Algunas notas sobre la gestión eficaz del tiempo

1. www.proyeccion.eu
LA GESTIÓN DEL
TIEMPO
A continuación se muestran algunos consejos que
contribuirán a que gestionemos mejor el tiempo, no
solo a nivel profesional, sino también en el plano
personal.

2. La gestión del tiempo
El tiempo es el
recurso más
www.proyeccion.eu
importante; y quién
no lo sabe
administrar, no sabe
administrar nada.
(Peter Drucker)
2

3. La gestión del tiempo
La eficacia sólo se puede alcanzar
mediante una correcta administración del
tiempo del que se dispone.
Lo que acaba contando no es lo mucho
que se ha trabajado; sino lo que se ha
www.proyeccion.eu
terminado, lo que ha dado lugar a
resultados concretos.
Los resultados son lo importante, no las actividades que se
desarrollen para alcanzarlos.
¡¡¡¡La mayoría de
nosotros perdemos,
involuntariamente, cada
día del orden de tres 3
horas!!!!

4. La gestión del tiempo
¿Y en qué se nos van parte de esas tres horas?
Hábitos inadecuados.
www.proyeccion.eu
Trabajo realizado de modo negligente.
Actividades desarrolladas con una perfección innecesaria.
Realización de actividades que no debería haberse
desarrollado.
Olvidar nuestros objetivos.
Olvidar nuestras prioridades.
Falta de planificación.
No respetar las previsiones establecidas.
4

5. La gestión del tiempo
BÚHO
NIVEL DE RENDIMIENTO
10
ALONDRA: Se despiertan con
5
facilidad y entran pronto en
0
7 9 11
fase de alto rendimiento que va
13 15 17
19 21 23
1 3
descendiendo en ondulaciones
www.proyeccion.eu
5
HORA
y sienten sueño a una hora
temprana.
ALONDRA
NIVEL DE RENDIMIENTO
BÚHO: Las ondulaciones 10
suben lentamente personas de
5
despertar lento y
laborioso, pero que tardan en 0
7 9 11
sentir sueño por la noche 13 15 17
19 21 23
1 3 5
HORA
Según Jovanovic rendimiento diario, adopta la forma de una línea ondulada 5
en la que el máximo y el mínimo se dan al principio y al final de la jornada; y
al principio y al final de la semana.

6. La gestión del tiempo
LA EVOLUCIÓN DE LA CONCENTRACIÓN
Evolución de la Concentración
100
90
www.proyeccion.eu
80
70
60
50
40
30
20
10
0
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60
Minutos
6

7. La gestión del tiempo
LA JORNADA DEL DIRECTIVO
•No se suele manejar demasiado bien las pausas de descanso.
•El alargamiento de la jornada habitual es vicio universal.
www.proyeccion.eu
•La media de su dedicación laboral supera las 55 horas semanales
Consecuencias:
•Vida familiar y personal pobre
•Estrés
•Úlcera
•Infarto
¿Y todo esto por qué?
Deseo de obtener resultados laborales. Sin embargo
No llegan a ser tan brillantes como sería de esperar
7

8. La gestión del tiempo
La paradoja del tiempo
www.proyeccion.eu
Mientras vivimos disponemos
de todo el tiempo que existe.
Sólo podemos quejarnos de
cómo y en qué lo
utilizamos, pero no de tenerlo
8

9. La gestión del tiempo
HERRAMIENTAS BÁSICAS
EL PRINCIPIO DE PARETO
www.proyeccion.eu
“Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo
general, solo una minoría”
Es más conocido como regla del 80/20. Aproximadamente el 20%
del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los
resultados.
9

10. La gestión del tiempo
HERRAMIENTAS BÁSICAS
EL CRITERIO ABC
www.proyeccion.eu
Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce la mayor parte de
los resultado: el 15% de las actividades origina el 65% de estos. A
este grupo lo llamamos “A”. El siguiente grupo al que llamaremos
“B”, genera otro 20% de los mismos. Y el 65% restante el grupo
“C”, tan sólo aporta el 15% que falta.
10

11. La gestión del tiempo
HERRAMIENTAS BÁSICAS
LA LEY DE PARKINSON
www.proyeccion.eu
Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el
tiempo disponible para su completa realización
Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la
existencia de otras tareas que también
deben ser realizadas, supone un elevado
riesgo. Si se asigna una hora a una
tarea, es casi seguro que llevará una hora
hacerla, cuando menos. Pero, si se asigna
sólo media hora, posiblemente ocupará
esa media hora o poco más. El reto es
asignar tiempo suficiente, pero no
excesivo. 11

