El documento define el oficio como una comunicación entre funcionarios e instituciones públicas o privadas. Explica que el oficio tiene una estructura estándar que incluye encabezado, texto y término. El encabezado contiene información como el membrete, lugar, fecha, código, destinatario y asunto. El texto contiene la apertura, exposición y cierre. El término incluye la firma y copia. También describe los tipos de oficios como simple o múltiple y los diferentes formatos A, B y C.

1. EL OFICIO
Es una comunicación que se cursa entre funcionarios, autoridades y representantes de
instituciones públicas o privadas (Otto, 2000). Es un tipo de documento que sirve para comunicar
disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Este documento se utiliza en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de
gobierno, entre otras. El oficio es el documento más utilizado en la administración de cualquier
organismo.
ESTRUCTURA:
1. ENCABEZAMIENTO:
a. Membrete.- Indica el nombre de la institución. Se escribe con mayúscula.
b. Nomenclatura del Año.- Es el nombre que lleva el año y se ubica en la parte superior del papel,
debidamente centrado.
c. Lugar y fecha.- Identifica el lugar del remitente. Se ubica según formato.
d. Código y Número.- Se escribe después de unos renglones en blanco, desde el margen izquierdo.
Va el nombre del documento, la numeración, cargo o dependencia del remitente e institución.
e. Destinatario.- Se hace referencia al tratamiento y al nombre, luego la función o cargo que
desempeña el destinatario. Según su extensión, puede distribuirse en uno o dos renglones a partir
del margen izquierdo; no se utiliza abreviaturas.
f. La dirección, lugar a donde se remite el oficio, pudiendo ser muchas veces la misma localidad de
remisión, en ese caso se escribe la palabra PRESENTE.- o CIUDAD.- (debidamente subrayado).
g. Asunto , se sintetiza el porqué del oficio, es preciso y claro.
2. TEXTO:
a. Fórmula de apertura.- Es la que encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas
fórmulas de apertura, las más recomendables según normas de redacción son: “De mi especial
consideración “; “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para...”; se usa cuando se dirige a un
superior. “Tengo el agrado dirigirme a usted para hacer de su conocimiento...””Es grato
dirigirme a usted…” si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía. Seguido del
saludo.
b. Exposición.- desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo más breve posible, es necesario
evitar la grandilocuencia y la redundancia. En las actuales circunstancias nos obligan a ser
prácticos, directos y económicos, en función de ahorrar tiempo y esfuerzo.
c. Párrafo de cierre: que, como su nombre indica, es un párrafo que se utiliza al finalizar, ejemplo:
“Es propicia la oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi especial consideración
y estima personal”; “Me valgo de la oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi
consideración distinguida”, etc.

2. 3. TÉRMINO:
a. Antefirma, El oficio termina con la frase clásica Dios guarde a Ud. o Atentamente, va
seguido de una coma.
b. Firma, Encima de la línea va la rúbrica y hacia el lado izquierdo de la misma, el sello
c. Post firma.- Debajo de la línea punteada se escribe el nombre y apellido del remitente en
letras mayúsculas, luego el cargo o función que desempeña.
d. Con copia
e. Distribución
f. Pie de página
CLASES DE OFICIOS:
• OFICIO SIMPLE.- Es el que se dirige a un solo destinatario.
• OFICIO MULTIPLE.- Es aquel que con un mismo texto y con la misma numeración
se dirige a varios destinatarios. Se usa para enviar cartas o hacer invitaciones.
Se deja puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del
destinatario. El texto se basa en la emisión de órdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o
despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple
es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o
entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
FORMATOS: Se da en función a la ubicación de los datos del encabezamiento.
Los formatos A, B y C que se diferencia por.
FORMATO A
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN JUNIN
UNIDAD DE GESTIÓN LOCAL -CHANCHAMAYO
“AÑO ……………………………………………………”
La Merced, 20 de noviembre de …..
OFICIO Nº 123-12-DG/UGEL-CHMYO
AL : Ing. PLACENTINO GUERRA TURÍN
Director del Proyecto Especial “Pichis Palcazu”
CIUDAD.-
ASUNTO : Invitación a la Inauguración de nuevo local
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3. FORMATO B
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN JUNIN
UNIDAD DE GESTIÓN LOCAL -CHANCHAMAYO
“AÑO ………………………………………………………”
La Merced, 20 de noviembre de…….
OFICIO Nº 123-12-DG/ UGEL-CHMYO
Señor Ing.
PLACENTINO GUERRA TURÍN
Director del Proyecto Especial “Pichis Palcazu”
CIUDAD.-
Asunto: Invitación a la Inauguración de nuevo local.
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FORMATO C
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN JUNIN
UNIDAD DE GESTIÓN LOCAL -CHANCHAMAYO
“AÑO …………………………………………………………..”
La Merced, 20 de noviembre de……
OFICIO Nº 123-12-DG/ UGEL-CHMYO
SEÑOR : Ing. PLACENTINO GUERRA TURÍN
Director del Proyecto Especial “Pichis Palcazu”
CIUDAD.-
ASUNTO : Invitación a la Inauguración de nuevo local
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TAREA ACADÉMICA:
1. ¿Quiénes tienen la facultad de firmar y enviar oficios?
2. Busque modelos de oficios y copie 5 ejemplos de código (interpretado) y destinatario.
3. ¿En que casos varía la fórmula de apertura en el oficio? Diferencie.
4. ¿Cuando se dirige el oficio a un jefe inmediato superior, que fórmula de apertura se recomienda utilizar?
5. Explicar la diferencia entre oficio simple y múltiple.
6. ¿Cuál es la diferencia esencial entre formato A, B, C?
7. Busque modelos de oficios y pegue en los tres estilos diferentes.
8. Redacte dos modelo de oficios en base a los siguientes datos:
Primero: Invitando a profesionales a participar como expositor en un Seminario Taller “………….” (Formato
A, estilo bloque extremo)
Segundo: La UAP requiere de instituciones públicas o privadas para que sus estudiantes realicen prácticas
preprofesionales. (Formato B, estilo semibloque)