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Alfresco
- 1. Alfresco Más que un Gestor Documental
- 2. Introducción Conceptos: − ECM Enterprise Content Managment − BMP Bussines Managment Procces Historia Instalación − https://addons.alfresco.com/
- 3. Historia Fundado en 2005 por ingenieros de Documentunt En el año 2010 esponsoriza Activiti Marzo 2015 version 5.0.d Enero 2016 version 5.1GA Productos: − Alfresco Community − Alfresco One − Alfresco Cloud (Saas)
- 4. Enterprise Content Manager Gestión de contenidos empresariales. Son la fusión de todo tipo de técnicas CMS, DM, RM etc. puestas al servicio de las necesidades de la empresa. Los metadatos Integración. WebDAV, CIFS, NFS, SharePoint, Indexación para hacer búsquedas eficientes Almacenamiento. Distribución Colaboración Flujos de trabajo Control de versiones Publicación Seguridad
- 5. Bussines Managment Procces BMP − Como disciplina de gestión para asegurar que la organización desempeña bien sus procesos de negocio − Como ingeniería de software que se ocupa de ejecutar los procesos de negocio dentro de un sistema BPM BPMN estandar de notación para diseñar modelos de flujos de trabajo. BPEL (Process Engine). Motor para ejecutar flujos. BRE. (Rule Engine) Cuando tus acciones valgan menos de 7 ptos, cierra la venta. BAM (Activiti Monitor) AAAR de Pentaho. http://fcorti.com/alfresco-audit-analysis- reporting/aaar-description-of-the-solution/aaar-alfresco/ BPMSystem BPMN BPEL BRE BAM Activiti AAAR jBMP
- 6. Instalación https://www.alfresco.com/products/community/download Instalación Guiada El script alfresco.sh Instalación de AMP. Ejemplo: Instalación de Record Manager
- 7. Estructura de Ficheros Los componentes de Alfresco se pespliegan en un mismo tomcat como proyectos web. Al agruparse en .war, se independizan componentes alf_data contiene físicamente el repositorio de archivos Amps y amps_share contiene ficheros alfresco module package
- 8. Seguridad Auditar registro de login fallidos y exitosos Plan de copias y restauración Consejos − Cambiar las contraseñas por defecto. − No utilizar el usuario root, y crear un usuario específico para el aplicativo, tanto dueño de las capetas como que sea el usuario que arranca el servicios − Cambiar los puertos por defecto − Utilizar SSL − SELinux
- 9. Alfresco SOLR Alfresco SOLR es un modulo independiente de alfresco que incluye Apache Lucene para apoyar las búsquedas dentro del repositorio Indexa tanto metadatos como contenido de ficheros Apache Nutch
- 10. Document Manager Operaciones con ficheros Flujos de trabajo Tareas Aplicación de reglas sobre ficheros Gestión de reglas
- 11. Operaciones con Ficheros Operaciones con ficheros Compartir públicamente a través url Iniciar flujos de trabajo
- 12. Gestión de Reglas Sobre las carpetas del repositorio Acciones que se ejecutarán Disparadores − Se crean/entran elementos − Se actualizan elementos − Se eliminan elementos
- 13. Flujos de trabajo Iniciamos flujo de trabajo sobre un elemento del repositorio Especificaremos tareas a uno/varios usuario
- 14. Ejercicio Aprobación Realizar el siguiente cometido: Obtener el documento de datos del alumno, cumplimentarlo y dejarlo en la carpeta del espacio personal del usuario. Generar una petición de revisión y aprobación por parte del administrador
- 15. Solución Aprobación Copiar el documento en nuestra “carpeta de espacio de usuario” Editarlo en nuestro ordenador, o bien descargándolo o editándolo en-linea Subir una nueva versión del documento
- 16. Solución Aprobación Iniciar flujo de trabajo “revisar y aprobar (un solo revisor)”
- 17. Solución Aprobación En el apartado de mis tareas del usuario asignado deberá aparecer:
- 19. Ejercicio Reglas Implementar las acciones para cumplir la siguiente situación: Existe una carpeta donde se reciben facturas, dichas facturas deben de ser aprobadas. Las facturas aprobadas se deben de almacenar en una carpeta totalmente diferenciadas.
