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Específicos
 Implementar ferramentas para a criação e manipulação de documentos;
 Motivar redução de uso de papel;
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Equipe Técnica
Equipe de Consultores
3ª Etapa
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Com esta pesquisa não tivemos a intenção de esgotar o tema, pois gestão
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O presente trabalho apresenta uma análise de práticas administrativas em um departamento de educação do meio rural do município de Breves, estado do Pará.

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  1. 1. UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO BACHARELADO EM ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Eliliane dos Santos Barbosa Maria de Nazaré Pinto do Monte Maurício Moraes de Carvalho Neide Andrade da Silva Ruth Helena Paula da Costa GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO DO MEIO RURAL: um breve estudo no Distrito Curumu BREVES – PA 2014
  2. 2. Eliliane dos Santos Barbosa Maria de Nazaré Pinto do Monte Maurício Moraes de Carvalho Neide Andrade da Silva Ruth Helena Paula da Costa GESTÃO ADMINISTRATIVA DA EDUCAÇÃO DO MEIO RURAL: um breve estudo no Distrito Curumu Trabalho apresentado ao curso de Bacharelado em Administração Pública da Universidade Federal do Pará, como requisito parcial para avaliação da disciplina Seminário Temático II. BREVES – PA 2014
  3. 3. SUMÁRIO INTRODUÇÃO...................................................................................................3 1. DADOS INICIAIS DO PLANO DE INTERVENÇÃO......................................3 1.1 Dados da Organização.................................................................................3 1.2 Por que a organização foi escolhida?...........................................................4 1.3 No que a pesquisa irá contribuir para o aprendizado dos discentes e servidores públicos envolvidos?..........................................................................4 1.4 Qual a relevância do plano de intervenção para o município (e/ou região) em que a Organização atua?..............................................................................4 2. ANÁLISE AMBIENTAL..................................................................................4 2.1 Descrever os principais serviços prestados pela Organização.....................4 2.2 Organograma completo da Organização, apresentando as estruturas de relacionamento entre as áreas e as pessoas: lineares, funcionais e do tipo “staff”...................................................................................................................5 2.3 Pirâmide de Níveis: estratégico, tático e operacional, com o quantitativo de funcionários em cada nível e as principais áreas e pessoas da organização....6 2.4 Principais stakeholders internos e externos à Organização com qexplicitação do grau de envolvimento por meio de uma ilustração.............................................................................................................6 2.5 Análise SWOT, apontando os PONTOS FORTES, os PONTOS FRACOS, as AMEAÇAS e as OPORTUNIDADES, justificando a inclusão de cada tópico levando em conta as tendências mais prováveis no cenário político, social, tecnológico e econômico.....................................................................................7 3. DESCRIÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO.......................................8 3.1 Prática I: Gestão Administrativa do Diretor de Educação do Meio Rural......8 3.2 Prática II: Gestão Administrativa das Chefes da Divisão do Dlst. Curumu...9 4. PROPOSTA DE INTERVENÇÃO..................................................................10 CONCLUSÃO....................................................................................................14 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................15
