1. Benchmarkingklubi Helsinki 4
Tuunaa hiput!
Pienen organisaation opas
heikkoihin signaaleihin
Halonen Anri, Honko Eila, Kaikkonen Teuvo, Krekola Leena,
Leskinen Matti, Meurman Markus, Pesonen Herkko,
30.4.2012

2. SISÄLLYS
Mitä heikot signaalit (HS) ovat............................................................................................... 2
Miksi heikkoja signaaleja? ..................................................................................................... 3
Heikkojen signaalien tavanomainen käyttö ........................................................................... 5
Heikkojen signaalien kiinnisaaminen ..................................................................................... 8
Kerättyjen signaalien käsittely ja esittely .............................................................................. 9
Päätöksenteko ja toteutus ................................................................................................... 10
Oman HS-prosessin arviointi ja JP........................................................................................ 11
LIITTEET
Liite 1: Vinkkejä PK -organisaatiolle ..................................................................................... 12
Liite 2: Yksi Esimerkki heikkojen signaalien prosessista ...................................................... 13
Liite 3: Toinen esimerkki heikkojen signaalien prosessista.................................................. 14
Liite 4: Benchmarkingkäynnit .............................................................................................. 15

3. M ITÄ HEIKOT SIGNAALIT (HS) OVAT
Heikko signaali on idea, asia tai trendi, jolla on vaikutusta organisaatioon tai
organisaation toimintaympäristöön. Heikot signaalit eivät kuitenkaan ole
mitä tahansa helposti havaittavia signaaleja.
Heikot signaalit vasta viestivät tulevasta, suuremmasta ideasta tai trendistä,
joka ei vielä ole yleistä tietoutta. Tästä syystä heikot signaalit ovat usein
uusia tai yllättäviä asioita vastaanottajan näkökulmasta. Heikon signaalin
havaitsemista vaikeuttaa myös se, että sitä saattaa olla vaikea huomata
kaiken muun kohinan keskeltä.
Heikko signaali voi olla organisaatiolle uhka tai mahdollisuus, mutta se
sisältää aina mahdollisuuden oppimiseen, kasvamiseen ja kehittymiseen.
Heikko signaali on kuin varoitus tai ennakkotieto tulevasta suuremmasta
asiasta, joka tietyn viiveajan jälkeen muuttuu valtavirraksi.

4. M IKSI HEIKKOJA SIGNAALEJA ?
Heikkojen signaalien havainnoimisesta, keräämisestä ja analysoinnista on
monitasoista hyötyä. Yritykselle se on ennakointityötä, joka vauhdittaa
uusien mahdollisuuksien hyödyntämistä ja auttaa liiketoiminnan uhkien
havaitsemista. Siihen osallistumalla henkilöstö ja johto voivat tuoda
yrityksen kehittämistoimintaan tuoretta otetta ja nostaa keskusteltavaksi
ideoita, joiden toteuttaminen luo etumatkaa kilpailijoihin sekä tuottaa
yritykselle etuja ja säästöjä. Hyöty ei aina tule välittömästi eikä sitä voi heti
mitata euroissa. Pitkäjänteinen ja systemaattinen heikkojen signaalien
kerääminen tuottaa ajan mittaan tuloksia ja on erinomainen kehittämisen
työkalu.
Heikkojen signaalien analysointi auttaa yritystä varautumaan tuleviin
muutoksiin toimintaympäristössä ja asiakaskunnassa. Sen avulla voidaan
kyseenalaistaa rakentavalla tavalla tämän päivän käytäntöjä ja testata
huomisen haasteita. Se ei vaadi yritykseltä suuria rahallisia investointeja,
mutta edellyttää yksilöiltä tulevaisuusuteliasta asennetta, havainnointikykyä
ja mielen ketteryyttä.
Y R I T Y S JO HT O
Johdon kannalta heikkojen signaalien kerääminen ja analysointi auttaa
riskienhallinnassa, uusien liiketoimintamahdollisuuksien havaitsemisessa,
nykyisten tuotteiden ja palvelujen kehittämisessä tai uusien löytämisessä.
Heikkojen signaalien analysoinnista saatua tietoa kannattaa nivoa yrityksen
strategian suunnitteluun ja oman toiminnan arviointiin. Heikot signaalit
voivat myös antaa sysäyksen kokonaan uuden liiketoiminnan aloittamiselle,
nykyisen toiminnan uudelleen suuntaamiselle tai toisenlaisten
yhteistyökumppanuuksien etsimiselle.