12. La gestión del tiempo
HERRAMIENTAS BÁSICAS
LAS TRES LEYES DE MURPHY
www.proyeccion.eu
“Nada es tan sencillo como parece al
principio”
“Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba
al principio”
“Si algo puede ir mal irá mal”
12

13. La gestión del tiempo
La eficiencia consiste en hacer bien lo que se hace; al menor costo
posible (de dinero, de tiempo). Es positiva, por supuesto, pero no
garantiza resultados. Se limita a hacer bien lo que se hace.
www.proyeccion.eu
La persona eficaz, ante todo, hace lo que debe hacer. Tiene en mente
los resultados
La eficiencia se centra en el método, en el cómo. La eficacia, en el fin.
13

14. La gestión del tiempo
Las que son o nos parecen:
www.proyeccion.eu
Cortas Fáciles Agradables
Conocidas Urgentes Interesantes
Programadas
O que nos llegan del jefe o de compañeros que apreciamos
14

15. La gestión del tiempo
Su trabajo puede ser contemplado desde tres puntos de vista:
www.proyeccion.eu
Lo que cree que hace
Lo normal es que su idea respecto a su uso del tiempo sea más bien
vaga. Antes de hacer ningún análisis, le será útil establecer de modo
intuitivo las cifras que reflejen cómo cree que está utilizando el tiempo
de modo habitual. Le servirá para comprobar la calidad de sus
percepciones en este sentido
15

16. La gestión del tiempo
Lo que cree que debería hacer
•Es posible que disponga de una descripción de su puesto
www.proyeccion.eu
de trabajo. Pero si no es así, establezca, según su
criterio, un desglose de las funciones que puedan permitirle
alcanzar sus objetivos y conseguir lo que su jefe espera que
logre. No deben ser demasiadas, pero asegúrese de que
están todas las funciones importantes.
•Evalúe la importancia de cada función. ¿Es indispensable
asumirla?¿En qué modo contribuye a sus objetivos
generales?
•Estime el porcentaje de su tiempo que entiende
conveniente dedicar a cada función No es imprescindible
que las más importantes reciban más tiempo, pero sí más
atención.
16

17. La gestión del tiempo
Lo que hace realmente
•Actuamos según hábitos. Averigüemos cuáles son nuestros hábitos.
•Anotemos al menos durante una semana todo lo que hacemos.
www.proyeccion.eu
•Los resultados de un registro diario de tiempo probablemente le
asombren.
•Es más que probable que descubra que está utilizando su tiempo
de forma distinta de la que imaginaba.
•Pero atención: un registro de tiempo proporciona una información
valiosísima, pero no lo dice todo. Le señala lo que hace. Pero no
puede detectar problemas de otra índoles, como podrían ser, por
ejemplo, una comunicación defectuosa, una delegación ineficaz o
una tendencia excesiva a dejar las cosas para más tarde.
17

18. La gestión del tiempo
El éxito requiere tener muy claro lo que se
busca, establecer planes para alcanzarlo y
concentrar los esfuerzos en su logro.
www.proyeccion.eu
Demasiadas veces nos conformamos con
reaccionar a lo que ocurre, sin molestarnos en
establecer previamente un plan. La
consecuencia habitual es que no se logra el
resultado deseado; o se hace sometido a
estrés.
Es esencial el compromiso con uno mismo en
alcanzar los propios objetivos.
18

19. La gestión del tiempo
Propios
Concretos y específicos
www.proyeccion.eu
Pocos y muy importantes
Compatibles entre sí
Mensurables, cuantificables
en lo posible
Tener plazos
Estar escritos 19

20. La gestión del tiempo
Haga una lista relacionando ¿qué es exactamente lo que
necesita lograr?¿Qué asuntos le han sido
www.proyeccion.eu
encomendados?¿Qué nuevas oportunidades desea
explorar?. Será la mejor manera de no olvidar nada, de no
dejar nada al azar.
20

