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Reengenharia de Processos
• É o repensar fundamental e ...
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BPM – Business Process Managment
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BPM é mais do que Gestão de Processos
É também
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O que é o Business Process
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Consiste em estabelecer etap...
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Modelação Implementação
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• Obter informações do processo / Construir modelo
– Entr...
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• Identificar claramente o objecti...
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Tempo Total: 6 horas
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Há várias formas para optimizar um processo
Melhorar os p...
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• Modelo organizativo
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Processos
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Mapa dos “donos” dos processos
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Matriz de CRUD
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Reengenharia
Não faça sempre como fez!
Repensar
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Reengenharia
Não faça sempre como fez!
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Fazes da reengenharia de processos
Avaliação
Definição...
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Reengenharia de processos
• O que se pretende obter co...
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O que aprendemos da Reengenharia
• A gestão de topo de...
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Fases da melhoria de Processos
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A irracionalidade
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Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes
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  1. 1. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Sistemas de Informação da Administração Pública Da automatização à inteligência dos processos 1 – BPM, Reengenharia de Processos e Formulários Electrónicos Luís Vidigal
  2. 2. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 2 Reengenharia de Processos • É o repensar fundamental e a reestruturação radical dos processos organizacionais, que visam alcançar melhorias drásticas em indicadores críticos e contemporâneos de desempenho, tais como custos, qualidade, atendimento e velocidade Michael Hammer & James Champy (1993) • É o repensar fundamental e redefinição radical dos processos para conseguir enormes melhorias no desempenho Michael Hammer & Steven Stanton (1995)
  3. 3. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 3 BPM – Business Process Managment (Gestão de Processos de Negócio) É um modo estruturado para as organizações gerirem e melhorarem o seu desempenho, através da optimização dos seus processos de negócio.
  4. 4. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 4 BPM é mais do que Gestão de Processos É também • Alinhar os processos de negócio com os objectivos estratégicos – Planeamento Estratégico • Obter compromisso dos colaboradores com os processos de negócio • Entender a organização e o seu funcionamento enquanto sistema, mostrando os relacionamentos básicos de entrada e saída entre os seus processos • Seleccionar a tecnologia certa e apropriada
  5. 5. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal O que é o Business Process 5 Consiste em estabelecer etapas bem claras, que coordenadas e geridas promovem valor para o cliente e consequentemente para o negócio. Primeiro as meias e depois os sapatos
  6. 6. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 6 O que fazer antes de iniciar? • Identificar os processos chave de negócio • Estabelecer objectivos e metas, de preferência alinhados ao Plano Estratégico • Lembrar que o mapeamento de processos é um meio e não um fim • Não é necessário mapear todos os processos da organização, somente aqueles mais importantes ou críticos • Definir o nível de detalhe necessário e apropriado para a organização em questão
  7. 7. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 7 Resultados de uma implementação BPM • Conhecer e Inovar o Processo – Documentar e validar processos de negócio, simulações de mudança • Montar e colocar rapidamente em produção – Claro entendimento das necessidades de negócio para automação do processo – Permite a maior flexibilização do negócio permitindo mudanças mais agéis • Monitorização do Processo para garantir a sua efectividade – Melhorar operações de negócio através da visão em tempo real e do controle de processos
  8. 8. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 8 Ciclo de Vida Modelação Implementação Controlo Implantação
  9. 9. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal • Obter informações do processo / Construir modelo – Entrevistas – Entrevistar o “Owner” de cada processo – Identificar a origem das fontes do processo (Inputs) • Identificar elementos chave do processo – Actividades – Quem faz o que? – Sequência do processo – Regras específicas do processo (Business Rules) – Entradas e Saídas – Indicadores (Tempo de execução das actividades) 9 Modelação dos Processos "As Is"
  10. 10. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Melhoria dos Processos • Identificar claramente o objectivo da melhoria – Reduzir Custo e Tempo – Potencializar a qualidade do produto ou serviço – Aumentar a satisfação do cliente • Meios para alcançar os objetivos – Racionalizar o processo – Melhorar a utilização dos recursos – Melhorar ou definir um processo de Gestão
  11. 11. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Modelação Tempo Total: 6 horas Processo com atividades paralelas Tempo Total: 2 horas Processo Seqüencial As Is To Be
  12. 12. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Há várias formas para optimizar um processo Melhorar os processos de negócio Gerir Automatizar Calibrar o processo Redesenhar A melhoria pode não significar mudanças no processo. Gestão e medição eficientes, podem ser o suficiente para o processo existente.
