Manual de normas y procedimientos de compras

MANUAL DE NORMAS Actualizaciones FECHA
Y PROCEDIMIENTOS 15 05 11
FECHAS
CÓDIGO: SISTEMA: Pág. De

TABLA DE CONTENIDO Pág.

INTRODUCCIÓN 1

OBJETIVO Y ALCANCE 2

BASE LEGAL 3

NORMAS Y ASPECTOS GENERALES 5

PROCEDIMIENTOS 10

FORMULARIOS 19

Elaborado por: Autorizado por: Aprobado por:

Unidad de Organización y Métodos Presidencia Junta Directiva

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INTRODUCCIÓN

A continuación se presenta el “Manual de Normas y Procedimientos para el
proceso de Compras de la Coordinación de Administración”, el cual tiene por objeto
establecer los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y
cumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en el Centro Latinoamericano de
Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Saenz”.
Para documentar el Manual, se tomaron en cuenta aspectos como: base legal,
estructura organizativa y funciones del Centro de Formación.
Finalmente, todas las observaciones y sugerencias orientadas al mejoramiento
del presente manual, serán atendidas por el Departamento de Unidad de Organización
y Métodos.



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OBJETIVO Y ALCANCE

Objetivo

Suministrar al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola
“Manuela Saenz”, un instrumento que le permita establecer las normas que deben
cumplirse, y los pasos a seguir en el procedimiento de compras de un bien o servicio
en las Unidades Estructurales del Centro.

Alcance

Este Manual está dirigido a todas las unidades ejecutoras y Administradoras del
Instituto con competencia para la compra y adquisición de materiales, suministros,
bienes o servicios.



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BASE LEGAL

La base legal que regula el presente manual, está contemplada en los siguientes
instrumentos:
a. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 30 de diciembre de
1999.
 Artículo 7
 Artículo 25
 Artículo 137
 Artículo 141
 Artículo 314
 Artículo 315
b. Le y Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial N°
37.606, de fecha 09 de enero de 2003, en los artículos:
 Artículo 1
 Artículo 2
 Artículo 6, numeral 6
 Artículo 14
 Artículo 132
 Artículo 134
 Artículo 135
 Artículo 159



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BASE LEGAL

c. Ley Orgánica de Contraloría General de la República y del sistema Nacional de
Control Fiscal. Gaceta Oficial N° 37.347, de fecha 17 de diciembre de 2001 en
los artículos:
 Artículo 35
 Artículo 36
 Artículo 38, numeral 1 al 5
 Artículo 40
 Artículo 91, numerales 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 12, 14, 17, 22, 23, 28, 29
d. Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinaria de Fecha 07 de
Abril de 2003.
 Artículo 3
 Artículo 4
 Artículo 6
 Artículo 7
 Artículo 16
 Artículo 17
 Artículo 18
 Artículo 19
 Artículo 21
 Artículo 58
 Artículo 62
 Artículo 70



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NORMAS Y ASPECTOS GENERALES

e. Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos. Gaceta Oficial
Extraordinaria N° 5.343 de fecha 22 de octubre de 1999.
 Artículo 5, numeral 2, literales f y h
 Artículos 24, 47 y 48, en su numeral



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1. RESPONSABILIDAD

Todas las adquisiciones y manejo de suministros serán responsabilidad de la Dirección
Administrativa, por intermedio del Encargado de Compras quienes se ajustarán a lo
establecido en este manual.

2. DOCUMENTACIÓN

Todo trámite en el área de compras y suministros deberá acompañarse de la
documentación completa. Esta documentación será archivada de acuerdo con las
normas que rigen los procesos.

4. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS

El Encargado de Compras, bajo la supervisión de la Dirección Administrativa,
verificarán permanentemente las existencias, efectuando inventarios físicos
periódicamente y revisando mensualmente las existencias de por lo menos el 10% de
los productos o suministros en deposito, ítems que serán seleccionados al azar y en
forma aleatoria por la Dirección Ejecutiva.



FECHAS

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5. INFORME

El Encargado de Compras enviará a la Dirección Administrativa informes mensuales de
existencias, y la Dirección Administrativa a su vez informará mensualmente a la
Dirección Ejecutiva sobre las existencias y sobre aspectos excepcionales ocurridos en
el área de suministros, enviando copia de los informes mensuales que recibe del
Encargado de Compras.

7. FALTANTES

Se considera una falta grave para los empleados responsables del manejo de compras
los faltantes no justificados de cualquier tipo, la discrepancia entre las existencias
registradas contablemente y los inventarios físicos, el vencimiento o deterioro de los
productos por negligencia de estos, el no disponer oportunamente de suministros en
deposito por no cumplir con las existencias mínimas o por exceder las cantidades
máximas establecidas o el no disponer de los documentos que justifiquen la adquisición
o entrega de suministros.

8 .OTRAS

1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales, suministros o
bienes adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del
resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y
académicas que conforman el Centro.


