Processo de gestão de portfólio na vida real: como eles funcionam - Prof. Wankes Leandro

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Palestra "Processo de gestão de portfólio na vida real: como eles funcionam", ministrada no 12o Encontro de Gerenciamento de Projetos - PMI

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Processo de gestão de portfólio na vida real: como eles funcionam - Prof. Wankes Leandro

  1. 1. Wankes Leandro Ribeiro Processos de gestão de portfólio na vida real: como eles funcionam Falem comigo: wankesleandro@gmail.com Facebook / Twitter: @wankesleandro 61 8401-1982 BlogGP: www.wankesleandro.comProf. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  2. 2. Prof. Wankes Leandro - www.wankesleandro.com• Cursou o Doutorado em Administração (UnB), estudando o tema inovação em serviços. É Mestre em Gestão do Conhecimento e da TI (UCB); Especialista em Gerência de Projetos e Gestão de Processos (FGV) e Administrador (UnB).• Atua há mais de 12 anos na área de Gestão de Processos, Projetos e PMO. Atuou como executivo de empresas multinacionais de telecom, como SupportComm S/A, Oi e Brasil Telecom S/A. Implantou Escritórios de Projetos (PMO) em diversas instituições, como Suzano Papel e Celulose, Tribunal Superior Eleitoral (TSE), Correio Braziliense e Fundação Assis Chateaubriand.• É Professor da FGV. É consultor na área de gestão de organismos internacionais, como IICA-Brasil/OEA e PNUD/ONU. É membro do ECLACs Information Society Programme da ONU. É membro do grupo que desenvolveu a nova Norma ISO 21.500 (publicada em Set/12) de Gestão de Projetos, Programa e Portifólio e atualmente faz parte do grupo de trabalho que está desenvolvendo normas de Auditoria e Governança em projetos.• Atua em consultorias pontuais de diagnóstico, gestão e implantação de processos, projetos, PMO e recuperação de projetos em crise.• Ganhou Prêmio Projeto de Destaque 2011 do PMI. Foi Assessor da Presidência da holding da Companhia Energética de Brasília S.A. Ministra palestras em eventos nacionais e internacionais.• Mantém o blog “Palavras simples. Argumentos fortes.” – www.wankesleandro.com - um dos blog de gerenciamento de projetos mais acessados do Brasil.• Foi Diretor Adjunto de Educação do PMI-DF, onde organizou a 1ª reunião do PMI (matriz) com Universidades brasileiras.• Foi Coordenador da Câmara Temática em Gerenciamento de Projetos da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento (SBGC-DF). Foi Coordenador do Grupo de Pesquisa em Gerenciamento de Projetos da FGV (MBA AESI). Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  3. 3. Visão geral do ciclo de vida da estratégia à operação Planejamento Plano Objetivos Missão Visão Estratégico Estratégico EstratégicosGerenciamento Identifi Categori Prioriza- Balancea- de Portfólio Avaliação Seleção Autorização -cação -zação ção mento Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.comGerenciamentode Programas e Planejamento Monitoramento e Encerramento Iniciação e Execução Controle ProjetosGerenciamento de Operações Operações Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  4. 4. Definição de portifólioProjeto 1 Projeto 4 Projeto 2 Projeto 5 Projeto 3 Projeto 6 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  5. 5. Definição de portifólio Programa A Programa BProjeto 1 Projeto 4 Projeto 2 Projeto 5 Projeto 3 Projeto 6 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  6. 6. Definição de portifólio Portfólio Programa A Programa BProjeto 1 Projeto 4 Projeto 2 Projeto 5 Projeto 3 Projeto 6 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  7. 7. Definição de portifólio“É uma coleção de projetos e/ou programas e outros trabalhosque são agrupados juntos para facilitar a efetiva gestão daqueletrabalho, visando alcançar os objetivos estratégicos de negócio.” The Standard for Portfolio Management, PMI Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  8. 8. Visão geral do ciclo de vida da estratégia à operação Planejamento Plano Objetivos Missão Visão Estratégico Estratégico EstratégicosGerenciamento Identifi Categori Prioriza- Balancea- de Portfólio Avaliação Seleção Autorização -cação -zação ção mento Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.comGerenciamentode Programas e Planejamento Monitoramento e Encerramento Iniciação e Execução Controle ProjetosGerenciamento de Operações Operações Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  9. 