1. RESUMEN DEL INFORME DE LA RECOPILACION DE DATOS
En anexos se presenta la Boleta de Encuesta diseñada para el presente trabajo
de automatización y sistematización de la empresa “Aceitera Recinos”. Esta
encuesta fue encargada a los trabajadores de la Aceitera Recinos para
realizársela a los clientes o usuarios de la organización, con la intención de
conocer su opinión acerca de los productos y servicios que la empresa le ofrece
a sus clientes, con el fin de optimizarla, y buscar que se convierta en una de las
mejores, o si es posible la mejor aceitera a nivel municipal. Esta encuesta cuenta
con cinco preguntas básicas, de las cuales dos de ellas son mixtas y las otras tres
que son preguntas abiertas, las preguntas son sobre la eficiencia de la empresa,
otra sobre la capacidad que tienen los trabajadores de la aceitera para brindarle
una buena atención al cliente; para los cuales los usuarios responderían entre
las opciones de si, no, ¿Por qué? Las otras tres preguntas son sobre la opinión
acerca de un sistema de facturación, la calidad de los productos que ofrecemos
y sobre si la distribución de los productos dentro del local de la empresa; para
las cuales no tendrán alternativa de respuesta alguna, ya que son preguntas
abiertas.
Todos los usuarios que respondieron nuestra encuesta, respondieron que la
calidad de productos que les ofrecemos si es de buena calidad, pero la eficacia
de la atención, no es la correcta, porque puede mejorar, ya que la mayoría del
personal en la mayoría de los casos era muy lento al momento de atender.
Además de ello, opinaron acerca del sistema de facturación, que era muy buena
idea, ya que la organización no contaba con dicho sistema, y disminuía la
rapidez con la que el trabajador atendía al cliente. Mencionaron también que la
distribución de productos dentro de la empresa era regular, ya que algunas
cosas estaban en su lugar y otras colocadas en cualquier parte dentro del local
sin ningún orden específico.

2. En los anexos también se presenta la Boleta de Entrevista, la cual en este caso
se dirigió al dueño de la organización, que cumple las funciones de propietario,
administrador y gerente de dicha empresa, esta entrevista se realizo con el
propósito de conocer la información y los datos mas relevantes de la empresa
Aceitera Recinos, e identificar los problemas que tiene dicha empresa para
poder realizar un mejor análisis y solución de problemas.
Las preguntas de la entrevista se basaron en que operaciones se realizan dentro
de la empresa, como se efectúan, como es el ambiente de trabajo, como se
encuentra organizada la empresa, si contaba con un sistema de información,
cuales son los objetivos del sistema de información, en que área de la
organización seria correcto implementar un sistema de información, quienes
serian los usuarios de dicho sistema, están capacitados para utilizarlo, cuales
son los problemas mas frecuentes que tiene la empresa, si las tareas de cada
empleado estaban distribuidas correctamente.
Volúmenes de datos.
 El propietario de la empresa junto con su gerente nos brindo s, la
información de: inventarios, informes, reportes y formato de
trabajo en la información.
Frecuencia de funciones.

Expectativas de desempeño por parte del usuario.
El propietario de la “Aceitera Recinos” nos dio los siguientes regímenes
para cumplir dentro del proceso de la automatización de su empresa.

3.  Programa de facturación.
 Sistema de control de vehículos.
 Base de datos computarizada manipulable.

4. Diagrama de procedimientos
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5. PRESENTACION DE LA ESPECIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
La “Aceitera Recinos” prestaba un buen servicio, pero nosotros al llegar a dicha
empresa pudimos observar muchas fallas, las cuales podríamos eliminar con los
conocimientos que teníamos en el análisis de sistemas; fue en ese momento en
donde decidimos realizar el proyecto final de “Análisis de Sistemas” en dicha
organización.
Los requerimientos y sugerencias de cambio del sistema luego de avaluar y
analizar la empresa son los siguientes:
 Mejor control de datos. Se necesitaba un mejor control de datos debido a
que cuando un cliente llegaba a comprar algo, el personal tenía que
verificar si había de ese producto en existencia.
 Programa de facturación. Esto es debido a que hacían las facturas a
mano, lo cual le molestaba al cliente debido a que tenía que esperar.
 Sistema de control de vehículos. Durante el análisis pudimos observar
que no tenían clientes asegurados, debido a esto fabricamos el sistema
de control de vehículos, que cuenta con una base de datos con la
información del numero de placa del vehículo, nombre del propietario,
fecha del ultimo servicio del vehículo, dirección y teléfono del
propietario, esto para avisarle que ya se acerca su otro servicio y no
perder la clientela.
Con lo mencionado anteriormente se simplificaran muchos procesos,
beneficiaremos a la empresa y al cliente, todo esto con mayor y mejor control.

