1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe,
directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes:
Encabezamiento
Texto, y
Término.
I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes:
1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones del
sector público y privado. Incluye los datos principales de la persona o
corporación que dirige un documento tales como: nombre, dirección,
teléfono, logotipo, etc. Por regla general, las empresas cuentan con
papel membretado. Ejemplo:
2. Año calendario: Es la denominación del año fijada por la Presidencia del Consejo de
Ministros en los primeros días del año; obedece a los principios de la política del
Gobierno, que hay que incentivar, motivar o impulsar. Es aprobada por Decreto
Supremo y publicada en el diario oficial El Peruano.Durante el año se consignará dicha
nominación en los documentos oficiales. Es utilizada también en la documentación que
gestionan las personas naturales y jurídicas, sean de tipo administrativo, judicial y
registral. Debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con
mayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo:
“AÑO DE LA INVERSIÓN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA
SEGURIDAD ALIMENTARIA”
3. Lugar y fecha: En primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido de
una coma la fecha, mes y año. Ejemplo:
La Merced, 09 de setiembre del 201…..
La Merced, 201…. mayo 02
La Merced, octubre 26 201…..
Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente,
según la naturaleza del documento.
4. Código:Seutiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e
identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es
posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de:
nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo
con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la
institución o dependencia.
Ejemplos:
INFORME N° 016 – 12 – VR/UAP-LAMERCED
MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD
OFICIO N° 040 – 12 – DG/IEJC
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL
CHANCHAMAYO
UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS
INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO
“SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS”
SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO

2. 5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien
dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos
puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y
apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la
anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo:
Señor : HUNG WON JUNG
Alcalde de la Municipalidad Provincial de Chanchamayo
NOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se considera
únicamente el nombre.
6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro y
preciso. Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la
comunicación:
Ejemplos:
Asunto : Entrega de enseres donados.
ASUNTO: Informe de evaluación sustitutoria
Asunto : Convocatoria a concurso público de Cátedra.
7. Referencia:Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de un
documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente.
Ejemplo:
Ref. : Of. N° 123-109 - D / UGEL-CHYO
REF. : Of. N° 123-09 - VR / UAP
II. TÉXTO:
Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado
del mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario,
dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la
necesidad de mejorar.
III. TÉRMINO:
1. Antefirma: Fórmula de cortesía que corresponde a una persona o a una
corporación y que se pone antes de la firma. Es el parágrafo de la despedida, la
primera letra va en alta y las demás en bajas, seguido de una coma.
Ejemplo:
Atentamente, Afectuosamente,
2. Firma.: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgos
característicos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto de
grafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su Documento
Nacional de Identidad.
3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el grado o título académico del
remitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben
Tratamiento Título profesional
Nombres y apellidos
Cargo administrativo

3. escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y el
código de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas.
Ejemplo:
…........................................................
Ing. RAUL HIDALGO RIVAS
Gerente General de ELECTROCENTRO
4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y
encauzar el adecuado tratamiento, es un distintivo formal que
caracteriza a cada institución. El sello circular se emplea para dar
autenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma del
responsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva.
5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas, modelos de
documentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera
fundamentalmente en los informes.
6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en
que dependencias se archiva.
Ejemplo: c.c. : Archivo
Secretaría
Dirección
7. Distribución: Sirve para señalar las dependencia a las que llegará el documento.
Se escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias.
Ejm. DISTRIBUCIÓN:
Secretaría General
Jefatura de Área Académica.
8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable del documento, por un lado
se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a la
persona que digita (iniciales de su nombre con minúscula).
Ejm. FPS/asc
TAREA ACADÉMICA N° 01
1. Pegue 10 modelos de membrete de instituciones públicas y privadas de nuestra localidad o
región.
2. Imagina que la UAP recibe oficios de diferentes entidades públicas como: Municipalidad
Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”,
EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los códigos
de oficio. Asimismo de cada uno elabore la firma, pos firma y pie de página.
3. Imagina que la UAP envía oficios a diferentes entidades públicas como: Municipalidad
Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”,
EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Sub Gerencia del
Gobierno de la Región Junín. Elabore los posibles destinatarios y asuntos
4. Redacte un modelo de informe, oficio, memorando, carta; considere sólo encabezamiento,
texto (líneas punteadas) y término. En estilo bloque, semibloque y bloque extremo
remitente digitadora