5. H EN K I LÖ ST Ö
Kun yrityksen oma henkilöstö, sekä mahdollisesti myös sidosryhmät ja
asiakkaat, tuovat ja tuottavat tietoa ja havaintoja ”kentältä”, kehittämistyö
on vuorovaikutteista, nopearytmistä ja ns. joukkoälyä hyödyntävää.
Heikkojen signaalien kerääminen ylittää yrityksen sisäiset osastorajat: se
yhdistää työntekijät yhteisellä päämäärällä ja sitouttaa kaikkia. Työnkuvasta
ja organisaatiohierarkiasta riippumatta jokainen voi tuoda oman panoksensa
yrityksen kehittämistyöhön.
A SI AK K A AT J A SI DO SR Y H MÄ T
Asiakkaat ja ulkoiset sidosryhmät ovat arvokas tietolähde heikkojen
signaalien kartoittamisessa. Parhaimmillaan heikkojen signaalien
havaitseminen käynnistää ja ylläpitää vuoropuhelua, josta on tiedollista ja
toiminnallista hyötyä kaikille osapuolille ja joka syventää yhteistyö- ja
kumppanuussuhteita. Se saattaa luoda jopa uusia yhteistyö- ja
liiketoimintamalleja eri osapuolille. Hyvin hoidettuna ja oikein viestittynä
heikkojen signaalien kerääminen on myös mainio keino kertoa yrityksen
toiminnasta ja vahvistaa brändiä sekä sisäisesti että ulkoisesti.

6. H EIKKOJEN SIGNAALIEN TAVANOMAINEN KÄYTTÖ
HA A ST AT T E LU DI, F UT URI ST I E LI N A H I LT UN E N 13.9.2011
Elina Hiltusen mielestään heikko signaali on muutoksen ensimmäinen
merkki, merkki nousevasta ilmiöstä ja arjen muutoksesta. Heikkoja
signaaleita voi hyödyntää ennakoivana työkaluna, ja kerätä niitä
systemaattisesti ja laaja-alaisesti.
Heikkojen signaalien tunnistamiseen riittää, kun herkistyy havaitsemaan
ympäristön muutoksia.
Asiat, jotka eivät sovi yrityksen nykyiseen ajattelumalliin, voivat olla suuri
muutosvoima, mutta asioiden todellisuuspohja tulee aina tarkistaa.
Signaaleja yhdistämällä saadaan parempi kuva muutoksista. Eniten aikaa
kuluu signaalien analysointiin. Työn tuloksia kannattaa hyödyntää
strategiatyössä.
”M AAI L MA N ÄP EI S SÄ - T U L EV AI S UU S H A L LU SS A ”
Finpro ry:n palvelutarjonnassa suomalaisille PK- yrityksille on palvelu, joka
perustuu heikkojen signaalien havainnointiin, keruuseen, analysointiin ja
johtopäätösten tekemiseen. Heikot signaalit jaetaan kolmeen kategoriaan:
1. asiat, joista tiedämme, että tiedämme ne (noin 15 %)
2. asiat, joista tiedämme, ettemme tiedä niitä (noin 35 %)
3. asiat, joista emme tiedä, ettemme tiedä niitä (noin 50 %)
Tietoa on paljon ja analysoinnin lähtökohtana on ennakointi eli mikä on
haluttavaa, mikä on mahdollista ja mikä on järkevää.
Finpron Foresight-prosessissa ensin tehdään aihealueen määrittely
asiakkaan kanssa, sen jälkeen Finpro tekee heikkojen signaalien keruun ja
analysoinnin. Lopuksi asiakkaan kanssa yhdessä pidetään tulevaisuus-
työpaja. Finpron sisäisessä käytössä on työkalu TrendWiki, johon Finpron
asiantuntijat eri puolilla maailmaa tallentavat havaintoja. Palvelun nimi on
TrendPulse. Lisäksi Finpro järjestää asiakasseminaareja ja – tapahtumia
kuukausittain. Tällä hetkellä joillekin yrityksille tehdään myös jatkuvaa
signaalien keräämistä. Foresightia käytetään Finpron oman strategian