  4. 4. 3 RESUMO Este trababalho apresenta uma breve análise da gestão administrativa da educação do meio rural brevense no Distrito Curumu, objetivando principalmente compreender as peculiaridades deste tipo de gerenciamento e propor práticas inovadoras para o setor pesquisado. Para elaborar este trabalho fizemos pesquisa bibliográfica e de campo dentro de uma abordagem qualitativa, utilizando como instrumentos de pesquisa, análise documental, entrevistas e questionários. Tanto o Diretor de Educação do Meio Rural, quanto as “chefes” da Divisão do Distrito Curumu afirmaram que suas práticas de gestão são pautadas em tudo o que há de mais inovador, pois necessitam estar acompanhando as constantes transformações que ocorrem no âmbito educacional. No entanto, alguns entraves como a falta de infraestrutura adequada e insuficiencia de servidores os impedem de avançar na eficiência e eficácia como gostariam. Palavras-Chave: Gestão Administrativa. Educação do Meio Rural. Distrito Curumu 1 DADOS INICIAIS DO PLANO DE INTERVENÇÃO 1.1 Dados da Organização: a) Nome Secretaria Municipal de Educação b) Endereço A Organização está situada na Avenida Rio Branco, s/n, no município de Breves. c) Telefone 3783-1299 d) Site http://www.prefeiturabreves.pa.gov.br/ e) E-mail semed_breves@hotmail.com f) Pessoas de contato (com telefone e e-mail específicos) Vanderlei Lobato de Castro, vanderleilobato@hotmail.com/ 981926301 g) Instância em que Organização esta inserida: municipal, estadual ou federal? A organização supracitada é uma Instância administrativa do poder executivo no município de Breves. h) Administração direta ou indireta? No caso de autarquias, fundações ou empresas públicas especificar as atividades que a Organização desempenha. A mesma desempenha suas atividades na administração pública direta, ou seja, é
  5. 5. 4 um órgão público ligado à esfera municipal 1.2 Por que a Organização foi escolhida? Esta organização foi escolhida por entendermos que é necessário conhecer a realidade da gestão administrativa da educação do meio rural, no intuito de compreender as particularidades desta forma específica de gerenciamento, visando intervir e apresentar novas práticas de gestão. 1.3 No que a pesquisa irá contribuir para o aprendizado dos discentes e servidores públicos envolvidos? A pesquisa irá contribuir de forma significativa para todos os envolvidos no processo, pois as estratégias apresentadas buscam melhorias na produtividade e eficiência, conduzindo os personagens participantes a uma evolução em sua rotina de trabalho. 1.4 Qual a relevância do plano de intervenção para o município (e/ou região) em que a Organização atua? Este plano de intervenção será de grande relevância para o Distrito Curumu, o qual é uma Divisão da Educação do Campo do município de Breves – Pará, por apresentar em seu bojo a proposta de adoção de práticas inovadoras nas atividades administrativas e operacionais cotidianas da Administração Pública no órgão pesquisado. 2 ANÁLISE AMBIENTAL 2.1 Descrever os principais serviços prestados pela Organização. De acordo com a investigação efetuada constatamos que os principais serviços prestados na organização são os que competem à Diretoria de Educação do Meio Rural e chefia de Divisão dos Distritos. Ressaltamos aqui os desenvolvidos no Distrito Curumu, isto é, coordenação de professores e alunos, gerenciamento e organização de documentos diversos, dentre vários outros. 2.2 Organograma completo da Organização, apresentando as estruturas de relacionamento entre as áreas e as pessoas: lineares, funcionais e do tipo “staff”. Figura 1
