2. Incapacidad para realizar labores en el
tiempo estimado:
Falta de competencia
Falta de ética profesional
Falta de organización eficaz (factor más común)
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3. Definición de Tiempo
Aproximación a la definición a través de sus
características
Recurso escaso
Absolutamente inelástico
Irremplazable
Equitativo y justo
Inexorable
Indispensable
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4. Objetivos para salir de la Desorganización
Muy concretos y específicos
Pocos, pero muy importantes
Compatibilizables entre ellos
Alcanzables, pero con dificultad
Cuantificables
A plazos
Escritos y que se puedan consultar
Evolutivos según las situaciones
La propia evolución y desarrollo personal deben
hacer variar la importancia de las cosas
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5. "La trampa de la actividad consiste en que
estamos tan ocupados en lo que hacemos, que
olvidamos para qué, lo estamos haciendo.
Establecer la prioridad de cada actividad es la
mejor, y casi única, garantía posible de lograr la
eficacia que se requiere en cada trabajo.”
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6. Problemas de tiempo en la vida cotidiana
El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y
reanudado.
Programar y/o realizar una tarea larga supone
dificultades muy superiores a las que plantea una corta.
El valor de una tarea no crece proporcionalmente al
tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en
"S". Es fácil ser un poco mediocre en algunos temas y un
perfeccionista en otros.
Nunca se puede hacer solamente una cosa.
Una persona con un reloj sabe qué hora es. Una
persona con dos relojes nunca estará segura.
Cuanto más lejos está el futuro, más bonito nos parece.
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7. Si se quiere identificar a un experto, hay que escoger al que predice
que el trabajo durará más tiempo y costará más.
No hay mejor momento que el presente para que retrase lo que no
se quiere hacer.
Cualquier cosa que vale la pena hacer, ayer también valía la pena
hacerla.
Los trabajos sencillos siempre se dejan para después porque ya
habrá tiempo de hacerlos.
Cuando vemos que no llegamos a tiempo a nuestro objetivo
empezamos con las suposiciones. Aunque la suposición es la madre
de todas las pifias.
Un proyecto de trabajo se expande hasta llenar todo el espacio
disponible. Y no importa lo grande que sea el espacio. Si hay dos
proyectos que deban hacerse a la vez, los dos requerirán la misma
porción de espacio de trabajo.
El tiempo libre del que se puede disponer de una manera imprevista
siempre se malgasta inevitablemente.
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8. ¿Qué es la eficacia?
La práctica, que ha de ser continuada
El esfuerzo, que ha de ser constante
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9. Determinación de Objetivos y Prioridades
Objetivos de Acción
Realistas
Motivadores
Flexibles
Realizables, posibles
Planificados
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10. Objetivos de mejora
Traducidos.
Características del entorno que los rodea.
Oportunidad
Hay que plantarles cara .
Sin normas.
por etapas.
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11. Objetivos Vitales
Nivel de satisfacción
Grado de decisión
Esencialidad vital
Valoración personal
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12. Planificación de Actividades
Antes de cada período de planificación, hemos de
plantear dos cuestiones:
¿Cuánto tiempo disponible tenemos?
¿Cómo deberíamos usarlo?
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13. Evolución de la Rentabilidad y las
Prioridades
CARACTERÍSTICAS EJEMPLOS PRIORIDAD
Tareas de alta Promete grandes Diseño de una campaña Normalmente 1
rentabilidad beneficios. Son a de adjudicación. Ocasionalmente 2
menudo autoiniciadas. Elaboración de un
Hay un gran intervalo de sistema contable para
tiempo entre iniciación y ahorrar dinero.
resultados.
Tareas de La falta de adecuación o Informe de ventas para Normalmente 1 ó 2
rentabilidad negligencia podrían ser el día siguiente. Reunión Ocasionalmente 3
negativa perjudiciales. Plazo límite de urgencia para corregir
inminente o arbitrario. un error en el informe del
cliente.
