Secretario 2010 2011

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Secretario 2010 2011

  1. 1. SECRETÁRIO O que você sempre quis saber e nunca teve coragem de perguntar!O SECRETÁRIO• É alguém organizado, atento a detalhes e bom comunicador;• Será responsável pela promoção do clube junto aos patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotaract Clubes, etc;• Responsável pelo contato com o público, arquivamento de documentação e pelas atas das reuniões do conselho diretor e reuniões ordinárias;• Enviar ao Rotary patrocinador o formulário sobre os rotaractianos que alcançam à idade limite de 30 anos!;• Ajudar o clube a funcionar eficazmente.FUNÇÕES DO SECRETÁRIO• Manter e Atualizar o arquivo do clube;• Atualizar o quadro social do clube e divulgar;• Providenciar documentação para os novos sócios (Manual Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube) e as suas fichas individuais de cadastro;• Atualizar o Regimento Interno do Clube, sempre que haja alteração;• Formulário de recuperação;• Escrever as atas do clube sem rasura em um livro ata ou ficha que o clube já use;• Elaborar e enviar ofícios;• Elaborar imprimir e entregar certificado de reconhecimento profissional para palestrantes;• Pedido de Menção Presidencial;• Expor para todos os ofícios, recuperações... ;• Enviar mensalmente o relatório de secretaria para RDR (Representação Distrital de Rotaract) para que a mesma tenha as informações atualizadas do clube e sócios. O Relatório deve conter: Numero de Sócios, Numero de Reuniões normais e do conselho diretor, Freqüência, Projetos, visitas recebidas e feitas, copia das atas ou envio via e-mail do resumo, correspondências recebidas e enviadas números das mesmas. Os documentos devem ser enviados até o dia 10 do próximo mês;• Atualizar os dados do Clube na Omir-Brasil no Portal (www.omirbrasil.org.br).CARACTERÍSTICAS DO CARGO• Chegar sempre de 10 a 15 minutos antes da reuniões.• Organizar e divulgar as correspondências enviadas e recebidas .• Ficar atualizado junto ao presidente sobre a pauta das reuniões.• Formar ou atribuir a alguém a formação de um grupo de e-mails do clube.• Ser uma pessoa de postura e que trabalhe com sinceridade.• Secretários e Presidente não pedem desculpas e sim reconhece erros.• Ser uma pessoa discreta e sempre auxiliar o Presidente do Clube.• Ter conhecimento amplo sobre elaboração de projetos para orientar companheiros na elaboração dos mesmos.Dica: Presidente escolha bem seu secretário!AVISOSO secretário é responsável por enviar avisos especiais aos sócios do clube para Informá-los sobre asreuniões do conselho diretor ou reuniões extraordinárias e também levantar sobre algum sócio que esta seausentando das reuniões para que sejam tomadas as devidas providencias.Dica: Escolha outro companheiro/diretor para auxiliar seu secretárioDica: Utilize listas de discussão por e-mail ou elabore uma pirâmide para ligaçõesREUNIÕES DO CONSELHO DIRETOR• Normalmente a ata é lavrada durante as reuniões do conselho diretor e divulga ao final da mesma• Se for de costume do clube o secretário divulga em reunião ordinária apenas os resultados da reunião do conselho diretor
  2. 2. PROPOSTAS DE ADESÃOProcedimentos para adesão de novos sócios:1. Sócio efetivo deve levar o nome para o clube para analise - ficha com os dados do convidado, sóciosde outros clubes, cidades, ex-interactianos, etc.2. O clube estabelece normas para aceitação de sócios, como nº de reuniões e participação em projetos.(mesmo depois que vira sócio o mesmo deve participar de não menos de 60% das reuniões do clube)3. O convidado, preenchendo os requisitos para sócio e antes de ser empossado, deve receber doSecretario o Manual de Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube –recomendável (impresso).4. É recomendável que a posse do novo sócio seja em reunião festiva. Até mesmo isso o ajudará a sedesinibir mais com outros sócios.5. Logo que seja empossado o sócio passa a gozar de todos os benefícios de participar da família rotária etambém passa a pagar a per capta mensal, no valor estabelecido por cada clube.SITUAÇÃO ESPECIAS: SÓCIOS • Sócios Honorários: pessoas queridas do clube que ajudam