Sperlari era alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali prodotti quotidianamente. ARXivar ha soddisfatto a pieno le esigenze aziendali offrendo una soluzione integrata per la gestione documentale, la conservazione sostitutiva e la gestione dei processi mobile

1. Una nostra storia di successo

2. L’Azienda
Sperlari è una delle più importanti aziende dolciarie italiane.
Fondata nel 1836 a Cremona, è specializzata nella produzione
di caramelle, torrone, torroncini e mostarda.
Attualmente l'azienda fa parte del gruppo tedesco Katjes
International, specializzato nelle caramelle, già leader di
mercato in Belgio e numero due in Francia e in Italia.

3. L’Azienda
4 stabilimenti produttivi in Italia
500 dipendenti
6 milioni di caramelle prodotte al giorno (nel solo
stabilimento di Cremona)
1 miliardo di mandorle e nocciole all’anno per la
produzione di torrone

4. L’Esigenza
L’azienda era alla ricerca di una soluzione per
gestire e conservare la grande mole di documenti
amministrativi e commerciali, prodotti
quotidianamente.

5. L’Esigenza
VOLUMI DI DOCUMENTI PRODOTTI ANNUALMENTE
80.000 Fatture Clienti
60.000 DDT Clienti
17.000 Ordini Fornitori
500.000 documenti archiviati nell’arco di tre anni
(dal 2011, anno di avviamento del progetto)

6. La Soluzione
1. Archiviazione dei documenti (automatica e manuale)
2. Gestione automatica delle relazioni tra documenti
(fatture attive-bolle)
3. Gestione dei contratti ai clienti e variazione automatica delle security
sugli stessi per i cambi di area manager
4. Invio mail automatico degli ordini d’acquisto ai fornitori
5. Conservazione elettronica (in outsourcing)
Grazie all’introduzione di ARXivar in azienda è stato possibile gestire con
un’unica soluzione:

7. Gestione Ciclo Attivo | DDT e Fatture
MTX
Le DDT emesse dal ERP, in formato pdf, vengono archiviate automaticamente in
ARXivar tramite spool recognition.
Le Fatture Attive (pdf) vengono inviate ad ARXivar complete del loro profilo
documentale e si relazionano automaticamente con le DDT.

8. Archiviazione Manuale
L’area manager
prende contatto col
cliente
Scansione dei
contratti firmati
Il documento, associato
manualmente al suo profilo, è
memorizzato in Arxivar
Il Cliente firma il contratto

9. Gli sviluppi del progetto
In una seconda fase del progetto, si è deciso di implementare la gestione e
conservazione documentale con il modulo per la gestione dei processi di
ARXivar.
Il workflow designer di ARXivar ha permesso di riorganizzare e automatizzare
il processo di autorizzazione delle fatture promozionali.
Grazie al workflow ARXivar è stato possibile gestire in maniera informatizzata
eccezioni, difformità, ed esuberi delle fatture promozionali e coordinare
digitalmente il lavoro dei vari settori aziendali coinvolti, dall’amministrazione alle
vendite, al back office.

10. Processo gestito dal workflow

11. Workflow approvazione fatture promozionali

12. I Benefici
 500.000 documenti archiviati in 3 anni
 Recupero spazio destinato ad archivio cartaceo
 Accessibilità dei documenti da qualsiasi device,
grazie ad ARXivar WEB Portal
 Riorganizzazione e automazione dei processi
approvativi interni