La comunicazione con i media di un evento. Le attività strategiche (definizione, strategia, pubblici, messaggi, canali) e attività operative.

1. Marketing e Comunicazione d’impresa
Relazioni pubbliche ed Eventi
Comunicare un Evento:
Focus sull’attività di
Comunicazione con i Media
(Media Relations o Ufficio Stampa)
17 febbraio 2011
Valeria Cecilia
Public Relations Professional Consultant
Socio Professionista Accreditato Ferpi

2. Programma della giornata
1) Perché Comunicare con i media
2) Come si fa a Comunicare con i media:
Pianificazione strategica
Attività operative
Esercitazione
3) La valutazione dei risultati

3. Comunicare un Evento:
I canali e strumenti di comunicazione sono
molteplici, ad esempio:
• L’identità visuale e quella immateriale
• La pubblicità
• Il marketing
• La promozione
• L’ufficio stampa
• I social network

4. 1) Perché si deve comunicare anche con la
stampa?
Quali i vantaggi e i risultati che si
possono raggiungere?
Cosa ottengo se i media parlano del
mio evento?

5. 1) Perché comunicare con la stampa
Dando visibilità sulla stampa al mio evento :
1) Amplifico la notorietà della mia organizzazione
(brand awareness)
2) Associo la mia organizzazione a un’esperienza e dei
valori positivi (brand identity/(brand reputation )
3) Rendo maggiormente noto l’evento e quindi
aumento il numero dei partecipanti possibili (focus
on goal, ovvero supporto il successo dell’evento)

6. 1) Perché comunicare con la stampa
Infatti bisogna ricordarsi che
COMUNICARE “CON” O “AI” I MEDIA
significa soprattutto
COMUNICARE “ATTRAVERSO” I MEDIA
A TUTTI QUEI SOGGETTI O GRUPPI DI NOSTRO
INTERESSE: I NOSTRI STAKEHOLDER E GLI
OPINION LEADER

7. 1) Perché comunicare con la stampa
Quindi:
Io comunico alla stampa il mio evento
per mandare ai miei “pubblici” o target
le informazioni e i messaggi che ritengo
importanti
Il mio target può essere vario:
istituzioni, consumatori, potenziali nuovi
clienti, politici, competitors

8. E arriviamo al secondo interrogativo:
2) Come si fa ad ottenere la visibilità del nostro
evento sulla stampa ?
È necessario pianificare la comunicazione in
modo non generico, ma mirato rispetto:
•Al target
•Ai messaggi
•Ai media
Ovvero: bisogna individuare una precisa
strategia

9. 2) Come si fa ad ottenere la visibilità del
nostro evento sulla stampa ?
Cosa significa individuare una precisa strategia e
fare un piano strategico?
In generale significa individuare con precisione:
Obiettivi
 Destinatari
Contenuti
Strumenti
Pianificazione azioni operative

10. 2) Come si fa ad ottenere la visibilità del
nostro evento sulla stampa ?
Nel nostro caso l’ approccio strategico significa riuscire a
Mettere in connessione due mondi lontani e molto
diversi:
E IL MIO
I MEDIA EVENTO
Bisogna trovare i punti di convergenza, gli interessi comuni.
In particolare devo capire quali aspetti del mio evento lo
rendono appetibile per i media, ovvero notiziabile
Devo iniziare la mia fase di ANALISI STRATEGICA

11. 2) Come si fa ad ottenere la visibilità del nostro LE FASI DI ANALISI
evento sulla stampa ?
Analisi dell’evento in relazione alla sua Analisi dei media: contenuti, giornalisti e
notiziabilità: l’interesse che può dinamiche di LA FASE I ANALISI notizie
produzione delle LFFF
suscitare ai media
Qual è l’obiettivo dell’evento? Quali sono i media che seguono argomenti
simili e correlati al mio evento
Quali sono pubblico (target) che voglio In che modo i diversi media trattano e
raggiungere con l’evento?: istituzioni, danno spazio a tali argomenti? Con quale
consumatori, competitor, cittadini, angolatura?
potenziali nuovi clienti, associazioni etc
Punti di forza dell’identità dell’evento: Quali sono i giornalisti che scrivono dei
novità, personaggi, marchi, luoghi, temi correlati al mio evento
strumenti
A quale/quali temi di attualità/notizie si Analisi dei meccanismi di funzionamento
collega dei diversi media (quotidiani, periodici, on
line, socialnetwork) tempi, gerarchie.