  6. 6. 5 Fonte: SEMED ASSESSORIA JURIDICA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO CHEFIA DE GABINETE ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO/EVENTOS ADMINISTRAÇÃO DO PRÉDIO-SEMED DIRETORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA - DAF DIRETORIA DE ENSINO - DEN DIRETORIA DE EDUCAÇÃO DO MEIO RURAL - DEMR DIRETORIA DE ASSISTÊNCIA AO ESTUDANTE - DAE Divisão de Finanças DIFIN Equipe Técnica e de Articulação Pedagógica Divisão do Distrito de Antônio Lemos Divisão de Patrimônio e Material Escolar Divisão de Contabilidade DICON Divisão de Esporte, Artes e Lazer DEAL Divisão do Distrito de Curumu DDC Divisão de Alimentação DIALE Divisão de Lotação DILOT Divisão de Estatística e Censo Escolar DECES Divisão do Distrito São Miguel DDSM Divisão de Transporte Escolar DITES Divisão de Recursos Humanos DRH Divisão de Projetos e Programas Financiáveis DIPROF Divisão do Distrito Sede Rural DDSR Divisão de Manutenção e Construção DIMACRO Divisão de Tecnologia DITEC Divisão de Educação de Jovens e Adultos Divisão de Ensino Modular Rural DEMR Almoxarifado Arquivo da Educação
  7. 7. 6 2.3 Pirâmide de Níveis: estratégico, tático e operacional, com o quantitativo de funcionários em cada nível e as principais áreas e pessoas da organização Figura 2 Fonte: Elaborada pelos autores 2.4 Principais stakeholders internos e externos à Organização com explicitação do grau de envolvimento por meio de uma ilustração. Figura 3 Alunos Instituições políticas Pais de Alunos Comunidade Mídia Outros Órgãos Entidades de Classe Governamentais Movimentos Sociais Organizações Não Governamentais (STAKEHOLDERSEXTERNOS) Fonte: Elaborada pelos autores Distrito Curumu Secretário Municipal de Educação, Conselho Municipal de Educação, Chefe de Gabinete, Diretor Administrativo e Financeiro, Diretor de Ensino, Diretor de Educação do Meio Rural, Diretor de Assistência ao Estudante, Assistentes Administrativos e Professores. (STAKEHOLDERS INTERNOS)
  8. 8. 7 De acordo com a pesquisa observamos que os principais stakeholders internos são: o Secretário Municipal de Educação, o Conselho Municipal de Educação, o Chefe de Gabinete, o Diretor Administrativo e Financeiro, o Diretor de Ensino, o Diretor de Educação do Meio Rural, o Diretor de Assistência ao Estudante, os Assistentes Administrativos e Professores. E os stakeholders externos são: os alunos, os pais dos alunos, a mídia, a comunidade, outros órgãos governamentais, entidades de classe, organizações não governamentais, movimentos sociais e instituições políticas. Vale ressaltar que nesta organização, segundo as entrevistas efetuadas, observamos que há um alto grau de envolvimento dos stakeholders. 2.5 Análise SWOT, apontando os PONTOS FORTES, os PONTOS FRACOS, as AMEAÇAS e as OPORTUNIDADES, justificando a inclusão de cada tópico levando em conta as tendências mais prováveis no cenário político, social, tecnológico e econômico. Após o processo de coleta de dados elaboramos uma análise SWOT do Distrito Curumu, constatamos que esta Divisão apresenta pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades. Assim, levando em consideração as tendências mais prováveis no cenário político, social, tecnológico e econômico descrevemos sucintamente as forças, as fraquezas, as ameaças e as oportunidades detectadas na organização pesquisada. Forças:  Servidores, da Divisão (Distrito Curumu), qualificados, com conhecimentos aprofundados e relevantes sobre os processos administrativos da educação do meio rural desta Divisão;  Alto grau de envolvimento dos stakeholders; Fraquezas:  Infraestrutura de funcionamento da Divisão (Distrito Curumu) inadequada;  Servidores insuficientes para atendimento das demandas administrativas da Divisão (Distrito Curumu);
  9. 9. 8  Ausência de novas tecnologias na Divisão (Distrito Curumu;  Baixa qualidade na oferta dos serviços da Divisão (Distrito Curumu); Oportunidades:  Novas tecnologias; Ameaças:  Mudanças na legislação educacional; 3 DESCRIÇÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO 3.1 Prática I: Gestão Administrativa do Diretor de Educação do Meio Rural 3.1.1 Planejamento Segundo Chiavenato (1999), Planejar estrategicamente é de extrema relevância para o desenvolvimento de uma boa gestão educacional. Assim nesse processo de gestão, torna-se fundamental que os líderes considerem conceitos primordiais da administração como: planejamento, estratégia e diagnóstico estratégico. Levando em consideração esse pressuposto tivemos a oportunidade de constatar que a Gestão Administrativa do Diretor da Educação do Meio Rural é pautada no planejamento estratégico. Vale ressaltar ainda que uma infraestrutura inadequada (segundo o senhor diretor) é um dos pontos fracos apontados pelo diagnóstico estratégico da organização. 