21. La gestión del tiempo
•Realícela siempre antes de comience la jornada. Es
buena práctica realizarla al finalizar cada jornada
www.proyeccion.eu
diaria para la siguiente jornada.
•No menos del 50% de lo que de realizarse en una
jornada normal suele aparecer en el transcurso de la
misma.
•Una de las razones más importantes por las que
fallan las agendas es nuestra tendencia a ocuparnos
compulsivamente de asuntos no programados.
Aprenda a controlar estos impulsos. Antes de alterar
su programa para atender un imprevisto, pregúntese:
“¿es lo que voy a hacer más importante que lo
programado?” APRENDA A DECIR “NO” en su
caso.
21

22. La gestión del tiempo
1. Tenga siempre preparado su programa antes de iniciar su jornada
2. Programe sus actividades en función de los objetivos que quiera alcanzar
www.proyeccion.eu
3. Elabore su programa en torno a los temas esenciales
4. Trate de acompasar sus actividades, en la medida de lo posible, a sus
ciclos corporales
5. Programe su horario por escrito
6. Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí siempre que le sea
posible
22

23. La gestión del tiempo
7. Mantenga a la vista su programa de actividades diarias
8. No vacile en tomarse largos períodos de tiempo para tareas importantes
www.proyeccion.eu
9. Asegúrese de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no
excesivo
10. Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no
previstos, pero que resulten de su interés
11. Incluya en su programa algún tiempo para pensar todos los días.
12. Incluya, también, un tiempo fijo para lecturas profesionales
23

24. La gestión del tiempo
Lo normal es que el programa más cuidadosamente establecido se venga
abajo ante los ataques difícilmente evitables de una serie de
www.proyeccion.eu
acontecimientos provocados por la gente, de dentro o de fuera de la
empresa, con la que nos relacionamos.
Una media optimista, de un par de minutos por interrupción, supone ya más
de dos horas diarias dedicadas a responder a estas interrupciones.
Hay un segundo perjuicio mucho más grave y del que no se suele ser
consciente: superada la interrupción, no sólo se ha perdido el tiempo
invertido en ellas, sino que hay una pérdida adicional en lo que supone
retomar de nuevo el hilo de los pensamientos o de la acción en curso.
24

25. La gestión del tiempo
•Evitarlas en lo posible
•Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupa
www.proyeccion.eu
Es preciso aceptar que las interrupciones son una parte de
nuestro trabajo. No las podemos eliminar toda. Tampoco
interesaría hacerlo aunque nos fuera posible. Pero podemos
empezar a manejarlas mejor. Aprenda a controlar lo
controlable y a aceptar lo incontrolable, reduciéndolo en lo
posible en sus aspecto negativos. Intente evitar la frustración
que origina ese cúmulo de interrupciones y que suele
deberse, sobre todo, a la actitud adoptada ante ellas.
Combata las que pueda, evitándolas o acortándolas. Y acepte
las demás
25

26. La gestión del tiempo
•Situar la mesa de manera que no quede de frente
•a la puerta.
www.proyeccion.eu
•Acuda al despacho del otro, de esta forma, siendo
•usted el visitante es más fácil excusarse diciendo
•“no te robo más tiempo”.
•Mantenerse de pie durante la conversación y esta durará menos.
•No divagar y hablar de temas intrascendentes.
•Si algunos miembros del equipo entran y salen constantemente de su
despacho, pídales que acumulen varios temas cada vez que venga, para
tratarlos conjuntamente.
26

27. La gestión del tiempo
El manejo de los pelmazos. Deje patente su prisa; diga a esos
interlocutores inagotables que tiene otra llamada, cita o
emergencia
www.proyeccion.eu
La eliminación de la cháchara. La charla
innecesaria puede provenir del hábito, del miedo a
perder algo, del deseo de agradar e incluso de
dejar otros temas para luego.
Las llamadas recibidas.
•Establecer un filtro adecuado en muchos casos no es necesario
que las atendamos directamente; dar instrucciones precisas.
•Establecer períodos preferentes. Si los hacemos saber a
nuestros contactos más habituales preferirán llamarnos cuando
sepan que pueden localizarnos más fácilmente.
27

