1. Flexibel Roosteren :
Balans tussen efficiënte personeelsinzet en
medewerkerstevredenheid
Congres VBVK: De operationeel leidinggevende: regisseur en/of acteur?
29 november 2012
Sarah Middelbos
Déhora Consultancy Group
Uitdagingen in de zorg
bij de planning vandaag
1
2. Uitdaging 1
”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”
Een voorbeeld uit de praktijk:
Rood: benodigd volgens de
‘tijdgebonden’ taken
Blauw: huidige inzet
Uitdaging 1
”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”
* Wat betekent het verlenen van een ’goede zorg’
(Tijdstip maaltijden, bedtijd, takenpakket VK, ...)?
* Hoe kunnen we de werkdruk beter spreiden voor de medewerkers?
(geen pieken en dalen)
* Kunnen we de impact van onvoorziene verstoringen verminderen?
* Hoeveel VTE’s heb ik nodig versus beschikbaar
2
3. Uitdaging 1 (vervolg)
”De juiste balans vinden tussen werkaanbod en bezetting”
* Verlofplanning
* Plannen binnen budget
* Fluctuaties patiëntenbezetting
* samenwerking/ afstemming verschillende afdelingen/diensten
* ...
Uitdaging 2
”De juiste balans vinden tussen werk en privé leven”
onregelmatige werkuren
Naleven wetgeving Aangepaste werktijden
Vraag flexibiliteit • Privé leven is belangrijkste
• Veel vraag tot part time werk
Werkgever Werknemer •Veel wensen
•Verschillende levensfases :
levensfasebewust personeels
beleid
• 7/7 24/24 dienstverlening
• Nood aan efficiëntie
• Balans tussen werk en bezetting
• Tijdsintensief planningswerk
• Subjectiviteit?
3
4. Gevolg : Roosteren in de praktijk
Organisatie /
werkaanbod
• Veranderd werkaanbod
Regels Wensen
Rooster
• Tandarts Mutaties • Verzorging ouder
• Verjaardag • Baan partner
• Sporten • Weekend weg
• Ziek kind
Thuis situatie • Ziekte
Een opgesteld rooster uit de praktijk
4
6. Flexibel roosteren
als alternatief
Klassieke werktijden passen niet meer…
6
7. Moderne roosterconcepten met
actieve invloed medewerker
Werkaanbod
Bezettingseisen
Flexibel
Diensten roosteren
Inschrijven Bieden Diensten
Rooster Rooster Rooster Rooster
Resultaat
Stap 1: Bepalen bezettingseisen
(verantwoordelijke)
•Vastleggen diensten per
type dag
•Onderscheid tussen
minimum en
maximumbezetting mogelijk
•Kwalificaties
•Plannen binnen budget
7
8. Stap 2: Wensenfase (medewerkers)
Stap 2: Wensenfase (medewerkers)
• Medewerker kiest ideale uurrooster (keuze uit vooraf
gedefinieerde diensten)
• Controle ingeplande versus te presteren uren
• Controle tijdregels
• Medewerker hoeft geen rekening te houden met voorkeuren van
andere collega’s
• Veto-uren
• Invoer van thuis uit of op het werk
8
10. Stap 3: Verbeterfase (Medewerkers)
• Medewerker kan het rooster enkel verbeteren
• Nu zichtbaar welke diensten de collega’s gekozen hebben
• Overleggen kan, maar moet niet (cultuur)
• Medewerker enkel verantwoordelijk voor eigen rooster (waar kan ik
verbeteren?)
• Reeds zeker van de gekozen diensten waarvoor er geen probleem
is
Invloed en verantwoordelijkheid
• Medewerkers krijgen het recht om zelf meer invloed op hun werktijden
uit te oefenen
• Medewerkers hebben de plicht om met elkaar de bezettingseisen zo
goed mogelijk in te vullen
10
11. Stap 4: Vaststellen van het rooster
(verantwoordelijke)
Komt de groep er niet volledig uit, dan maakt de planner het
rooster kloppend op basis van afgesproken criteria (collegialiteit
en wetgeving)
Flexibel roosteren in sneltreinvaart
Fase 1. Medewerkers dienen 1ste t/m 7de van de maand
wensen in voor planperiode
Wensen
Fase 2. Medewerkers maken 8ste t/m 16de van de maand
Voorlopig rooster rooster passend voor planperiode
Fase 3. Planner maakt 17de t/m 25ste van de maand
Definitief rooster Definitief rooster voor planperiode
Werkperiode
11
12. Vormen van flexibel roosteren
• Shiftpicking
– medewerkers kiezen uit voorgedefinieerde diensten
• Fixflex
– A.Combineren van vaste dienstroosters met meer
flexibele dienstroosters
– B. Een aantal diensten vastleggen (vb. weekends)
Voordelen voor medewerkers,
planner en de organisatie
• Betere balans tussen werk en prive
• Meer invloed op de planning van het werk geeft
meer verantwoordelijkheid (lean)
• Mogelijkheid tot vakantie zonder dagen op te
nemen (tijdbank-effect)
• Mogelijkheid tot het aanpassen van werktijden aan
het eigen ritme of levenssituatie
12
13. Voordelen voor medewerkers,
planner en de organisatie
• Minder ’puzzelwerk’
• ’Formele’ flexibiliteit
• Coachende functie
• Meer ruimte voor capaciteitsplanning, ...