3.1.2 Organização A organização é efetuada de acordo com as contingências, isto é, de acordo com a viabilidade de recursos financeiros disponíveis, o qual possibilita estruturar ou não de forma adequada os setores da educação do campo com todo o suporte necessário para o bom desenvolvimento da mesma 3.1.3 Direção Quanto à direção, somos conscientes que o “administrador precisa conhecer a motivação humana e saber conduzir as pessoas, isto é, liderar” (Chiavenato, 2000:257). Vale ressaltar que o senhor Diretor de Educação do Meio Rural assume
  10. 10. 9 um papel participativo, assumindo assim um estilo de liderança democrática, pois todos os chefes de divisão têm poder de decisão e são convocados para participar das tomadas de decisão superiores. 3.1.4 Controle Segundo relatos do Diretor de Educação do Meio Rural o controle, é efetuado de acordo com as normas para a avaliação do resultado das atividades desenvolvidas, as quais mensuram e corrigem o desempenho, isto é, há monitoramento e avaliação das atividades e resultados alcançados, para assegurar que o planejamento, organização e direção foram bem- sucedidos. 3.2 Prática II: Gestão Administrativa das Chefes da Divisão do Distrito Curumu 3.2.1 Planejamento De acordo com Chiavenato (2000), o planejamento tático se define pelo nível intermediário e se projeta para o médio prazo, apresentando assim a preocupação em atingir os objetivos departamentais. Diante da definição apresentada, observamos que o planejamento é feito de maneira tática, conduzindo habilmente as estratégias determinadas pelo Diretor de Educação do Meio Rural, elaborando e coordenando as ações em conjunto com membros do nível operacional. 3.2.2 Organização Em relação à organização, os recursos financeiros mantenedores da Divisão são oriundos da Secretaria Municipal de Educação, pois a Divisão de Educação do Distrito Curumu é um setor da Divisão de Educação do Meio Rural, departamento este interno a primeira. A respectiva Divisão de Educação do Meio Rural carece de estrutura física adequada para a plena realização das tarefas diárias, entretanto possui um bom quadro de funcionários, ainda que em número insuficiente, mas os mesmos são altamente capacitados e produtivos. 3.2.3 Direção
  11. 11. 10 As chefas da Divisão do Distrito Curumu assumem o papel de líderes, exercendo a liderança democrática - isto é, procurando ouvir e compreender os pontos e sugestões dos membros do nível operacional - e descentralizada, já que ambas detém os mesmos poderes dentro do mesmo setor. 3.2.4 Controle Quanto ao controle, verificamos que há no setor regras e normas claras para a avaliação do desempenho das atividades desenvolvidas pelo nível tático, isto é, há um constante monitoramento e avaliação tanto das atividades realizadas quanto dos resultados obtidos, com o intuito de assegurar que o planejamento, a organização e a direção sejam bem sucedidos. Ao final da análise, sintetize os pincipais pontos em um quadro. Práti ca Planejamento Organização Direção Controle I Estrategicamente efetuado De acordo com as contingências Liderança democrática e descentralizada Avaliação de desempenho das atividades desenvolvidas II Taticamente efetuado De acordo com as contingências Liderança democrática e descentralizada Avaliação de desempenho das atividades desenvolvidas 4. PROPOSTA DE INTERVENÇÃO É válido colocar em foco, antes de apresentarmos a nossa proposta de intervenção, que a Teoria Contingencial nos diz que tudo nas organizações é relativo, que tudo depende de vários fatores, internos ou externos que possam vir a influenciá-las no seu cotidiano, o que fica explícito na ótica de Donaldson (1999)
