetarias al mes, como puedes
ver en la celda B5. Imagínate ahora que solo puedes pagar 170 u.m. al
mes. Teniendo en cuenta esto, ¿cuántos meses necesitarías para
amortizar el préstamo, manteniendo el importe y el tipo de interés?
Para encontrar el valor que resuelva una fórmula (es decir, que esta
fórmula dé como resultado el valor que indiquemos), debes ponerte en
la celda que contiene dicha fórmula y seleccionar la orden Buscar
objetivo, que se encuentra en el menú del botón ,
en la pestaña Datos de la Cinta de opciones.
En el campo Definir la celda de este cuadro de diálogo estará la
referencia a la celda que tiene la fórmula.
En el campo Cambiando la celda tenemos que indicar la referencia
o el nombre de la celda que se tiene que modificar para conseguir el valor
deseado, que tendremos que introducir en Con el valor.
Por ejemplo, en este caso indicaremos que varíe el valor de la celda
B3 hasta que la fórmula de la celda B5 alcance el valor 170.
Al aceptar el cuadro, Excel buscará el objetivo y, al terminar, se
mostrará otro cuadro indicándote si se ha encontrado alguna solución. Si
el resultado es satisfactorio y aceptas el cuadro, las celdas se
actualizarán con los nuevos valores; si se cancela, las celdas quedarán
con los valores anteriores.
Para ejecutar
correctamente
la orden de
Buscar
objetivo, la
celda cuyo
valor va a
cambiar (en
este caso sería
el número de
meses, celda
B3) no puede
contener una
fórmula.
Además, la
fórmula debe
depender
(directa o indi-
rectamente),
de esta celda
cambiante.

3. Análisis de datos y macros
En nuestro caso, vemos que necesitaríamos un poco más de 134
meses para amortizar el préstamo si solo quieres pagar 170 u.m. al mes.
Si aceptas la solución de la búsqueda y después cambias de
opinión, puedes deshacer la acción con el botón Deshacer de la
barra de herramientas de acceso rápido.
2. TABLAS DE DATOS
tra posibilidad que proporciona Excel es la utilización de una
tabla de datos para calcular distintos resultados en una
operación.
Una tabla de datos es un rango de celdas en las que podemos ver
cómo cambian los resultados de una fórmula según los valores de
algunos de sus argumentos.
Con las tablas de datos podemos ver y comparar cómo influyen
uno o varios argumentos sobre el resultado de una fórmula.
Existen dos tipos de tablas:
 Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar
cómo afecta un valor a una o varias fórmulas.
 Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cómo
afectan dos valores a una fórmula.
Para utilizar una tabla de datos, selecciona el rango de celdas que
contenga la fórmula y las variables a utilizar y, después, utiliza el
comando Tabla de datos del botón .
Por ejemplo, vamos a ver cómo variaría la cantidad que tendríamos
que pagar mensualmente en el préstamo con diferentes tipos de interés.
O
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4. Análisis de datos y macros
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Hemos colocado los diferentes tipos de interés en las celdas
A6..A8. La fórmula que vamos a utilizar la tenemos que tener situada
una fila por encima y una celda a la derecha (en este caso, la tenemos en
la celda B5).
Entonces, para utilizar la tabla de datos, primero selecciona el
rango de celdas que contenga la fórmula y las variables a utilizar y,
después, aplica el comando Tabla de datos.
Como, en este caso, las variables las hemos introducido en una
columna (celdas A6..A8), tenemos que introducir la celda variable en el
campo Celda de entrada (columna) del cuadro de diálogo que se
mostrará; si las variables estuvieran en una fila, deberías utilizar el otro
campo.
Esta celda variable indicará la celda de la fórmula que utilizaremos
para ir sustituyendo su valor por los valores de la tabla de datos.
Al aceptar el cuadro, Excel
te presentará en la hoja de
cálculo los resultados para cada
uno de los valores introducidos
para la variable indicada (en este
caso, para la variable Tipo de
interés: 15%, 11% y 9%).

