Manual de Usuario S I A G I E 2.0

OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN

Sistema de Información de Apoyo a la
Gestión de la Institución Educativa
SIAGIE v.2.0.1

Manual de Usuario

1

HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor
16/11/2009 1.0 Elaboración del manual. PO
06/05/2010 1.0 Elaboración del manual de Usuario. YC
12/05/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC
27/08/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha LA
19/01/2011 2.0 Actualización de las opciones de: Datos de Institución YC
Educativa: parámetros, Año Académico (activación),
Módulos y especialidades, Procesamiento de notas:
prematrículas

Autor(es):
YC : Yajaira Canal

LA : Liz Alvarez

Revisores:
HZ : Hugo Zumaeta

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Contenido
1. Introducción.......................................................................................................................... 4
2. Ingreso al Sistema ............................................................................................................... 6
3. Datos de la Institución Educativa ..................................................................................... 11
4. Año Académico.................................................................................................................. 21
5. Fases .................................................................................................................................. 24
6. Períodos de Evaluación .................................................................................................... 26
7. Registro de Ambientes ...................................................................................................... 28
8. Grados y Secciones .......................................................................................................... 29
9. Fechas Especiales IE ........................................................................................................ 41
10. Padrón Nacional del Personal ........................................................................................... 43
11. Registro Personal de la IE ............................................................................................ 51
12. Registro Asistencia Personal IE ................................................................................... 59
13. Administrar Roles .......................................................................................................... 61
a) ............................................................................................................................................. 62
14. Mantenimiento de usuarios.............................................................................................. 63
15. Asignación Accesos a Familiar........................................................................................... 64
16. Registro de Estudiantes ................................................................................................ 69
17. Matrícula de Estudiantes............................................................................................... 83
18. Nómina de Matrícula ................................................................................................... 101
19. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 106
20. Resoluciones IE ........................................................................................................... 118
21. Estudiantes por sección .............................................................................................. 123
22. Padrón de Apoderados ............................................................................................... 127
23. Cambio de Sección por Estudiante ............................................................................ 128
24. Traslado de Estudiantes ............................................................................................. 131
25. Retiro de Estudiantes .................................................................................................. 133
26. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 136
27. Registro de Notas Genérico ....................................................................................... 139
28. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 146
29. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 148
30. Procesar Notas ............................................................................................................ 151

3

31. Proceso Disgregado de Notas.................................................................................... 159
32. Impresión de Boletas de Información ........................................................................ 163
33. Acta Consolidada de Evaluación................................................................................ 167
34. Recuperación Subsanación ........................................................................................ 168
35. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................... 168
36. Reporte Recuperación y Subsanación ...................................................................... 169

1. Introducción
a) OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0
(Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para
ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional.

El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las
Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos
administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar
Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de
Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación.

De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y
que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los
recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas
(DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).

b) ALCANCE DEL SISTEMA

Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que sea
ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera
independiente y centralizada.

c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema cuenta con los siguientes módulos:

d) Administración del Sistema

Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para
su acceso al sistema.

e) Configuración

Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de
todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del
equipo de administración central del MINEDU.

4

f) Administrar Personal

Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución
educativa.

g) Administrar IE

Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su
proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a
las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.

h) Administrar Red

Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el
registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.

i) Seguridad

Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la
asignación de roles y la administración de privilegios.

Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:

j) Ayuda

Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del
Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas

ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las
operaciones del sistema.

La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la
siguiente ventana.

Para ver los videos
pulse sobre la opción
que quiere ver

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2. Ingreso al Sistema

Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:
http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,
después ingresar a la opción de “Intranet”

Ingrese a la
opción Intranet

Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos
con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.

Ingrese al
SIAGIE 2.0

Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema

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En ocasiones, en el primer ingreso al sistema, se pide el correspondiente cambio de password por parte
del usuario, mediante la siguiente ventana.

EL asistente de configuración de Instituciones educativas.

Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrará el Sistema será la
el asistente de configuración inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datos
básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa.

Si el todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializada,
entonces esta ventana no se visualizará.

7

Por defecto
aparecen las
instituciones
educativas a las
que el usuario
está asociado

Seleccione los
turnos de la IE

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institución Educativa Corresponde a una colección de las instituciones
educativas asociadas al usuario que son
susceptibles de ser inicializadas.

Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa.
Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario
dentro del turno.

Año Académico El año Académico que se desea inicializar.

Se trata de los años académicos vigentes para

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todas las instituciones educativas a nivel nacional.

Número de aulas Seleccione el número de aulas con los que cuenta
la Institución Educativa. El sistema creará las aulas
01, 02, 03, …., n, donde n es el número indicado en
este campo.

Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluación

Dependiendo de lo indicado en este campo, se
creará:

Anual: 01 periodo anual.

Bimestral: 04 periodos bimestrales.

Trimestral: 03 periodos trimestrales

Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema

Básico: El usuario tiene las opciones básicas

Completo: El usuario tiene todas las opciones
disponibles para la gestión de la IE.

Al finalizar el presente capítulo puede ver un gráfico
de la aplicación de estos dos roles de usuario.

Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de
secciones por grado en la I.E

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativo
pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.

Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”

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En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.

Finalmente pulse el botón “Finalizar” para indicar que ya no se desea continuar con la inicialización de
IIEE. Sin embargo, El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas.

En el gráfico siguiente puede ver el tipo de aplicación de los roles de usuario d acuerdo al tipo de usuario
del sistema:

10

CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL

3. Datos de la Institución Educativa
Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite
complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página
web, entre otros.

Datos de la IE
extraídos del
padrón de
ESCALE.

Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se
realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un
botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está
previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo las
IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.

La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la
información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar

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En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.

A continuación realice los siguientes pasos:

a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.-
Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan
los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director:

Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en
Sistema Único de
Planillas

Búsqueda de personal
en la base del sistema

Tamaño
del escudo

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)

Código Modular Identificador del personal

Anexo Anexo

Nivel Nivel Educativo

Nombre Nombre de la institución educativa

Gestión Encargado de la gestión

Departamento Departamento de institución educativa

Provincia Provincia de institución educative

Distrito Distrito de institución educative

Dirección Dirección de institución educative

Centro Poblado Nombre del centro poblado

Tipo I.E. Tipo de institución educative

Forma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)

Cod. Local Código numeral asignado al local

DRE DRE a la cual pertenece la Institución Educativa

Ugel Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa

Resolución Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la
AUTORIZACION DE institución educativa
FUNCIONAMIENTO

Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización

Turno Turno de enseñanza

Días de la Semana Seleccione los días laborables de la I.E
Laborales

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Horas pedagógicas por Distribución de las horas pedagógicas por día
día

Genero Genero de la I.E

Característica Modo de enseñanza establecido

Datos de Registro

Director Nombre del director de la IE

Teléfono Número telefónico de la IE

Email Cuenta de correo electronic

Página Web Dirección de página web

1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una ventana
que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

2. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se muestra
una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la
opción Registro de Personal.

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3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente
ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas
como la duración de la hora libre

Seleccione el turno

Ingrese el horario
del turno

Ingrese la duración
de la hora
académica y de la
hora libre

4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede
agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.

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Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de
hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué
hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el
sistema irá mostrando las mismas.

Si el usuario ha establecido la
duración de las horas, tanto
académica como libre, entonces el
sistema colocará la hora que
corresponde.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente
ventana:

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Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden
superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías

5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la
semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución educativa al
sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5
cm.

Ruta de la
imagen

Muestra la ventana
de dialogo

Carga imagen
al sistema

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Elija una imagen del
ordenador o PC

Pulse el botón
Abrir para copiar la
ruta de la imagen

b) MODIFICAR PARÁMETROS.-
Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros
y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un
comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parámetros son los siguientes:

Límite Criterio de Evaluación Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las
Boleta de información. libretas de notas del estudiante a partir del cual el
sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por
defecto, el valor es 40.

Si una IE emplea un total de criterios de evaluación
mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el
sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y
de esta forma permitir que la libreta se emita en una
cara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así se
visualiza con un valor de 40:

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Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en
este parámetro:

NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el usuario
debe volver a generar las boletas de información para
que se vean los resultados.

Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se
imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que
Registrar/Imprimir apreciaciones si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la
del tutor libreta de notas.

Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces
mediante esta opción se indica cuántas líneas se
reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Líneas en blanco para registro
manual

Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el
Visualización de datos de libretas Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de
de notas notas.

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1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña
correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten
configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año
académico en la IE.

Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en
los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el
usuario podrá seleccionar el o los programas.

Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber
seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

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El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.

4. Año Académico
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período
de inicio y fin de vigencia.

Registrar Año
Académico

Enlace
modificar Año
Académico Eliminar el
registro

a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Año Detalle descriptivo del año académico
Fecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académico
Fecha Fin Calendario fecha de fin de año académico
Estado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE,
el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una
sección posterior en esta opción cómo se activa un
año académico.

b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa).

d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean
ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo.

El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se
muestra a continuación:

Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de
combinación entre especialidades y módulos:

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el
botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado
académico dentro de la IE.

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e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma
importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del
mismo. Los estados posibles de un año académico son:

Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de
activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.

Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El
proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará
el siguiente mensaje:

Hacer clic en
año inactivo

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año
académico:

Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico
indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por
grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al
cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al
siguiente.

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Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la
página desde el explorador presionando la tecla F5.

Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un
año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono
de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año
académico.

Hacer clic en
año abierto

Nota: El cierre de un año académico es irreversible.

5. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse
dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).

El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

24

Registrar Fase

Enlace
Modificar
Elimina el
Fase Permite cambiar registro
el estado de la
fase.

a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de fases

ESTADO
Activo
Inactivo

Al marcar la casilla se
establece la
asistencia a la fase


Fase Identificador y descripción de la fase.
Fecha Desde Calendario fecha de fase desde
Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar
dentro de las fechas de año académico.
Estado Estado de registro
Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la
columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo
del aspa).

d. Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo
a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que se
realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrá
realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.

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Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación

Enlace de modificar
deshabilitado.

6. Períodos de Evaluación
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período
Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año
Académico.

a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:

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Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación
Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación
Estado Estado de la etapa de evaluación

En el inicio del año académico, se recomienda
mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente,
al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior
culminación se deberá cambiar este estado,
respectivamente a En evaluación y Evaluado.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica
Período
Evaluación

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa
inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).

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7. Registro de Ambientes
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la
institución educativa.

Registro de
Ambiente

a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los
datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Código Identificador del ambiente
Tipo de Ambiente Tipo de área física

Descripción Descripción del ambiente
Ubicación Descripción detallada de la local físico
Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el
ambiente.
Área Medida del local en metros cuadrados.
Estado Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.
Bueno Número de bienes en óptimo estado
Regular Número de bienes en regular estado
Malo Número de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

28

Enlace
Modifica
Ambiente
Eliminar
el registro

b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo
de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar
(símbolo del aspa).

d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Descripción del Reporte:

Aula Es la descripción del aula.
Ubicación Ubicación física del aula.
Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.
Cap Capacidad de estudiantes
Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución
Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

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El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a
llevar en un año académico determinado.

a. A GREG AR G R AD O POR A Ñ O .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar
las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para
agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Lista de Marcar la casilla de
Grados selección de registro.
disponibles

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

El sistema reconoce que para el Elimina el
nivel educativo al que pertenece la registro
IE y según el diseño curricular se
van a asociar estas áreas
curriculares a cada grado.

1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son consideradas
como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
“Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas correspondientes a
un determinado grado.

30

Configuración de
Especialidad a un área
de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego
seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.

Finalmente pulse
Agregar Seleccione los talleres
que va agregar

Dado que los talleres que
aparecen son áreas, debe haber
un catálogo único de áreas que
pueden ser talleres.

En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde
sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Finalmente pulse aceptar

Pulse sobre el aspa

31

Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.

Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se
deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de
una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.

Seleccione el módulo
Al presionar el botón de especialidad y
Agregar, se muestra pulse el botón Grabar.
esta ventana.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones
asociadas a un grado de la IE.

3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado
seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área
genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

32

Contenido
Silábico

Números de
criterios de
evaluación

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se
accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por
Año.