9. Na prática o que significa essa sequência de processos?Identifi Categori Prioriza- Balancea Avaliação Seleção Autorização-cação -zação ção -mento Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  10. 10. Definição de portfólio do Governo Britânico“O portfólio de uma organização é a totalidade do seuinvestimento (ou parte dele) nas mudanças necessárias paraatingir seus objetivos estratégicos.” OGC, 2011 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  11. 11. Ambiente geral Plano estratégicoOrganização: Fonte: Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. Makron Books, 2001. Oportunidades ObjetivosMissão, forças, Estratégias ameaças (longo prazo) fraquezas Ambiente Objetivos operacional (curto prazo) Planos operacionais Programas e Operações Projetos Avaliação de resultados RETROALIMENTAÇÃO Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  12. 12. O Gerenciamento de Portfólio visa responder a 3 perguntas básicas:1. Estamos fazendo a coisa certa?2. Estamos fazendo da maneira correta?3. Estamos conseguindo obter os benefícios/resultados previstos na operação do nosso negócio? Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  13. 13. O Gerenciamento de Portfólio Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  14. 14. Como implantar o G. Portfólio?Premissa: Adaptar a teoria às condições existentes na organização.A forma de implantar vai depender:1. Cultura organizacional2. Estrutura de governança3. Objetivos estratégicos4. Orçamento de investimento em programas e projetos5. Maturidade em gerenciamento de projetos6. Cultura de “gestão por resultado”7. Existência e conhecimento do Planejamento estratégico Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  15. 15. Diretrizes para implantação1. Compromisso da alta direção2. Alinhamento com a governança corporativa (nível da tomada de decisão em relação aos programas e projetos)3. Alinhamento estratégico4. Existência de PMO (Project Portfolio Management Office)5. Cultura de transformação Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  16. 16. 3 formas de implantação da G. Portfólio1. Big bang  a implantação da G. Portfólio é vista como um programa de transformação organizacional.2. Evolução  abordagem incremental. Inicia-se a implantação em uma área específica.3. Ad hoc  a implantação é oportunista. Não há um plano corporativo ou setorial de implantação. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  17. 17. Então....como será mesmo na prática? Planejamento Plano Objetivos Missão Visão Estratégico Estratégico EstratégicosGerenciamento Identifi Categori Prioriza- Balancea- de Portfólio Avaliação Seleção Autorização -cação -zação ção mento Adaptado do The Standard for Portfolio Management , PMI por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.comGerenciamentode Programas e Planejamento Monitoramento e Encerramento Iniciação e Execução Controle ProjetosGerenciamento de Operações Operações Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  18. 18. Contextualizando em relação ao BSC – Balanced ScoreCard...“As iniciativas não devem ser encaradas de maneira isolada, mas,sim, como um portfólio de ações complementares, cada uma delasdeve ser implantada com sucesso para que a empresa cumpra asmetas dos temas, assim como a meta global da estratégia.” Kaplan e Norton (2008, p. 11) Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  19. 19. Cestas estratégicasAs cestas estratégicas funcionam como mecanismo paraseleção e priorização das iniciativas estratégicas. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  20. 20. Cestas estratégicas – Exemplo•Propõe-se a utilização de 4 cestas para enquadramento das iniciativas: Cestas são macro classificações, utilizadas para agrupar iniciativas similares e permitir uma análise coerente. • Cesta que abriga as iniciativas relacionados a atividade-fim da Atividade-fim organização Sustentabilidade à • Cesta que abriga as iniciativas que suportam a realização da atividade-fim da organização (projetos relacionados a TI, Segurança e atividade-fim Infra-estrutura) Exemplo cestas estratégicas criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Fortalecimento • Cesta que abriga as iniciativas que resultarão em uma melhoria organizacional (projetos relacionados a melhorias operacionais, à institucional imagem da organização e a Educação Corporativa) • Cesta que abriga as iniciativas mandatórios (atendimento às leis, Legal Agências Reguladoras do setor, TCU e CGU, se forem o caso) que a organização tem que executar. