1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
ALBERTO SANTIAGO APONTE LÉCTOR

2. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Principios, normas, procedimientos,
técnicas e instrumentos que
promueven la eficiencia en el uso de
los recursos en las entidades pública.
Son sistemas de gestión que actúan
como normas de calidad.

3. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

4. PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA

5. SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

6. SISTEMA NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
Ente Rector:
Oficina Central Técnico Normativa de la Dirección
Nacional de Abastecimiento del INAP (Instituto Nacional
de Administración Pública)
Órganos de Ejecución:
Oficina de Abastecimiento de los Ministerios
Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro
Organismos Públicos Descentralizados
Concejos Municipales
Gobiernos Regionales

7. REGISTRO DE PROVEEDORES
Poseer información sobre los
proveedores de las entidades
públicas a fin de clasificarlos de
acuerdo al giro de sus negocios.
Actualmente se cuenta con el
Registro Nacional de Proveedores
(Art. 9º de la Ley de
Contrataciones del Estado)

8. CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN

9. LA ADQUISICIÓN

10. LA ADQUISICIÓN

11. FASES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Ejecución
Actos Preparatorios Selección
Contractual
•• Garantías
Garantías
•• Plan Estratégico Instit.
Plan Estratégico Instit. •• Convocatoria. •• Adelantos
Adelantos
Convocatoria.
•• Plan Operativo Instit.
Plan Operativo Instit. •• Registro de participantes •• Adicionales yy
Adicionales
Registro de participantes reducciones
•• Determinación de reducciones
Determinación de •• Consultas
Consultas
necesidades
necesidades •• Ampliaciones yy
Ampliaciones
•• Observaciones
Observaciones prórrogas
•• Presupuesto Institucional prórrogas
Presupuesto Institucional
•• Presentación de
Presentación de •• Subcontratación
•• Plan Anual de Subcontratación
Plan Anual de propuestas
propuestas
Contrataciones
Contrataciones •• Intervención
Intervención
•• Evaluación yycalificación
Evaluación calificación Económica de Obra
•• Expediente de contratación Económica de Obra
Expediente de contratación
•• Otorgamiento de la
Otorgamiento de la •• Resolución
•• Designación del Comité Resolución
Designación del Comité Buena Pro
Buena Pro
Especial
Especial •• Penalidades
Penalidades
•• Formalización del
Formalización del
•• Elaboración de las Bases.
Elaboración de las Bases. Contrato --Suscripción •• Recepción yy
Recepción
Contrato Suscripción conformidad
conformidad
• Liquidación

12. ALMACENAMIENTO
Esta referido a la ubicación
temporal de bienes en un
espacio físico determinado
con fines de custodia, como
vía para trasladarlos
físicamente a quienes lo
necesitan.

13. DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL
DISTRIBUCIÓN
A través del cual el Almacén
institucional proporciona en forma
adecuada y oportuna los bienes
adquiridos por las dependencias
solicitantes para el logro de sus
objetivos y metas.
REGISTRO Y CONTROL
Esta referido de control previo
interno, verificación y
conformidad de las operaciones
registradas en cada uno de los
procesos técnicos del Sistema de
Abastecimiento.

14. MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN
DE BIENES
RECUPERACIÓN DE
BIENES
Es una actividad
administrativa y jurídica
orientada a volver a tener
dominio y disposición sobre
los bienes.
MANTENIMIENTO
Es el eficiente estado de
conservación de los bienes de la
Entidad, a través de los
mantenimientos preventivos y
correctivos.

15. DISPOSICIÓN FINAL
Está relacionado con la situación técnica, administrativa y
jurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que
como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su
periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja

16. ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
JEFATURA
Área de Programación Área de Control Patrimonial
Área de Proc. de Selección Área de Servicios Generales
Área de Adquisiciones Área de Seguridad
Área de Almacén

17. FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
•Actividades de Programación
•Ejecución de procesos de
selección
•Administración de contratos
•Registro y Control de Almacenes
•Registro y control de bienes
patrimoniales
•Seguridad integral
•Servicios Generales

18. ÁREA DE PROGRAMACIÓN
Implicancias Función- Dependencias
Funciones Generales Normas relacionadas
involucradas
En base a los cuadros de necesidades, se •Directiva PAC OSCE
Proyección PAC realiza la revisión, identificación de procesos y •Ley de presupuesto para el
seguimiento y modificaciones consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Año Fiscal
Presupuesto y Unidad de Programación.
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se
presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,
Evaluación de Requerimientos a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las •Ley de Contrataciones
generación de expedientes evaluaciones presupuestarias. Se encamina el del Estado y su Reglamento.
requerimiento para que la aprobación del Expediente
de Contratación.
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de •Directiva para la Ejecución del
Seguimiento de la Ejecución programas informáticos, en los cuales se registra el Proceso Presupuestario para
de Calendarios de Compromisos avance de la ejecución del calendario. el Año Fiscal.
En base a las actividades identificadas en coordinación
con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; •Instructivo para la formulación
Elaboración del POA y en coordinación con la Unidad de Programación . de Actividades para el Año Fiscal

19. ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN
Implicancias de la función –
Función General Norma relacionada
Dependencias involucradas
La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de
Asistencia a Comités designación de Comités Especiales.
Especiales. en La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de
Ley de Contrataciones
procesos de Adjudicación evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás del Estado y su
Directa, Concurso y documentos relacionados al proceso de selección. Reglamento
Licitación Pública. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de
Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración,
También exoneraciones Alta Dirección y postores.
Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos
de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios Ley de Contrataciones
Proyección de Contratos para la suscripción del contrato del Estado y su
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Reglamento
Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la
Buena pro.

20. ÁREA DE ADQUISICIONES
Implicancias de la función –
Funciones Generales Norma relacionada
Dependencias involucradas
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado
Determinación de Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación
Ley de Contrataciones
del Estado
Valore Referencial Del Expediente de contratación.
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y su Reglamento
Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos.
Manual de Pago a Proveedores
Emisión de Ord. Compra y Servicio Compromisos y devengados de O/C y O/S,
Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización
Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales,
Ejecución Contractual y contratación complementaria
Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza.
Ley de Contrataciones del Estado y
su Reglamento
Administración de Contratos Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y
Of. de Economía y Finanzas
Compras Directas y Adquisiciones Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de
compra directa y caja chica. Directiva de Tesorería
por Caja Chica Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.

21. ÁREA DE ALMACÉN
Implicancias de la función –
Función General Norma relacionada
Dependencias involucradas
•Recepción, Registro y Almacenamiento • Área de Programación • Sistema de Abastecimiento
de bienes y materiales • Área de Adquisiciones Decreto Ley Nº 22056
• Área de Control Patrimonial • INAP /DNA -Normas Generales de
• Oficinas Usuarias Abastecimientos
•Resolución Jefatural Nº335-90
• Oficinas Usuarias INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
•Despacho y Distribución •Resolución de Contraloria
Normas de Control Interno
en el Sector Publico.
•Resolución Jefatural Nº335-90
•Emisión de Documentos Fuentes NEA, INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes
• Oficinas Usuarias
Pecosas, Kárdex, •Normas de Control Interno en el
Sector Público.
•Resolución Nº 039-98/SBN
• Oficina de Administración Financiera Reglamento para el Inventario
•Información Contable
• Área de Contabilidad Nacional de Bienes Muebles del
Estado

22. ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL
Implicancias de la Función-
Funciones Generales Normas relacionadas
Dependencias involucradas
•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN Administra los bienes patrimoniales Decreto Supremo Nº 007-
DE BIENES DE LA ENTIDAD asignados en uso a los usuarios, ejecución 2008-VIVIENDA- Rgto. de
de altas y bajas y su disposición final la Ley de 29151- Ley General
Del Sistema Nacional de
Bienes Estatales.
• INVENTARIO, REGISTRO Y Registro y control de bienes, conciliación Resolución N° 039-98/SBN
CONTROL DE BIENES contable en coordinación con la Oficina de Reglamento para el Inventario
PATRIMONIALES Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Nacional de Bienes Muebles
del Estado.
Seguro de los bienes muebles, inmuebles
Resolución Nº 320-2006-CG-
• SEGUROS y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo,
Normas de control interno.
Deshonestidad y de vehículos

23. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
Visión de Gobierno:
Hacer más transparente el mercado de las compras públicas
◦ Reducir asimetrías del mercado
◦ Facilitar la planificación de los proveedores
◦ Tener un mercado más competitivo
Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección
como fuente principal de suministro para las necesidades del
sector público
◦ Transparencia y eficiencia
- Descuentos por volumen
- Menores costos de proceso
◦ Control

24. GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD
 Planificar las compras permite a la Entidad:
◦ Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento
 Contrato de suministro
 Descuentos por volumen
 Reducir el requerimiento sin perder poder de negociación
 Reducir los costos de administración
◦ Reducir el fraccionamiento de las compras
◦ Optimizar la programación de actividades
◦ Mejorar la planificación financiera

25. VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE
COMPRAS
• Programación de las compras (PAC)
• Fortalecer competencias del equipo
• Administrar la distribución de trabajo
• Generar nuevas estrategias de suministro
• Verificar la necesidad del usuario
• Atención oportuna al usuario

26. PROBLEMAS COMUNES EN LA
PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información /
Tdr / Et
• Falta de información /elaboración Ct
• Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la
demanda
• Falta de análisis de oportunidades
• Falta de mecanismos de programación de actividades
• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación

27. Planificar las compras significa…
Definir lo siguiente:
–Qué se comprará
–Cuándo se necesitará
–Qué cantidad se comprará
Se debe definir e identificar además:
• Periodicidad de la compra
• Tiempos de respuesta de proveedores
• Restricciones legales
• Normas reglamentarias