6. PLAN DE TRABAJO
Diseño del Sistema
El sistema se realizara en varias fases, las cuales se dividirán en: Realizar un
sistema de facturación, una base de datos computarizada y un sistema de
servicios de cambio de aceites donde estará guardada la informacióntanto del
vehículo, como del propietario, para verificarle cuando le toca la fecha del
servicio. Todas estas funciones se realizaran en el sistema de cómputo del
equipo, para luego implementarlas en el sistema de la organización.
Desarrollo
En el desarrollo del proyecto de automatización y sistematización de la
empresa Aceitera Recinos, además de crear los distintos programas para el
manejo de los productos y mejorar la atención al cliente, se actualizo el
software con el que la empresa contaba, para optimizarlo.
Implementación o Puesta en Marcha
Al momento de la implementación y puesta en marcha del proyecto que
realizamos, el señor propietario, pudo observar que los beneficios para su
organización son considerables, ya que además de tener un mejor control de
datos, la eficacia y eficiencia de la empresa, aumentarían, ya que el servicio al
cliente mejoraría.

7. Producción y Mantenimiento
La empresa continuara adquiriendo los insumos que anteriormente adquirían,
con la diferencia de que actualmente, estos productos tendrán un mejor
manejo, y la manera en que atienden al cliente, será mas eficiente, gracias a los
sistemas implementados durante el proceso de Automatización y
Sistematización de la empresa.
REPORTE DE LA VIABILIDAD DEL SISTEMA
La evaluación de la viabilidad del sistema significa determinar si las condiciones
del mismo son propicias y si el sistema es factible llevarlo a acabo o no. También
es el análisis de un conjunto concreto de necesidades para proponer una
solución a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones económicas, técnicas,
y legales. La solución obtenida como resultado del estudio puede ser la
definición de uno o varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de
información ya existentes o nuevos. Para ello, se identifican los requisitos que
se ha de satisfacer y se estudia, si procede, la situación actual.
Aplicado al proyecto de automatización y sistematización de la empresa
Aceitera Recinos, el reporte de la viabilidad del sistema es el siguiente:
Evaluación Económica:
Para la automatización y sistematización que le realizamos a la empresa
Aceitera Recinos, no tomamos en cuenta la construcción de una infraestructura,
ni la compra de un equipo de cómputo nuevo, de insumos, ni de otros
suministros, tampoco modificamos la cantidad de personal que la empresa
poseía, ya que era la adecuada, la inversión de capital de trabajo era el

8. indicado, y aprovechamos los recursos con los que la empresa ya contaba. La
empresa contaba con recurso humano y financiero.
Por lo tanto, los beneficios que la empresa obtiene en el momento en que
adquiere al realizar la automatización y sistematización, soy de gran beneficio
para la organización, porque gracias ello, mejora su productividad, podrá
obtener mayores ingresos económicos al momento de que sus ventas y
cantidad de clientes incrementen, reducirá considerablemente el tiempo de
atención al cliente, gracias al sistema de facturación implementado, tendrá un
mas exacto control de inventarios, creciendo considerablemente en su
mercado; entre otros beneficios.
En resumen, la inversión económica que realizamos en el proyecto, es nula, ya
que no invertimos en nada, mas que solo tiempo y transporte; por lo tanto,
económicamente hablando, el proyecto de automatización y sistematización de
la empresa es factible de realizarlo, debido a que los beneficios que obtendrá la
empresa son muy buenos para su crecimiento en su entorno, sin ningún tipo de
inversión económica.
Evaluación Técnica:
En el aspecto técnico, no fue necesaria la adquisición de insumos, debido a que
al concluir el análisis de la empresa, consideramos que los recursos con que esta
contaba eran los suficientes para que la empresa sea productiva y funcione
correctamente; a excepción del software con el que contaba la empresa, que no
lo tomamos como el adecuado para esta empresa, así que decidimos renovarlo,
y actualizarlo con el mas moderno.

9. Lo único que le solicitamos al propietario de la empresa, fue la hoja electrónica
de Excel, con la que él contaba, ya que esta nos ayudaría de una manera muy
favorable a nosotros al momento de diseñar el sistema de facturación, la base
de datos computarizada y controles de los precios de los productos.
Con respecto a los insumos, tomamos la decisión de continuar adquiriendo los
mismos insumos que la empresa compraba, debido al tipo de productos que
ofrece, solo le hicimos la sugerencia al propietario de adquirir otro tipo de
mercadería, de no dejar de invertir, para que su negocio no deje de crecer y sea
competente.
En este aspecto, lo que nosotros consideramos de mayor beneficio para la
empresa, es la base de datos computarizada, y la factura electrónica; porque
apoya al despachador, atendiendo más rápido y mejor a todos los clientes.
Basado en el análisis que realizamos en la Aceitera Recinos, en el aspecto
técnico, llegamos a la conclusión de que el proyecto de Automatización y
Sistematización de empresas, si es viable y factible de realizar.
Evaluación Legal:
Al momento de realizar el proyecto de automatización y sistematización de la
empresa Aceitera Recinos, no infringimos ninguna ley ni parámetro alguno,
tanto a nivel nacional, departamental, y municipal.
Ya que la empresa en la que realizamos el proyecto, ha estado operando con
éxito desde años atrás y no ha infringido ninguna ley comercial, puede seguir
laborando con el nuevo sistema que le implementamos para que este sea un
negocio más eficaz y eficiente, sin problema alguno.

