1. MANUAL DE FUNCIONES<br />TABLA DE CONTENIDO<br />1. MISIÓN<br />1.1 OBJETIVO<br />1.2 ALCANCE DE TRANSMILENIO<br />1.3 RESPONSABLE DEL MANUAL <br />2. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO<br />• DEPARTAMENTO O ÁREA<br />• DEPENDENCIA<br />• SUBORDINADOS<br />3. FUNCIÓN BÁSICA<br />4. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES<br />• RESPONSABILIDADES<br />• OCUPACIONES<br />MISION DE TRANSMILENIO: Satisfacer la necesidad de transporte público de los usuarios del Distrito Capital y su área de influencia, con estándares de calidad, eficiencia y sostenibilidad, mediante la planeación, gestión, implantación y control de la operación de un sistema integrado de transporte público urbano de pasajeros, que opere bajo un esquema público-privado, que contribuya a una mayor competitividad de la ciudad y al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes.<br /> OBJETIVO: establecer mediante un conjunto de procedimientos dándole un orden especifico a las necesidades de el transporte y de el manejo del sistema dándoles cada día una calidad de vida mejor a los usuarios en el servicio del establecimiento público.<br />ALACANCE DE TRANSMILENIO: Este manual cubre todas las áreas de transmilenio que soliciten el proceso de las funciones de los trabajadores que la conforman, de tal punto que este alcance tenga cada día mejor un buen manejo en todas las áreas que se manejan a diario.<br />RESPONSABLE DE ESTE MANUAL: el responsable de este manual es por la elaboración y mantenimiento de este procedimiento, es el profesional especializado de recursos humanos por los derechos del empleado.<br />2. IDENTIFICACIÓN Y REFERENCIA EN EL PUESTO DE TRABAJO:<br />GERENTE GENERAL:<br /> 1. Ejecutar los acuerdos y decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva y hacerlos cumplir.<br />2. Citar a la Junta Directiva cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerla informada del desempeño general de la empresa.<br />3. Someter a consideración de la Junta Directiva los balances de prueba y los demás estados financieros destinados a la administración, proponerle el presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión de la sociedad para cada vigencia y suministrarle los informes que ella le solicite en relación con la Sociedad y con sus actividades.<br />4. Presentar a la Asamblea General de Accionistas el informe sobre gestión y resultados de la empresa y las recomendaciones correspondientes.<br />Jefe de Oficina Asesora de Asuntos Legales de TRANSMILENIO S.A.:<br />1. La aprobación de las pólizas de los contratos estatales con formalidades plenas que adelante la entidad.<br />2. La representación legal judicial para atender procesos judiciales, extrajudiciales y administrativos, en las acciones y actuaciones que se adelanten contra TRANSMILENIO S.A. o que esta promueva, en tal virtud tiene la facultad de recibir notificaciones y otorgar poderes a funcionarios de TRANSMILENIO S.A. o a particulares que tengan la calidad de abogados titulados y con tarjeta profesional para que en representación de la entidad adelanten dichos procesos.<br />La Oficina Asesora de Control Interno<br /> Tendrá las siguientes funciones:<br />1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno; <br />2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la sociedad y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; <br />3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; <br />4. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; <br />5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la sociedad y recomendar los ajustes necesarios; <br />La Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Externas TENDRÁ LAS SIGUIENTES FUNCIONES:<br />1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas en materia de comunicaciones, relaciones con la comunidad y servicio al ciudadano a corto, mediano y largo plazo.<br />2. Dirigir y coordinar la oportunidad en las respuestas del área de Servicio al Ciudadano en los términos establecidos por la Ley.<br />3. Dirigir y coordinar los procesos de los derechos de petición, consulta, copia e información en los términos de ley, en los asuntos de su competencia, además de lo general como atención al usuario.