Die Notwendigkeit und Nutzen von Marktpreisbenchmarking im Bau und Gebäudebetrieb - Aufzeigen einer bewährten Methodik für Transparenz und Vergleichbarkeit in Kostenstrukturen

1. excellence in real estate
Präzises Benchmarking für
CREM, Property und
Facility Management
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2. Ihr Partner AIS Management
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3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
 Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,
 Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von
 Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen
Consulting
 Benchmarking
 Einkauf und Lieferantenmanagement
 planungs- und baubegleitendes Facility Management
 betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,
 SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,
 aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung
Benchmarks
 Mitwirkung in nationalen und internationalen
Normungsgremien (DIN, CEN etc.)
 FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres
 Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und
 Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM
E-Solutions
 Software und Wissensarchive
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4. Geschäftsfeld E-Solutions: Einsatz und Zusammenspiel von E-Collaboration und E-Sourcing
Immobilienlebenszyklus
Planung Realisierung Betrieb Vermarktung
Secure Dataroom: virtueller Projektraum (Schwerpunkt: Dokumente)
Definition Planungsvorgaben Projektorganisation / -ablage Stammdaten Strukturierung Akten
Kommunikation und Dokumentation
Digitale Projektakte Digitale Bauakte Digitale Liegenschaftsakte Due Diligence Akte
FM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe online (Schwerpunkt: Daten)
Ausschreibung Bauleistungen Abrechnung
Ausschreibung Gebäudebetrieb Umsetzung Gebäudebetrieb
Ausschreibung Rahmenverträge Fortschreibung LV
Prozessdefinition und -dokumentation
 komplementäre Webtools
 Fachexpertise als 2. Seite der Medaille
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5. Notwendigkeit für AIS-Benchmarking im Bau und Gebäudebetrieb
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6. Ihre Aufgaben, unsere Lösungen, Ihr Nutzen
Sie sind ...
Immobilieneigentümer oder -betreiber und wollen Kosten und Leistungen unternehmenseigener bzw. externer Facility
Management-Dienstleister bewerten
... wir helfen Ihnen
 Effizienz und Wirtschaftlichkeit Ihres Gebäudemanagements zu überprüfen
 Verbesserungspotentiale in Ihrer Immobilienbewirtschaftung aufzudecken und auszuschöpfen
 Facility Management-Konzepte und -prozesse zu optimieren
 Leistungen und Verträge neu zu justieren
 Ihrer gesetzlichen Betriebsverantwortung gerecht zu werden
Sie sind ...
Facility Management-Dienstleister und wollen Ihre Offerten auf Wettbewerbsfähigkeit prüfen bzw. die Qualität Ihrer
Kalkulationsabteilung steigern
... wir helfen Ihnen
 methodische Schwachstellen in Ihrer Kalkulation zu identifizieren
 Ihre Angebotspreise wettbewerbsorientierter zu entwickeln
 Ihre Marktpositionierung zu verbessern
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7. AIS-Benchmarking – Datenquellen und Lösungskompetenz
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8. Exklusive Benchmarks und Fach-, Prozess-, Praxis-Know-how
Benchmark-Pools der AIS Management
 Ausschreibungs- und Angebotsdaten der Wissensarchive des führenden Online-Ausschreibungssystems FM-Marktforum
 über Jahre mit Immobilienunternehmen und Fachconsultants aufgebauter einzigartiger Pool an Primärdaten
 Best practice
 Projektfundus Volumen mehrere Mrd. EUR
 maximale Marktnähe, Aktualität und Wettbewerbsrelevanz
 Transparenz, Maßstäbe und Ziele für Ihr Facility Management
Analyse- und Fachexpertise der AIS Management
 sorgfältige In-Depth-Analysen von Vergleichbarkeit und Übertragbarkeit der Kennzahlen
 umfangreiche Praxisprojekte aus Kunden-, Betreiber- und Dienstleistersicht
 fundierte inhaltliche Auseinandersetzung durch langjährige Erfahrungen mit gleichartigen Aufgabenstellungen
 exzellenter Zugang zu führenden Unternehmen, Verbänden, AIS-Fachplaner- und Expertennetzwerken
 präzise Information + Bewertung + Handlungsanweisung statt Plattitüden
 Lösungsorientierung statt Datenfriedhof
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9. AIS-Benchmarking – Methodik und Praxisbeispiele
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10. Wichtig: Fokus auf Vergleichbarkeit von Daten
Wesen des Benchmarking
Gegenüberstellung von Kosten bzw. Kostenleistungsverhältnissen mit vergleichbaren Kennzahlen des Gebäudemanagements
von in diesem Sinne als vorbildlich erachteten Liegenschaften / Unternehmen am Markt
Voraussetzung für sinnvolle Ergebnisse
Leistungen (Kundenprojekt, Referenzprojekte) müssen vergleichbar sein!
