Siap 2009 3 Automacao De Processos 1 Bpm Reengenharia Formularios
1. http://egovernment.no.sapo.pt
Sistemas de Informação da Administração Pública
Da automatização à inteligência
dos processos
1 – BPM, Reengenharia de Processos
e Formulários Electrónicos
Luís Vidigal
Sistemas de Informação da Administração Pública / | Luís Vidigal
2. Reengenharia de Processos
• É o repensar fundamental e a reestruturação radical
dos processos organizacionais, que visam alcançar
melhorias drásticas em indicadores críticos e
contemporâneos de desempenho, tais como custos,
qualidade, atendimento e velocidade
Michael Hammer & James Champy (1993)
• É o repensar fundamental e redefinição radical dos
processos para conseguir enormes melhorias no
desempenho
Michael Hammer & Steven Stanton (1995)
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3. BPM – Business Process Managment
(Gestão de Processos de Negócio)
É um modo estruturado para as
organizações gerirem e melhorarem o
seu desempenho, através da
optimização dos seus processos de
negócio.
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4. BPM é mais do que Gestão de Processos
É também
• Alinhar os processos de negócio com os objectivos
estratégicos – Planeamento Estratégico
• Obter compromisso dos colaboradores com os
processos de negócio
• Entender a organização e o seu funcionamento
enquanto sistema, mostrando os relacionamentos
básicos de entrada e saída entre os seus processos
• Seleccionar a tecnologia certa e apropriada
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5. O que é o Business Process
Consiste em estabelecer etapas bem claras, que
coordenadas e geridas promovem valor para o cliente e
consequentemente para o negócio.
Primeiro
as meias
e depois
os sapatos
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6. O que fazer antes de iniciar?
• Identificar os processos chave de negócio
• Estabelecer objectivos e metas, de
preferência alinhados ao Plano Estratégico
• Lembrar que o mapeamento de processos é
um meio e não um fim
• Não é necessário mapear todos os processos
da organização, somente aqueles mais
importantes ou críticos
• Definir o nível de detalhe necessário e
apropriado para a organização em questão
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7. Resultados de uma implementação BPM
• Conhecer e Inovar o Processo
– Documentar e validar processos de
negócio, simulações de mudança
• Montar e colocar rapidamente em
produção
– Claro entendimento das necessidades
de negócio para automação do
processo
– Permite a maior flexibilização do
negócio permitindo mudanças mais
agéis
• Monitorização do Processo para garantir a
sua efectividade
– Melhorar operações de negócio através
da visão em tempo real e do controle
de processos
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8. Ciclo de Vida
Modelação Implementação
Controlo Implantação
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9. Modelação dos Processos "As Is"
• Obter informações do processo / Construir modelo
– Entrevistas
– Entrevistar o “Owner” de cada processo
– Identificar a origem das fontes do processo (Inputs)
• Identificar elementos chave do processo
– Actividades
– Quem faz o que?
– Sequência do processo
– Regras específicas do processo (Business Rules)
– Entradas e Saídas
– Indicadores (Tempo de execução das actividades)
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10. Melhoria dos Processos
• Identificar claramente o objectivo da melhoria
– Reduzir Custo e Tempo
– Potencializar a qualidade do produto ou serviço
– Aumentar a satisfação do cliente
• Meios para alcançar os objetivos
– Racionalizar o processo
– Melhorar a utilização dos recursos
– Melhorar ou definir um processo de Gestão
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11. Modelação
Processo Seqüencial
As Is
Tempo Total: 6 horas
Processo com atividades paralelas
To Be
Tempo Total:
2 horas
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12. Melhorar os processos de negócio
Há várias formas para optimizar um processo
Calibrar o
Gerir Automatizar Redesenhar
processo
A melhoria pode não significar mudanças no processo. Gestão e medição eficientes,
podem ser o suficiente para o processo existente.
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13. Process Intelligence
Abordagem tradicional Abordagem de mudança
• Bottom up • Top down
• Modelo organizativo • Modelo organizacional
• Racionalização • Inovação
• Eficiência • Agilidade
• Processo = • Processo = Capacidade
Conj. Actividades para responder a
estímulos
• Não tem em conta a • Abordagem Sistémica
abordagem sistémica • Abordagem Integrada
• Documentos / procedim. • Pessoas
• Controlos • Gestão da Mudança
• Gestão de Informação • Gestão de Conhecimento
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14. Estruturas e Processos
Estruturas
In Out
Processos
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15. Mapa de inter-relações entre os
vários processos
Processo 4
Processo 5
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo n
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo 4
Processo 5
Processo n
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16. Mapa dos “donos” dos processos
Depart. A
Depart. B
Depart. C
Depart. D
Depart. E
Depart. X
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Processo 4
Processo 5
Processo n
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17. Fluxos dos processos e seus interfaces
Inputs Outputs
Factores
Actividades Sequências
de Decisão
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18. Matriz de CRUD
•C – Create
•R – Retrieve Quantas
folhas de cálculo
tem na sua
•U – Update organização?