7. suunnittelussa ja kaikki signaalit sekä niistä työstetyt ilmiöt ovat konsulttien
käytössä kun he tuovat yrityksille tietoa markkinamahdollisuuksista.
H EI K O T SI G N A A LI T T UT K I M UK S E N V A LO SS A
Heikkoja signaaleja on tutkittu paljon. Elina Hiltunen on 2010 tehnyt
väitöskirjan ”Weak signals in organizational future learning” ja Leena Ilmola
(IIASA) työstää aiheesta väitöskirjaa. Olemme hyödyntäneet näiden töiden
tietoja tämän oppaan valmistelussa.
Vahvan kansainvälisen johtamisen ja konsultoinnin taustan omaava Sissi
Silván on kirjassaan ”Valppaus on valttia” kiteyttänyt, miten luodaan
Leena Ilmola, IIASA strategiaa tukeva johtamiskulttuuri. Siinä koko organisaatio viritetään
heikkojen signaalien metsästämiseen, muokkaamiseen ja huomioimiseen
sekä operatiivisesti ja tarvittaessa strategian virittämiseen, jopa
muuttamiseen. Johtamiskulttuurin rakentaminen on esitetty konkreettisella
tavalla ja erinomaisten ja vakuuttavien yritysesimerkkien tukemana. Kirjassa
on myös paljon kytkentöjä laatujohtamiseen ja ohjeet noudattavat
itsearvioinnin periaatteita.,
Tärkeä ohje: anna oma aktiivinen panoksesi—se edellyttää oikeastaan vain
hieman asennetta, johon kuuluu: ole utelias, ole kiinnostunut, ole
ennakkoluuloton, ole nöyrä, ole rohkea ja ole energinen.

8. E SI M E R K K E JÄ H EI K K O J EN SI GN A A LI E N H YÖ D Y N T Ä MI S EST Ä
Internetin saapuminen
 Videovuokraamot muuttivat toimintaansa, netti ja vuokraamo
täydentävät toisiaan.
 Matkatoimistot muuttivat toimintaansa, palvelevat sähköisesti
lomamatkojen suunnittelutehtävissä.
 Hotellit rakensivat varaussysteeminsä internetiin.
Hyvä vesi loppuu maapallolta
 Kemira Oyj:n mahdollinen muuttuminen lannoitefirmasta
vesikemikaaliyhtiöksi – valtameret ovat osin vielä käyttämätön
juomaveden lähde.
 Wärtsilä Oyj julkaisee ”Rough Seas” tulevaisuusskenaarion vuodelle
2030, jossa tankkilaivat kuljettavat juomavettä sotalaivojen
saattamana.
Terveellinen ruoka
 McDonald’s muutti tarjontaansa kevyempään suuntaan.
 Kevyitä ja tuoreita sämpylöitä tarjoava Subway voitti Suomessa
neljättä vuotta peräkkäin ”Suomen parhaita pikaruokaravintoloita” -
palkinnon.
 Hesburger tuo markkinoille Karppurilaisen – karppaajan
vähähiilihydraattisen hampurilaisen.
Kuluttajat arvostavat tuoretta leipää
 Ei riitä, että leivät on tehty aamuyöstä, jos asiakas tulee kauppaan
iltapäivällä. Myymälän yhteydessä oleva takaa, että saatavilla on
aina tuoretta leipää
Lentoliikenteessä kustannusten hallinta tulee entistä tärkeämmäksi
 Finnair Flight Academy korostaa maailmalla koulutuksensa
myynnissä (asiakkaansa johdolle) kerosiinin säästökikkoja –
esimerkiksi laskeuduttaessa jarrutus tehdään jarruilla eikä
moottoreilla.