Konsequenzen
 Analyse bis auf Ebene von Einzelpositionen erforderlich
 ggf. pauschale Buchungen beim Kunden müssen aufgeschlüsselt werden
Zu beachtende Leistungsdimensionen
 Was  Tätigkeitsbestandteile (beschriebene und nichtbeschriebene Anteile)
 Wofür  Gegenstand, auf den sich Tätigkeit bezieht (Anlagentechnik, -dimensionierung, -zustand)
 Wie oft  Frequenz, Zeitraum (siehe auch gesetzliche Vorgaben)
 Wie viel  Leistungsvolumen (qm, Stückzahlen etc.)
 Wo  Ort der Tätigkeit (Region, Lohntarif)
 Wann  Datum der Leistungserbringung (Jahr, saisonale Einflüsse)
 Wie  Technologie der Arbeitsausführung (Prozesse, technische Unterstützung)
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11. Strukturen für Benchmarking
Gebäudemanagement: Aufgabenbereiche
 Technisches Gebäudemanagement
 Infrastrukturelles Gebäudemanagement
 Kaufmännisches Gebäudemanagement
Tätigkeiten
 Flächenmanagement
 ...
 Bedienen
 Wartung
 Inspektion
 Dokumentation (technische Prüfpflichten)
Kostengruppen nach DIN 276
 ...
 414: Feuerlöschanlagen
 430: Lufttechnische Anlagen
 ...
Anlagen / Einzelposition
 Kühldecken
 Brandschutzklappen
 ...
 Benchmark-Sets: Makro  Detail
 Benchmark-Themen: Kosten, Leistungen, Personen
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12. Praxisbeispiel: Detail Wartung Brandschutzklappen
Leistung
Wartung Brandschutzklappe nach VDMA 24186-1 (Einrastvorrichtung und Auslösevorrichtung auf Verschmutzung und
Funktion prüfen, Dichtungen auf Verschmutzung und Beschädigung prüfen, funktionserhaltendes Reinigen ...)
Preisbenchmarks
Referenz Angebotspreise (netto) Vergabepreise
min max Durchschnitt (netto)
Projekt 1 7,92 € 24,97 € 13,33 € 14,50 €
Projekt 2 11,00 € 37,93 € 17,22 € 17,02 €
Projekt 3 10,20 € 14,07 € 12,36 € 10,20 €
Projekt 4 9,64 € 34,45 € 18,03 € 12,45 €
Projekt 5 4,35 € 18,08 € 8,74 € 3,85 €
Schlussfolgerungen z.B.
 Auftraggeber:  Dienstleister:
Vergabepreis 3,85 € unter Selbstkosten, Leistung kann unsystematische Streuung legt nahe, dass Top-down
nicht bzw. nicht fachgerecht erbracht werden, Verstoß kalkuliert wird, kostenrelevante Einflussfaktoren zur
gegen gesetzliche Betriebsverantwortung konkreten Leistung bleiben unberücksichtigt
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13. AIS-Projektframework: Aufbau und Ergebnisse
Phasen / Meilensteine Charakter
Projekt- Terminplan
Kommunikationsstandards  Kick-off
abstimmung Schnittstellen
Sichtung Kundendaten  grobe Standortbestimmung
Quickcheck Schnellvergleich auf Makroebene  Potentialabschätzung
akuter Handlungsbedarf / Sofortmaßnahmen  Troubleshooting / Feuerwehr
Aufbereitung gegliederte, validierte Kundenzahlen  Kosten beim Kunden
Auswahl Benchmarking-Gebäude / -Partner  Leistungen beim Kunden
Gegenüberstellung Kundendaten /
Vergleich Marktbenchmarks  Spiegelung
Abweichungen  Ausreißer, ABC-Analyse
Auswertung Ursachen  Kostenabhängigkeiten
Abhängigkeiten  Sensitivitätsanalysen
Verbesserung Aktionspläne  was, wie
Priorisierung  wer, wann
 modulares Prinzip
 Multi-Ebenen-Analyse: Top-down, Bottom-up
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14. Referenzen und Kontakt für weitere Informationen
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15. AIS Management – excellence in real estate
Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
 Consulting
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
 Data & Knowledge Capital
Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
Musterdokumente und -tools.
 E-Solutions
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
 Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
 Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.
Partner der AIS Management
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16. excellence in real estate
Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: consulting@ais-management.de
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Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18
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