•D - Delete
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19. Matriz de CRUD ou “CU” (Cria / Utiliza)
Dado A
Dado D
Dado C
Dado E
Dado X
Dado B
Processo 1 U C U
Processo 2 C C U C
Processo 3 C U C
Processo 4 C C U C
Processo 5 U U U C U
Processo n C U C
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20. Reengenharia
Não faça sempre como fez!
Repensar
(Why)
Realocar Resequenciar
(How much) (When)
Reconfigurar
Os 7 Re Relocalizar
(What) (Where)
Reduzir Refazer
(How much) (How)
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21. Reengenharia
Não faça sempre como fez!
• Qual a causa para determinado problema?
• Porque fazemos as coisas desta forma?
• Este processo continua a ser crítico para o cliente?
• Quem faz o quê?
• O processo, não poderia ser conseguido com menos
passos?
• Poderá o processo ser feito em outsourcing? Trará mais
valor acrescentado para o cliente?
• Os processos acontecem em paralelo? Quais são
executados primeiro, qual a sequência?
• Poderemos introduzir novas funcionalidades tecnológicas?
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22. Fazes da reengenharia de processos
Definição Definição
da Visão “To Be”
Análise
Caracterização Custo /
“As Is” Benefício
Avaliação Plano de
Transição
Definição
Implementação
das Métricas
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23. Reengenharia de processos
• O que se pretende obter com o processo;
• Quem intervém no processo e com que
responsabilidade;
• Onde é executado o processo, em que
estruturas ou serviços;
• Como é executado o processo, qual o
suporte tecnológico inerente;
• Qual a sequência mais adequada de
procedimentos e tarefas;
• Que recursos são necessários.
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24. O que aprendemos da Reengenharia
• A gestão de topo deve apoiar a mudança
• A cultura organizacional deve ser receptiva
• As melhorias e as poupanças devem focar-se
nos processos
• Os processos devem ser seleccionados com
base nas necessidades dos cidadãos
• Os donos dos processos devem gerir as
equipas, o âmbito e as métricas
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25. Fases da melhoria de Processos
• Identificar
• Analisar
• Redesenhar
• Implementar
• Avaliar
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26. A irracionalidade
do Estado
alimenta muitos
negócios privados
sem acrescentar
valor à economia
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Luis Vidigal
27. Tarefas que (potencialmente)
não acrescentam valor
• Re-trabalhar • Configurar
• Gastar e ostentar • Desacelerar
• Assinaturas • Transportar
múltiplas • Mover
• Contar • Atrasar
• Manusear • Armazenar
• Inspeccionar
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28. Formas de melhorar os processos
• Normalizar
• Reduzir erros
• Usar equipas em rede
• Agrupar trabalho semelhante
• Combinar operações e actividades similares
• Reduzir controlos e revisões
• Mover a decisão para níveis próximos do cidadão
• Eliminar dados não utilizados
• Remover atrasos artificiais
• Assegurar 100% de qualidade
• Automatizar tudo o que for possível
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29. Formulários inteligentes
Descobrir as partes que interessam...
Onde é que eu estou?
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30. Formulários inteligentes
Descobrir as partes que interessam...
Como resolver o meu problema?
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31. Deixe-me ajudá-lo
Que idade
tem?
É empresário? É deficiente?
Está a
trabalhar?
Tem carro?
Homem ou
Mulher?
Tem filhos? Tem casa?
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32. Um mundo de objectos inteligentes
das pessoas às coisas
Tecnologias de auto-identificação:
• Código de barras
• Tarja magnética
• Chip
• Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
• Biometria (voz, imagem e gesto)
• Rádio-frequência (RFID)
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36. Nome
Morada
Profissão
Estado Civil
Rendimento
Pedidos em falta
Reclamações
Incidentes
...
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37. Ir à escola
Empregar-se
Casar-se
Ter um filho
Mudar de casa
Construir uma casa
Criar uma empresa
Morrer
...
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38. As 3 camadas
de um formulário inteligente
Apresentação
Parte visível
Lógica
Regras de Negócio
Validações
XML
Dados para
importação / exportação
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