em projetos, tem experiência rotária, e normalmente, mas não uma regra geral, já passaram da idade limite (30 anos) ou ainda não possuem 18 anos. Trabalham como conselheiros, não pagam per capta, não tem direito a voto nas decisões do clube e não podem gozar de benefícios rotaractianos como auxilio em viagens, uso do distintivo, etc. • Afastamento: sócios que pedem afastamento continuam pertencendo ao quadro de sócios do clube e o clube que decide sobre o tempo que ele pode ficar afastado como sócio ainda. Continua com as obrigações de per capta, uso do distintivo e gozar dos benefícios de ser rotaractiano. Motivos de afastamento: saúde, estudos, família, trabalho, etc. O sócio afastado pode voltar quando desejar e o clube deve estar sempre em contato para que o afastamento não se torne desligamento; visitas na casa de sócios afastados ajudam muito na volta deles sem constrangimento e motivam ao mesmo tempo. • Desligamento: normalmente se dá de forma formal em carta entregue ao padrinho (madrinha) sendo que o mesmo deve entregar ao secretário(a). No ato de desligamento o ex-sócio deve liquidar todo e qualquer debito com a tesouraria, entregar o distintivo e outros pertences do clube além de não mais desfrutar dos benefícios de ser rotaractiano.A PALAVRA DO SECRETARIO • Seja dinâmico! • Cative seus companheiros. • Não seja uma pessoa fechada e burocrática, principalmente quando na presença de visitantes e convidados. • Informações e correspondências devem ser selecionadas em conjunto com o presidente: passe apenas as principais informações. (leia todas as correspondências antes e selecione-as para que não haja erros e embaraços na sua leitura) • A fala do secretário(a) deve ser clara, objetiva, e organizada. • Apresentar os comprovantes de envio de relatórios, confirmação de e-mail e/ou cartas. • Registre as faltas recuperadas. • Se for costume do seu clube faça um resumo, ou leia a ata da última reunião. (vale mandar por email o que aconteceu na última reunião)
  3. 3. ATA • É de fundamental importância dentro de um clube. • Não pode ter rasuras; quando rasurar: leiloa, mas se quis escrever leilão, deve colocar entre parênteses (leiloa) e colocar em seguida a palavra digo e em seguida a palavra/frase correta. • Rascunho os tópicos durante a reunião • Passe a ata correta para um computador ou um livro ata. (seja objetivo, afinal você não está escrevendo um testamento...) • Desenvolva os tópicos principais abordados na reunião, como projetos futuros e suas datas, realizações presentes, deliberações. • Em assembléias ou reuniões para discussões de regimento, admissão de novos sócios, conflitos, discussões de projetos, a ata deve ser redigida e lida logo após a reunião e nessas sim deve ser o mais abrangente possível. • As Atas são imprescindíveis para o histórico do clube.RESUMO DE ATA • Recurso utilizado por muitos clubes • Tópicos com descrições mais objetivas e bem resumidas • Pode ser feito durante a reunião • Ata apenas nas reuniões formais, ou quando necessário (reuniões formais, visitas oficiais, mudança no conselho diretor...)SEGUNDO SECRETÁRIO • O cargo de secretaria é um dos mais trabalhosos do clube, sendo assim o secretário titular pode atribuir algumas tarefas para o 2° secretario. • É recomendável que o secretario nomeie um 2° secretario; no caso de sua ausência momentânea ou permanente o 2° secretario estará apto a desenvolver o trabalho a altura.FORMULÁRIOS • Ata / Resumo de Ata • Formulários do clube (cadastro de sócios, projetos) • ANP (Arquivo Nacional de Projetos) - OmirBrasil • FORMULÁRIO “E” – Cadastro de Sócios (Distrito) • FORMULÁRIO “C” – Relatório Mensal de Atividades (Distrito) – obrigatório o envio até o dia 10 do próximo mês. O formulário somente será aceito com a assinatura do secretário. O formulário pode ser enviado pelos correios ou por e-mail em formato PDF • FORMULÁRIO “D” – Cadastro de Clubes (Distrito) • Cadastro / Relatórios Omir-BrasilENVIO DE CORRESPONDÊNCIASE-mailsecretaria@rotaract4410.com.brCorreiosA/C Victor Silva CorrêaAv. César Hilal, n°1405, apt° 902, bloco-BPraia do Suá - Vitória / ESCEP 29052-230

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