- 20. Solución Reglas Definir una regla Definir la acción
- 21. Web Content Manager Crear un sitio público Publicar contenido Gestionar publicaciones Sample: Web Site Design Project Alfresco Quick Start
- 22. Web Quick Start 1)Crear un sitio público 2)Añadimos el dashlet WCM Quick Start 3)Importamos una de las estructuras de ejemplo: gobierno o finanzas
- 23. Web Quick Start Configurar Alfresco Web Live y Editor
- 24. Templates Surf Plataform 3.0 − Ficheros con formato XML − Permite asociar a las páginas entre ellas − Plantillas con las tecnologías Freemarker, JSP, HTML, or Java − Desarrollo de componentes con el patrón MVC: freemarker para vista, javascript para lógica… − Formatos. una misma página puede tener varios formatos de visualización
- 25. Alfresco Web Editor Edición y publicación online
- 26. Alfresco Share Navegar por las interfaz Interactuar con el repositorio Crear espacios colaborativos Inicio. Mi dashboard Mis sitios Mis ficheros Mis tareas Búsquedas: Alfresco Solr
- 27. Página de Inicio Personalización de la página de inicio Definir organización estructural Añadir/quitar Dashlet
- 28. Gestión de usuario Gestión de grupos Gestión de usuarios
- 29. Navegación de nodos Realizar consultas de búsqueda sobre la estructura jerarquizada de nodos Almacenes actúan como raíz de conjunto de nodos. Ejemplo workspace://SpacesStore contiene los nodos de documentos Tipo de consulta: lucene... Útil para tareas administrativas, comprobar permisos, ver metadatos...
- 30. Búsquedas Búsquedas de cualquier elemento En el repositorio o en cualquier “sitio”
- 31. Sitios Colaborativos Wiki Blog Calendario Links Lista de datos Miembros Biblioteca
- 33. Record Managment La gestión de los “registros” de una empresa desde su creación a su eliminación, cumpliendo al mismo tiempo la legislación. Ciclos de vida de un documento. Auditorías. Diseñado bajo la normativa DoD 5015.2-STD
- 34. Instalación Descargamos los ficheros https://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_5.0.d#Records_Ma nagement Movemos los ficheros .amp java -jar alfresco-mmt.jar install ../amps/alfresco-rm-server- <version>.amp ../tomcat/webapps/alfresco.war java -jar alfresco-mmt.jar install ../amps_share/alfresco-rm-share- <version>c.amp ../tomcat/webapps/share.war
- 35. Repositorio Creamos un Sitio − Tipo “gestión de documentos” Creamos estructura organizativa − Serie − Categorías − Carpeta de records − Records ¡Permisos!
- 36. Categorías Detalle: − Autoridad de disposición − Instrucciones de disposición Metadatos: − Indicador de documento de archivo vital
- 37. Categorías. Planificación disponibilidad Pasos: − Retener − Destruir − Interrumpir − Transferencia − Adhesión
- 38. Declarar Registros En el repositorio. Declarar como documento de archivo Pasa a documento incompleto. En el plan de ficheros. Documento de archivo completo Archivar en... Congelar un registro implica mantenerlo pese a cualquier orden de destrucción
- 39. Stratebi: Quiénes somos www.TodoBI.com info@stratebi.com www.stratebi.com Mas información Tfno: 91.770.68.50 MadridMadrid: Pº de la Castellana, 164, 1º BarcelonaBarcelona: C/ Valencia, 63 BrasilBrasil:: Av. Paulista, 37 4 andar
Notas del editor
- Indice del curso 1) Conceptos + Introduccion 2) Document Manager 3) Web Content Manager 4) Share 5) Record Manager
- Indice del iintroducción Explicación de Alfresco = ECM + BMP Evolución de la Gestion Documental DM Incorporación de contenidos de internet, nuevos canales de comunicación. Han dado como fruto los motores actuales de ECM.
