O profissional do secretariado

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O profissional do secretariado

  1. 1. O PROFISSIONAL DO SECRETARIADO Carlos Alberto Esteves Pires, Ano: 10 Turma: S6 Nº5 Escola Secundária Fernando Namora
  2. 2. • Os (as) Secretários (as) são profissionais responsáveis pelas diversas tarefas administrativas necessárias ao correcto funcionamento de uma administração, serviço ou escritório.
  3. 3. • As actividades principais a desempenhar por este técnico são:• Planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direcção, providenciando pelo cumprimento dos compromissos são:• Organizar a agenda, efectuando a marcação de
  4. 4. • reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações;• Organizar reuniões, elaborando listas de participantes , convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;• Organizar deslocações efectuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas.
  5. 5. • Assegurar a comunicação da chefia/ direcção com interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa e estrangeira:• Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/ direcção, ou encaminhando para outros
  6. 6. • serviços;• Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista;• Contactar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e informações da chefia/ direcção.• Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/ direcção:
  7. 7. • Seleccionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;• Providenciar a expedição da correspondência da chefia/ direcção;• Redigir cartas/ ofícios, memorandos, notas informativas e outros textos de rotina administrativa, a partir de informação fornecida pela chefia/ direcção, em língua portuguesa ou estrangeira;• Efectuar o processamento de texto da correspondência de outra documentação da chefia/ direcção;
  8. 8. • Efectuar traduções e retroversões de textos de rotina administrativa;• Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de arquivo.• Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado:• Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existências, detectando faltas e providenciando pela sua reposição;• Organizar processos, efectuando pesquisas e seleccionando documentação útil a pedidos externos e internos de informação;
  9. 9. • Elaborar e actualizar ficheiros de contactos bem como outro tipo de informação útil à gestão do serviço.
  10. 10. CONCLUSÃO• ESPERO QUE TENHAM GOSTADO DO MEU TRABALHO SOBRE O “PROFISSIONAL DO SECRETARIADO”
  11. 11. TRABALHO FEITO POR:• Carlos Alberto Esteves Pires: Ano: 10º Turma: S6 Número: 5 PROFESSORA: CATARINA ANDRADE DISCIPLINA: TÉCNICA DE SERETARIADO

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