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                                                                                      Luís	
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  m elhorar?	
  
             Compram

                                                                             Temos?	
  

               Usamos?	
  

                                                                                 Precisamos?	
  


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  Inte ligentes	
  
                     Organiz
                                                                                                 Portais


         Gestão do                                                                              Smart	
           Gestão
        Conhecimento                                                                                            Documental
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                                                                                                Suite	
  
                                        Gestão de                                                          Ferramentas
                                        Conteúdos                                                          Colaborativas
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Gestão	
  Doc umental?	
  
      Porquê	
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            •  Gerir	
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            •  Maior	
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                                                                                              2011	
  
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                                                                                                     orm
                                                                                                         idad
                                                                                                             e	
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                                                                                              Serviço
                                                                                                     	
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                                                                                                     C olabo


                                                                                                                                2011	
  
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                                Model	
  Requirements	
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                                for	
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                   ISO	
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                                                                 MEF	
  
                   InformaMon	
  and	
  documentaMon	
  -­‐-­‐	
                                       Macroestrutura	
  Funcional	
  
                   Management	
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                                           (v.	
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            Slow	
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  centralizaTon	
  
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                  "Uma	
  das	
  caracterísMcas	
  definidoras	
  da	
  
                  Sociedade	
  da	
  Informação	
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                  uma	
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  rede,	
  uma	
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  na	
  
                  qual	
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                  colaboraTva	
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  suas	
  dinâmicas	
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                                                        Metadados (XML), Regras de Negócio (BPM)




                            Tecnologia	
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                                                                                      Comunicar
                                                                                   Trabalhar juntos


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        C ontrolar	
  proce

                                                                                                                    Repositórios	
  
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  A	
  


                        Interoperabilidade	
                                                                                     Evento	
  B	
  


                        •  Organizacional	
                                                                                      Evento	
  C	
  


                        •  SemânTca	
                                                                                            Evento	
  D	
  

                        •  Tecnológica	
  
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brir	
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  Caixa	
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  Pandora	
  
             Temos	
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  ter	
  Esperança	
  
                                                           Defesa	
  de	
                                 gração	
  
                                                                                                Desinte emas	
  
                                                           Territórios	
  
                                                                                                 de	
  Sist
                                                            Confli
                                                            de	
  Po tos	
                          Falta	
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                                                                                                  Digitalização	
  

                                                                                       erdício	
  
                                                                                Desp rsos	
  
                                                                 ção	
  
                                                         Informa nte	
          de	
  Recu
                                                          Incoere                            	
  
                                                                            entre	
  Governo	
  
                                                                Confusão	
   ção	
  Pública
                                                                e	
  Administra
                                                                                                 etc., etc., etc,,….
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                                        os	
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  perder	
  a 	
  memória!	
  
                                  Estam                                                       Todos	
  os	
  sites,	
  
                                                                                              cartões	
  de	
  visita	
  
                                                                                              etc.	
  
                                                                                              Parece	
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                                                                                              todos	
  pertence	
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                                                                                              Porque	
  não	
  Estado	
  
                                                                                              Português	
  ou	
  
                                                                                              República	
  
                                                                                              Portuguesa	
  
                                                                                              e	
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  idenMdade	
  
                                                                                              permanecer	
  para	
  
                                                                                              além	
  de	
  uma	
  
                                                                                              legislatura?	
  

                                                                                                  S.	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
  	
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  e	
  os	
  Arquivos?
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                                                                                               documentos	
  
                                                                                              importantes!?	
  




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  poupança	
  anual	
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                                                                                               mais	
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Deitar	
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                                    Custo	
                                                          ParTlha	
  
                                                                                                   ReuTlização	
  
                         Redundâncias	
                                                            Tranparência	
  
                        Desintegração	
                                                              Rapidez	
  
                          Incoerências	
                                                               Rigor	
  
                      IncompaTbilidades	
                                                                …	
  
                      Conflitos	
  de	
  Poder	
  
                         Desperdícios	
  
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Evolução	
   	
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Luis vidigal gesta o documental na ap - dezembro 2012

