Le bureau mobile 2.0 Pascal Ognibene

1. Mardi 17 Novembre 2009
Paris, la Défense
Le Bureau 2.0
Pascal OGNIBENE,
Directeur Technique
Valtech Technology
pascal.ognibene@valtech.fr
Frédéric TREMEAU,
Consultant Sénior
Valtech Technology
frederic.tremeau@valtech.fr

2. AVERTISSEMENT
Cette présentation adopte un point de vue
radical sur certains aspects technico-
organisationnels qui peut choquer les
personnes les plus sensibles.
Les spectateurs sont invités à vérifier lors de la
projection qu'elle convient à tous les publics.

3. Sommaire
Introduction
Nous nous posons des questions
L'organisation au bureau aujourd'hui
Analysons le processus et les outils
Ajoutons un peu de Cloud Computing
La tête dans les nuages...
Ça ne marchera jamais!
L'aspect sécurité
Secouons le processus
Conclusion

4. Introduction
MegaTech est une société de plus de 2000 employés:
Implantation en Europe, en Inde, en Asie, aux États-Unis
Plusieurs secteurs d'activité:
Les activités de conseil
La réalisation de projets informatiques
L'édition et la personnalisation de logiciels
Nous essayons constamment d'augmenter notre efficacité:
réduction des coûts, optimisation de la marge
amélioration des conditions de travail de nos salariés (éventuellement)

5. Nous nous posons des questions
Dans les médias, nous entendons parler dans le désordre de Cloud
Computing, Client RIA, Web 2.0 voir Web 3.0, ERP, méthodes
agiles, Scrum, Lean, Smartphone, Outils collaboratifs, SOA...
Nous avons organisé une enquête en interne
Pour mesurer notre compréhension de tout ce jargon
Afin d'en évaluer l'utilité pour atteindre nos objectifs

6. Tout ceci n'est pas très clair
Quelle valeur peuvent nous apporter ces nouvelles technologies
et ces nouvelles méthodes de travail?
Quelle peut-être l'influence sur nos pratiques quotidiennes?
Quels sont les risques identifiés?

7. L'organisation au bureau aujourd'hui
Du personnel administratif qui est 100% du temps dans les locaux
Différentes branches (opérationnelles, techniques, marketing) qui
se partagent entre les actions internes et externes
Une population de consultant qui n'est presque jamais au bureau
Une équipe pour l'édition de logiciel qui est 100% du temps au
bureau
Une équipe dédiée pour l'insfrastructure informatique
Bureautique, serveurs de fichiers et de mails, gestion intranet et extranet

8. Analysons le processus et les outils
Prenons un sous-ensemble représentatif des employés!
Processus RH
Processus commercial
Processus de gestion/comptabilité
Processus journalier des consultants

9. Processus RH
Rédaction de documents (contrats de travail)
Conformité à la législation
Gestion de carrière
Outils : ordinateur, mail, web, suite bureautique, téléphone,
imprimante, salle de réunion

10. Processus commercial
Rédaction de documents (propositions commerciales)
Rendez-vous clientèle
Recevoir et écrire des mails
Réunions internes
Outils : ordinateur, mail, web, suite bureautique, smartphone,
imprimante, salle de réunion, transports

11. Processus de gestion/compta
Gestion des notes de frais
Facturation et recouvrements
Contrôle de gestion
Outils : ordinateur, mail, web suite bureautique, logiciel de gestion,
téléphone, imprimante, salle de réunion

12. Processus journalier des consultants
Aller chez un client
Outils société : WEB, VPN, téléphone, éventuellement laptop

13. Ajoutons un peu de Cloud
Nous allons commencer en douceur avec:
Email et calendrier sur le Cloud
Passage au stockage en ligne et suppression du VPN
Remplacement des documents bureautiques partagés par des
documents « dans le Cloud »

14. Email et calendrier
À l'heure actuelle vous utilisez
Exchange
Plusieurs serveurs dédiés en
interne
Avec des clients Outlook mais
pas seulement
(quelques Mac, Linux)
Avec un accès WEB externe
dégradé pour les autres
navigateurs que IE

15. Email et calendrier sur le Cloud
Passer de Exchange à un outil de mail
« sur le Cloud »
Valeur :
ROI financier directement mesurable
Synchronisation mail et calendrier
accessible de n'importe quel client et OS
(Mac, Windows, Linux, Smartphone)
Grande capacité de stockage
Plusieurs modèles possibles
Location (gmail, Lotus Live)
Open Source avec hébergement sur
infrastructure Cloud type EC2 (OBM,
Zymbra)
Gratuit (gmail, yahoo mail). Mais non
sécurisé.

