Siap 2010 2_it_governance_3_gestao_da_mudança

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Siap 2010 2_it_governance_3_gestao_da_mudança

  1. 1. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Sistemas de Informação da Administração Pública Governação dos Sistemas e Tecnologias da Informação “IT Governance” 3 - Gestão da Mudança Luís Vidigal
  2. 2. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Mudança e preconceito "É mais fácil desintegrar um átomo do que um preconceito“ Albert Einstein
  3. 3. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Foi sempre assim… Como se forma um paradigma Um grupo de cientistas colocou cinco (5) macacos numa jaula, em cujo centro puseram uma escada e, sobre ela, um cacho de bananas. Quando um macaco subia a escada para apanhar as bananas, os cientistas lançavam um jacto de água fria nos quatro (4) que estavam no chão. Depois de certo tempo, quando um macaco ia subir a escada, os outros enchiam-no de pancada. Passado mais algum tempo, mais nenhum macaco subia a escada, apesar da tentação das bananas. Então, os cientistas substituíram um dos cinco macacos. A primeira coisa que ele fez foi subir a escada, dela sendo rapidamente retirado pelos outros, que lhe bateram. Depois de algumas surras, o novo integrante do grupo não subia mais a escada. Um segundo foi substituído, e o mesmo ocorreu, tendo o primeiro substituto participado, com entusiasmo, na surra ao novato. Um terceiro foi trocado, e repetiu-se o facto. Um quarto e, finalmente, o último dos veteranos foram substituídos. Conclusão: Os cientistas ficaram, então, com um grupo de cinco macacos (5) que, mesmo nunca tendo tomado um banho frio, continuavam a bater naquele que tentasse chegar às bananas. Se fosse possível perguntar a algum deles porque batiam em quem tentasse subir a escada, com certeza a resposta seria: "Não sei, as coisas sempre foram assim por aqui..."
  4. 4. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Foi sempre assim… Como se forma um paradigma 1 Foi sempre assim…!? 32
  5. 5. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Conceito de Gestão da Mudança • São processos, ferramentas e técnicas para gerir questões ligadas às pessoas durante a mudança de processos de negócio para que se atinja o melhor resultado possível
  6. 6. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal As cinco faces da mudança Tecnologia Alinhamento
  7. 7. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Maturidade da Mudança Organizacional e Alinhamento Nível 3 Nível 4 Nível 5Nível 2Nível 1 EstratégiaControloProcessosPessoasTecnologia
  8. 8. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Inovar para sobreviver Ganhar a guerra contra a Burocracia The Second Cycle Winning the War Against Bureaucracy Lars Kolind
  9. 9. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Razões internas e externas para a Mudança Mercado & Competitividade Inovações Tecnológicas Globalização Alterações legais Etc. As organizações mudam por uma questão de Sobrevivência Para crescer e prosperar! Inevitáveis e incontroláveis
  10. 10. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Mudar através das Pessoas • As organizações são formadas por pessoas. • As Mudanças Organizacionais são operadas pelas pessoas. • As pessoas têm que querer mudar.
  11. 11. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Mudar através das Pessoas • A Mudança significa quebrar e alterar relacionamentos com coisas que fazemos e que prezamos. • A perda de controle pode custar muito no âmbito pessoal… Medo do Desconhecido Medo de Perder: •Controle •Confiança •Competência •Poder • etc. Sentimento de Perda Medo da mudança
  12. 12. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Capacidade de Mudar (Os 3 “W”) Poder Willing Querer Wanting Saber knoWing
  13. 13. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Gerir a transição • Geralmente as pessoas resistem à transição e não às mudanças em si: – Desenvolver e colocar em prática um plano de mudança eficaz; – Identificar os influenciadores no processo de transição; – Desenvolver e implementar estratégias para gerir finalizações e perdas; – Desenvolver estratégias para guiar as pessoas através da região neutra; – Desenvolver estratégias para ajudar as pessoas a criarem um novo re-começo.
  14. 14. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Descongelar / Re-congelar Descongelar Re-congelar
  15. 15. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Objectivos da Gestão da Mudança O objectivo da Gestão da Mudança é ter uma abordagem equilibrada dos aspectos técnicos e organizacionais, visando minimizar as possíveis resistências e obter uma transformação mais eficaz, completa e em menos tempo