Tareas de Son de escasa Reunión rutinaria con Normalmente 2 ó 3
rentabilidad rentabilidad, ya sea clientes. Preparación de Ocasionalmente 1
media negativa o positiva. la declaración de la renta
para el contable.
Tareas de Normalmente incluyen Trabajo rutinario. Nueva 3 ó nula
rentabilidad aspectos básicos del redacción de una carta o
baja trabajo. Entrañan memorándum poco
libertad en cuanto al importantes.
momento de
despacharlas.
Prioridades: 1- Tareas urgentes, exigentes, que requieren concentración. 2-
Prioridad media. 3- Prioridad baja y tareas rutinarias
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14. Propuestas para la Planificación de la
Jornada Laboral
Registrar sobre soporte de papel
Repasar a diario la lista
La lista diaria debe confeccionarse seleccionando un
máximo de 10 tareas de la agenda, de la lista
maestra, de las que surgieron en la jornada anterior.
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15. Realizar la evaluación de las tareas de la lista diaria
en términos de rentabilidad: alta, negativa, media o
baja
Se debe determinan la zona horaria donde se
produce mayor rendimiento
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17. Cómo preparar la lista diaria de cosas que
hacer?
De forma realista y teniendo en cuenta las
limitaciones de tiempo
Dejar margen suficiente para los
“imprevistos”, siempre se presentarán…
Revisar cada día la lista, mantenerla al alcance, y
consultarla periodicamente
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18. Se añadirá, lo no programado en la lista, pero
realizado.
Competencia ¿Quién es la persona competente
para realizar cada actividad? ¿Puedo delegarlo?
Las actividades que tengan relación entre sí, han de
agruparse en la medida de lo posible.
Es mejor centrarse más en el rendimiento que en la
urgencia.
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19. Planificación y Programación del tiempo
Considerar los períodos en su conjunto
(días, semana, mes, trimestre…)
En la planificación, se ha de tener en cuenta en las
tareas, el plazo para su cumplimiento.
Primero los elementos más voluminosos, los que
más rendimientos proporcionan. Principio “lista de
espera”
Registro de ideas de forma inmediata
Reservar tiempo para la reflexión y el trabajo a
solas.
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20. La planificación ha de estar en lugar visible y que se
pueda consultar fácilmente
Anotaremos el tiempo que nos ha tomado cada
tarea
Se establecerán “Períodos Verdes”
Planificar un tiempo sin ninguna interrupción.
Si hubiera tiempo sobrante, se puede emplear en
tareas menores
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21. Programación del tiempo
Se ha de tener listo el programa antes de empezar
Se programa en función de los objetivos a alcanzar
El programa gira en torno a un tema esencial
Acompasar las actividades a los biorritmos
El horario se programa siempre por escrito
Agrupar las acciones relacionadas entre sí
Mantener a la vista la programación
Asignar largos períodos para las tareas importantes
Asegurarse de asignar tiempo suficiente sin exceso
Flexibilidad para añadir asuntos no previstos e
importantes
Incluir tiempo de lectura de actualización profesional
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22. Aprender a decir NO
Algunas manías personales…
Estar informado de todo y de cada detalle
Perfeccionismo, control de todo
Aseguramiento para caso de problemas
Sentir la obligación de participar en todos los trabajos
Tener una idea demasiado alta de la función
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23. Persistir en la expresión de nuestras propias
ideas y sentimientos
Tomar una decisión (analizada, meditada…)
No justificarse, ni argumentar ni defenderse
Afirmar siempre, regularmente, de manera
incansable, el mismo punto de vista, el mismo
sentimiento, la misma decisión
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24. Causas de las Pérdidas de Tiempo
Causas de origen interno:
Objetivos y prioridades.
Plan de trabajo cotidiano.
Trabajos diversos.
Fechas límite autoimpuestas.
Tendencia a trabajar demasiado.
Orden.
Delimitación de responsabilidades.
Delegación.
Arreglo personal.