- Alfresco contrata a dos desarrolladores de jBPM para crear un nuevo motor desde cero https://www.alfresco.com/products/pricing Alfresco One. Departamental Edition, Enterprise Edition Alfresco in the cloud: Standard Edition, Enterprise Edition Diferencias: Soporte, a sus producto y a los integraciones con terceros Funcionales (algunas): Content Store Selector. Lo nuevos documentos a lo rapido, lo viejo a lo lento/barato Sincronización del repo local con la nube Herramientas administrativas, panel de adminsitración Alfresco Mobile: app para Alf. Enterprise
- Integrar los sistemas productores de documentos, y por tanto, con los sistemas de archivos que tengan. WebDAV o Web-Based Distributed Autoring and Versioning. Se trata de un conjunto de métodos basados en el protocolo HTTP, orientado a la gestión de archivos a través de Internet. CIFS o Comon Internet File System, también conocido como SMB o Server Message Block. Se trata de un protocolo característico de los entornos de Microsoft usado para el acceso compartido de ficheros, impresoras, etc. De SMB surgió SAMBA la versión libre de dicho protocolo implementada en las máquinas Unix, con el fin de permitir la integración con redes de Microsoft. NFS o Network File System, permite el acceso a sistemas de archivos distribuidos en una red. Fue desarrollado inicialmente por Sun Microsystems y actualmente está implantado como estándar de intercambio de ficheros en los sistemas Unix. SharePoint es el entorno web de gestión documental propiedad de Microsoft y el protocolo de comunicación entre los programas ofimáticos de esta compañia y dicho entorno. IMAP o Internet Message Acces Protocol, se trata de un protocolo de red para el acceso de mensajes electrónicos almacenados en un servidor. Almacenamiento ordenado, su conservación y destrucción Publicacion de documentos como resultado de aprobaciones, revisiones de los mismos
- Gestión de procesos de negocio. Es un conjunto de métodos que persiguen mejorar la eficiencia y eficacia, o el proceso de optimización de procesos de negocio. El sistema de gestión por procesos se caracteriza por el entendimiento, la visibilidad y el control de todos los procesos de una organización por parte de todos los participantes en cada uno de dichos procesos, todo ello con el fin de aumentar la eficiencia de la empresa y la satisfacción del cliente. BPMSystem se compone de software que abarcan cuatro categorias BPMN: estandar de notación para diseñar procesos BPEL Activiti: BPMN + BPEL Pentaho AAAR es un BAM Empresa WSO2 quiere tener un BPMSystem
- El mismo instalador sirve tanto para la instalación visual, como por terminal. Pasos seguidos para realizar una instalación de alfresco community 5.0 en un entorno linux con el instalador gráfico. https://www.alfresco.com/products/community/download En la primera pantalla seleccionaremos los componentes que queramos instalar, en neustro caso podemos omitir java, postgresql y libreoffice, ya que dispongo de ellos. Configuraremos postgresql como nuestro motor de base de datos donde almacenaremos los metadatos de los ficheros. Nos debemos de preocupar de crear un schema y usuario con permisos para proporcionárselos a la instalación. En el siguiente paso podemos configurar el tomcat que va a servir nuestro alfresco, en caso de disponer una, habrá que indicarle otro puerto para que no se “coincidan” entre ellos, pues nos dará error al arrancar. Contraseña del usuario administrador “admin” Puerto para el protocolo sharepoint Si queremos activarlo como servicio para que arranque al iniciar la máquina. Podemos acceder a la pagina https://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_5.0.d para completar nuestra instalación o bajar otros componentes
- Observar como quedan la estructura de una instalación. Con cada cambio que se realiza en .war especifico, al reiniciar, tomcat comprueba que hay cambios que desplegar, generando un .back del mismo war
- Listar el historial de logins: xml.sample alfresco-global.properties audit.enaled=true audit.tagging.enabled=true audit.alfresco-acces.enabled=true audit.alfresco-acces.sub-events.enabled=true audit.cmischangelog.enabled=true curls -u admin:admin alfresco/service/api/audit/contro
- Listar el historial de logins: xml.sample alfresco-global.properties audit.enaled=true audit.tagging.enabled=true audit.alfresco-acces.enabled=true audit.alfresco-acces.sub-events.enabled=true audit.cmischangelog.enabled=true curls -u admin:admin alfresco/service/api/audit/contro
- Podemos realizar operaciones sobre cada uno de nuestro ficheros que subamos. La mas interesante es compartir, que proporciona una url publica para acceder al documento. En el caso que el documento se esté compartiendo, aparecerá el icono coloreado, en caso contrario, de color gris. Utilizaremos el botón “compartir” para activarlo o desactivar la visibilidad publica del documento. Para acceder a todas las operaciones que se pueden hacer sobre el fichero, situamos el ratón sobre la parte derecha, nos aparecerán las acciones mas importantes, y todas, si pulsamos en 2...Mas” Paso a dar una pequeña descripción de cada una de las opciones. Descargar. Aparecerá un emergente en nuestro navegador para guardar el documento en nuestro pc Ver en el navegador. Dependiendo de la extensión del fichero, abrirá una pestaña nueva y mostrará el fichero si le es posible, en caso contrario, lo