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ARXivar per ELFI FINPOLO - Gestione DDT, fatture e contratti

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Elfi finpolo, azienda Leader nella commercializzazione di materiale elettrico in Romagna, Marche, Emilia, Lombardia e Toscana.

L’azienda aveva necessità di digitalizzare:
• DDT di Vendita: Dalla acquisizione della Firma Biometrica, alla emissione del documento a Banco, al fine di evitare stampe dei documenti in più copie.
• Fatture di Vendita: Archiviazione e gestione automatica della fatturazione elettronica con monitoraggio delle notifiche.
• DDT di Acquisto: Dematerializzazione totale dei DDT Fornitori da tutte le filiali con condivisione immediata in tutta l’azienda evitando di inviare i documenti fisicamente alla sede centrale.
• Archiviazione Contratti Fornitori: Avere una gestione dei contratti snella ed organizzata per consentirne la consultazione immediata e da parte di diverse tipologie di utenti
• Ricezione e smistamento Fatture Fornitore

Con ARXivar tutto ciò è stato possibile,

Vantaggi

- Diminuzione costi di gestione documentale
- Ottimizzazione dei processi documentali
- Semplicità di utilizzo
- Unico repository dei documenti di Vendita e di Acquisto (Ordini, DDT e Fatture)
- Condivisione semplice e sicura delle informazioni all’interno dell’azienda e con le filiali
- Informazioni allineate ed aggiornate automaticamente fra i diversi applicativi aziendali
- Ottimizzazione di spazi, costi, tempi e risorse grazie all’adozione della Conservazione elettronica a norma
- Miglioramento customer service grazie allo snellimento del processo di vendita a banco
- Condivisione automatica di DDT e fatture tramite canale di distribuzione personalizzato per ogni client


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ARXivar per ELFI FINPOLO - Gestione DDT, fatture e contratti

  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. L’Azienda Azienda Leader nella commercializzazione di materiale elettrico in Romagna, Marche, Emilia, Lombardia e Toscana. Da sempre protagonisti in settori tradizionali come civile, terziario e industriale, ma oggi, anche di altri importanti settori quali: fotovoltaico, illuminotecnica, domotica, sicurezza e automazione industriale • Sede Forlì (FC) • Fatturato 2018: 136 mln € - Patrimonio netto: 44 mln € • 26 Filiali sul territorio • 22 magazzini • 4 showroom Illuminazione • 400 tra dipendenti e collaboratori
  3. 3. L’esigenza Le aree/processi con necessità di digitalizzazione • DDT di Vendita: Dalla acquisizione della Firma Biometrica, alla emissione del documento a Banco, al fine di evitare stampe dei documenti in più copie. • Fatture di Vendita: Archiviazione e gestione automatica della fatturazione elettronica con monitoraggio delle notifiche. • DDT Acquisto Dematerializzazione totale dei DDT Fornitori da tutte le filiali con condivisione immediata in tutta l’azienda evitando di inviare i documenti fisicamente alla sede centrale.
  4. 4. L’esigenza Le aree/processi con necessità di digitalizzazione • Archiviazione Contratti Fornitori Avere una gestione dei contratti snella ed organizzata per consentirne la consultazione immediata e da parte di diverse tipologie di utenti • Fatture Fornitore : ciclo standard con Arxivar e IX-FE Alla ricezione della fattura, questa viene identificata se di merce o di servizi e in funzione della tipologia viene inoltrata: • se fattura di servizi all’Ufficio Fornitori per verificare la presenza di un contratto attivo e, se presente si procede alla contabilizzazione, se non presente viene inoltrata al responsabile di riferimento • se fattura di merce all’Ufficio Acquisti per il controllo prezzi e la riconciliazione con i DDT e la verifica di eventuali Non Conformità. Registrazione contabile automatica
  5. 5. La soluzione Stampa cartacea della SOLA COPIA CLIENTE (quindi risparmio in stampa e stoccaggio documenti) Archiviazione automatica del documento PDF firmato, immediatamente consultabile anche sul gestionale senza la necessità della scansione  Visualizzazione del documento  Acquisizione Firma biometrica  Salvataggio dati del ritiro merce Emissione del DDT Ciclo Attivo, emissione DDT
  6. 6. La soluzione Ciclo Attivo, FATTURE Archiviazione automatica di tutte le fatture di vendita Trasmissione file al servizio IX per invio a SdI, gestione notifiche, conservazione elettronica XML Consultazione immediata sul gestionale sia del documento in formato PDF sia in formato XML PDF ERP
  7. 7. La soluzione Tipologie gestite:  Affitto  Agenti Enasarco  Amministrazione  Auto  Ced  Manutenzioni  Provvigioni  Pubblicità  Telefonia  Trasporti Gestione Contratti Archiviazione dei contratti e indicizzazione per: • Fornitore • Responsabile di riferimento • Tipologia • Valore • Durata Consultazione immediata sul gestionale ERP
  8. 8. La soluzione Ciclo Passivo e Approvazione pagamenti Sospensione automatica del pagamento fino ad approvazione, anche solo di alcune tipologie di fatture/fornitori Download automatico da IX e archiviazione della fattura del fornitore Archiviazione di eventuale preventivo della fornitura e/o altra documentazione relativa all’acquisto Approvazione del pagamento da parte del Responsabile Registrazione fattura e Sblocco automatico del pagamento in contabilità ERP Smistamento automatico fatture verso il Responsabile di riferimento
  9. 9. Risultati Gestione documenti Contratti Fornitore DDT di Acquisto DDT di Vendita Documentazione Accessoria Fatture di Acquisto Fatture di Vendita Fatture Servizi Mail Ricevute Fin da metà del 2014 è stata fatta la scelta di dematerializzare i DDT di vendita emessi a banco mediante l’apposizione della Firma Grafometrica del cliente - ad oggi sono attivi 43 Tablet di Firma DDT Anno Totale Documenti 2014 175.206 2015 368.206 2016 397.593 2017 407.542 2018 423.556 2019 245.148 Totale DDT digitalizzati 2.017.251 Ciò ha consentito di risparmiare notevole spazio e tempo di stoccaggio dei documenti con numeri sempre in crescita negli ultimi 3 anni Circa 100 Utenti Arxivar operano direttamente sull’applicativo di gestione documentale
  10. 10. Vantaggi  Diminuzione costi di gestione documentale  Ottimizzazione dei processi documentali  Semplicità di utilizzo  Unico repository dei documenti di Vendita e di Acquisto (Ordini, DDT e Fatture)  Condivisione semplice e sicura delle informazioni all’interno dell’azienda e con le filiali  Informazioni allineate ed aggiornate automaticamente fra i diversi applicativi aziendali  Ottimizzazione di spazi, costi, tempi e risorse grazie all’adozione della Conservazione elettronica a norma  Miglioramento customer service grazie allo snellimento del processo di vendita a banco  Condivisione automatica di DDT e fatture tramite canale di distribuzione personalizzato per ogni cliente
  11. 11. La parola al Cliente Sara Bianchini Responsabile Sistemi Informativi @Elfi Grazie alla integrazione tra Elettrix ed Arxivar abbiamo ottenuto automatismi assoluti che hanno notevolmente agevolato i Flussi dei documenti Attivi e Passivi. Inoltre grazie a Regole ben definite abbiamo «indirizzato» i Processi core ai vari Responsabili di Area. Tutto è gestito in maniera centralizzata e disponibile in tempo reale agli utenti. Possiamo affermare di avere risparmiato sotto tanti punti di vista:  Stampa carta superflua  Tempo  Costi  Efficienza

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