  • 1. Documental na AP   Gestão Por  uma  Administração  Pública   mais  Eficaz  e  Inteligente         Luís  Vidigal   APDSI   Lisboa  –  6  de  Dezembro  de  2012     Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     1  
  • 2. Cre scimento  dos  ECM   A  Gestão  Documental   (ECM  –  Enterprise  Content  Management)   é  a  área  das  TI  que  mais  tem  crescido  nos   úlMmos  anos   –  Sempre  a  2  dígitos   2011   AssociaMon  for  InformaMon  and  Image  Management   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     2  
  • 3. os  para  m elhorar?   Compram Temos?   Usamos?   Precisamos?   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012    
  • 4. ações  Inte ligentes   Organiz Portais Gestão do Smart   Gestão Conhecimento Documental Enterprise   Suite   Gestão de Ferramentas Conteúdos Colaborativas Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     2002   4  
  • 5. No  pulsar  da  AP   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     5  
  • 6. Gestão  Doc umental?   Porquê  a   •  Gerir  o  Caos  nos  conteúdos   •  Maior  ProduMvidade  do  trabalho   •  ParMlhar  Conhecimento   •  Reduzir  Custos  Fixos   2011   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     6  
  • 7. lsionadore s  do  ECM   Impu Custo  /  Eficiência   Conf orm idad e  /  R isco   Serviço   ao  Clie nte     ração C olabo 2011   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     7  
  • 8. Centralizar  ou   Integrar?   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     8  
  • 9. Nor mas  mais  r elevantes   Model  Requirements   Content  Management   for  Records  Systems   Interoperability  Services   ISO  30300:2011   MEF   InformaMon  and  documentaMon  -­‐-­‐   Macroestrutura  Funcional   Management  systems  for  records   (v.  1.0)   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     9  
  • 10. olher  ou  obedecer?   Esc Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     10  
  • 11. rar  a  centr alização   Desacele Slow  down  on  centralizaTon   Re-­‐empower  agencies  by  focusing  on   commodiMzaMon  and  interoperability.   Start  with  open  government  data.     2011   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     11  
  • 12. Par Tlha  e  Colaboração   "Uma  das  caracterísMcas  definidoras  da   Sociedade  da  Informação  é  o  facto  de  ser   uma  sociedade  em  rede,  uma  sociedade  na   qual  a  parTlha  de  informação  e  a  construção   colaboraTva  de  conhecimento  consMtuem  a   base  das  suas  dinâmicas  estruturantes”     APDSI  –  Open  Standards   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     12  
  • 13. Território  ordenado   Conformidade   de  Produtos   e  Soluções   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     13  
  • 14. Abordag em  SOA   Service  Oriented  Architecture   AcTvos  a  proteger   Processos   Dados   Tecnologias   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012    
  • 15.  AcTvos  Infor macionais   Proteger  os Processos  e  Dados   Metadados (XML), Regras de Negócio (BPM) Tecnologia   Tecnologia   Tecnologia   A   B   C   Plataforma SOA O  que  entra  tem  de  sair   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     15  
  • 16.  maturidade  digital   Fases  de Interactividade Automatizar os Processos Comunicar Trabalhar juntos Acesso à Informação Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     16  
  • 17. ssos  interdepartamentais   C ontrolar  proce Repositórios   Únicos   Pessoas   Empresas   Território   Veículos   Evento  A   Interoperabilidade   Evento  B   •  Organizacional   Evento  C   •  SemânTca   Evento  D   •  Tecnológica   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     17  
  • 18. brir  a  Caixa  de  Pandora   Temos  de  a para  ter  Esperança   Defesa  de   gração   Desinte emas   Territórios   de  Sist Confli de  Po tos   Falta  de   der   Digitalização   erdício   Desp rsos   ção   Informa nte   de  Recu Incoere   entre  Governo   Confusão   ção  Pública e  Administra etc., etc., etc,,…. Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     18  
  • 19. s   e  os  dirigentes   a ”  os  Ministério G overno  “captur os  a  perder  a  memória!   Estam Todos  os  sites,   cartões  de  visita   etc.   Parece  que  tudo  e   todos  pertence  ao   Porque  não  Estado   Português  ou   República   Portuguesa   e  a  idenMdade   permanecer  para   além  de  uma   legislatura?   S.                                        R.   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     19  
  • 20.   cas  e  os  Arquivos? o  a  ir  as  Bibliote Para  onde  estã Estavam  lá   documentos   importantes!?   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     20  
  • 21. ompressor”  das  TIC   O  “Rolo  C Prevê-­‐se  uma  poupança  anual  de     mais  de  558  milhões  de  euros,   num  total  de  3.238  milhões   de  euros  até  2016   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     21  
  • 22. Deitar  for a  o  bebe...   Menos  Pessoas?   Menos  Equipamentos?   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     22  
  • 23. oblema  ou   Solução?   A s  TIC  são  Pr InvesTmento   Interoperabilidade   Custo   ParTlha   ReuTlização   Redundâncias   Tranparência   Desintegração   Rapidez   Incoerências   Rigor   IncompaTbilidades   …   Conflitos  de  Poder   Desperdícios   …   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     23  
  • 24. Evolução    do  e-­‐Gov   Integrar   Planear  e  gerir   através  de  mulTplos  domínios,  processos  e  jurisdições   para  gerar  valor  público  sustentável   2011   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     24  
  • 25.  de  Transformação   Factores •  Socialização  (Web  2.0)   •  Consumerização  (ParMlha  e  banalização)   •  Fadiga  do  e-­‐Government  (Nunca  mais...)   •  Pressão  Económica  (Eficiência)   2011   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     25  
  • 26. “S mart  Gover nment”   “Mais  com  Menos”   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     26  
  • 27. r  as  arbitrariedades   Remove Da incerteza do Mais ou Menos para  a  certeza  do  Sim  ou  Não   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     27  
  • 28. risco  de  desaparecer   Tarefas  em   •  Procurar   A  entrada  no   •  Recolher   Mundo  Digital   tem  de  ser  levada   •  Copiar   muito  a  sério   •  Comparar   •  Ordenar   •  Calcular   •  Medir   •  Verificar   •  Armazenar   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     28  
  • 29. Novas  funções   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     29  
  • 30. Estado  -­‐  Água  e  Azeite?   Modelo  de   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     30  
  • 31. Co-­‐Produção   de  Valor   Sector   Público   Sector   Privado   Sociedade   Civil   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     31  
  • 32. z  ao  fundo  do  Túnel   A  Lu Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     32  
  • 33. os  arrumar  a  casa?   Precisam Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     33  
  • 34. Obr igado   vidigal.luis@gmail.com   Luis  Vidigal  –  Gestão  Documental  na  AP  -­‐  Dezembro  2012     34