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  21. 21. Critérios de seleção e priorização•Propõe-se a utilização de 3 critérios: - Alinhamento estratégico (peso 0,5) - Recurso (peso 0,3) - Capacidade organizacional e nível de risco (peso 0,2)• Para cada item foi feito o detalhamento da Descrição e do Objetivo do Critério,bem como da respectiva forma de avaliação Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  22. 22. Critérios de seleção e priorização Pesos Critérios Item Descrição Objetivo Avaliação: escala de 1 a 9 Avaliar a contribuição da iniciativa à META Pontua a iniciativa de 1. Baixo impacto Contribuição às METAS Estratégica, priorizando aquelas de maior acordo com a provável 3. Médio impacto Estratégicas impacto contribuição para a META. 9. Alto impacto Alinhamento OBS: Trata-se de critério subjetivo 0,5 Estratégico Projeto demandado pela Demanda da alta Alta Administração do Pontuar aqueles projetos prioritários para 1. Não administração Tribunal, aqui entendidos a Alta Administração 9. Sim Presidência e DGExemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com 1. Iniciativa não iniciada até 20% de percentual de Implementação Avalia o estágio de Pontuar as iniciativas em grau avançado 3. Percentual de Implementação: > 20% e Situação de desenvolvimento da de desenvolvimento, de forma a valorizar < 50% implementação iniciativa os recursos já utilizados 5. Percentual de Implementação: >50% e < 80% 9. Percentual de Implementação: >80% 1. Insuficiência de pessoal/qualificações; dificuldade de obter recursos externos Checar se a iniciativa já conta com pessoal Equipe para realizar o Avalia a equipe disponível 5. Suficiência de pessoal/qualificações; 0,3 Recursos (em número e em capacitação) suficiente projeto para realizar o projeto dificuldade de obter recursos internos para conclusão da iniciativa 9. Suficiência de pessoal/qualificações; recursos internos disponíveis 1. > 24 meses Tempo utilizado no Avaliar o prazo necessário a conclusão da 3. 18 - 24 meses Prazo de implementação desenvolvimento da iniciativa, de modo a serem priorizados 5. 12 - 18 meses iniciativa aqueles com menor tempo de execução 7. 6 - 12 meses 9. < 6 meses 1. Mais de 4 áreas impactadas Examina o número de Examinar o número de áreas impactadas, Envolvimento de unidades 5. 2 - 3 áreas impactadas Capacidade interfaces da iniciativa priorizando os projetos mais simples 9. Nenhuma outra área impactada 0,2 organizacional e nível de risco Examina a estrutura 1. Alta Examinar a estrutura disponível, Complexidade existente e necessidades 3. Média priorizando os projetos mais simples Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com de adequação 9. Baixa
  23. 23. Critérios de seleção e priorização Avaliação:Pesos Critérios Item Descrição Objetivo escala de 1 a 9 Avaliar a contribuição da Pontua a iniciativa de iniciativa à META Contribuição 1. Baixo impacto acordo com a provável Estratégica, às METAS 3. Médio impacto contribuição para a priorizando aquelas Estratégicas 9. Alto impacto META. de maior impacto OBS: Trata-se de Alinhamento critério subjetivo 0,5 Estratégico Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Projeto demandado Pontuar aqueles Demanda da pela Alta projetos prioritários 1. Não alta Administração, aqui para a Alta 9. Sim administração entendidos Administração Presidência e Diretoria Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  24. 24. Critérios de seleção e priorização Avaliação:Pesos Critérios Item Descrição Objetivo escala de 1 a 9 Pontuar as iniciativas em 1. Iniciativa não iniciada até 20% de percentual Avalia o estágio de grau avançado de de Implementação Situação de desenvolvimento da desenvolvimento, de 3. Percentual de Implementação: > 20% e < 50% implementação iniciativa forma a valorizar os 5. Percentual de Implementação: >50% e < 80% recursos já utilizados 9. Percentual de Implementação: >80% Checar se a iniciativa já 1. Insuficiência de pessoal/qualificações; conta com pessoal (em dificuldade de obter recursos externos Avalia a equipe Equipe para número e em 5. Suficiência de pessoal/qualificações; 0,3 Recursos disponível para realizar realizar o projeto capacitação) suficiente dificuldade de obter recursos internos o projeto para conclusão da 9. Suficiência de pessoal/qualificações; recursos iniciativa internos disponíveis Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Avaliar o prazo 1. > 24 meses necessário a conclusão Tempo utilizado no 3. 