16. Stockage des fichiers
Les fichiers sont stockés sur des
partages Windows
De l'extérieur ils ne sont
accessibles que via un VPN
Serveurs de fichier dédiés

17. Stockage en ligne
Supprimer le VPN
Coûteux, trop lent
En profiter pour supprimer les serveurs de
fichier
Stocker les documents en ligne
Amazon S3, Web Dav...
Valeur
Facturation en fonction de ce qui est utilisé.
Réplication automatique des données
Accessible de partout et depuis n'importe quel
OS
Permet aussi de partager les documents
bureautiques

18. Documents partagés
Les fichiers partagés sont sur
des lecteurs réseaux
Le verrouillage et partage des
documents est fait par la suite
bureautique
Verrouillage de facto avec
une seule suite
Le partage par le VPN est très
problématique
Beaucoup trop lent pour être
vraiment utilisable

19. Documents partagés sur le Cloud
remplacer tous les documents
bureautiques partagés par des
documents « sur le cloud »
Google Docs, Microsoft Cloud Office
Suffisant pour les feuilles de calcul
simples, les fichiers texte draft
Insuffisant pour des documents
complexes (Excel avec macros,
powerpoint)
Plus rapide que le VPN, accessible de
partout
Supporte les accès concurrents (pour
Google Doc)

20. Récapitulons
Je gagne quelques dizaines de K€ en gérant mes emails et mes
calendriers dans le Cloud
Je gagne quelques dizaines de K€ en supprimant le VPN, les serveurs de
stockage, et en stockant mes fichiers dans le Cloud
En utilisant une suite bureautique « sur le Cloud », je peux facilement
partager des documents simples
Tout ceci est fort beau, mais:
Pour l'instant, nous avons simplement fait quelques économies de
licence et d'administration
Est-ce vraiment tout ce qu'on peut espérer de cette montagne de
concepts?

21. La tête dans les nuages
Nous n'avons fait qu'effleurer ce qu'il est possible de faire.
Maintenant, nous allons examiner les différents outils informatiques
et voir s'il est possible de les optimiser.
Ce qui nous donne la liste suivante:
Gestion des congés
Gestion des feuilles de temps
Gestion des frais
Gestion CRM
Contrôle de gestion, comptabilité, facturation
Gestion RH

22. De nombreuses options
A l'heure actuelle, vous utilisez Excel et Word pour gérer de
nombreux processus : demandes de congés, frais, feuilles de
temps, gestion RH, CRM...
Vous pouvez:
Soit garder ce mode de travail en utilisant des documents
partagés sur le WEB
Google Docs, MS Cloud Office, ou stockage dans le Cloud
Soit industrialiser un peu plus le processus avec des outils en
mode SAAS
Software As A Service : renommage « à la mode Cloud » de l'ASP
Donc une application accessible via le WEB, hébergée à l'extérieur du SI
Exemple : Gmail, Google docs, Salesforce

23. CRM en mode SAAS
Salesforce, leader en offre SAAS
Modèle de location mensuelle
Mais pourquoi pas aussi Sugar CRM, EGG ou Compiere en Open
Source
Mais dans ce cas, il vous faut gérer l'hébergement...
Pourquoi ne pas déployer sur une offre IAAS?
Infrastructure As A Service
Comme une machine virtuelle, mais où vous ne payez que les ressources
consommées (Heure CPU, Go transféré, Go stocké)
Administration réduite

24. Pour les autres applications
Pour le contrôle de gestion, la comptabilité, la facturation, vous utilisez
une des nombreuses solutions du marché qui s'installent sur un poste
bureautique
Fonctionne uniquement sur un poste bureautique mais pas à distance.
Il existe quelques solutions en accès ASP/SAAS:
Itool compta
NetExco
Et si vous avez besoin d'un ERP, là aussi il existe des solutions SAAS:
Eyes ERP
Compiere Cloud Edition (basé sur Amazon EC2)

25. Pourquoi vouloir tout passer au Cloud?
Depuis tout à l'heure, vous remplacez toutes les briques logicielles
de l'entreprise par des solutions sur le WEB ou le Cloud
Pour certaines, le ROI est calculable
Pour d'autres, il n'est vraiment pas évident
Pourquoi s'obstiner à rendre les applications accessibles depuis le
WEB, puisque mes employés viennent au bureau tous les
matins? Où est la valeur ajoutée?

26. On en déduit...
Que les employés passent 80% de leur temps devant un
ordinateur
10% de leur temps au téléphone
Environ une demi journée par semaine en réunion interne
Le reste à l'extérieur

27. Voici votre nouvelle infrastructure

28. Voici le bureau 2.0...
C'est peut-être plus de bureau du tout!
Les taches des employés peuvent en majorité s'effectuer à
l'extérieur grâce au passage au Cloud et aux terminaux
mobiles
Locaux d'entreprise au minimum
– Location de salles de réunions à la demande
Infrastructure informatique ultra-réduite
– Gestion d'un petit réseau local, laptops, abonnements aux
solutions Cloud

29. Ça ne marchera jamais!
J'ai besoin d'avoir mon personnel au bureau!
Comment contrôler que le travail est fait et bien fait?
On a déjà du mal à communiquer en étant au même endroit.
Alors en travaillant à distance...
Et que dire de la sécurité des données?