9. H EIKKOJEN SIGNAALIEN KIINNISAAMINEN
A) SA T T U M A LT A
Sattumanvaraisten signaalien keräämisessä ei tarvita rajauksia, otetaan
kiinni kaikki signaalit, joilla saattaa olla merkitystä.
Sattumanvarausten signaalien keruuseen voi osallistua koko henkilöstö.
Mukaan voidaan ottaa myös hallituksen jäsenet, yhteistyökumppanit,
asiakkaat ja jopa henkilöstön tuttavat.
Signaalien dokumentointi tehdään niin yksinkertaisella, helpolla ja nopealla
tavalla, ettei se aiheuta signaalien jäämistä pois kiireen tai tehtävän
hankaluuden takia. Sopivia tapoja ovat:
 valokuvaus, jolloin kuva tallentaa välittömästi tilanteen ja
täydentävällä tekstillä voidaan selventää signaalia
 kirjaus esimerkiksi tekstiviestinä tai sähköpostina, miksei myös
muistilapulle
 äänitallenne kännykkään
 piirros, kaavio tai joku muu taltiointi.
 painaminen muistiin myöhempää raportointia varten
Jatkokäsittelyä varten signaalit on syytä tallentaa yhteisesti sovitulla tavalla,
on se sitten seinätaulu, lomakkeisto, tietokanta tai vaikka blogi.
B) SK A N N AA M A LL A
Mikäli signaaleja lähdetään systemaattisesti etsimään, on syytä rajata
etsintäaluetta halutun tuloksen tai tilanteen mukaan esimerkiksi toiminta-
ajatuksen, strategian, tavoitteiden tai ajankohtaisten ongelmien avulla.
Skannaus annetaan tiettyjen henkilöiden tehtäväksi tai tilataan
ulkopuoliselta konsultilta. Skannausta varten voidaan myös palkata
määräaikainen työntekijä, esimerkiksi opiskelija.

10. K ERÄTTYJEN SIGNAALIEN KÄSITTELY JA ESITTELY
Heikkojen signaalien prosessin tulisi olla sellainen, joka istuu jo olemassa
oleviin organisaation rakenteisiin. Käsittele siis aluksi signaaleja omassa
yksikössäsi, tutussa ja turvallisessa ympäristössä, kavereiden kanssa.
Tietysti voit pohtia signaalien merkitystä itsekseen, sopivalla hiljaisella
hetkellä.
Kerätyt signaalit on saatu johonkin talteen: yhteinen PC-tiedosto, keltaisten
lappujen kokoelma kahvihuoneen seinällä, fläppitaulu jne.
Kerätyt signaalit voidaan käsitellä:
 heti, jos kyseessä on merkitykseltään suuri signaali
 kerran viikossa, esim. perjantaisin, iltapäivän lopuksi
 kerran kuussa, kuukausikokouksen lopuksi
Käsittely tarkoittaa tässä keskustelua, pohdintaa:
 mikä tai mitä signaalin takana on, mikä syy tai muutos
 mikä sen signaalin vaikutus on meille, mitä se merkitsee meille: onko
se uhka vai mahdollisuus.
Keskustelu kannattaa suorittaa leppoisassa ilmapiirissä, vaikka kahvituokion
aikana.
Pohdinta voi tuottaa tarpeen jatkaa samanlaisten signaalien tehostettua
metsästystä, annetaan itselle jatkotehtävä.
Tällöin tehtävä voi olla rajattu, etsitään signaaleja vain tietystä asiasta.
Jos oma yksikkö on sitä mieltä, että kyseessä on koko organisaatiota
kiinnostava signaali, niin se esitetään sopivassa muodossa eteenpäin,
yksikön esimiehelle.

11. P ÄÄTÖKSENTEKO JA TOTEU TUS
Heikkojen signaalien kerääminen ja niistä johdetut päätökset ja
kehitysprojektit tulee aina linkittää organisaation strategiaan tai
tavoitteisiin, jotta ne eivät jää irtonaisiksi.
Yksikkö odottaa johdolta aktiivisuutta, palautetta esitetystä signaalista.
Johdon innostus on keskeistä. Johto näyttäköön esimerkkiä signaalien
kiinnisaamisessa ja käsittelyssä.
Päätöksenteko toimenpiteistä tapahtuu normaalin päättämiskulttuurin
mukaisesti, kuten muut tärkeät asiat.
Palkitseminen signaalien löytämisestä ja käsittelystä ei aina tarkoita rahaa,
vaan innostavampaa voi olla huomionosoitukset.
Kokeile signaalin tuottaman haasteen ratkaisemista, ensin pienessä
mittakaavassa, sitten suuremmassa.
Muista esimiehenä toistaa jatkuvasti heikkojen signaalien merkitystä uusien
kehitysideoiden löytämisessä, innosta henkilöstöä, näytä esimerkkiä.