Voordelen voor medewerkers,
planner en de organisatie
• Minder overtijd, ziekteverzuim en personeelverloop
• Mogelijkheden tot nieuwe initiatieven zoals
aangepaste diensten
• Grotere betrokkenheid van werknemers bij het
werk (lean thinking)
• Minder shiftwisselingen
• Mogelijke recruitment voordelen
13
14. Waar past flexibel roosteren?
• Personeel moet het wel willen!
• Er moet iets te kiezen zijn
• Groep moet enigszins heterogeen zijn
• Medewerkers moeten onderling uitwisselbaar zijn
• Loslaten diensten? Alleen als het werk dat toelaat.
Enkele valkuilen
• Teveel competenties
• Homogene groep
• Te weinig draagvlak (management, medewerker, syndicale
afgevaardigden)
• Combinatie met andere veranderingen (bijvoorbeeld optimalisatie
diensten)
14
15. Roosteren met TimeCare
• Time Care ligt aan de oorsprong van flexibel roosteren sinds de jaren ’90.
• Belangrijkste sectoren:
– Zorg
– Steden en gemeenten
– Banken
– Pharmacie
– Call Centers
– Food & Beverages
– Luchthaven
– Retail
• Marktleider op het gebied van Sociaal – Economisch roosteren
• Vakantieplanning, veto uren en tijdbanken
• E-mail en SMS integratie
Time Care Pool
15
16. Aanpak implementatie (pilot)
Voorbereiding Pilot Evaluatie
Ca. 10 weken 6 – 9 maanden Na afloop
(en nul-meting aan begin)
1 Vooronderzoek Roosterproces
enkele malen
2 Projectorganisatie doorlopen
Regels en inrichting
3
software
4 Systeem vullen
Voorlichten en opleiden
5
medewerkers
6 Roosterproces doorlopen
Wat zie je in de praktijk gebeuren?
• Focus op regels, soms ruimere regels gewenst
• Diverse (informele) afspraken en verworven rechten
worden zichtbaar
• Mensen hebben wel eens moeite om (zich)zelf te
plannen (referentie nodig)
• Sommige mensen blijven het oude vaste rooster
(voorlopig) draaien
• Mensen hebben weinig moeite met softwaregebruik
• Managers/planners leren bezettingseisen te definiëren
• Koppeling met bestaande planningssysteem,
tijdsregistratie, payroll
16
17. Leerervaringen
• Goede tijdregels en procedure afspraken zijn noodzakelijk
• Ondersteuning en tijd is nodig om te wennen aan mogelijkheden /
bepalen wat men wil
• Management heeft belangrijke rol als stimulator: sturen op
teameffort!
• Tijdig sociale partners betrekken
• Neem de tijd: het is echt
iets anders!
Déhora Consultancy Group
Déhora maakt graag tijd voor u ….
Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie:
Naam: Middelbos Sarah
Adres: Uitbreidingstraat 42-46, 2600 Berchem
Telefoon: +32 (0) 3 218 95 39
Fax: +32 (0) 3 281 71 52
E-mail: s.middelbos@dehora.be
Website: www.dehora.be
17
18. Déhora Consultancy Group
• Onafhankelijk adviesbureau met expertise in alle domeinen van
personeelsplanning, nl. economische, wettelijke, ergonomische
en sociale aspecten.
• Verbeteren van bedrijfsresultaten door optimalisatie van de
planning, de planningsprocessen en de personele inzet. Indien
nodig gebruik van software.
• Opgericht in 1987
• Vestigingen in Nederland, België en Polen
• 100 medewerkers
• Multi sectorieel ; > 1.500 klantrelaties
Déhora in de zorg
• Algemene opleidingen over diverse thema’s
• In-house opleidingen voor management en hoofdverpleegkundigen
• Coaching hoofdverpleegkundigen bij aanpassen uurroosters
• Plannen binnen beschikbaar budget
• VTE berekeningen
• Optimale diensten
• Naar een optimale personeelsinzet over verschillende afdelingen
• Flexibel roosteren
• Op maat software (Thuiszorg en WZC)
• Hulp bij opmaak uurroosterprotocollen
• Begeleiden bij optimalisatie verlofplanning
• Begeleiding opmaak cyclische roosters
• …
18