descargará. Editar propiedades. Abrirá un dialogo para editar el titulo, descripción y etiquetas. También nos dará la posibilidad de llevarnos a la edición de todas las propiedades (dependiendo del tipo de fichero, hay distintas propiedades) Subir una nueva versión. Dialogo para subir el fichero y crear un nueva versión del mismo. Editar fuera de línea. Descargamos el fichero para editarlo en nuestro local, el fichero permanecerá bloqueado hasta que subamos una nueva versión o lo desbloqueemos con la opción “Cancelar bloqueo” Copiar a... Editar en Google Docs Sincroniza el fichero con nuestro google drive. Debemos de tener sesión iniciada en el mismo navegador en google, y conectará directamente con nuestra cuenta. Emepzaremos a ediarlo en nuestro google docs y dejara el documento bloqueado por “editadose fuera de línea”. https://forums.alfresco.com/forum/installation-upgrades-configuration-integration/integration-other-systems/upload-files-google Mover a... Eliminar documento Iniciar flujo de trabajo Administrar permisos
- En las carpetas del repositorio, dentro de Alfresco Share, tenemos la opción de crear reglas sobre el contenido de dichas carpetas. Para acceder a la pagina para gestionar las reglas de una carpeta en concreto, hay pinchar en el listado de opciones sobre la carpeta de la derecha “Gestionar reglas”. Accederemos al listado de reglas actual, donde podemos modificar el orden, ejecutarlas, crear/eliminar mas reglas. Rule action (o simplemente action). Unidad de trabajo sobre un elemento del repositorio. Estas acciones normalmente se ejecutan desde una regla. UI action. Acciones que se lanzan directamente desde algún elemento del menú (Download, View in Browser, Edit Properties....)
- Se pueden crear los siguiente flujos de trabajo: Nueva tarea Revisar y aprobar (revisión agrupada) Revisar y aprobar (revisión en grupo) Revisar y aprobar (un solo revisor) Revisar y aprobar (uno o más revisores) Hay mas tipos de flujos en situaciones especiales, como publicaciones de contenido en WQS (se verá mas adelante) Aquí entra en juego Activiti para definir nuevos flujos de trabajo.
- El fichero que tienen que cumplimentar es el Datos_alumno.odt que se encuentra el la carpeta del usuario administrador (accesible por parte de los demás usuario) O en el paquete formador.
- El usuario al que tenemos que asignar la tarea puede variar, en este caso es administrador
- Aunque no aparecerá en nuestro listado de tareas, ya que no es tarea del usuario, si no del administrador, si se puede hacer un seguimiento del “flujo de trabajo que he iniciado” y el estado de las tareas generadas bajo este flujo.
- Esta es la captura de pantalla del resumen del flujo de trabajo una vez que lo apruebe el administrador Podemos ver el diagrama de flujo del curso seguido.
- 1) Crear una carpeta Facturación 2) Crear dos carpetas bajo Facturación: Entrada y Aprobadas 3) Definir una regla en la carpeta entrada vía “gestionar reglas” La regla tiene como condición “Se crean o entran elementos en esta carpeta” La acción ha realizar es “Añadir Flujo de trabajo sencillo” dentro de ella detallamos que una vez aprobadas se muevan a aprobadas
- Web Quick Start es un framework para la la gestión colaborativa de contenidos. Además nos ofrece una serie de diseños para aplicar a nuestros sitios. Es una herramienta perfecta para usuarios no técnicos puedan crear/editar de manera fácil, intuitiva y rápida contenidos, a parte, de poder aplicar flujos de trabajo sobre los contenidos. Utilizaremos la demo AlfrescoWeb Quick Start para familiarizarnos con el entorno y aprender las diversas estructuras que hay detrás de cada sitio web. Debajo de cada sitio Alfresco Quick Start existen dos carpetas: Quick Start Editorial, para editar y crear contenido y Quick Start Live para hacerlo publico dicho contenido. Ambas carpetas contienen la misma siguiente estructura de carpetas: Blog: Contiene las entradas. Collections: conjunto de elementos para mostrar en la página home. Contact: Datos para contactar con la empresa. News: Contiene las noticias. En la instalación guiada, si seleccionamos la opción que instalara Alfresco Web Quick Start, nos desplegará al iniciar alfresco, la aplicación ejemplo “wcmqs” a partir del fichero wcmqs.war que deja en tomcat/webapps. Para acceder a ella, debemos de dirigirnos a la dirección: servidor:puerto/wcmqs
- En Biblioteca de documentos accederemos al espacio creado en el repositorio Vemos dos grandes carpetas: Quick Start Editorial Quick Start Live
- Editando las propiedades de las carpetas, podemos definir donde estará publicado nuestro contenido Nombre del host. En el caso del Editor: localhost, en el caso del Live, la IP pública Puerto Contexto: en nuestro caso de ejemplo hemos desplegado en el tomcat elwcmqs.war, que nos crea un contexto al arrancar tomcat Configuración del sitio: si este espacio es para editores, que luego tiene que ser aprobados (y publicados en el Quick Start Live)
- Podemos crear nuevos articulos o editar directamente los existentes
- Facetear! Que traducen a veces, son aspectos, que podemos asignar, para ampliar los campos
- Facetear! Que traducen a veces, son aspectos, que podemos asignar, para ampliar los campos Podemos invitar a otros usuarios a que se unan y colaboren en nuestro sitio, o bien, tenerlo de manera “privada” para gestionar , por ejemplo, nuestro calendario.
