1. Jurusan Teknologi Informasi  PNP  2022
03  Perencanaan Proyek

4. Topik
• Perencanaan Ruang Lingkup
• Perencanaan Jadwal
• Perencanaan Sumberdaya
• Perencanaan Biaya
• Perencanaan Resiko

5. PERENCANAAN RUANG LINGKUP

6. Mengumpulkan kebutuhan
• Ketidakakuratan dalam pengumpulan kebutuhan
menjadi salah satu penyebab utama kegagalan
proyek
• Beberapa cara untuk mengumpulkan kebutuhan
– Mewawancarai pemangku kepentingan
– Melaksanakan Focus Group Discussion
– Melaksanakan survei / penyebaran kuesioner
– Membangkitkan ide dengan membandingkan praktik
proyek atau karakter produk (contoh: benchmarking)

7. Defenisi Ruang Lingkup
• Unsur penting pada pernyataan ruang lingkup projek
– Penjelasan ruang lingkup produk
– kriteria Penerimaan pengguna produk
– Informasi rinci pada deliverables proyek
• Seiring berjalannya waktu, ruang lingkup pada
proyek harus menjadi lebih jelas dan rinci

8. Membuat struktur rincian kerja (1 of 9)
• Struktur rincian kerja adalah(WBS) adalah
pengelompokan yang berorientasi pada deliverables
terhadap pekerjaan proyek yang mendefinisikan
ruang lingkup proyek
• Dekomposisi adalah alat atau teknik untuk membuat
sebuah WBS
– Pengelompokan deliverables proyek menjadi bagian yang
lebih kecil

9. Membuat Struktur Rincian Kerja (2 of 9)

10. Membuat Struktur Rincian Kerja (3 of 9)

11. Membuat Struktur Rincian Kerja (4 of 9)

12. Membuat Struktur Rincian Kerja (5 of 9)

13. PERENCANAAN JADWAL

14. Definisi Aktivitas
14
• Aktivitas atau tugas adalah elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd
WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya
• Jadwal proyek menjadi dokumen mendasar yg mengawali proyek
– Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai
informasi anggaran
– Pernyataan lingkup dan WBS membantu bagaimana proyek akan dilaksanakan
• Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh rinci dan penjelasan
yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt
dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistis

15. Daftar Aktivitas dan Atributnya
15
• Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan ke jadwal proyek.
Daftar ini harus mencakup:
– Nama aktivitas
– Nomor atau identitas aktivitas
– Deskripsi singkat tentang aktivitas
• Atribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banyak tentang setiap aktivitas,
misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis,
kebutuhan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi
terkait aktivitas

16. Milestone
16
• Milestone adalah kejadian penting yang biasanya tidak mempuyai durasi
• Seringkali dibutuhkan beberapa aktivitas pekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestone
• Milestone merupakan tool yg sangat berguna utk membuat tujuan jadwal dan memantau
perkembangan (progress)
• Misalnya:
– Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh customer
– Penyelesaian produk-produk spesifik

17. Pengurutan Aktivitas
17
• Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg
harus dikerjakan dan menentukan
ketergantungannya satu dengan yg lain
• Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait
dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek
• Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk
kepentingan critical path analysis

18. Tipe Ketergantungan (Dependancy) Aktivitas
A
B
A
B
B
B
A
A
FS (Finish-to-Start) : Task B can’t
start until task A finishes
SS (Start-to-Start) : Task B
can’t start until task A start
FF (Finish-to-Finish) : Task B
can’t finish until task A finished
SF (Start-to-Finish) : Task B
can’t finish until task A start
18

20. Memperkirakan Durasi Aktivitas
• Salah satu teknik yang dapat digunakan adalah
Project Estimation Review Technic (PERT)
• Rumus PERT
PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time /
6
• Contoh Penggunaan PERT
optimistic time = 8
most likely time = 10
pessimistic time = 24
PERT weighted average = 8 + 4 X 10 + 24 / 6= 12