12. O MAN HS- PROSESSIN ARVIOINTI JA JP
Heikkojen signaalien keräämisen ja hallinnan prosessin arviointi noudattaa
mittaamisen luotettavuuden arvioinnin periaatteita, mutta merkittävästi
haasteellisempaa, koska käsitellään asiaa, josta ei voi olla laajaa ja syvällistä
ymmärrystä. Tämän vuoksi arviointi on hyvä suorittaa ryhmässä, jossa on
tasapuolisesti kokemusta liiketoiminnan keskeisiltä alueilta ja uutta,
ennakkoluulotonta ja kriittistä ”verta”.
Sissi Silvánin kirjan keskeistä johtopäätöstä soveltaen arvioinnin tulee olla
avointa ja kaikkien osapuolten mielipiteitä arvostavaa ja sen onnistumisen
keskeinen tekijä on, että strategian ymmärrys ja sisäistäminen on
yhtenäistä.
Arvioinnin peruskysymykset ovat:
 onko kerätty tieto kattavaa?
 onko tietoa riittävästi johtopäätöksen tekemiseksi (tuloksena saattaa
olla useita skenaarioita)
 onko tieto riittävää alustavien toimenpidesuunnitelmien (tai
jatkoselvitysten) tekemiseksi
 jne käytetään arkijärkeä analyyttisesti
Arvioinnissa pohditaan myös itsearvioinnin periaatteita soveltaen
 Mikä tiedossa tukee strategisia vahvuuksiamme
 Mikä saattaa aiheuttaa esteitä strategiamme toteuttamiselle
 Mikä jää epäselväksi (ei voi tehdä johtopäätöksiä)
Kolmantena näkökulmana on prosessin arviointi
 Mikä on heikkojen signaalien keräämisen ja hallinnoinnin heikoin
lenkki (havaintojen kerääminen, tulkitseminen / analysointi/ yhteisen
näkemyksen muodostaminen/jne.)
Arvioinnin tuloksena saadaan suunnitelma
 korjaaville toimenpiteille, jossa poistetaan prosessin aikana
havaittujen poikkeamien ”vauriot” järjestelmään, asenteisiin tai
osaamiseen
 ehkäisevät toimenpiteet, jolla opastetaan prosessin käyttöä
 parantavat toimenpiteet, joilla korjataan järjestelmässä havaittuja
puutteita

13. L IITE 1: V INKKEJÄ PK - ORGANISAATIOLLE
1. Kehitä asennetta organisaatiossasi
2. Innosta, näytä esimerkkiä
3. Havaitse heikkoja signaaleja sattumalta tai skannaamalla
4. Kehitä teidän oma tapa dokumentoida havaintoja, esimerkiksi:
a. Post It -lappu
b. Lyijykynä ja vihko
c. Valokuva
d. Nauhuri
e. Viesti kaverille jne.
5. Pidä kerran kuussa HS-riihi
6. Palkitse kerran vuodessa paras HS