5. Análisis de datos y macros
También es posible añadir a una tabla más de una fórmula. Al
utilizar la orden Tabla de datos, los valores de la tabla se sustituirán en
la celda a variar y se realizarán los cálculos para cada una de las
fórmulas.
En este caso, deberás seleccionar un marco rectangular de celdas
que incluya las variables y las fórmulas.
El otro tipo de tablas son tablas de dos variables. En este caso, solo
se puede aplicar este comando sobre una fórmula.
En una tabla de dos variables, tendrás que introducir los datos
en la hoja de cálculo siguiendo la siguiente disposición:
 La celda que tiene la fórmula deberá ocupar la esquina
superior izquierda del área que contendrá el resultado de los
cálculos.
 Los diferentes valores de una de las variables se deberán
introducir en una columna, mientras que los valores de la
otra variable se deberán colocar en una fila, de forma que
los valores de una variable queden debajo de la fórmula y
los valores de la otra queden a la derecha de la fórmula.
En el ejemplo que ves a continuación, variaremos tanto el interés
aplicado como el plazo de amortización, viendo cómo influye en la
cantidad a pagar cada mes.
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6. Análisis de datos y macros
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Observa cómo, al seleccionar el rango para la tabla de datos,
debemos incluir la celda que contiene la fórmula resultado.
De esta forma, los valores del rango A6..A8 (que están situados en
una columna, debajo de la fórmula) se sustituirán en la celda B2 y los
del rango B5..E5 (que están en una fila) en la celda B3.
Debes tener en cuenta que el resultado obtenido de una tabla de
datos es una matriz y, por tanto, no es posible editar cada una de las
celdas resultado por separado. Para trabajar con estas celdas, debes
realizar las mismas operaciones que al trabajar con fórmulas
matriciales.
3. ESCENARIOS
n escenario es un grupo de valores para celdas, denominadas
celdas cambiantes, que se guarda con un nombre.
Trabajar con escenarios es otra forma de obtener resultados
cambiantes en función de los datos presentes en las celdas.
Para trabajar con los diferentes escenarios, accede al
Administrador de escenarios a través de la opción correspondiente en
el menú del botón .
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7. Análisis de datos y macros
En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las
celdas cambiantes de la hoja. Dispones de los siguientes botones:
 Mostrar: muestra el escenario seleccionado, es decir, que se
presentarán los valores de estas celdas en la hoja de cálculo,
recalculando las fórmulas para los nuevos valores.
 Cerrar: cierra el cuadro de diálogo.
 Agregar: crea un escenario nuevo.
 Eliminar: elimina el escenario seleccionado. Ten cuidado con
esta opción, ya que el proceso de borrar un escenario no se puede
deshacer ni cancelar.
 Modifica: edita un escenario existente para cambiarlo, es decir,
para cambiar su nombre, las celdas cambiantes y los valores que
tienen asignados cada una de estas celdas cambiantes.
 Combinar: te permite combinar o unir los escenarios de otras
hojas de cálculo en la hoja actual. Incluso puedes combinar los
escenarios de varias hojas que estén en distintos libros; para ello,
tendrás que abrir antes todos los libros que tengan los escenarios
que quieras combinar.
 Resumen: crea un resumen de
todos los escenarios existentes en
una hoja para así poder comparar
los resultados. En este caso, en el
campo Celdas de resultado
debes indicar la referencia a la
celda o celdas cuyos valores
cambian dependiendo del
escenario seleccionado; puedes
separar las referencias múltiples mediante el punto y coma ( ; ).
Al crear un escenario nuevo a través del botón Agregar, tendrás
que introducir el nombre del escenario y el rango de las celdas
cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes o varios rangos de
cedas, sepáralas mediante el signo de punto y coma ( ; ). Después
tendrás que introducir los valores que debe tener cada una de las celdas
cambiantes en el escenario que estés creando.