<br />4. Dirigir y coordinar con las dependencias el diseño, desarrollo y planeación de estrategias de Comunicación interna y externa así como de medios y programas de divulgación y promoción para difundir la misión, objetos, estrategias, programas y proyectos de la Sociedad y del Sistema.<br />5. Diseñar e implementar estrategias de acompañamiento y capacitación a los usuarios actuales y potenciales del Sistema con la implementación de cada fase.<br />6. Dirigir y coordinar los estudios técnicos y económicos necesarios para llevar a cabo las políticas y estrategias de comunicación de la entidad y del Sistema.<br />SUBGERENTE GENERAL: <br />1. La celebración de todo tipo de convenios y de contratos interadministrativos, conforme a la visión, misión y objetivos de la empresa en el marco y desarrollo de su objeto social.<br />2. El reconocimiento y ordenación del gasto de las condenas y cumplimiento de las decisiones judiciales que se profieran en contra de la entidad.<br />1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas de la Sociedad y del Sistema a corto mediano y largo plazo.<br />2. Orientar las labores de las Direcciones de la Sociedad y enfocarlas hacia el logro de las metas corporativas. <br />3. Dirigir y coordinar con las dependencias de la sociedad el diseño y ejecución de las estrategias y planes de mejoramiento preventivo y correctivo de la empresa y del Sistema de acuerdo con los lineamientos fijados por la Gerencia General y la Junta Directiva.<br />4. Realizar las labores de Secretario General de la Sociedad.<br />5. Coadyuvar con la Gerencia General y las Direcciones en la solución de los procesos críticos de la Sociedad.<br />6. Dirigir, Gestionar, analizar y coordinar la planeación, el diseño, mejoramiento y desarrollo de los procesos, proyectos y alternativas relacionados con el área de Sistemas, Informática y Telecomunicaciones de la Sociedad.<br />La Dirección Comercial <br />Tendrá las siguientes funciones:<br />1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas comerciales de la Sociedad y del Sistema a corto mediano y largo plazo.<br />2. Formular, proponer y presentar estrategias al Gerente General en el desarrollo de proyectos de explotación colateral que aseguren recursos para el cumplimiento de los compromisos de la entidad.<br />3. Utilizar los estudios de demanda realizados por la Dirección de Planeación del Transporte con el fin de determinar clientes potenciales que permitan determinar la comercialización del Sistema y desarrollar productos acordes con los segmentos objetivos.<br />4. Diseñar, desarrollar, cuantificar y presentar ante la Gerencia General el portafolio de proyectos y productos que la Sociedad puede ofrecer para negociaciones colaterales y comerciales a nivel nacional e internacional.<br />EL DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓN DE TRANSPORTE DE TRANSMILENIO <br />La suscripción a nombre de TRANSMILENIO S.A. de todos los actos o contratos que contengan obligaciones y responsabilidades que por delegación vengan firmados por los Directores Técnicos del IDU y que se encuentren en cabeza del Gerente General de TRANSMILENIO S.A. en virtud del convenio interadministrativo número 020 de 2001, que en la actualidad tiene firmado la empresa con el Instituto de Desarrollo Urbano IDU.<br />EL DIRECTOR DE OPERACIONES <br />La Dirección de Operaciones tendrá las siguientes funciones:<br />1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas de la entidad y de la programación, operación y control del Sistema a corto, mediano y largo plazo.<br />2. Dirigir y coordinar la evaluación de desempeño de los operadores del sistema al igual que la programación del sistema.<br />3. Dirigir y coordinar el proceso de control de la operación, efectuando las modificaciones y ajustes necesarios a este proceso para atender las situaciones y contingencias que se presenten o se puedan presentar.<br />4. Dirigir y evaluar los procesos de aseguramiento de la calidad de la operación del Sistema y de los procedimientos y procesos internos de la empresa.<br />5. Dirigir y coordinar los procesos de programación de operación, control de vehículos e infraestructura, distribución y control de recaudo, control de operaciones, seguridad y gestión ambiental.<br />DIRECTOR ADMINISTRATIVO<br /> De TRANSMILENIO S.A.