18 - 24 meses Prazo de da iniciativa, de modo a desenvolvimento da 5. 12 - 18 meses implementação serem priorizados iniciativa 7. 6 - 12 meses aqueles com menor 9. < 6 meses tempo de execução Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  25. 25. Critérios de seleção e priorização Avaliação:Pesos Critérios Item Descrição Objetivo escala de 1 a 9 Examina o Examinar o número 1. Mais de 4 áreas impactadas Envolvimento de número de de áreas impactadas, 5. 2 - 3 áreas impactadas unidades interfaces da priorizando os 9. Nenhuma outra área iniciativa projetos mais simples impactada Capacidade Exemplo Critérios de seleção e priorização criados por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com 0,2 organizacional e nível de risco Examina a Examinar a estrutura estrutura 1. Alta disponível, Complexidade existente e 3. Média priorizando os necessidades de 9. Baixa projetos mais simples adequação Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  26. 26. Cestas estratégicas Sustentabilidade Fortalecimento Atividade-fim LegalPesos Critérios Item à atv-fim institucional Contribuição às METAS    Estratégicas Alinhamento 0,5 Estratégico Demanda da alta    administração Situação de    implementação Exemplo cestas estratégicas criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Equipe para realizar o 0,3 Recursos     projeto Prazo de implementação   Envolvimento de Capacidade     unidades 0,2 organizacional e nível de risco Complexidade     Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  27. 27. Na práticas as cestas estratégicas com os respectivos critérios servem para estabelecer uma linha de corte objetiva dos projetos por pontuação alcançada (Selecionar projetos). Problema/Oportuni Projeto Descrição Produto Pontuação dadeExemplo seleção de projetos criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.comXXxxxx Xxxxxx XXxxxx Xxxxxx 29Yyyyyy Yyyyy YYyyy YYyyyyy 28,7Zzzzz Zzzzz ZZzzz ZZzzz 17 Linha de CorteWwwww Wwwww Wwwww WWwwww 21 (Exemplo: 20 pontos)Pppppp Ppppp Ppppp Ppppp 19Ttttt Tttttt Tttttt TTTttt 18,3Ooooo OOooo OOooo OOOoo 16 Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  28. 28. Servem também para ter uma visão geral dos projeto em relação aosresultados estratégicos e assim balancear a carteira de projetos. Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  29. 29. Servem também para testar a consistência do Mapa Estratégico, isto é, oalinhamento das iniciativas com temas e metas estratégicas Objetivo: identificar a necessidade de rever, atualizar, excluir e criar novas iniciativas. N 1 2 3 a a a a iv iv iv iv at at at at ici ici ici ici In In In In Tema 1: Meta 1 X Tema 2: Meta 2 X Tema 2: Meta 3 X X Tema X: Meta N X X O “x” identifica o impacto das iniciativas nas metas. OBS.: quadro proposto por Kaplan e Norton (2008). Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  30. 30. É importante fazer uma distinção entre a Gestão Estratégica e a Gestão de Portfólio Gestão estratégica Monitor- Objetivos Implemen- Iniciativas Divulgação amento estratégicos tação das definidas do PE ambiental definidos estratégias Desempenho do Concepção e Identificação de Objetivos Portifólio de Construção do Endomarketing mudanças estratégicos iniciativas Portifólio Revisão trimestralVisão geral da interface G. Estratégica x G. Portfólio, baseado no Portfolio Management Guide da OGC,criado por Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com Apoio, Identificação, Categorização, Avaliação, Seleção, Portifólio Priorização, Balanceamento e Autorização DeliveryGestão de portfólio (Assegurar e orientar a integração) Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  31. 31. Lembrem-se“A essência da gestão de portfólio é escolher o que não fazer.” Wankes Leandro Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com
  32. 32. http://www.youtube.com/watch?v=Us-TVg40ExM Obrigado e Sucesso sempre!!! Prof. Wankes Leandro wankesleandro@gmail.com “Palavras simples. Argumentos fortes.” www.wankesleandro.com +55 (61) 8401-1982 Facebook e Twitter: @wankesleandro Palestra disponível para download também em www.wankesleandro.comConsultoria e Treinamento clicar em Palestras Prof. Wankes Leandro – www.wankesleandro.com

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