4. EL OFICIO
El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en el sector público y por
extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no
dependen del Estado. Es una comunicación que se cursa entre funcionarios, autoridades y
representantes de instituciones públicas o privadas. También lo emplean los civiles para dar
respuesta a comunicaciones de igual índole, consignado en la parte respectiva. Sirve para dar
cuenta de algún acto, pedir, invitar o informar algo.
ESTRUCTURA:
1. ENCABEZAMIENTO:
a. Membrete.- Indica el nombre de la institución.
b. Nomenclatura del Año.- Es el nombre que lleva el año y se ubica en la parte superior
del papel, debidamente centrado.
c. Lugar y fecha.- Identifica el lugar del remitente. Se escribe de la parte céntrica de la
hoja hacia la derecha, el nombre del mes se escribe con minúscula.
d. Código y Número.- Se escribe después de unos renglones en blanco, desde el margen
izquierdo. Va el nombre del documento, la numeración, (correlativa, en orden y
empieza el primer día útil de cada año cronológico, hasta el término del mismo), cargo
del remitente e institución.
e. Destinatario.- Se hace referencia al tratamiento y al nombre, luego la función o cargo
que desempeña el destinatario. Según su extensión, puede distribuirse en uno o dos
renglones a partir del margen izquierdo; no se utiliza abreviaturas.
f. La dirección, lugar a donde se remite el oficio, pudiendo ser muchas veces la misma
localidad de remisión, en ese caso se escribe la palabra Presente o Ciudad
(debidamente subrayado).
g. Asunto , se sintetiza el porqué del oficio, es preciso y claro.
2. TEXTO:
a. Fórmula de apertura.- Es la que encabeza la redacción del texto del oficio. Hay
muchas fórmulas de apertura, las más recomendables según normas de redacción son:
“De mi especial consideración “; “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para...”, se usa
cuando se dirige a un superior; “Tengo el agrado dirigirme a usted para hacer de su
conocimiento...””Es grato dirigirme a usted…” si es enviado a un funcionario de igual o
menor jerarquía.

5. b. Exposición.- desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo más breve posible, es
necesario evitar la grandilocuencia y la redundancia. En las actuales circunstancias nos
obligan a ser prácticos, directos y económicos, en función de ahorrar tiempo y
esfuerzo.
c. Párrafo de cierre: que, como su nombre indica, es un párrafo que se utiliza al finalizar
puede ser la frase clásica de redacción, “Es propicia la oportunidad para testimoniar a
Ud., los sentimientos de mi especial consideración y estima personal”; “Me valgo de la
oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi consideración distinguida”,
etc.
3. TÉRMINO:
a. Antefirma, El oficio termina con la frase clásica Dios guarde a Ud. o
Atentamente, van seguidos de una coma.
b. Firma, Encima de la línea va la rúbrica y hacia el lado izquierdo de la misma, el
sello
c. Post firma.- Debajo de la línea punteada se escribe el nombre y apellido del
remitente en letras mayúsculas, luego el cargo o función que desempeña.
d. Con copia
e. Distribución
f. Pie de página
CLASES DE OFICIOS:
OFICIO SIMPLE.- Es el que se dirige a un solo destinatario.
OFICIO MULTIPLE.- Es aquel que con un mismo texto y con la misma
numeración se dirige a varios destinatarios.
TAREA ACADÉMICA Nº 02
1. ¿Quiénes están en la potestad de firmar y enviar oficios?
2. Elabore 5 modelos de código (interpretado) y destinatario.
3. ¿Por qué la fórmula de apertura en el oficio, no siempre es la misma?
4. ¿Cuando diriges el oficio a un jefe inmediato superior, que fórmula de apertura utilizarías?
5. Establecer la diferencia entre oficio simple y múltiple.
6. ¿Cuál es la diferencia esencial entre formato A, B, C?
7. Observa diferentes oficios y transcribe 05 modelos de fórmula de apertura.
8. Copie 05 modelos de párrafo de cierre.
9. ¿Firma es igual a post firma? Explique.
11. Redacte dos modelos de oficio:
Primero: invitando a profesionales de tu carrera profesional a participar como expositor en un
PANEL FORUM. (Estilo bloque extremo)
Segundo: Instituciones públicas o privadas invitan a la universidad a participar en Campaña
“Cuidemos a nuestros niños” (Estilo semibloque)