Conflictos.
Actitudes frente al cambio.
Puntos de interés.
Aquiescencia.
Toma de decisiones.
Comunicación.
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25. Causas de origen externo
Teléfono.
Compañeros o colaboradores.
Política de "puerta abierta”.
Visitantes, clientes, proveedores.
Personal insuficientemente formado o incompetente, sobre
todo, un secretariado deficiente.
Jerarquía, patrón.
Almuerzos de negocios.
Reuniones.
Trámites.
Mantenimiento.
Citas externas ajenas a trabajo.
Vida doméstica.
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26. Cómo afrontar interrupciones telefónicas o
por personas
Telefónicas
Forma selectiva.
Agrupación y franja horaria.
Diplomáticos.
Saber decir "no".
Delegación.
Planificación.
Oportunidad.
Brevedad.
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27. Programación en las llamadas salientes.
Utilización de fichas para el control.
Criterio único.
Economía en las llamadas.
Supresión de teléfonos móviles, si no fueran
necesarios.
Períodos de incomunicación.
Registro de llamadas.
Organice un sistema de devolución de llamadas.
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28. Por causa de personas
Respeto de tiempos.
Conclusión diplomática.
Reunión breve con el personal.
Trato con el personal.
Adelanto de hora.
Pacto de no interrupción .
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29. Comunicación del nuevo horario.
Control de visitas.
Imagen.
Recibir de pié.
Criterio de orden.
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30. Las Autointerrupciones
Nos hacemos las siguientes preguntas:
Somos ordenados/as?
La ahora del café?
Dar largas a las tareas?.
Saludos y charlas de cortesía?
Lecturas improductivas?
Llamadas particulares?
El uso de internet?
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31. Cómo NO dar largas a las tareas?
Intentar por todos los medio de ver lo “positivo” de
aquélla tarea que nos viene grande y no la dejemos
aplazar.
Ante aquélla difícil tarea, trabajar en ella tiempo
programado.
Apartar todas las distracciones tentadoras
Trabajar de seguido, hasta que de forma natural
tengamos que detenerlo
Dar una copia de la planificación al compañero/a
Empezar “YA”, sin dilación
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32. DELEGAR TAREAS O FUNCIONES
Delegar no es Abdicar
Dirigir es delegar y delegar es:
Acotar o asignar tareas
Acompañar en el trabajo de otros
Corregir y formar a los trabajadores
Educar
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33. Establecer un Proceso de Delegación
Definir un proyecto o tarea
La globalidad y responsabilidad de una tarea
completa, motiva al equipo de trabajo
Conferir la autoridad necesaria y prestar los
recursos y apoyo necesarios
Delegar el básico para obtener resultados
Seguimiento
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34. En Quién Delegamos?
Reconocimiento de las aptitudes conceptuales de
los que están a nuestro alrededor.
Ser consciente de los puntos fuertes y débiles de
sus subordinados y de los suyos propios.
Coordinar los conocimientos de todos.
Delegar no sólo en quien sea subordinado, sino en
colegas.
Recurrir a servicios externos, solo en el caso que no
haya en la empresa alguien adecuado.
Concretar estableciendo plazos precisos
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35. Evitar perder tiempo en reuniones
Debemos plantearnos lo siguiente:
Inversión de tiempo
Planteamiento de objetivos
Oír opiniones de los participantes
Es necesario el grupo para tomar la decisión.
Hace falta instruir o entrenar al grupo
Buscar otros métodos más económicos de tiempo
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36. Comunicación al equipo de trabajo
Convocar solo a los representantes de cada
departamento
Distribuir la información y pedir respuesta en plazo.
Resolución telefónica
Informar de forma individual.
Resumen de reuniones.
Tener claro el objetivo de la reunión.
Redactar un orden del día
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37. Después de la reunión
Levantar un acta:
Temas tratados.
Decisiones adoptadas.
Asignación de trabajos apersonas responsables
Plazo para presentar los resultados.
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