  13. 13. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Process Intelligence • Bottom up • Modelo organizativo • Racionalização • Eficiência • Processo = Conj. Actividades • Não tem em conta a abordagem sistémica • Documentos / procedim. • Controlos • Gestão de Informação • Top down • Modelo organizacional • Inovação • Agilidade • Processo = Capacidade para responder a estímulos • Abordagem Sistémica • Abordagem Integrada • Pessoas • Gestão da Mudança • Gestão de Conhecimento Abordagem tradicional Abordagem de mudança
  14. 14. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Estruturas e Processos Estruturas Processos In Out
  15. 15. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Mapa de inter-relações entre os vários processos Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 Processo n Processo1 Processo2 Processo3 Processo4 Processo5 Processon
  16. 16. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Mapa dos “donos” dos processos Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 Processo n Depart.A Depart.B Depart.C Depart.D Depart.E Depart.X
  17. 17. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 17 Fluxos dos processos e seus interfaces Inputs Outputs Actividades Factores de Decisão Sequências
  18. 18. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 18 Matriz de CRUD •C – Create •R – Retrieve •U – Update •D - Delete Quantas folhas de cálculo tem na sua organização?
  19. 19. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Matriz de CRUD ou “CU” (Cria / Utiliza) Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo 4 Processo 5 Processo n DadoA DadoB DadoC DadoD DadoE DadoX C C C C C C C C C C C C U U U U U U U U U U
  20. 20. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 20 Reengenharia Não faça sempre como fez! Repensar (Why) Resequenciar (When) Relocalizar (Where) Refazer (How) Reduzir (How much) Reconfigurar (What) Realocar (How much) Os 7 Re
  21. 21. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 21 Reengenharia Não faça sempre como fez! • Qual a causa para determinado problema? • Porque fazemos as coisas desta forma? • Este processo continua a ser crítico para o cliente? • Quem faz o quê? • O processo, não poderia ser conseguido com menos passos? • Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará mais valor acrescentado para o cliente? • Os processos acontecem em paralelo? Quais são executados primeiro, qual a sequência? • Poderemos introduzir novas funcionalidades tecnológicas?
  22. 22. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 22 Fazes da reengenharia de processos Avaliação Definição da Visão Definição “To Be” Análise Custo / Benefício Plano de Transição Definição das Métricas Implementação Caracterização “As Is”
  23. 23. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 23 Reengenharia de processos • O que se pretende obter com o processo; • Quem intervém no processo e com que responsabilidade; • Onde é executado o processo, em que estruturas ou serviços; • Como é executado o processo, qual o suporte tecnológico inerente; • Qual a sequência mais adequada de procedimentos e tarefas; • Que recursos são necessários.
  24. 24. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 24 O que aprendemos da Reengenharia • A gestão de topo deve apoiar a mudança • A cultura organizacional deve ser receptiva • As melhorias e as poupanças devem focar-se nos processos • Os processos devem ser seleccionados com base nas necessidades dos cidadãos • Os donos dos processos devem gerir as equipas, o âmbito e as métricas
  25. 25. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 25 Fases da melhoria de Processos •Identificar •Analisar •Redesenhar •Implementar •Avaliar
  26. 26. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 26 A irracionalidade do Estado alimenta muitos negócios privados sem acrescentar valor à economia Luis Vidigal
  27. 27. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 27 Tarefas que (potencialmente) não acrescentam valor • Re-trabalhar • Gastar e ostentar • Assinaturas múltiplas • Contar • Manusear • Inspeccionar • Configurar • Desacelerar • Transportar • Mover • Atrasar • Armazenar
  28. 28. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 28 Formas de melhorar os processos • Normalizar • Reduzir erros • Usar equipas em rede • Agrupar trabalho semelhante • Combinar operações e actividades similares • Reduzir controlos e revisões • Mover a decisão para níveis próximos do cidadão • Eliminar dados não utilizados • Remover atrasos artificiais • Assegurar 100% de qualidade • Automatizar tudo o que for possível
  29. 29. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 29 Formulários inteligentes Descobrir as partes que interessam... Onde é que eu estou?
  30. 30. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 30 Formulários inteligentes Descobrir as partes que interessam... Como resolver o meu problema?
  31. 31. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 31 Deixe-me ajudá-lo Que idade tem? Está a trabalhar? Homem ou Mulher? Tem carro? Tem casa?Tem filhos? É deficiente?É empresário?
  32. 32. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 32 Um mundo de objectos inteligentes das pessoas às coisas Tecnologias de auto-identificação: • Código de barras • Tarja magnética • Chip • Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) • Biometria (voz, imagem e gesto) • Rádio-frequência (RFID)
  33. 33. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 33 Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes
  34. 34. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 34 Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes Pessoal
  35. 35. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 35
  36. 36. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 36 Nome Morada Profissão Estado Civil Rendimento Pedidos em falta Reclamações Incidentes ...
  37. 37. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 37 Ir à escola Empregar-se Casar-se Ter um filho Mudar de casa Construir uma casa Criar uma empresa Morrer ...
  38. 38. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal 38 As 3 camadas de um formulário inteligente Apresentação Parte visível Lógica Regras de Negócio Validações XML Dados para importação / exportação

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