21. Pembuatan Jadwal
21
• Gunakan hasil proses manajemen waktu utk menentukan tanggal mulai dan
selesainya proyek
• Tujuan utama adalah utk membuat jadwal proyek yg realistis yang dapat
digunakan sebagai dasar untuk memantau kemajuan proyek dalam dimensi waktu
• Tool dan teknik yg terkait adalah:
– Gantt Charts
– Critical Path Analysis
– PERT Analysis

22. Gantt Chart
• Menyediakan format standar untuk menampilkan
informasi jadwal proyek dengan mendaftarkan
kegiatan proyek dan tanggal mulai dan selesai yang
sesuai dalam format kalender
– Simbol
• Wajik hitam: milestone
• Bilah hitam tebal: ringkasan aktivitas (summary task)
• Bilah abu-abu terang: aktivitas (sub task)
• Panah: ketergantungan antar aktivitas (dependancy)

23. Network Diagam
– Model AON (Activity On Node):
suatu aktivitas digambarkan dengan suatu
lingkaran atau node sedangkan untuk menghubungkan suatu
aktivitas dengan aktivitas lain digambarkan dengan garis anak
panah.
• Model AOA (Activity On Arrow) :
suatu aktivitas digambarkan dengan anak panah, dan antara
satu aktivitas dengan aktivitas lain digambarkan dengan suatu
lingkaran atau node.

24. Contoh AOA
24
Asumsikan bahwa semua durasi adalah dalam satuan hari; A=1 berarti
aktivitas A mempunyai durasi 1 hari

25. Critical Path Method (CPM)
• Teknik diagram jaringan digunakan untuk memprediksi durasi
total proyek
• Jalur kritis: serangkaian kegiatan yang menentukan waktu
paling awal untuk menyelesaikan proyek.
• Jalur terpanjang melalui diagram jaringan dan memiliki jumlah
slack atau float yang paling sedikit
• Menghitung jalur kritis
– Buat diagram jaringan yang baik dan tambahkan perkiraan durasi
untuk semua aktivitas di setiap jalur melalui diagram jaringan
• Jalur terpanjang adalah jalur kritis
– Jika satu atau lebih kegiatan di jalur kritis memakan waktu lebih lama
dari yang direncanakan, seluruh jadwal proyek akan selesai melebihi
batas waktunya kecuali manajer proyek mengambil tindakan korektif

27. Menghitung Free Float dan Total Float
• Free Float adalah total waktu tunda aktivitas tanpa menunda
mulainya aktivitas berikutnya.
• Total Float adalah total waktu tunda aktivitas tanpa menunda
berakhirnya proyek.
• Free float dan Total float dapat dihitung dengan menggunakan
metode penelusuran arah depan dan penelusuran arah belakang.
• Jika dihitung menggunakan penelusuran arah belakang (backward)
maka harus mempertimbangkan waktu paling lambat mulainya
aktivitas (late start, LS) dan waktu paling lambat selesainya aktivitas
(late finish, LF).
• Jika menggunakan penelusuran arah depan (forward) maka harus
mempertimbangkan waktu paling cepat mulainya aktivitas (early
start, ES) dan waktu paling cepat selesainya aktivitas (early finish,
EF).

29. Langkah-langkah
• Menentukan ES, EF (dengan Forward Pass)
– ES awal = 1
– ES = Max(EF sebelumnya) + 1
– EF= ES + Durasi - 1
• Menentukan LS, LF (dengan Backward Pass)
– LF akhir=EF
– LF = Min(LS sebelumnya) – 1
– LS = (LF – Durasi) + 1
• Free Float (FF)= ES sesudahnya – ES – Durasi
(dengan Forward Pass)
• Total Float=LS – ES atau
Total Float=LF – EF
ES Act EF
LS Dur LF
FF
T
F

30. A
1
B
2
E
5
F
4
FF
T
F
FF
T
F
C
3
FF
T
F
D
4
FF
T
F
FF
T
F
FF
T
F
G
6
FF
T
F
H
6
FF
T
F
I
2
FF
T
F
J
3
FF
T
F
ES Act EF
LS Dur LF
FF
T
F