Agrega
Criterio de
Evaluación
Elimina el
registro

5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón
Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al
elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

33

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar
y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Código Año Identificador del año académico
Código Diseño Identificador del diseño curricular
Código Nivel Identificador del nivel educativo
Código Grado Identificador del grado
Código Área Identificador de área generic
Código Identificador del contenido silábico
Descripción Descripción del contenido silábico
Fecha Programada Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de
grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.

34

Opción para
modificar la sección

Horarios de
Estudiantes
Sección
de Sección

b. A GREG AR S ECCIONES .
1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe
pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los
datos pulse el botón Grabar

Listado de
Personal

Listado de
Aulas

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la
Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble
click en el registro del aula.

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Id Sección Identificador de sección
Descripción Descripción de la sección
Tutor Es el personal encargado o responsable de la
sección. Previamente debe estar registrado como
personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al
momento de crear la sección el registro puede
continuar.
Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la
sección.
Num. Vacantes Número de vacantes disponibles.
Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En
una fase de recuperación es posible crear secciones
que agrupen a los estudiantes de diferentes
secciones para que se recuperen en un área
determinada.
Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la
fase de recuperación de la IE, se forman secciones
que van a agrupar a los diferentes estudiantes que
están recuperándose en un área en particular.
Turno Es el turno en el que funcionará la sección.

2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase
recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos.
Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución
Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

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Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse
doble clic en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas,
seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del
aula.

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

37

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde
muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que
recuperaran una determinada área

3) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un
registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

Opción para modificar
los horarios Elimina el
registro

4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el
botón Grabar.

Listado de Áreas
Genéricas

Listado de
Docentes


Áreas Área genérica impartida
Docentes Docente responsable del dictado
Día Día de la semana en que se dicta el área en la
sección.
Desde Hora de inicio del dictado
Hasta Hora de fín del dictado

38

Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada
posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del
sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una
asignación de este tipo.

Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro
de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.

Para una sección regular:

Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:

Pulse aquí para ver la
última boleta de notas
como muestra la siguiente
ventana

Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos
muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación:

Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema
mostrará una ventana similar a la siguiente:

39

Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir
agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la
siguiente ventana:

Por defecto se muestran
todos los registros
marcados para ser
agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año
académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar
el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.

5) Registro de Notas

El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar
las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o
desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le
mostrara la siguiente
ventana

40

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se
desea controlar.

Elige el periodo de
evaluación

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y
viceversa.

Si el candado se
encuentra cerrado no
podrá realizar
modificaciones de notas
en el área

Si el candado se
encuentra abierto podrá
realizar modificaciones
de notas en el área

9. Fechas Especiales IE
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables
dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de
recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en
fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo.

Agregar fecha
especial

a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

41


Código Identificador de la fecha especial, este número es
autogenerado por el sistema.
Descripción Descripción de la fecha especial
Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el
personal docente se les registrará la asistencia.
Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales.
Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la
Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace
Modificar
fecha Eliminar
especial el registro

b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).

d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas
especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

42

Por defecto aparecen
marcadas todas las
fechas especiales
generales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.

10. Padrón Nacional del Personal
Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes,
administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema.

43

Eliminar
registro
Búsqueda
por filtros
Modificar
datos del
personal

Registrar
nuevo
personal

Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos,
nombre y código modular.

Seleccione el
criterio de
búsqueda

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a
continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

44

Calendario para
elegir la fecha
Listado de Ubigeo

Seleccione el año escolar en
curso


Número Personal Identificador asignado por el sistema
Tipo documento Tipo y número de documento de identidad
Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado está incluido en
el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos
son extraídos y no pueden ser modificados.
Sexo Género masculino o femenino
Apellido Paterno Apellido paterno del personal
Apellido Materno Apellido Materno del personal
Nombres Nombre completo del personal
País Nacimiento País de origen de la persona
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)
Número Colegiatura Número de la colegiatura profesional del personal (es un
dato opcional)
Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)
Nivel Instrucción Nivel de instrucción de la persona
Asociar año académico Corresponde al año académico que el personal labora en
la Institución Educativa que realiza el registro.