6. EL I N F O R M E
EL INFORME ADMINISTRATIVO
Es un documento que sirve para informar o comunicar el avance o culminación
de acciones encomendadas, de sucesos, hechos, etc., que le asignan a determinadas
personas. Los informes circulan fundamentalmente dentro de una entidad
generalmente de un subordinado a un jefe superior inmediato o de una dependencia a
otra.
PARTES: El informe al igual que un memorando u oficio tiene las tres partes
esenciales encabezamiento, texto y término:
I. ENCABEZAMIENTO:
 Membrete (opcional)
 Año calendario(opcional)
 Lugar y fecha
 Código
 Destinatario
 Asunto
 Referencia.
2. TEXTO: Estrategia de redacción
a. Fórmula de apertura.- Es la que inicia la redacción del texto, ejemplo:
Tengo el agrado de.., Por el presente me dirijo a…, etc.
b. Exposición.- Se desarrolla de manera sistemática, ordenada el, asunto de
manera cronológica y temáticamente. No debe caerse a la contradicción y
vacíos.
c. Fórmula de cumplimiento.- Es el párrafo separado del texto.
Ejm. Es todo cuanto informo a usted para su conocimiento y demás fines.
Cualquier información adicional o ampliatoria estaré presto a ofrecer a su
despacho.
3. TÉRMINO:
 Antefirma
 Firma
 Pos firma

7.  Con copia
 Pie de página
 Anexos
CLASES DE INFORMES:
a. Informes Ordinarios.- Lo utilizan los que desempeñan cargos, para informar a
sus jefes el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo
de dichas acciones. Se caracteriza por ser regular, rígido porque se emite
periódicamente, su remisión es específica, obligatoria y va enumerada..
b. Informe Extraordinario.- Lo usan todas aquellas personas que trabajan y
tienen la necesidad de dar a conocer esporádicamente acciones o sucesos
realizados.. Se caracteriza por ser irregular, flexible, se presenta según las
circunstancias. Y no va enumerado.
TAREA ACADÉMICA Nº 03
1. Imagina que has realizado actividades económicas en tu aula, redacte
un informe económico en Formato C
2. Imagina que eres empleado en un determinado campo laboral, redacte
un informe detallando a pérdida de un material que estuvo a tu cargo.
3. Fotocopie tres modelos de informes y analice sus aciertos y desaciertos
en la redacción.

8. LA SOLICITUD
Según Otto Valladares es un documento a través del cual se formula una petición
personal amparada por ley. A veces, sin embargo, la petición se basa en el sentimiento
humano, en el que interviene el sentido de equidad.
Debe redactarse en lo posible a computadora en caso que la institución no cuente con
el Formulario Único de Trámite FUT, el cual se escribe a manuscrito, se redacta con términos
adecuados y corteses, siempre ajustados a la verdad, sin tratar de sorprender a nadie.
ESTRUCTURA:
ENCABEZAMIENTO:
SUMILLA: En esta parte se sintetiza o resume el pedido, se utiliza el verbo en singular
1ra o 3ra persona en tiempo presente. Se ubica en la parte superior derecha, su
extensión no debe exceder de dos líneas, debe ser corta y concisa.
Ejemplo:
SOLICITO: Certificado de Estudios.
“Solicita Certificado de Estudios”
Solicita: Certificado de Estudios.
DESTINATARIO: Se dirige a la máxima autoridad representativa de una institución.
NOTA: el destinatario se escribe con mayúscula, precedido del tratamiento SEÑOR
seguido del cargo administrativo, sin ningún signo, se ubica al margen superior
izquierdo sin sangría, sea cual fuese el estilo formal de redacción que se emplee en la
redacción de la solicitud.
TEXTO:
Redacción del Texto: Consta de tres secciones.
EXORDIO.- conocido también como referencias personales comprende los siguientes
datos:
Nombre y apellidos del solicitante, datos personales como identificación, domicilio,
etc. Se escribe de manera completa, al margen de todo tipo de prejuicio. Los nombres
deben ir en el siguiente orden: apellido paterno, materno y nombres. Esto facilita la