  16. 16. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal A Gestão da Mudança indica o caminho Expectativas Altas Desespero Esforço de realização e complexidade tempo + - Performance Transição Pura Mudança Integrada Confusão Comprometimento com a mudança Resistência A abordagem equilibrada de aspectos técnicos e organizacionais contribui para uma transformação mais rápida e completa.
  17. 17. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Acções proactivas para ultrapassar as resistências Direcção / Visão da mudança Falta de razão clara para o projecto Execução da Formação Implementação de um sistema Incertezas sobre competências disponíveis Análise dos pedidos de Formação Resistência de pessoas-chave Gestão de Influenciadores ComunicaçãoResistência devido ao desconhecido
  18. 18. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Gestão da Mudança – Fases do Projecto Pessoas Tecnologia Conhecimento Processos Realização Preparaçãodo Projecto Modelação Preparação Final GoLivee Suporte Impactes Organizacionais Comunicação Influenciadores Desenvolvimento equipe / transf . de Conhecimentos. Formação Utilizadores finais Plano de suporte
  19. 19. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Estratégia e Táctica Objectivo Estratégico Objectivo Táctico Objectivo Táctico Objectivo Táctico
  20. 20. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Redução de ciclos temporais 1 ano 2 anos 3 anos 4 anos 5 anos 6 anos
  21. 21. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Resistência à Mudança
  22. 22. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Se alguém faz … alguém desfaz
  23. 23. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Estrelas Solitárias e Galáxia
  24. 24. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Padrões de implementação da mudança • Isolada – Quando uma mudança não afecta outros elementos do sistema • Hierárquica – Quando uma mudança de alto nível é dividida em sucessivos níveis de detalhe • Sequencial – Quando uma mudança requer uma série de eventos a serem executados uns após os outros • Condicional – Quando uma sequência de eventos detalhados está dependente dos resultados de estágios anteriores ou condições externas • Coordenada – Quando vários eventos de mudança acontecem em paralelo, mas têm de ser coordenados para o sucesso da mudança global
  25. 25. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Usar exclusivamente serviços online Lealdade Digital Ter acesso à Internet Ter conhecimento sobre serviços online Ter usado uma vez um serviço online Usar mais do que um serviço online Reconhecimento do Valor Continuar a usar serviços online Preferir usar serviços online Retenção Aumentar o Valor Pirâmide de adopção da Internet Adaptado de Deloitte Research 2002
  26. 26. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Dimensões dos Impactes Organizacionais • Perfis; • Conhecimentos e habilidades. Pessoas e Cultura • Formas de trabalho; • Criação, eliminação e transferência de tarefas; • Alteração “significativa” em alguma tarefa; • Criação e Alteração de novos controlos e indicadores de desempenho. Processos • Identificação de potencial criação, eliminação e alteração de normas, procedimentos e políticas; • Procedimentos de aprovação / dependência. Normas e Procedimentos Estrutura e Postos de Trabalho • Áreas mais afectadas pelos processos e sistemas, e mudanças necessárias; • Postos de trabalhos criados ou afectados. • Papéis e responsabilidades
  27. 27. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Análise dos Impactes Organizacionais Revisão/alteração Políticas, Normas e Procedimentos Análise dos Impactes Organizacionais Orientação para Capacitação dos utilizadores finais Orientação para alterações na estrutura futura Acções de comunicação
  28. 28. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Formação de utilizadores finais Desenvolver a Estratégia Desenhar o Programa Desenvolver o Protótipo Desenvolver os Materiais de Formação Levantamento da situação atual e definição da estratégia da formação dos utilizadores finais. Definição e desenho do currículo (catálogo de cursos). Definir um tema e elaborar um modelo dos materiais de formação a serem utilizados. Elaboração dos manuais, base de dados, materiais dos cursos. Executar o Programa Avaliar o Programa Implementação do programa de formação. Avaliação do desempenho, com o objectivo de rever métodos e ferramentas utilizadas. 1 2 3 4 5 6
  29. 29. Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal Riscos da Formação inadequada Impactos Negativos no Serviço aos Clientes Formação Funcional e/ou Técnica Incompleta Utilizadores Frustrados ao utilizarem o sistema Processos de negócio com baixa performance A Organização não atinge os benefícios esperados Utilizadores com baixo desempenho Pessoas Culpam o Novo Sistema  Transferência do Conhecimento Incompleta  Os Utilizadores perdem a confiança  Necessidade de voltar a formar os utilizadores para obter: Segurança com o novo sistema Confiança no uso de suas habilidades

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