14. L IITE 2: Y KSI E SIMERKKI HEIKKOJEN S IGNAALIEN
PROSESSISTA

15. L IITE 3: T OINEN ESIMERKKI HEIK KOJEN SIGNAALIEN
PROSESSISTA
Aktiivinen
Passiivinen havainnointi
Heikkojen signaalien kiinnisaaminen
metsästäminen
Havaintoja kerätään järjestelmällisesti
Havaintoja tehdään sattumalta
ja siihen on varattu resursseja
Alueen rajaus Signaaleiden kerääjillä oltava ”antennit
• Toimiala, tuotteet ja palvelut, toimintatavat, jne. ulkona”
• Signaaleja voi kerätä kaikilla aisteilla
Kirjaustavan valinta
Kirjaustapa joko ennalta määritelty tai
• Sähköinen järjestelmä
• Paperille
tilanteen mukainen
Kerätään signaaleita mahdollisimman paljon
Havaitsemisen kynnys oltava matala
Ensimmäinen karsinta tapahtuu havainnoitsijan päässä.
Kirjaanko vai enkö kirjaa? Kriteerinä esim. ihmetyttääkö ja
naurattaako.
Heikkojen signaalien käsittely
Kiinnisaatujen signaalien
käsittely
Signaalien ryhmittely esimerkiksi aihealueittain
(tuote tai toimintatapa, markkinailmiö,
ympäristömuutos). Muodostuneet ryhmät
otsikoidaan.
Tarkistetaan, onko signaali oman toiminnan
kannalta uhka, mahdollisuus vai jotain muuta?
•Jos signaali ei kuulu mihinkään yllä mainituista ryhmistä,
kannattaa harkita sen pois jättämistä.
Signaaliryhmän
Ryhmiteltyjen signaalien analysointi ja
analysointi Päätöksenteko
päätöksenteko
Priorisoidaan uhat kiireellisyyden mukaan Tunnistetut ja priorisoidut signaaliryhmät
• Heti toimenpiteitä vaativiin ja käsitellään säännöllisesti esim. viikko- tai
• Ei heti toimenpiteitä vaativiin kuukausipalaverissa, jossa ne vastuutetaan.
Priorisoidaan mahdollisuudet kiireellisyyden Relevantit tahot (isot päätökset hallitus/jory,
mukaan pienet päätökset asianomistaja) tekevät
• ”Pikavoittoihin” päätökset tunnistettujen ja priorisoitujen
• Isompiin kokonaisuuksiin signaaliryhmien osalta.

16. L IITE 4: B ENCHMARKINGKÄYNNIT
L AA T UK E SK US E X C E L L EN C E F I N LA N D
Klo 10 Elina Mäkinen edusti Laatukeskusta BM-kohteena, harjoitteluna. Mukana meidän
klubistamme olivat Matti ja Herkko. Esiteltiin yllä mainittu piirustus meidän
"kehittämästämme" heikkojen signaalien metsästys- ja hyödyntämisprosessista.
Keskustelun aikana tuli esille mm seuraavia ideoita:
 keräily voisi tapahtua jonkun näköiseen muovitaskuun kahvihuoneessa
 meidän klubimme julkaisu laivaseminaariin voisi olla pelkkiä kuvia, ei yhtään
tekstiä
 Elinan tapa kerätä ideoita ja teemoja on laittaa Post It -lappuja oman huoneensa
taululle - tästä idea, että jokaisen henkilön omassa huoneessa voisi olla ideoiden
keräilytaulu
 Elina lähettelee ideoita myös työkavereilleen sähköpostilla - jos kukaan ei reagoi,
idean voi unohtaa
 ainoa "virallinen" systeemi kerätä Laatukeskuksessa heikkoja signaaleja ja ideoita
järjestelmällisesti on asiakastilaisuuksista kerätty palaute, joka analysoidaan
 "epävirallinen" systeemi on henkilöiden asenne ja aktiivisuus tuoda signaaleita
lehdistä, TV:stä jne. työpaikalle, jossa kahvihuoneessa syntyy ilmiöstä pörinää
päätöksiä tekevät yksilöt, yhdessä niitä kuitenkin pohditaan
I N N O T I I MI
Lyhyen alkukeskustelun jälkeen esitimme työmme aikaansaannokset.
 ovatko ns. evankelistat ja heidän julistuksensa heikkoja signaaleja
 HS on joko uhka tai mahdollisuus
 ei ole olemassa yhtä oikeata tapaa hoitaa HS-asiat, mutta kussakin organisaatiossa
pitäisi olla heidän oma tapansa hoitaa HS – me esitämme perusperiaatteita
 henkilöstön palkitsemisessa yhteisön arvostus on ”mannaa” HS-löytäjälle
 dokumentointi koettiin tärkeäksi, että sen voisi ilmaista erikseen, eikä pelkästään
todeta sen olevan ”metsästäminen”-laatikossa
 dokumentointi on edellytys jatkokäsittelylle, liian raskaaseen kyllästytään, liian
kevyt ei tuo oleellista esiin
 dokumentoinnin yhteydessä tai sen jälkeen HS:n voisi laittaa tiettyyn koriin – yksi
HS voi kuulua useaan koriin kuten niskassa kannettava kissa kuuluu koreihin:
o kotieläimet
o kissa
o ulkoiluttaminen
o muoti
 luokittelu saattaa sitoa liikaa
 analysoinnissa eri henkilöt kuin keräämisessä, tarvitaan erilaisia näkemyksiä, myös
intuitiota