  12. 12. 11 apud Araújo (2001) quando afirmam que há diversos fatores contingenciais: estratégias, incertezas com relação às tarefas e a tecnologia. Essas características refletem a influência do ambiente. Na visão de Lacombe e Heilborn (2006) apud Jacobsen e Moretto Neto (2012) essa teoria tem como aspecto importante a conclusão de que as condições do ambiente causam as transformações no interior das organizações e que não se consegue alto nível de sofisticação organizacional com a aplicação de apenas um modelo. Neste sentido o ambiente é uma variável que tem fundamental importância na teoria contingencial, pois o mesmo envolve externamente a organização. A organização é um sistema aberto e há uma troca de informações e influencias que fazem com que o que ocorre lá fora no ambiente externo influencie internamente na organização. Uma variável de muita relevância, que causa impacto sobre as organizações, é a tecnologia. Seja ela avançada ou rudimentar sempre está presente nas organizações, pois há a necessidade de utilização das mesmas para a organização poder funcionar e alcançar suas metas. Essa tecnologia pode ser incorporada a bens físicos que através de matéria prima intermediária, bens de capital, entre outros, ou não, como é o caso da tecnologia incorporada nas pessoas, que são os especialistas, técnicos, engenheiros, pesquisadores, que são os responsáveis pela alta tecnologia que visualizamos atualmente. Quanto a essa questão Chiavenato nos diz que: “A teoria da Contingência preocupou-se com o desenho das organizações devido a influência da abordagem de sistemas abertos. O desenho organizacional retrata a configuração estrutural da organização e implica o arranjo dos órgãos dentro da estrutura no sentido de aumentar a eficiência e eficácia organizacional. Como as organizações vivem em um mundo de mudança a sua estrutura deve caracterizar-se pela flexibilidade e adaptabilidade ao meio ambiente e a tecnologia.” (IDALBERTO CHIAVENATO, p.85.) Maximiano (2000) apud Jacobsen e Moretto Neto (2012) salientam que para desenvolver o diagnóstico de uma organização para que possamos compreender as
  13. 13. 12 situações a que ela deve se ajustar devemos analisar certos fatores como tecnologia, ambiente e fator humano, considerados relevantes para determinar o modelo organizacional. E quando falamos de organização educacional sabemos que a visão sistêmica da educação é o fundamento da teoria contingencial e a mesma foi incorporada na política educacional brasileira com o Plano de Desenvolvimento da Educação (PDE), o qual foi criado em abril de 2007. É válido colocar em foco ainda que este plano é baseado em seis pilares e entre estes está a visão sistêmica da educação, cujo propósito é transformar o cenário educacional do Brasil (BRASIL, 2007). Neste sentido, o gestor educacional contemporâneo deve planejar suas ações estrategicamente e definir objetivos para além dos compartimentos típicos da “pedagogia institucional” e que se direcionem para uma “formação global do homem” no nível de pensamento, sentimento e ações para que o mesmo possa se integrar dinamicamente no mundo e na sociedade. Diante das problemáticas constatadas após a análise SWOT e com o objetivo de aperfeiçoar o processo administrativo da Gestão administrativa da Divisão do Distrito Curumu decidimos propor a implementação de um software específico para a gestão de documentos desta Divisão. Aproveitando com isso as oportunidades tecnológicas que atualmente nos são ofertadas e diminuindo os riscos das mudanças externas. 4.1 Apresentação da proposta Esta proposta de intervenção consiste na implantação de um Software de Gestão de Documentos na Divisão do Distrito Curumu, para a otimização das atividades administrativas dos gestores e assistentes administrativos desta Divisão. 4.2 Objetivos Geral  Possibilitar o registro de todo o expediente ativo (documentos) do Distrito Curumu e, consequentemente, permitir um acompanhamento detalhado de trâmite documental;
