elaboracion de documentos

1. ELABORACION DE DOCUMENTOS
PRESENTADO POR: LEIDY VARGAS, JESSICA SERRANO Y
KATERINE MOLINA.
PRESENTADO A: JEISSON CHAVES
CURSO: 11-03 SENA J.T
AÑO: 2015

2. Un documento es un testimonio material de un hecho o
acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o
privadas, registrado en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte en lengua natural o convencional.

3. 1.El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes
colectivos, materializados en un soporte físico y conservados a
través del tiempo se constituye un patrimonio documental.
2.El patrimonio integrado por documentos los profesionales de la
Documentación tratan con el objeto de garantizar su conservación
y su difusión.
3. Los documentos fijan el conocimiento y el saber y garantizan su
conservación.

4. Los documentos pueden clasificarse de muy diversas
formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En
la Biblioteca y en función de su contenido, los principales
documentos que podemos encontrar son:
Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido
puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o
varios volúmenes.

5. Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por
entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en
general, con una periodicidad dada. En general se las denomina revistas,
pero cuando la periodicidad es diaria, se les llama diarios.
Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la
denominación de actas. y recogen las aportaciones de la comunidad
técnico-científica sobre un tema específico.
Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y
sometido al control de una institución universitaria en vistas a la
obtención de un título o diploma en esta Institución.

6. Bibliografías: Describen y clasifican referencias de documentos con
el fin de darlos a conocer y hacerlos accesibles para facilitar el trabajo
intelectual.
Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes
documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc… Es un instrumento que
nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las
bibliografías, se caracterizan por indicar la localización del documento
original.
Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de
una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible
por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o
asunto. Permite al investigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil
actualización. Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos
científicos (generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes
de información secundarias por excelencia.
Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o
reglas sobre una temática determinada.

7. Los documentos comerciales son todos los comprobantes
extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la
ley la misión que cumplen los documentos comerciales es de
suma importancia.

8. Superior 3 o 4 cm
Izquierdo 3 o 4 cm
Derecho 2 o 3 cm
Inferior 2 o 3 cm

11. EL SEÑOR LLEVAA CABO LAS SOLUCIONES DE PROBLEMAS JUDICIALES
CERTIFICA
Que una vez revisada las hojas de juicio en la sala de juntas el dia 02 de mayo de 2014, el señor Bernardo
Pedraza con cedula de ciudadanía 15.956.971 no tendrá que presentarse al juicio citado en la hoja de juicios.
Esta orden tiene una vigencia hasta después de 5 días si el señor no se comunica con el encargado de juicios
dentro de esos días tendrá que asistir al juicio por obligación el cual seria en el dia 02 de junio de 2014.
PAULAANDREA RODRIGUEZ

12. Bogota D.C 02 de agosto de 2010
LA EMPRESA MORRIS SEGURITY
HACE CONSTAR
Que el empleado Álvaro Vargas Rivera con cedula de ciudadanía 15.956.941 lleva trabajando 15 años en la empresa como celador.
Esta constancia se expide para una nueva hoja de vida
Cesar Gutiérrez
GERENTE
Transcriptor: Leidy Tatiana Vargas Gómez

20. Internas: Son aquellas comunicaciones que se
generan en cada oficina, con destino a las diferentes
dependencias de la misma entidad o las ubicadas
en las distintas sedes. Los tipos documentales
básicos para el curso de las comunicaciones
oficiales internas en las entidades tanto enviadas
como recibidas son el memorando y el circular.

21. Externas: Son las comunicaciones oficiales que ingresan
y que deben ser revisadas, para verificar la competencia,
los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano
o entidad que la remite, dirección donde se debe enviar
respuesta, asunto o referencia.

22. Internas: La comunicaciones enviadas de este medio,
se transmitirán teniendo en cuenta la información
que forma integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para la perspectiva
en la unidad de correspondencia, la cual se encargara
de dar los lineamientos para el control y establecer los
procedimientos adecuados para su administración.

23. Externas: Las entidades que dispongan de Internet y
correos electrónicos, reglamentaran su utilización y
asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de
cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de
correspondencia tendrán el control de los mismos,
garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas.

24. CONCEPTO
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo e s
paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Son unidades estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades
discretas en sistemas de información

25. Documentos no comerciales
 Hoja de vida
 Un currículum vítae, también simplificado C. V. o
currículum, es el documento que resume los datos
y experiencias más importantes de una persona.
 El término suele aplicarse a la búsqueda de trabajo.
En estos casos, el aspirante a un empleo, ayuda o
similar debe presentar un documento con todo lo
que ha hecho hasta la fecha, a modo de resumen
de sus méritos

27. Correspondencia personal
 Es el trato recíproco entre dos personas mediante el
intercambio de cartas, tarjetas, telegramas, catálogos,
folletos, etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Folleto
 Un folleto es un texto impreso reducido de hojas, que
sirve como instrumento divulgativo o publicitario

28. FOLLETO

29.  REVISTAS
 Publicación periódica en forma de cuaderno con artículos
de información general o de una materia determinada, con
una cubierta flexible y ligera y a menudo ilustrada
 PUBLICACIONES SERIADAS
 Publicación, editada en cualquier medio físico, que aparece
en partes sucesivas, cada una de las
 cuales presenta designaciones numéricas o cronológicas y
que pretende continuarse
 indefinidamente.

