Business case presentation for the introduction of RF technology in a Dutch academic hospital

1. Business case RF-technologie
MIC2009
Wout Hofman (wout.hofman@tno.nl)

2. RF technologie in een ziekenhuisomgeving
Fysieke objecten: Mensen:
• RF technologie is geschikt voor het apparatuur, medicijnen patiënten, medewerkers
Apparatuur Toegang,
op afstand: identificatie
• identificeren
ID Matthijs V.
• lokaliseren
• volgen Reader Pers.nr. 16574
new-new-new
nu met mifare
• real-time monitoren van de Middelenbeheer Lokalisatie
status persoon
ID Arnout de Vries
MSN: online
locatie @Work
Calendar: busy
• van: With: Karen
• patiënten Logistiek: uitgifte Volgen persoon
• zorgverleners en inname
• gebruiks- (apparatuur) en ID
beweging
verbruiksmiddelen
Onder RF Technologie wordt verstaan: actieve en
passieve RFID, WiFi, Zigbee en andere draadloze
Tags
communicatie- en identificatieprotocollen
2 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

3. Wat beoogt een business case?
• Kwantitatieve analyse van verbeteringen met RF-technologie:
• kosten om de verbeteringen te realiseren
• baten die worden verkregen
• besparingen in tijd zijn omgerekend naar geld om kosten en baten te vergelijken
• de baten zijn in de praktijk niet te vertalen naar geld, maar veeleer in de verbetering van
zorgprocessen (zie kwalitatieve analyse)
• ‘killer’ applicatie: de baten zijn omgerekend in Euro’s zo hoog dat kosten een beperkte
relevantie hebben (b.v. aantal WLAN access points of aantal RF-tags niet wezenlijk van
invloed op de business case).
• Zoeken naar de bepalende factor voor de te bereiken baten
• Kwalitatieve analyse:
• procesverbeteringen
• vergroten van de patiëntveiligheid
• doelstelling: de veerkracht (‘resilience’) van medewerkers te vergroten; niet om
medewerkers ‘dommer’ te maken
• voorbeelden:
• Identificatie bloedzakken: zorgen dat het juiste bloed bij de juiste patiënt wordt gebruikt
(bloedgroep, etc.) – middel: barcode.
• Voorkomen van in- en uitloop bij OK’s: doelstelling: voorkomen van infectie – middel: RF-tag
(privacy issues?)
• Identificatie van patiënten: voorkomen van omwisselen van patiënten als deze toevallig een
identieke (achter)naam hebben – middel: controle protocollen, RF-technologie
3 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

4. De aanpak is gebaseerd op diensten die RFID levert
• Workshop RF-technologie: 14 diensten
• Diensten gerangschikt en gescoord naar doelstellingen patiëntveiligheid en
efficiency en technische en organisatorische uitvoerbaarheid.
• Technische analyse beschikbare RF-technologie in ziekenhuisomgeving levert
WiFi als geschikte technologie
• Globale inventarisatie betrokken objecten (personen en middelen)
• uitkomst: voorgestelde oplossingen technisch en qua aantallen haalbaar.
Financiële haalbaarheid moet blijken uit businesscases.
• Meegenomen in de uitwerking:
• planmatige invoering - vervolgprojecten
• leereffecten van anderen meenemen in de uitwerking.
• voor invoering nieuwe technologie: eerst organisatie- en procesverbetering,
dan techniek
• Gesprekken bij drie afdelingen om kwantitatieve gegevens te verzamelen
• Gesprekken met leveranciers, offertes voor oplossingen
4 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

5. De volgende business cases zijn uitgewerkt voor drie
afdelingen (Spoedeisende Hulp, OK en IC).
Infuuspompen:
1. Volgen van infuuspompen
2. monitoren en op afstand uitlezen van status infuuspompen
Patiënten:
3. Volgen van patiënten
4. Lokaal identificeren van patiënt
5. Koppelen patiënt aan (mobiele) EPD (is onafhankelijk van RF-technologie te
doen, maar RF-technologie kan helpen)
Extra toevoeging tijdens de uitwerking:
6. Mobiele telefonie over WLAN voor één afdeling
5 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

6. De toepassingen geven de volgende bijdrage aan
patiëntveiligheid (kwalitatieve baten):
Volgen infuuspompen • Binnen OK sneller pompen beschikbaar voor een operatie
mogelijkheid om sneller een (spoedeisende)operatie uit te voeren.
• Vermindering in-/uitloop tijdens operaties bij OK voor zoeken pompen
bijdrage aan vermindering van infectierisico.
Onderhoud • Gebruik van pomp die het juiste onderhoudsschema heeft gevolgd
infuuspompen deugdelijk materiaal tijdens behandelingen
• Verkleinen van risico op defecten tijdens gebruik
Volgen van patiënten • Tijdig vastleggen van de juiste informatie aantoonbaar maken van
de tijden benodigd voor verrichte handelingen. Te gebruiken voor
planningen en overzichten.
• Sneller en doelmatiger ingrijpen bij optreden van infecties patiënten
en behandelaars zijn bekend.
Identificeren van • Directere controle op juiste patiënt, vereenvoudiging controleprotocol
patiënten juiste patiënt beter te identificeren voor operatie
EPD integratie • Direct de informatie van een patiënt beschikbaar extra controle
tegen identificatie patiënt.
• Directe inzage in behandeling, geneesmiddelen, etc.
Mobiele telefonie • Minder verstoringen ‘aan het bed’, geen onnodige onderbrekingen door
oproepen m.n. bij OK betere zorg voor patiënt
6 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

7. Combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve analyse
geeft het volgende beeld:
Patient-
Spoed OK IC Efficientie
veiligheid
Lokalisatie
infuuspompen
Onderhoud
infuuspompen
Lokalisatie
patienten
Identificatie
patienten
EPD integratie ?
Positief
Neutraal
Mobiele telefonie
Negatief
over WLAN
7 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

8. Hierbij de volgende opmerkingen:
• Spoedeisende Hulp - lokalisatie van patiënten door verplaatsingen
binnen de afdeling automatisch te registreren:
• Patiënt identificatie levert naar verwachting geen extra voordelen en kan meegenomen
worden met patiënt lokalisatie
• EPD integratie is in het verlengde van patiënt identificatie onderzocht (patientveiligheid)
• OK – een combinatie van twee toepassingen
• lokalisatie en identificatie van patiënten (niet los van elkaar):
• betere planning van operatiecapaciteit door inzage in aanwezigheid van patiënten
• combinatie van controleprotocol en RF-technologie werkt tijdsbesparend en kwaliteitsverhogend.
• lokalisatie van pompen
• IC – hier geen ‘killer’ applicatie voor de geselecteerde business case:
• volstrekt logisch dat de geselecteerde toepassingen geen voordelen leveren – patiënten
en pompen zijn altijd op een vaste plek
• wel: toepassing van mobiele telefonie over een draadloos netwerk geeft tijdsbesparing
en lijkt voor IC de ‘killer’ applicatie
• Tagging van infuuspompen geeft geen direct voordeel in tijdsbesparing:
• bij OK een mogelijk voordeel door minder ‘extra’ infuuspompen aan te schaffen om
zoektijden te reduceren (afgelopen jaren waren er gemiddeld 25 infuuspompen per dag
te weinig, zodat een extra 30 zijn aangeschaft (rond de 50 kEuro investering excl.
onderhoudskosten).
8 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

9. …en enkele grafieken voor de afdelingen….
Totaal overzicht per afdeling Totaal overzicht per afdeling
Kosten, baten en terugverdientijd (DCF) Kosten, baten en terugverdientijd (DCF)
100.000 150.000
100.000
50.000
50.000
Besparing SEH Besparing SEH
0
Besparing OK Besparing OK
1 2 3 4 5 6
Besparing IC Besparing IC
0
Kosten SEH Kosten SEH
1 2 3 4 5 6
-50.000 Kosten OK Kosten OK
Kosten IC -50.000 Kosten IC
Cumulatieve DCF Cumulatieve DCF
-100.000
-100.000
-150.000 -150.000
Totaal overzicht per afdeling Totaal overzicht per afdeling
Kosten, baten en terugverdientijd (DCF) Kosten, baten en terugverdientijd (DCF)
150.000 400.000
300.000
100.000
200.000
50.000 100.000
Besparing SEH Besparing SEH
Besparing OK Besparing OK
0
0 Besparing IC Besparing IC
1 2 3 4 5 6
1 2 3 4 5 6 Kosten SEH
-100.000 Kosten SEH
Kosten OK
Kosten OK
-50.000 Kosten IC
-200.000 Kosten IC
Cumulatieve DCF
Cumulatieve DCF
-300.000
-100.000
-400.000
-150.000
-500.000
9 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

10. .. grafieken voor diensten…
Totaal overzicht per dienst
Kosten, baten en terugverdientijd (DCF)
300.000
200.000
100.000
Mobiele Communicatie
EPD Integratie
0 Identificatie van patienten
1 2 3 4 5 6 Localisatie van patienten
Localisatie van infuuspompen
-100.000 Mobiele Communicatie
EPD Integratie
Identificatie van patienten
-200.000
Localisatie van patienten
Localisatie van infuuspompen
Cumulatieve DCF Totaal overzicht per dienst
-300.000
Kosten, baten en terugverdientijd (DCF)
200.000
150.000
100.000
50.000 Mobiele Communicatie
EPD Integratie
0 Identificatie van patienten
1 2 3 4 5 6 Localisatie van patienten
-50.000 Localisatie van infuuspompen
Mobiele Communicatie
-100.000 EPD Integratie
Identificatie van patienten
-150.000 Localisatie van patienten
Localisatie van infuuspompen
Cumulatieve DCF
-200.000
10 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

11. Het dashboard
11 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

12. keuze menu
kosten-baten overzicht
details voor de
besparingen
batenuitwerking
details voor de
kosten
kostenuitwerking
12 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009

13. Vragen?
Wout Hofman
Wout Hofman
Ph.D., M.Sc.
Ph.D., M.Sc.
TNO Information and Communication
TNO Information and Communication
Technology
Technology
Brasserplein 2
Brasserplein 2
P.O. Box 5050
P.O. Box 5050
2600 GB Delft
2600 GB Delft
The Netherlands
The Netherlands
T +31 15 285 71 29
T +31 15 285 71 29
M +31 6 224 998 90
M +31 6 224 998 90
F +31 15 285 73 49
F +31 15 285 73 49
wout.hofman@tno.nl
wout.hofman@tno.nl
http://www.linkedin.com/in/whofman
http://www.linkedin.com/in/whofman
13 W.J. Hofman, TNO Informatie- en Communicatietechnologie MIC2009, 27 november 2009