28. La gestión del tiempo
Las llamada emitidas.
•Agrupe las llamadas. Para reducir el tiempo total
que le ocupen y no dispersar su atención.
•Prepare la llamada. Antes de realizar o solicitar la
www.proyeccion.eu
llamada prepárela. Reflexione –al menos unos
segundos- sobre lo que pretende conseguir con la
llamada. Recabe la información necesaria. Téngala
a mano. Establezca un guión mínimo –puede bastar
una palabra abreviada para recordar una idea- para
guiar su conversación. Revise sus argumentos.
•Tome notas. Según habla, anote las cifras, las
fechas, los temas acordados, en su agenda. Junto
al propio guión de preparación de la llamada que se
ha comentado en el punto anterior.
28

29. La gestión del tiempo
El teléfono móvil: es curioso cómo muchos
profesionales lo dejan encendido en las reuniones y no
www.proyeccion.eu
tienen reparos a la hora de cogerlo. Además de ser de
muy mala educación, interrumpen y desconcentran. Hay
verdaderos adictos al teléfono móvil, quienes se
consideran más interesantes cuanto más hablan por el
móvil en presencia de los demás. Los teléfonos –
agenda – PC, si bien suponen una herramienta de
trabajo imprescindible, también son los mayores
ladrones de tiempo que existen si no saben utilizarse
adecuadamente.
29

30. La gestión del tiempo
•Las reuniones sirven para:
•Definir objetivos de grupo
•Intercambiar información.
www.proyeccion.eu
•Analizar o resolver problemas
•“Vender” una idea, un programa, una decisión
•Motivar a un grupo
Pero, por su naturaleza, pueden ser utilizadas -
indebidamente- como excusa para no actuar de
modo individual, para no asumir la responsabilidad
que nos corresponde, diluyéndola en el grupo. Una
reunión tranquiliza, porque da la impresión de que
se está trabajando. Y a veces no es así
30

31. La gestión del tiempo
Evite convocar una reunión si:
•No existe un propósito específico.
•Existe otro modo –que probablemente es más barato- de conseguir el
mismo resultado.
•Falte tiempo para conseguir la información precisa o realizar la
www.proyeccion.eu
adecuada preparación.
•No está disponible alguna de las personas clave.
31

32. La gestión del tiempo
Preparación de la reunión
•Fíjese objetivos.
•Decida cuidadosamente a quién convoca (los menos posibles). La
asistencia a las reuniones está determinada, demasiadas veces, por
www.proyeccion.eu
razones de rango, más que de eficacia. Convoque sólo a aquellos
cuya presencia es necesaria.
•Establezca un orden del día. Recoja en él:
oLa relación de convocados y su eventual aportación
(documentación, ideas…) Insista en que cada uno acuda a la
reunión debidamente preparado. Y si es conveniente, haga que
la información necesaria se difunda con la suficiente antelación
como para que cada asistente la pueda estudiar previamente.
Pedir que un documento se analice sobre la marcha es
aceptable sólo como el viejo truco para conseguir la aprobación
de algo sin el adecuado análisis.
oLugar y horas de inicio y de fin. La mayoría de las reuniones
no deberían pasar de 30 o 45 minutos. 32

33. La gestión del tiempo
En la reunión:
Comience a la hora prevista. Si hay alguna costumbre absurda es la
de conceder unos “minutos de cortesía” para los que llegan tarde.
Lleve preparada la reunión. Evite interrupciones. No debe haber
teléfono, por supuesto, ni otro tipo de distracción. No tolere avisos o
www.proyeccion.eu
llamadas, salvo emergencia justificadas. No permita entradas y
salidas de aquellos cuya participación es necesaria. Haga apagar lo
móviles.
Mantenga su rumbo de acuerdo con el orden del día.
Permita que un participante se marche una vez terminada su
aportación. No se justifica tener a alguien sentado toda una reunión si
sólo son para él realmente significativos unos minutos de ella.
Termine a la hora prevista.
Resuma las conclusiones. Levante acta.
33

34. La gestión del tiempo
Lo difícil en ocasiones es saber qué es lo importante.
La mayoría de nosotros estamos demasiado orientados a la pura acción
por hábitos largamente desarrollados. No solemos dedicar tiempo a la
reflexión. Tendemos a hacer, más que a pensar. Y no solemos
plantearnos esa búsqueda de lo importante.
www.proyeccion.eu
IMPORTANTE
SI ESTRÉS NO
SI CRISIS 1
URGENTE
EFICAZ
NO 2 MINUCIAS 34

35. La gestión del tiempo
www.proyeccion.eu
Lo urgente nos lleva al estrés;
lo importante, a la eficacia.
35