- Facetear! Que traducen a veces, son aspectos, que podemos asignar, para ampliar los campos Podemos invitar a otros usuarios a que se unan y colaboren en nuestro sitio, o bien, tenerlo de manera “privada” para gestionar , por ejemplo, nuestro calendario.
- Alfresco se subdivide en almacenes, que actúan como raíz de un conjunto de nodos.
- Facetear! Que traducen a veces, son aspectos, que podemos asignar, para ampliar los campos Podemos invitar a otros usuarios a que se unan y colaboren en nuestro sitio, o bien, tenerlo de manera “privada” para gestionar , por ejemplo, nuestro calendario.
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- Al personalizar nuestro sitio, podemos gestionar los elementos que queremos que tengan, en este caso de ejemplo tenemos “biblioteca de documentos” y “calendario.” A partir de que los agreguemos, aparecerán siempre en el menú superior del sitio. Enseñar que en la personalización del sitio, podemos agregar los dashlet que aparecen en la pagina inicial de nuestro sitio, asi como su posición en la misma. Haver un ejercicio colaborativo. Que tengan que buscar y unirse a un sitio, y realizar alguna aportación
- Un record (no tiene traducción al español) es un activo de información, digital o en papel, que refleja la historia o memoria de la organización respecto a sus actividades. Cuando un registro acaba su vida, se procede a su eliminación, ya que no tiene sentido su almacenamiento.
- El desarrollo de recor manager lleva un ciclo de vida diferente a las versiones de alfresco, es por eso que su instalación se gestiona a través de amp Vamos a la pagina https://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_5.0.d#Records_Management para descargarnos un zip, colocaremos el contenido descomprimido en la carpeta amps y amps_share, los ficheros alfresco-rm-server-&lt;version&gt;.amp y alfresco-rm-share-2.3.-version&gt;.amp respectivamente. Con el servidor tomcat parado, invocamos el script en bin/apply_amps.sh -f Nos indicará los ficheros y modulos que se verán afectados. También se puede realizar con el jar alfresco mmt (module managment tool) java -jar alfresco-mmt.jar install ../amps/alfresco-rm-server-&lt;version&gt;.amp ../tomcat/webapps/alfresco.war java -jar alfresco-mmt.jar install ../amps_share/alfresco-rm-share-&lt;version&gt;c.amp ../tomcat/webapps/share.war Arrancamos el servicio tomcat y entramos en alfresco share con el navegador. Nos vamos a sitios y crearemos uno nuevo seleccionando de tipo “Records Management Site” para alojar los ficheros que vayamos definiendo como record (acción: “Declarar como documento de archivo”)
- Navegando en el “Sitio”, entramos a “File Plan” para acceder a la estructura organizativa. Plantear un ejercicio de estructura con los siguientes elementos: Facturación, modelo 303 agencia tributaria, Contabilidad, año 2016, año 2015, año 2014, Cliente Benitez cía. Solución Serie: Facturación, Contabilidad. Categoria: Año 2016, Año 2015, Año 2014 Carpeta de records: Cliente benitez cía
- Con autoridad de disposición, indicamos el identificador de la normativa que regirá la planificación de disponibilidad o ciclo de vida. Con instrucción de disposición describimos las acciones que debemos definir para la norma seleccionada Con el check “indicador de documento de archivo vital” indicaremos que el espacio y subespacios estarán bajo proceso de revisión. Si marcamos, nos obligará a seleccionar el período de revisión