El registro del lugar de nacimiento
El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para
cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el
usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la
ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:

Buscar texto Permite hacer
ingresado búsquedas
exactas al texto
de detalle
ingresado.
45

Selección el
registro

Listado Ubicación Geográfica

¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no
indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e
Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se
tiene el siguiente resultado:

Como puede observar sólo se
muestran cinco páginas para que el
usuario pueda ubicar el distrito con
mayor rapidez.

Asociar año académico.
Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año
académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s)
académico(s) que corresponda(n):

Seleccione los
años académicos
y luego pulse el
botón agregar

46

Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se
mostrará la siguiente ventana de confirmación.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de búsqueda:
búsqueda específica y búsqueda por filtros.

a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún
dato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número de
documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del personal consultado
en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Pulse busca
personal


Código Personal Identificador asignado por el sistema
Código Modular Identificador de personal
Tipo de Documento Documento de identidad
Número de Documento Número de documento de identidad

b. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un
personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al
personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los
datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Pulsar el botón
Buscar el cual nos
mostrara la siguiente
pantalla
Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:

47

2. El botón Buscar nos
mostrara todos los registros
1. Ingrese todo el apellido o
que coinciden con la palabra
nombre (parte de cualquiera de
que ha ingresado
ellos) que el usuario requiere
ubicar. Por ejemplo, el sistema
mostrará, todos los registros que
contengan la palabra rojas como
parte del nombre, apellido patero o
materno.

3. Pulse sobre el registro el cual abrirá
la siguiente imagen

Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos
del personal que hemos estado buscando

Muestra todos los datos
de la persona que estaba
buscando

3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda
Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y
luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.

Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la
modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que
pertenezca a la IE que creó el personal.

48

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de
nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad
que puede tener el personal de la IE.

Registro de documentos de identidad.

El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el
registro.

Agrega un nuevo
documento Editar

Eliminar

Agrega documento

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se
muestran al posicionarse sobre el registro.

Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.

También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.

49

Listado de Ubigeo


Lugar Nacimiento Ubicación geográfica
Dirección Dirección de la persona
Teléfono Número telefónico de la persona
Tipo de servidor Tipo de servidor público
Condición Condición laboral

Cargo Cargo del personal dentro de la institución educativa:

Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.

4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros
para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de
confirmación de la acción.

50

Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que pueden existir
registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al
siguiente:

11. Registro Personal de la IE
En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la
Institución Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos
permite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el
registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico
determinado. Note que es importante el año académico porque el personal que labora
en un año académico suele ser diferente de un año para otro.

51

Código interno del
sistema.
Estado Activo o
No Activo

Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.

Esta opción también permite la signación de áreas curriculares que están bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.

a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar
fácilmente a un personal IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede
hacerse por Apellidos y Nombres así como por código modular.

Si no selecciona un filtro de búsqueda nos aparecerá el siguiente mensaje:

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.

52

b) Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el
botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
agregación de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar

Criterios de Búsqueda:
El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la
IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de
búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En
general”, respectivamente.

Esta opción muestra solo el
Esta opción muestra todo el
personal que labora en la
personal en general.
I.E.

53

Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una búsqueda
especializada como sigue:

Puede Ingresar el También puede ingresar los
código modular. apellidos y nombres (en
minúsculas o mayúsculas y Finalmente si lo que
pueden estar en cualquier orden) sabe es el DNI
ingréselo y pulse
buscar.

Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón
grabar nos mostrara la siguiente ventana.

El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente
pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado
el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que
pulsar Aceptar.

Después de pulsa Aceptar el estado cambiara a Activo como se muestra en la
siguiente ventana:

54

Cambio a estado
Activo

c) Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el
registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

Botón para eliminar
la asociación del
docente a la IE en el
año académico en
curso.

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato le
mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitirá que se
elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección.

d) Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar un
personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien
posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.

Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de
áreas asociadas al personal.

Para asignar áreas al personal
se ingresa a este enlace. El
cero indica que no tiene áreas
asignadas.

55

Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el un
personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área):

Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.

El sistema solicita los siguientes datos:

Diseño Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el
personal va a asociarse.
Grado Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.
Area Es el área que será asociada al personal
Estado Es el estado de la asociación

El registro puede quedar de la siguiente manera:

56

Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal
tiene para un área en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones.
Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por
el docente.