<br />FUNCIÓN:<br />1. La competencia contractual y la ordenación del gasto hasta el monto correspondiente a la menor cuantía.<br />Como consecuencia de lo anterior, queda radicada en cabeza de la Dirección Administrativa la realización de los trámites inherentes a la contratación y a la ordenación del gasto delegada en el numeral anterior, de acuerdo con el manual de funciones y los procedimientos vigentes de la entidad.<br />2. Efectuar el reconocimiento y ordenar el gasto relacionado con las situaciones administrativas de carácter laboral de la empresa tales como licencias, permisos remunerados, vacaciones y comisiones; así como lo concerniente a la nomina y prestaciones sociales de los servidores públicos de TRANSMILENIO S.A. <br />LA DIRECCIÓN FINANCIERA<br /> Tendrá las siguientes funciones:<br />1. Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la formulación y definición de políticas, objetivos estratégicos, planes y programas financieros de la entidad y del pago a los operadores del Sistema a corto, mediano y largo plazo.<br />2. Dirigir y coordinar la liquidación previa de los pagos a efectuar a los agentes del Sistema Transmilenio.<br />3. Dirigir y coordinar las labores de Tesorería de la Sociedad.<br />4. Definir conjuntamente con el Tesorero de la entidad la colocación de los recursos de la Sociedad conforme a los lineamientos de la Gerencia General.<br />5. Dirigir y coordinar la evaluación del análisis de desempeño financiero sobre la solidez de los agentes del Sistema y proponer las estrategias y alternativas del caso.<br />6. Formular y coordinar con la Dirección de Planeación los sistemas de control de administración de ingresos y análisis de flujos de efectivo al fideicomiso asociado a la operación del Sistema Transmilenio, respecto a los pagos a los agentes del Sistema<br />FUNCIONES GENERALES DE LAS DEPENDENCIAS DE TRANSMILENIO<br />Las dependencias de TRANSMILENIO S.A., además de las funciones específicas definidas en el presente acuerdo, tendrán las siguientes funciones generales aplicables en lo pertinente:<br />1. Asesorar y apoyar a las demás dependencias de la entidad en los asuntos de su competencia. <br />2. Formular en coordinación con la Dirección de Planeación y Transporte el plan de gestión y los planes de acción y contratación propios y de las dependencias.<br />3. Dirigir y coordinar los trámites precontractuales relacionados con los requisitos de contratación de los proyectos a cargo de la dependencia.<br />OTRAS DEPENDENCIAS DE TRANSMILENIO<br />FUNCION DE LAS SECRETARIAS: Ser puntual en todas sus actividades de funciones.- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.- Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.- Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.- Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.- Mejora y aprendizaje continuo.<br />FUNCION DEL ASEADOR: Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas.- Limpia paredes, tabiques,<br />Puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas- Suministra y<br />Coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario, desodorantes y otros.- Recoge, embolsa y coloca la<br />Basura en sus respectivos depósitos.- Moviliza material de oficina y mobiliario.- Abre y cierra puertas, enciende y apaga<br />Luces, activa y desactiva equipos de oficina, en horas previamente establecidas.- Llena reportes de las tareas<br />Asignadas.- Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.- Cumple con las normas y procedimientos de<br />Seguridad integral establecidos por la Organización.- Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada<br />FUNCIONES DEL GUARDA DE SEGURIDAD: es la persona encargada de proteger la integridad física de las personas y los bienes materiales de la empresa donde labora, teniendo a su disposición recursos técnicos (su experiencia) y tecnológicos (cámaras de video, radios de comunicación, detectores de metales o dispositivos electrónicos biométricos de control de acceso (huella y iris del ojo), entre otros). También pueden utilizar otros medios como perros amaestrados. En muchos lugares también les es permitido portar armas de fuego y usarlas en defensa propia o cuando el objetivo que intentan proteger está bajo amenaza.<br />