  14. 14. 13 Específicos  Implementar ferramentas para a criação e manipulação de documentos;  Motivar redução de uso de papel;  Proporcionar agilidade no trâmite administrativo;  Reduzir o custo com material de expediente; 4.3 Justificativa A criação do Sistema Tecnológico GE3DC (Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Divisão do Distrito Curumu) será uma inovação tecnológica que proverá um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar e compartilhar documentos. Com a virtualização dos documentos desta Divisão haverá benefícios, tangíveis como a racionalização de atividades, a necessidade de menos espaço físico, melhor aproveitamento de equipamentos e redução de custos financeiros e ambientais. Com a criação deste Sistema Tecnológico intitulado GE3DC haverá também benefícios intangíveis como o aumento de produtividade, padronização de procedimentos, maior segurança e controle, além da melhor qualidade no atendimento ao usuário. Diante desses pressupostos este projeto de intervenção será extremamente relevante para a organização pesquisada, pois apresenta possibilidades de fortalecer a mesma e diminuir as ameaças que as constantes transformações contemporâneas possam trazer. 4.4 Cronograma de implantação e estrutura de custos (fontes de financiamento). DATA ETAPAS RECURSOS ENVOLVIDOS RESPONSÁVEIS 1ª Etapa out/2014 Diagnóstico do Processo Análise Documental Aplicação de Questionários e entrevistas Equipe de Consultoria Grupo 02 2ª Etapa nov/2014 Planejamento do Projeto de Intervenção Alocação de Recursos Orçamentários R$ 5.000,00 Secretário Municipal de Educação Diretor do Meio Rural
  15. 15. 14 Equipe Técnica Equipe de Consultores 3ª Etapa dez/2014 Implantação do Sistema GE3DC Realização de Testes Instalação Inicial Treinamento dos Servidores Equipe Técnica 4ª Etapa jan/2015 Gerenciamento e Execução do Sistema Pessoal Envolvido no Processo Equipamento de Software e Computação Diretor de Educação do Meio Rural Equipe Técnica 5ª Etapa fev/2015 Avaliação da Execução do Sistema Stakeholders Internos e Externos Diretoria Pessoal envolvido no Processo Equipe Técnica Consultores CONCLUSÃO Diante do estudo efetuado percebemos claramente que a Análise SWOT foi um importante instrumento para que pudéssemos identificar os pontos fortes, os pontos fracos, as ameaças e as oportunidades da organização estudada, isto é, da Divisão do Distrito Curumu. Este fato nos impulsionou a buscar estratégias de melhorias para a mesma. Assim, pautados na teoria contingencial e nos resultados da investigação, ou melhor, após termos identificado como pontos fracos na Divisão do Distrito Curumu: Infraestrutura de funcionamento inadequada; servidores insuficientes para atendimento das demandas administrativas; ausência de novas tecnologias; baixa qualidade na oferta dos serviços; e termos visualizado também as novas tecnologias como oportunidades, definimos uma proposta de intervenção. Tal proposta consiste na implantação de um Software de Gestão de Documentos na Divisão do Distrito Curumu, o qual irá otimizar as atividades administrativas dos gestores e assistentes administrativos desta Divisão, e traz como principal objetivo a possibilidade de registrar todo o expediente ativo (documentos) do Distrito Curumu e com isso permitir um acompanhamento detalhado do trâmite documental.
  16. 16. 15 Com esta pesquisa não tivemos a intenção de esgotar o tema, pois gestão administrativa é um tema muito explorado, porém no campo específico da educação do meio rural ainda são poucos os estudos efetuados. Daí a necessidade de aprofundamento do referido tema. REFERÊNCIAS BRASIL. O Plano de Desenvolvimento da Educação: razões, princípios e programas. Brasília: MEC, 2007. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. Elsevier Brasil, 2003. CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. Elsevier Brasil, 2005. CHIAVENATO, Idalberto. Administração Geral e Pública. São Paulo, 2008. JACOBSEN, Alessandra de Linhares; MORETO NETO, Luís. Teorias da Administração II. Florianopolis, 2012.

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