31. 1 A 1
1
1 B 2
2
3 E 7
5
3 F 6
4
FF
T
F
FF
T
F
1 C 3
3
FF
T
F
2 D 5
4
FF
T
F
FF
T
F
FF
T
F
4 G 9
6
FF
T
F
8 H 13
6
FF
T
F
10 I 11
2
FF
T
F
14 J 16
3
FF
T
F
Menghitung ES, EF

32. 1 A 1
3 1 3
1 B 2
1 2 2
3 E 7
3 5 7
3 F 6
10 4 13
FF
T
F
FF
T
F
1 C 3
3 3 5
FF
T
F
2 D 5
4 4 7
FF
T
F
FF
T
F
FF
T
F
4 G 9
6 6 11
FF
T
F
8 H 13
8 6 13
FF
T
F
10 I 11
12 2 13
FF
T
F
14 J 16
14 3 16
FF
T
F
Menghitung LS, LF

33. 1 A 1
3 1 3
1 B 2
1 2 2
3 E 7
3 5 7
3 F 6
10 4 13
0
2
0
0
1 C 3
3 3 5
0
2
2 D 5
4 4 7
2
2
0
0
7
7
4 G 9
6 6 11
0
2
8 H 13
8 6 13
0
0
10 I 11
12 2 13
2
2
14 J 16
14 3 16
0
0
Menghitung FF, TF

34. PERENCANAAN SUMBERDAYA

36. PERENCANAAN BIAYA

37. Perencanaan Biaya
• Memperkirakan biaya: mengembangkan perkiraan
atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan proyek
• Menentukan anggaran: mengalokasikan estimasi
biaya keseluruhan untuk masing-masing item
pekerjaan untuk menetapkan baseline untuk
mengukur kinerja

38. Estimasi Biaya
Sumberdaya Jumlah Tarif Satuan
Project
manager
1 250 OH
Analyst 1 200 OH
Programmer 1 150 OH
Tech writer 1 150 OH
Orang Hari (OH) = Man-days

39. Menentukan Anggaran
Aktivitas Durasi
(hari)
Sumberday
a
Jumlah Tarif
(OH)
Biaya
($)
Total Biaya per
Aktivitas
User interviews 2 Project
Manager
0.1 250 50 450
Analyst 1 200 400
Interview analysis 2 .
GUI mock up design 4
User validation of
mock-up
2
Writing User
Requirements
2
TOTAL
Lengkapi !

40. PERENCANAAN RESIKO

41. Perencanaan Resiko
• Mengidentifikasi risiko: menentukan risiko mana yang
cenderung mempengaruhi proyek dan
mendokumentasikan karakteristik masing-masing
• Melakukan analisis risiko kualitatif: memprioritaskan
risiko berdasarkan probabilitas dan dampak kejadiannya
• Melakukan analisis risiko kuantitatif: memperkirakan
secara numerik dampak risiko terhadap sasaran proyek
• Merencanakan respons risiko: mengambil langkah-
langkah untuk meningkatkan peluang dan mengurangi
ancaman untuk memenuhi tujuan proyek

42. • Dalam analisis kualitatif, dapat digunakan matriks
risiko.
• Matriks risiko merupakan tabel dua dimensi yang
mencantumkan dampak risiko pada absis dan
probabilitas risiko pada ordinat.

43. Contoh analisis resiko kualitatif

44. Contoh analisis resiko kuantitatif

45. • Respon resiko
– resiko besar Avoidance (menghindari)
Transfer (memindahkan)
– resiko kecil Acceptance (menerima, menghadapi ,
mengabaikan)
– resiko sedang / besar Mitigation (mengurangi)

47. Daftar Pustaka
1. Project Management Institute, 2017. A Guide to
Project Management Body of Knowledge ® 6th
Edition
2. Schwalbe, K., 2016. Information Technology Project
Management 8e, Cenage Learning.
3. Dennis, A., Wixom, B. H., & Tegarden, D. P.
(2015). Systems analysis and design, an object-
oriented approach with UML. New York, NY: Wiley.