1. Introductie presentatie
Edwin Lodder, Senior Consultant
08 April 2013, Versie 2.2

2. Agenda
1. Inleiding en context
2. Key Control Dashboard
3. Live Demonstratie
4. Dienstverlening
2

3. 1.1 Inleiding
De organisatie specifieke context wordt digitaal vertaald en weergegeven.
Het Key Control Dashboard (KCD) is ondersteunende tooling voor interne controle
werkzaamheden en risicomanagement. Het brengt processen, interne controle en
risicomanagement samen en ondersteunt organisatie richting een In-Control
Statement.
Met het Key Control Dashboard (KCD) levert E&Y en Yellowtail u een Digitaal intern
controle plan, raamwerk en controle instrument voor de organisatie processen,
waaronder: Personeel en urenregistratie, Inkoop en aanbesteding,
Subsidieverstrekkingen, Grondexploitatie, etc.
Het KCD gaat uit van een procesgerichte interne beheersing, maar ondersteunt ook
meer gegevensgerichte controle.
Een uniforme opzet voor de interne controle met een minimale set van key controls vormt de basis voor de inrichting van
het Key control dashboard.
3

4. 1.2 Key Control Dashboard – IC en Risico
In-Control
monitoring en aantonen beheersing materiële processen
Organisatie Model/Processen
Key Control Dashboard
Digitale registratie, verslaglegging / verantwoording
E&Y Intern controle E&Y risico management
raamwerk raamwerk
Digitaal IC-plan met Beoordelen, beheersen en bewaken
Key Controls van risico’s
Met het Key Control Dashboard richting ‘In-control statement’.
4

5. 1.3 KCD - Interne Controle
Raamwerk van 20
Risico’s
(wet-/regelgeving)
materiële processen (incl.
AO)
IC plan / Top 10
Proces
risico’s
(beheersing) Beheersmaatregelen
(key controls)
(Key Controls) vanuit
minimale set aan wet- &
regelgeving
Procesgerichte controle,
Uitvoeren audits tenzij gegevensgericht
Actieve bijsturing gewenst
(systeemgericht /
(In-control)
gegevensgericht)
Rapportages voor elk
Monitoren & niveau
Rapporteren
Van risico, naar control, naar beheersing van het proces.
5

6. 2.1 Het Key control dashboard - kenmerken
Kenmerk Specificatie
Faciliteert digitale jaarrekeningcontrole ► Digitaal raamwerk met uniforme IC aanpak getrouwheid
(in control proces) en rechtmatigheid
Ondersteund interne beheersing, proces gerichte controle ► Op welke processen en processtappen loopt u risico's
en bijbehorende key controls die deze risico’s beheersen
Eenvoudige registratie, overzichtelijk en visueel ► De applicatie houdt bij in hoeverre controles zijn
uitgevoerd en geeft visueel resultaten weer
► Dashboard voor Proceseigenaar, IC’er, Management
► Rapportage functionaliteit
Toegankelijk via internet ► Accountant of IC’er hoeft niet altijd ter plaatse te zijn om
de controles na te gaan
► Dossier koppeling mogelijk
Als applicatie beschikbaar voor organisatie ► De afzonderlijke organisatieonderdelen, proceseigenaren,
krijgen een eigen omgeving binnen de applicatie
► Resultaten van controles worden hier in vastgelegd en
gemonitord
6

7. 2.2 Het Key Control Dashboard - systeemvoordelen
Voordeel Specificatie
Gecentraliseerde registratie van controleresultaten ► Controles, bevindingen en acties worden gecentraliseerd
op één plaats vastgelegd
► Alle organisatieprocessen samen in één systeem
Efficiëntere verslaglegging en verantwoording ► Controleresultaten worden automatisch transparant
gebundeld in rapportages en dashboards
Aantoonbaar ‘In control’ ► Management krijgt vroegtijdig (visueel) inzicht in
resultaten van processen (bevindingen), ook over jaren
heen
► Hierdoor is tijdige bijsturing eenvoudiger en kan een ‘In-
control statement’ worden afgegeven
Betere spreiding controleactiviteiten over het jaar ► Management en IC’ers krijgen een statusoverzicht waaruit
is af te lezen welke controles (waarnemingen en het
bijbehorende aantal) nog moeten worden uitgevoerd
Actiemanagement ► Uitzetten van op te volgen acties aan personen. Direct
reageren op bevindingen in het proces. Toewijzen van uit
te voeren actie
7

8. 2.3 Het Key control dashboard - procesvoordelen
Voordeel Specificatie
Eén uniforme manier van werken ► Afspraken maken over processen die aantoonbaar goed
zijn ingericht, minder meerwerk, minder gegevensgerichte
controle, minder risico door goede en tijdige
verantwoording
► Dezelfde manier van rapporteren en registreren
► Focus op beheersing van processen
Eén manier van controleren ► Procestemplates en key controls die voldoen aan de
minimale wettelijke vereisten en de vereisten van de
accountant
► Efficiencywinst interne beheersing. Een duidelijk en
transparant overzicht van uit te voeren controles op
processen, normen en checklisten ter voorbereiding op de
jaarrekeningcontrole
► Inhoudelijk altijd actueel. Periodieke update E&Y key
controls op basis van geldende wet- en regelgeving
Aansluiting op de accountantscontrole ► Ongeacht welke accountant
Eenvoudig communiceren met toezichthouder ► Communicatie met de accountant of management over de
interne beheersing verloopt eenvoudiger doordat u ze
toegang kunt geven tot de applicatie.
8