Al crear
escenarios,
puedes querer
conservar los
valores
originales de
las celdas.
Para ello, crea
un escenario
que utilice
estos valores
originales,
antes de crear
otros esce-
narios que
cambien los
valores. De
esta forma,
podrás volver
siempre que
quieras
a los datos
originales,
simplemente
aplicando el
escenario que
tenga estos
valores.
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8. Análisis de datos y macros
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4. SOLVER
a herramienta Solver se utiliza para resolver problemas
complejos, creando un modelo de hoja de cálculo con
múltiples celdas cambiantes.
Solver nos ayudará en hojas y en relaciones más complicadas que
las que hemos visto hasta ahora.
Utilizaremos Solver cuando queramos calcular el valor óptimo (es
decir, el máximo, mínimo o un valor que especifiquemos) para una
celda, ajustando el valor de las otras celdas que influyan en esta.
Solver no se instala inicialmente con Excel, a no ser que se lo
indiques expresamente.
Para ello, accede al cuadro de Opciones de Excel a través de la
vista Backstage y selecciona la categoría Complementos.
A continuación, selecciona la opción Complementos de Excel en
la lista inferior, pulsa el botón Ir y activa la casilla correspondiente del
cuadro Complementos.
Tras activar e instalar el complemento Solver, aparece el grupo de
comandos Análisis en la pestaña Datos de la Cinta de opciones, en el
que puedes ver el comando .
L
Las
Herramientas
para análisis
es otro
complemento
que permite
realizar
análisis
estadísticos o
técnicos
complejos:
análisis de la
varianza,
cálculo del
coeficiente de
correlación,
prueba t y
prueba z,
análisis de
regresión
lineal, etc.
También
puedes cargar
este comple-
mento desde
aquí, apa-
reciendo
disponible en
el grupo de
comandos
Análisis de la
pestaña
Datos.

9. Análisis de datos y macros
Para resolver un problema con esta herramienta, deberás definir la
celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones:
 La celda objetivo, que se indica en el campo Establecer
objetivo, es aquella cuyo valor queremos maximizar, minimizar o
establecer a un cierto valor.
 En el campo Cambiando las celdas de variables se indican
aquellas celdas cuyos valores se pueden cambiar para obtener el
objetivo deseado, es decir, las que utilizará Solver para encontrar
el valor deseado en la celda objetivo.
 Las restricciones son limitaciones o condiciones que se aplican
sobre los valores que pueden tomar las celdas; por ejemplo, que
queden dentro de unos límites establecidos.
Otra característica que podemos indicar es el algoritmo o método
de resolución que utiliza Solver, que indica la forma en que se
encuentran las soluciones (en la parte inferior del cuadro de diálogo hay
una breve descripción de los métodos disponibles).
La celda objetivo debe contener una fórmula, y dependerá directa o
indirectamente de las celdas cambiantes.
En el campo
Cambiando
las celdas de
variables
puedes
especificar
varias celdas
o rangos de
celdas no
adyacentes
(puedes
indicar hasta
200 celdas de
variables),
separando
cada uno de
ellos con
puntos y
comas ( ; ).
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10. Análisis de datos y macros
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Para indicar las restricciones, pulsa el botón Agregar del apartado
de las restricciones del cuadro de Solver. Se abrirá otro cuadro en el que
podrás introducir la celda y el tipo de restricción.
Una vez introducidos todos los detalles del modelo, debemos
indicar a Excel que lo resuelva y que nos muestre el resultado, pulsando
el botón Resolver.
El proceso consiste en sucesivas pruebas o iteraciones. En cada una
de ellas, Solver utiliza un nuevo conjunto de valores en las celdas
cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y
los valores de celda óptimos.
El proceso se detiene cuando se encuentra una solución
satisfactoria, cuando ya no es posible avanzar más o cuando alcanza el
tiempo máximo permitido o el número máximo de iteraciones (estas
características se pueden cambiar a través del botón Opciones del
cuadro de Solver).