12. 2) Come si fa ad ottenere visibilità del nostro
evento sulla stampa ?
Le attività di Analisi ci permetteranno di pianificare le
attività strategiche e quelle operative
Infatti una analizzato l’evento rispetto al target e gli
obiettivi, volta individuati gli elementi di notiziabilità
dell’evento e analizzato il panorama dei media rispetto ai
temi dell’evento, io sono in grado di decidere la mia
Strategia, ovvero :
 quali contenuti diffondere
 quali messaggi recapitare
 attraverso quali canali (media) veicolarli
 pianificare le attività operative

13. Dopo la messa a punto della strategia, siamo arrivati al
terzo punto :
3) La Pianificazione operativa: cosa devo
fare?
Le attività per mettere in opera la comunicazione con i media
sono:
- Scrivere il comunicato/i comunicati stampa
- Fare la lista dei media e dei giornalisti destinatari
- Chiamare i giornalisti per presentarsi e iniziare i contatti
- Fare il timing degli invii dei comunicati
- Organizzare gli incontri personali con i giornalisti, one to one
- Organizzare la conferenza stampa (se opportuno)
- Fare recall
- Valutare i risultati dopo l’evento

14. 3) La pianificazione operativa
Ecco qualche nota per l’operatività del mestiere.
•La “novità” è uno degli elementi più importanti di una notizia, e i giornalisti
sono molto interessati a fare articoli su tutto ciò che contiene una novità.
Evidenziate sempre questo tratto nelle vostre comunicazioni e nel comunicato
• Scrivete il comunicato stampa pensando alle esigenze di scrittura e ai tempi
del giornalista. Scrivetelo in modo che assomigli il più possibile a un articolo,
con i punti di forza dell’evento evidenziati subito nel titolo, sottotitolo e
nell’attacco (inizio).
•Ogni tipo di media ha ritmi di lavoro differenti. Se il quotidiano lavora “oggi su
domani” i settimanali chiudono diversi giorni prima di andare in edicola, il
mensile chiude anche un mese prima di andare in edicola. quindi i comunicati
vanno mandati a ritmi differenti con una precisa pianificazione dei tempi
•Non mandare mai comunicati a mail generiche come redazione@giornale.it.
I giornalisti vanno sempre contattati telefonicamente e i comunicati vanno
mandati agli indirizzi personali.
•Le conferenze stampa vanno organizzate solo in caso di grandi notizie, i
giornalisti tendono a non andare alle conferenze soprattutto per esigenze di
organizzazione

15. Alla fine cosa ho ottenuto con la mia
attività?
La valutazione dei risultati di una rassegna
stampa passa per diversi elementi:
Quantità di articoli
Qualità degli articoli
Coerenza tra i media che hanno pubblicato e il
target che si voleva raggiungere
Partecipazione utenti all’evento

16. Scheda di sintesi delle attività strategiche e operative
Individuare una strategia di comunicazione con i media significa individuare i punti di
convergenza tra il vostro evento e gli interessi dei media
1) Prima di tutto analizzate attentamente il vostro evento, evidenziate i tratti
caratteristici che lo rendono interessanti da più punti di vista: novità, unicità,
personaggi illustri presenti, curiosità, valore per la collettività
2) Contemporaneamente analizzate i media cercando di capire quali sono i contenuti
che trattano e con quale angolatura li trattano.
3) Individuate chi sono i giornalisti che scrivono di quegli argomenti, e contattateli
personalmente, se non tutti, la maggioranza e comunque i più importanti
4) Dopo questa analisi avrete chiaro come comunicare il vostro evento ai media, su
quali temi puntare. Passate alla pianificazione operativa: comunicato stampa, media
list, timing, call, recall.
5) Scrivete il comunicato stampa in modo che rispetti i parametri di un articolo giornalistico,
per essere più facilmente pubblicabile

17. Valeria Cecilia
Public Relations Professional Consultant
Socio Professionista Accreditato Ferpi
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