30. L'aspect sécurité
Vous marquez deux points!
Une approche purement technique risque d'être vouée à l'échec.
Il nous faut quelque chose de plus.
Comme avec le Cloud vos données ne sont plus « chez vous »,
il faut s'assurer de leur sécurité
Commençons par l'aspect sécurité:
Du transport
Du stockage
Du service

31. Sécurité de la couche transport
Avec le Cloud, vos données circulent sur Internet
Quelqu'un pourrait les intercepter!
Mais aussi dans un réseau local...
Les solutions:
Chiffrage (SSL/TLS, HTTPS)
Certificats (X509 sur Amazon par exemple)

32. Sécurité du stockage
Avec le Cloud, vos fichiers ne sont pas stockés
chez vous:
Quelqu'un pourrait les lire ou les copier!
Mais aussi dans un réseau local...
Les solutions:
Chiffrage des fichiers (GPG, Open PGP)
Dans les cas extrêmes, sténographie
Ou « comment cacher un document dans un autre
document »

33. Disponibilité du service
Que se passe-t-il si:
L'accès internet est coupé,
Le Cloud est en panne!
Les solutions possibles:
Répartir les applications sur plusieurs sites
Mais pas disponible pour tous les Clouds...
Panacher hébergement et Cloud
Synchroniser régulièrement vos données
Panacher Cloud Public et Cloud Privé

34. Secouons le processus
À l'heure actuelle, comment pouvez vous vérifier si un employé
travaille correctement?
Soit vous le surveillez étroitement
Soit vous êtes en mesure de suivre l'avancement de ses taches
- il vous fournit de la visibilité.
C'est l'atout de base des méthodes Agiles : la visibilité.
Aussi, je vous propose d'ajouter un peu d'agilité dans le processus
de l'entreprise.

35. Définissons des rôles
Un Product Owner
Dans notre cas, le responsable hiérarchique de l 'équipe
est le « client »
Il a la vision des objectifs à atteindre
Un Scrum Master
Facilitateur qui anime l'équipe et les réunions journalières
Une équipe
Concentrée sur un objectif commun
(RH, recrutement, bouclage du bilan, atteinte des objectifs
commerciaux...)

36. Utiliser un Task Backlog
Un Product Backlog est une liste de fonctionnalités à réaliser dans un produit,
souvent logiciel.
Dans notre cas, on souhaite simplement suivre l'avancement des taches des
employés de l'entreprise : on se contentera d'une liste de taches.
Réaliser chaque semaine une liste priorisée des taches à faire
Chaque jour, prendre autant de taches à compléter que de capacité dans la journée
(environ 8 heures)
Chaque jour, mettre à jour le statut des taches (à faire, en cours, terminée)
En Scrum, on travaille en général avec des post-its.
Mais il est aussi possible d'utiliser un outil en ligne comme Serena, GreenHopper,
ou même Webnote.

37. Exemple de Task Board

38. Faire des daily meeting
Un daily meeting est une courte réunion (10 à 15 minutes) qui
permet:
– De dire à l'équipe ce qu'on accomplit la veille
– Ce qu'on pense faire aujourd'hui
– Quels sont les éventuels points bloquants qui empêche de réaliser
une tache
– Quel est l'avancement de chaque tache
Normalement les daily meetings se font avec toute l'équipe
physiquement réunie. Mais on peut aussi les faire avec une
webcam!

39. Faire des rétrospectives
La rétrospective permet à chaque membre
d'une équipe de donner son avis sur
l'itération d'une semaine qui vient de
s'écouler.
C'est un outil d'amélioration
continuelle
Les propositions viennent de l'équipe
– la mieux placée pour savoir
comment optimiser son travail.
La rétrospective est la seule réunion
qui exige la présence physique de
tous les acteurs dans le même lieu
Parce qu'il est important que les
points de blocage ou d'amélioration
soient exprimés en « face à face ».

40. Conclusion
En utilisant les évolutions IT comme le Cloud Computing, le
WEB 2, les terminaux mobiles,
En les combinant avec une transformation agile de
l'entreprise,
Qui apporte visibilité et transparence
Qui permet de resserrer la collaboration dans une équipe
délocalisée
On peut arriver au bureau 2.0 : le bureau qui se trouve là où
vous êtes

41. Convaincu? Pas du tout convaincu?
Parlons-en lors d'une séance de speed consulting,
aujourd'hui aux Valtech Days!
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dans vos transformations agiles et IT.

42. Exemples
Réalisé à 100% avec des outils Open Source
Kino et Xvid pour le montage vidéo
Audacity pour le montage audio
Gimp pour les images
Open Office 3.1 pour la présentation
Linux Debian