Para asignar secciones al
personal se ingresa a este
enlace. El cero indica que no
tiene secciones asignadas para
el grado y área.

e) Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción
de Grados y Secciones.

Esta asignación permite indicar al sistema a cuáles secciones tiene acceso un
docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del
sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda,
principalmente con respecto al proceso de evaluación.

Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana se registran los siguientes datos:

Sección Es la sección donde el personal (docente) va a ser
responsable del área.
Día Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones

57

de clase.

Hora El botón permite obtener el listado de las horas
pedagógicas definidas a nivel de toda la institución
educativa
Desde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de
clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo
08:45, 20:30)
Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de
clases.

f) Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir, es
posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuación:

Listado de personal de la institución educativa:

58

Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa:

12. Registro Asistencia Personal IE
Esta opción permite realizar el registro de la asistencia del personal de la institución
educativa por los meses correspondientes al año académico establecido para la
institución educativa.

Pulse seleccionar
para ingresar la
asistencia

Listado de
registro de
asistencia
por mes

59

Pulsar con el
mouse en la
casilla para
cambiar el
estado

Leyenda:
Descripción de los
estados

El usuario podrá indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre
cada una de las celdas.

Al presionar el botón Grabar, se tienen se presenta el siguiente mensaje:

Se debe considerar que si en la opción de Configuración de la Institución Educativa
se ha indicado que se laboran un conjunto de días en particular, esos días serán
susceptibles de registro de asistencia.

60

Por ejemplo: Se
incluye sábado como
día laborable.

Como puede notar, el día sábado se activa para poder registra la asistencia.

Después de pulsar la opción de “Imprimir” le mostrara la siguiente ventana:

13. Administrar Roles
Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una
determinada Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su
rol.

61

Al pulsar la opción de usuarios
abrirá la ventana donde se
encuentra la lista de usuarios de
un determinado Rol

Al hacer click en el enlace de
actualizar Privilegios abrirá la
ventana donde mostrara la lista de
privilegios las cuales se podrá
modificar de cuerdo al requerimiento

Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y
pulse el botón grabar.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Id Rol El código el cual va identificar al Rol
Descripción La descripción del Rol

Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la
relación de usuarios de un determinado rol

Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger
los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los
privilegios pulse guardar.

62

El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de
mantenimiento.

El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

Seleccione el privilegio que
tendrá el usuario de la I.E

14. Mantenimiento de usuarios
Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un
usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado el
cual tendrá privilegios

En el caso que quiera realizar
alguna modificación pulse sobre el
usuario.

Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana

63

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Personal I.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema
mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el
año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un
recuadro los usuarios que serían incluidos.

Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. El
sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es
que existiera.
Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema.
Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña
ingresada en el campo anterior.
Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que
el formato del correo sea válido.
Cambiar password 1era vez SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará una
ventana que solicite el cambio de password.
NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente
Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El
sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga
solo un usuario (login) en la institución educativa.

15. Asignación Accesos a Familiar
Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este
pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo.

Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:

64

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son

Código de familiar El código que identifica al familiar

Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar.

Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiar
Domicilio Se muestran el domicilio
Centro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.
Teléfono Se muestra el teléfono del familiar
Email Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar,
Cuenta Usuario Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema
Usuario login Usuario con el cual va ingresar al sistema

Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después
pulse el botón “Buscar”

65

Ingrese la información
requerida y pulse buscar

Doble clic para
seleccionar al
familiar

Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos
del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE
correspondiente.

Pulse el botón modificar para que
pueda realizar las modificaciones
correspondientes

Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:

66

Después de pulsar modificar se va
habilitar para que pueda
seleccionar

Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó
correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del
familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.

Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlace
correspondiente.

67

En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al
estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.

Seleccionar al estudiante
y pulse grabar

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la
información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.

68

CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS

16. Registro de Estudiantes
Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la
información necesaria para llevar un control de su progreso.

Búsqueda
por filtros

Búsqueda
específica

Impresión de
la Ficha de
Matricula.

a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se
habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación
descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Calendario para
selección de fecha

Listado de Ubigeo:

Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y
nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se
bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara

69

Manual de Usuario S I A G I E 2.0

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