30. Documentos no contables
 Estos se llaman documentos informativos, y son de carácter
solamente de soporte
 COTIZACION
 Es poner precio a algo estimar a alguien o algo en relación con un
fin, pagar una cuota
 PEDIDO
 Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud
también especifica los términos de pago y de entrega.
 REMISION
 La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi
excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para
acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido

31. COTIZACION

32. PEDIDO

33. REMISION

34. Documentos contables
 Los documentos contables son todos los comprobantes
por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil.
Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado
 Recibo de caja
 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el
cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad

35. RECIBO DE CAJA MENOR

36.  Comprobante de egreso
 es el documento encargado de mantener el registro de
todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio.
Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas
como para grandes empresas.
 Nota de contabilidad
 es un documento interno de la empresa, que es utilizado
para hacer registros contables, cuando se trata de
operaciones que no tienen soportes externos, u
operaciones para las cuales no existen documentos
internos específicos.

39.  Nota crédito
 Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con
el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
 Notas bancarias
 Es el documento que el banco entrega a su cliente (sellado por el
cajero) declarando haber recibido dinero (pesos, cheques u otros
valores) en calidad de depósito en cuenta corriente o en caja de ahorro
 Nota debito comercial
 Llamase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente,
en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este
documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación,
interés por pago fuera de término, etc.

41. Nota debito

42. Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a
sus cuentas habientes para que lo diligencien al consignar.
el original queda en el banco, y una copia con el sello del
cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora,
sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que
consigna.
HAY DOS TIPOS DE FORMULARIOS: uno para consignar
en efectivo y cheques de banco locales y otro para consignar
remesas o cheques de otras plazas.

44. Las empresas que han creado un fondo de caja menor,
una vez se agotan los recursos o dineros asignados al
fondo, el responsable del mismo debe solicitar el
reembolso de caja menor, esto es, solicitar el
reembolso de los recursos gastados para recuperar el
monto inicialmente asignado

46. Es el análisis de las transacciones del efectivo, en un
momento determinado, con el objeto de comprobar si
se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el
saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se
encuentra físicamente en caja en dinero efectivo,
cheques o vales. Sirve también para saber si los
controles internos se están llevando adecuadamente.

48. Es un proceso que permite comparar los valores que
la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros
o cuenta corriente, con los valores que el banco le
suministra por medio del extracto bancario, que suele
recibirse cada mes.

50. Es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona
compra un producto, una vez que la persona ha cancelado,
el vendedor, emite una nota de despacho o salida de
mercancías, ordenando al almacén entregar el producto
solicitado al cliente.

52. El artículo 619 del Código de Comercio enseña que los títulos
valores pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de
participación y de tradición o representativos de mercancías.
Varios criterios se han intentado en la doctrina para
determinar una clasificación acertada y precisa en esta
materia. Tomando como base la clasificación de la norma
citada tendremos que afirmar una clasificación teniendo en
cuenta:

53. A) El contenido de la prestación o el objeto sobre el cual
recae
B) La moneda,
C) El lugar de creación,
D) La forma de creación,
E) El cumplimiento de las formalidades,
F) La función económica,
G) La naturaleza jurídica del creador o emisor del título,
H) El régimen aplicable,
I) La causa,
J) La ley de circulación.

54. Características:
Debe contener mención explícita del tipo de documento
que es (en este caso, un cheque), nombre y domicilio de la
entidad bancaria, fecha y lugar de emisión, orden de pago
por una cantidad determinada de dinero, nombre y firma
de mano propia o autógrafa del librador o titular de cuenta,
y nombre completo del beneficiario. Algunas entidades
bancarias, además, para evitar fraudes y falsificaciones, le
asignan una numeración a sus cheques como control
interno.

56. La letra de cambio es un documento muy difundido y
es utilizado para transferir la propiedad de cosas,
artículos y servicios en términos particulares; en
muchas ocasiones se encuentra avalado con un
contrato y de no ser así con dos avales es suficiente

58. El pagaré es un título de crédito, con determinadas
formalidades, que contiene la promesa pura y simple
de pagar una cantidad de dinero a una persona
determinada.

60. La factura cambiaria de compraventa es otra clase de titulo
valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un
servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual
está estipulado el valor que el comprador debe pagar al
vendedor y plazo para realizar dicho pago.

62. Los CDT s o Certificados de Depósito a Término son títulos
valor que emite un banco, corporación financiera o
compañía de financiamiento comercial a un cliente
que ha hecho un depósito de dinero con el propósito de
constituir dicho CDT. Hay que saber que en cada banco nos
pueden pedir un monto mínimo de capital para constituir
el CDT y también que estos depósitos se hacen a un
término fijo, mínimo de 30 días, aunque comúnmente se
hacen a 60, 90, 180 Y 360 días.

64. Es aquel en el que los valores que se transan no tienen
preestablecido el rendimiento, siendo las acciones el
título característico de este mercado. La rentabilidad
está ligada a las utilidades obtenidas por la empresa en
la cual se invierte, así como a las posibles variaciones
en los precios de los valores, dadas por las condiciones
existentes en el mercado.

66. Los Bonos constituyen una interesante alternativa de
inversión a mediano plazo, pues son títulos que
representan un derecho sobre un crédito colectivo a
cargo de la entidad emisora. Esta modalidad de
inversión generará rendimientos a una tasa de interés
variable indexada a la DTF +/- unos puntos
adicionales, de acuerdo con las condiciones de cada
emisión de bonos.

68. GRACIAS