10. En conclusión a la evaluación legal del sistema, el proyecto es viable.
Viabilidad del Sistema:
Basado en las evaluaciones detalladas anteriormente (Evaluación Técnica,
Evaluación Económica, Evaluación Legal) el proyecto de automatización
sistematización de la empresa Aceitera Recinos, es viable y factible
implementarlo, contándose con todo lo necesario para realizar el proyecto y sin
costo alguno.
Reporte del análisis técnico y económico
¿Como se encontraba la empresa “Aceiteras Recinos” antes de la
automatización y sistematización que le realizamos?
Antes de la automatización y sistematización de la empresa “Aceiteras
Recinos”, esta aun no contaba con un sistema de factorización y una Base de
Datos computarizada, en la cual ellos pudieran apoyarse para facilitarse él
trabaja y disminuir el tiempo de atención al cliente. Lo cual significa que la
empresa perdía ventaja ante otras aceiteras debido a que esta no estaba a la
vanguardia.
¿Cómo hicieron para solucionar el problema de facturación y falta de una base
de Datos?
Se ingreso en la computadora una hoja electrónica los pedidos en existencia al
igual que sus precios, y la cantidad de recursos que la empresa puede contener,
en otra hoja, se realizo el diseño de la factura y les agregamos los datos

11. necesarios para esta; los totales y subtotales que se hicieron por medios de
funciones y formulas que les implica en la facturación.
¿Cómo esta la empresa ahora ya con la automatización y sistematización?
Gracias al sistema que nosotros hemos implementado en la empresa “Aceitera
Recinos” el despachador al momento de atender un cliente, ya no tendrá la
necesidad de dejar esperando al cliente mientras el va a verificar si el producto
que el cliente solicita esta en existencia. También por medio del programa
facturación ya no usa el talonario de facturas y será mas practico para el y para
el cliente, la generación de facturas electrónicas.
Asignación de funciones del sistema
Administrador del sistema de información: el encargado de este puesto es
Sergio Kened Roca Salguero, que fue el responsable de aprobar, vigilar y
comprobar algunos aspectos técnicos y físicos que se hizo en el proyecto, con el
que cumplió meritos para desarrollar, automatizar y sistematizar la empresa
“Aceitera Recinos”.
Líder del proyecto: el encargado es Fernando Gabriel de Jesús Pellecer
Abugarade, es el que tuvo el control y encargada la planeación del proyecto. Se
preocupo para que todo resultara de la mejor forma posible, realizando
perfectamente cada uno de los márgenes que exigía el proyecto, y es el que
reconoció el trabajo realizado por los demás integrantes involucrados en la
realización del proyecto.

12. Analistas de sistema: los encargados de esta área son: Kevin Enrique Galindo
Almengor, Erick Francisco Sopón Cabrera, Jhoselyn Gabriela Estrada Monje.
Ellos son los que estaban a cargo de analizar e identificar los problemas y
necesidades de la empresa y reconocer cada necesidad que era necesario
implementar en el sistema, para que cubra todas las expectativas de nosotros,
como equipo y del señor propietario. Lo primero que hicieron los encargados de
esta área, fue visitar la organización donde se realizo la automatización y
sistematización, analizar sus fallas, y como estas se podían solucionar.
Diseñador de sistema: el encargado de esta función es Rodrigo Andrés Vásquez
Rodríguez, es el que requirió un sistema de acuerdo con los requerimientos
analizados por los analistas. El encargado de este bloque realizo e involucro
todos los programas de manera rápida y eficaz que puede tener la empresa
“Aceitera Recinos”. Y estuvo también involucrado en las entradas, salidas y
procesos para la construcción del programa.
Implementador: el encargado de este puesto es Cesar Humberto Porres
Méndez. Que fue el responsable de implementar el sistema, además de realizar
el programa con el fin de sistematizar la empresa. Para el cual utilizo, la Base de
Datos que el propietario nos otorgo, para tener el control delas ventas por
mayor, ventas por menor y compras que la empresa realizaba; en la cual
también se encuentran todos los datos que se manejan en la empresa “Aceitera
Recinos”.
Restricciones de costo y tiempo
Durante el proceso de automatización y sistematización de la empresa Aceitera
Recinos, no costeamos ningún material de trabajo, ya que se aprovecharon los
recursos al máximo con los que la empresa ya contaba; utilizando el equipo de
cómputo que los integrantes poseían, se crearon los programas de facturación,
bases de datos computarizadas, etc. Para luego instalarlos en el sistema de
organización.