9. rápida e inmediata ubicación. Evita algunas confusiones que podrían crearse entre
nombres y apellidos. Los datos personales se adecuan con la institución o entidad en
el que se solicita el documento.
EXPOSICIÓN O CUERPO: En esta parte se fundamenta el pedido, se inicia
generalmente con la palabra ( Que, Por, Para, ) seguido de una coma, luego la
fundamentación del pedido, es decir, mentalmente anteponemos ¿Por qué seguido de
la sumilla?, se hace la explicación en forma continua, clara y precisa. Ejm. Sumilla
SOLICITO: EXONERACIÓN EN EDUCACIÓN FÍSICA: Mentalmente ¿Por qué solicito
exoneración en educación física? Respuesta. Porque mi estado físico no me permite.
Unido al vocativo que, sería: Por, estar delicada de salud y la malformación de mi
extremidad superior izquierda no me permite realizar ejercicios físicos, por ello
solicito la EXONERACIÓN de la asignatura de Educación Física. Para mayor constancia
adjunto el certificado médico emitido por ESSALUD
CONCLUSIÓN: Se inicia con POR LO TANTO o POR LO EXPUESTO, seguido de la frase
clásica: ruego a usted Sr. Director acceder mi petición por ser de justicia.
TÉRMINO. Constituido por:
Lugar y fecha: Se nombra el lugar y la fecha al lado derecho, parte inferior.
Firma: Es la rúbrica del apellido y nombre.
CLASES DE SOLICITUD:
A. SOLICITUD INDIVIDUAL:
Sirve para gestionar la atención de un derecho en forma personal.
ENLACE: La solicitud enlaza o relaciona a una persona natural con la autoridad administrativa.
B. SOLICITUD COLECTIVA:
Se emplea para pedir la atención de un derecho que se considera de interés colectivo.
Llamado también memorial.
OBSERVACIONES GENERALES:
El lenguaje que se emplea en la solicitud debe ser cortés y respetuoso, por más que lo
que se solicita se apoya en razones legales o de derecho.
Los datos personales que hemos mencionado no son necesarios en su totalidad sino
los más esenciales.

10. El domicilio no debe faltar en ninguna solicitud.
Los menores de edad también pueden elevar solicitudes cuando se trata de pedir
certificados, constancias de estudio.
En el párrafo final caben 2 expresiones: Es justicia o es gracia. En el primer caso,
cuando lo que se pide es un derecho, en el segundo cuando es un favor que se espera
alcanzar.
Cuando las razones o argumentos son varios, el cuerpo de la solicitud puede dividirse
en párrafos separados en punto. Y cada párrafo comienza con, Que,
Siempre deben hacerse las solicitudes con una copia, la misma que después de sellada
por mesa de partes queda en poder del recurrente como constancia.
TAREA ACADÉMICA N° 4
1. Elabore un mapa conceptual de las partes de la solicitud.
2. Mencione 5 ejemplos de sumilla, destinatario.
3. Elabore dos modelos de exordio y exposición.
4. Redacte dos modelos de solicitudes:
5. Sumilla: Solicito: Carta de presentación para realizar prácticas preprofesionales.
6. Sumilla: Solicito: Constancia de estudios.
7. ¿Es importante saber redactar una solicitud? Explique.
8. Explique qué parte de la solicitud te hace más difícil redactar.