9. 2.4 Het Key control dashboard - 3 betrokken partijen
•Aantoonbaar In Control
..
•Uniforme digitale manier van werken
..
Management •Uniforme digitale manier van verslaglegging
•Eenvoudig inzicht in interne beheersing
•Voldoen aan wet en regelgeving(inhoudelijk altijd actueel)
•Aantoonbaar In Control
•Digitaal intern controle plan en processen
IC-
Key Control (gebaseerd op lean IC-Aanpak E&Y)
medewerker
/ proces •Eenvoudige digitale manier van werken
Dashboard
eigenaar •Eenvoudig rapporteren resultaten, voortgang etc.
•Eenvoudig communiceren met management en accountant
•Eenvoudig uniform inzicht in alle IC resultaten
Accountant •Inzicht waar in proces beheersing optimaal is
•Eenvoudig communiceren over bevindingen
Het Key Control Dashboard biedt voordelen voor alle betrokken partijen.
9

10. 2.5 Het Key Control Dashboard - proces
•De medewerker IC logt in op zijn / haar persoonlijk dashboard en voert controles uit op
basis van het uniforme IC kader zoals minimaal gevraagd door de accountant.
•De uitgevoerde controle wordt door de medewerker in het Key Control Dashboard
vastgelegd
•Als er tijdens een controle een bevinding wordt geconstateerd, wordt ook deze in het
Key Control Dashboard vastgelegd. En kan meteen aanvullend een actie worden uitgezet
•De indicatoren op het Key Control Dashboard worden real-time aangepast op basis van
nieuw ingevoerde gegevens
•De indicatoren en uitgevoerde controles worden periodiek met één druk op de knop
verwerkt in een rapportage
•De accountant kan op elk moment het Key Control Dashboard van organisatie
raadplegen.
Het Key Control Dashboard is eenvoudig in gebruik.
10

11. 3.1 KCD - Dashboard - Proceseigenaar
Proces overzicht Details proces
Resultaten
Key Controls / beheersmaatregelen
interne
beheersing
Uitgevoerde controles
Rapporten /
+ Acties
Documenten
11

12. 3.2 KCD – Kleuren
Na inloggen zijn alle processen zichtbaar, waarvoor persoon is geautoriseerd.
Per proces is direct af te lezen in welke processtap een bevinding is geconstateerd:
Groen = (positieve / negatieve) bevinding (wel ‘in-control’)
Oranje = (negatieve) bevinding (nog niet ‘in-control’)
Blauw = geen bevinding door ontbreken interne controle werkzaamheden
Elk proces is opgebouwd met:
Afdelingen
processtappen
12

13. 3.3 KCD - Indicatoren
Per key control is inzichtelijk of er tijdens
een controle een bevinding is
geconstateerd. Bij één bevinding staat de
wijzer op oranje, bij geen bevinding op
groen.
De meters zijn gecumuleerd terug te vinden
op alle niveaus. Op het niveau van:
• Proces
• Processtap
• Key control
13

14. 3.4 KCD - Dashboard - Interne controle
14

15. 3.5 KCD - Dashboard – Management monitor
15

16. 3.6 KCD - Dashboard – Risicomanagement
16

17. 3.7 KCD - Rapportage - Resultaten interne controle
17

18. 3.8 KCD – Rapportage – Management
18

19. 3.9 KCD – Rapportage – Voortgang
19

20. 4.1 Implementatie
Materiële inrichting
• Afstemmen processen, risico’s en Key Controls in het KCD (Organisatie / Ernst &
Young)
Technische implementatie
• Technisch opzetten omgeving , gebruikersaccounts en -rechten
• Aanpassen KCD aan organisatie (10% afwijking op standaard)
• Workshop validatie KCD opzet door organisatie
• Training gebruik Key Control Dashboard
Organisatie bepaalt hoe het KCD wordt opgezet
• Yellowtail heeft de basis staan. Organisatie kan wensen / ideeën aandragen om het
naar wens in te richten
20

21. 4.2 Licentie en service
Vanuit jaarlijkse fee
• Software licentie
• Technisch Beheer
‒ Hosting
‒ Release beheer
• Functioneel Beheer
‒ Autorisatie beheer
• Onderhoud standaard raamwerk
‒ Beschikbaar stellen standaard raamwerk processen
‒ Jaarlijkse update vanuit E&Y
‒ Wijzigingen in standaard raamwerk processen
• Helpdesk
21

22. “De integratie van processen,
interne controle en
risicomanagement zorgt voor
een optimale en effectieve
interne beheersing”
Naam: Edwin Lodder
Functie: Senior Consultant
elodder@yellowtail.nl
www.yellowtail.nl
22

23. Laapersveld 61
1213 VB Hilversum
T + 31 (0) 35 524 8900
T + 31 (0) 35 524 8901
info@yellowtail.nl
www.yellowtail.nl