Todas estas herramientas de análisis de datos que hemos visto
(búsqueda de objetivos, tablas de datos, escenarios y Solver) se
denominan en Excel herramientas de análisis, en las que se cambian
los valores de unas celdas para ver cómo afectan estos cambios al
resultado de ciertas fórmulas de la hoja.
5. MACROS
as macros son funciones que permiten la ejecución de distintos
comandos de forma consecutiva y automática. Utilizarás las
macros cuando tengas que hacer un mismo proceso una y otra vez y
quieras hacerlo de forma rápida.
La pestaña de la Cinta de opciones que permite crear y trabajar
con macros, además de otras opciones, es Desarrollador.
L
Puedes
introducir
restricciones
indicando que
el valor de
una celda sea
igual, mayor o
igual o menor
o igual que
otro valor.
También
puedes indicar
que el valor
de una celda
sea un valor
entero (opción
int) o binario
(opción bin).
Además de las
opciones de
las macros,
esta pestaña
Desarrollador
también tiene
comandos
para trabajar
con formu-
larios y XML.

11. Análisis de datos y macros
Esta pestaña no se muestra por defecto; si quieres visualizarla,
indícalo desde el cuadro de las Opciones de Excel, activando la casilla
Desarrollador que se encuentra en la categoría Personalizar cinta de
opciones de este cuadro.
Para grabar una macro, pulsa el botón del grupo de
comandos Código.
Aparecerá un cuadro de diálogo donde tendrás que darle un
nombre a la macro y asignarle una descripción, así como indicar bajo
qué combinación de teclas se ejecutará.
En la lista Guardar macro en podrás indicar el lugar donde se
guardará la macro, que determinará dónde puede utilizarse. Si la
guardas en el libro actual (opción Este libro), solo estará disponible en
dicho libro, mientras que, si la guardas en el Libro de macros
personal, estará disponible siempre que trabajes en Excel, en cualquier
libro de trabajo, sin importar dónde fue creada.
Al aceptar el cuadro de diálogo podrás realizar todas las acciones
necesarias que constituyan la macro, para que se vayan grabando en
ella.
El botón se convierte en , que
permite finalizar la creación de la macro. También puedes terminar la
grabación de la macro pulsando el botón Detener grabación , que
se muestra en la parte izquierda de la barra de estado mientras estás
grabando la macro.
El botón indica si las referencias que van
a guardarse en la macro deben hacerse como relativas (botón pulsado o
activado) o como absolutas (sin pulsar el botón).
Ten en cuenta
que, al grabar
una macro,
todo lo que
hagas en
Excel se
registrará en
esta macro,
por lo que
tienes que
tener cuidado
con las
acciones que
realices.
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12. Análisis de datos y macros
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Una vez creada la macro,
cuando necesites utilizarla, podrás
ejecutarla. Para ello, accede a la
lista de macros desde el botón
o pulsa la combinación de
teclas que hayas asignado a la
macro al crearla. En este cuadro de
diálogo aparecen las macros que
tienes disponibles. Ahora
simplemente debes elegir una y
pulsar en el botón Ejecutar.
Las macros pueden tener virus, por lo que, a través del botón
puedes establecer el nivel de seguridad de las
macros, de forma que solo ejecutes las macros que procedan de fuentes
de confianza o que estén firmadas digitalmente.
Al abrir un libro que tiene macros, Excel te indica esta
circunstancia, permitiéndote habilitar o deshabilitarlas, por si no quieres
ejecutar macros que no estés seguro de su procedencia.
Las macros son pequeños programas que se escriben en un
lenguaje común a todas las aplicaciones de Office, el Visual Basic para
Aplicaciones. Aunque este lenguaje de programación no es muy difícil,
deberás aprender a programar en el mismo si quieres realizar macros
complejas o modificar las ya existentes.