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2. Cualquier modificación de documentos, de inventario, de código o envío de
materiales, suministros o bienes, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la
Sección de Almacén.
3. La Sección de Almacén deberá mantener actualizado el Catálogo de materiales,
suministros o bienes.
4. La Sección de Almacén deberá enviar a las unidades solicitantes el Catálogo de
materiales, suministros o bienes vigente.
5. La Sección de Almacén mantendrá un Calendario de Pedidos de materiales,
suministros o bienes dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros.

9. DE LA SOLICITUD

6. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá tramitarse, únicamente,
con el formulario digitalizado Forma de solicitud.
7. La Sección de Almacén no despachará materiales, suministros o bienes, si no se ha
recibido la correspondiente Solicitud.
8. No se aceptarán Solicitudes de materiales, suministros o bienes, manuscritas o en
máquina de escribir.
9. Toda Solicitud de materiales, suministros o bienes, deberá contener:
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la Unidad Solicitante.
- Código de la Unidad y del material solicitado.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Consumidora.
- Firma del funcionario responsable y sello de la Unidad Solicitante.



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- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.
- Ubicación física de la Unidad Consumidora.
- Nombre de la persona que recibirá el material.
10. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos será devuelta a la unidad
consumidora utilizando el formulario “Nota de Devolución del Almacén a las
Unidades Consumidoras” (Forma de Devolución), con las observaciones
pertinentes.
11. Toda solicitud proveniente de las autoridades del Centro que presente problemas
para su proceso, deberá ser notificada a la Dirección.
12. Si la unidad consumidora no posee su propio código asignado por la Oficina de
Presupuesto, ésta deberá solicitar la aprobación de la unidad solicitante.
13. Si existe la disponibilidad presupuestaria y financiera, las unidades solicitantes
deberán enviar sus solicitudes por trimestre, de acuerdo a la fecha prevista en el
calendario establecido por la Sección de Almacén, o la modalidad que establezcan
el Departamento de Compras y la Dirección.
14. Las unidades deberán realizar la Solicitud de materiales, suministros o bienes, de
forma razonable, para evitar devoluciones al Almacén, tiempo después de su
recepción.

10. DEL DESPACHO

15. La Sección de Almacén llevará el registro histórico de cada unos de los artículos,
señalando la descripción del artículo y su código respectivo



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16. Todo despacho de materiales, suministros o bienes, se registrará en el Libro de
Despacho.
17. El Libro de Despacho deberá estar debidamente foliado y contendrá:
- Número de la Solicitud.
- Nombre de la Unidad Consumidora.
- Fecha de despacho.
- Firma del despachador.
- Número de la factura
18. Todo ingreso y salida de materiales, suministros o bienes, serán registrados en el
sistema de inventario vigente.
19. Las Solicitudes de materiales, suministros o bienes, serán despachadas en el orden
de llegada y en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles.
20. Los materiales, suministros o bienes, sólo serán autorizados y entregados por el
personal asignado para tal fin, bajo la supervisión del Jefe del Almacén.
21. La Sección de Almacén deberá colocar a todos los materiales, suministros o bienes
despachados la etiqueta o, en su defecto, un sello del Centro, que permita la
identificación de los mismos como materiales, suministros o bienes, del mismo.
22. Los materiales, suministros o bienes, sólo serán despachados por el personal
asignado para tal fin.

11. DE LAS COMPRAS

El trámite para la compra contempla las siguientes etapas o pasos:



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a. Solicitud formulada por el Encargado de Compras cuando el nivel de existencias es
inferior al mínimo establecido para el producto, o cuando hay una solicitud de
productos nuevos que se considera serán de uso habitual;
b. Identificación de materiales;
c. Determinación de niveles máximos y mínimos, proveedores y precios;
d. Elaboración de la solicitud de compra o requisición de materiales;
e. Aprobación de la solicitud;
f. Obtención de las cotizaciones;
g. Preparación de la documentación correspondiente;
h. Elaboración de la orden de compra;
i. Recibo de la mercancía en el almacén;
j. Entrega o despacho de la mercancía al solicitante;
k. Pago de la factura;



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PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES”
RESPONSABLE ACCIÓN
Unidad Solicitante 1. Llena el formulario “Solicitud de
Materiales, Suministros o Bienes” (Forma de
Solicitud), en tres originales y los envía a la
Sección de Almacén.

Sección de Almacén 2. Recibe la forma de Solicitud y verifica
(Recepción) todos los datos registrados en la misma. En
caso de estar incorrectos devuelve a la
Unidad Solicitante con Nota de Devolución
del Almacén a las Unidades Consumidoras
(Forma de Solicitud) anexa.

3. Si está correcta la información, lo registra
en el Libro de “Control de Solicitudes”, y
asigna número correlativo de la solicitud de
acuerdo al orden de llegada. Entrega la
forma de Solicitud en sus tres (3) originales
al Operador del Sistema.

Sección de Almacén 4. Recibe la forma de Solicitud y verifica en
(Operador del Sistema) el sistema la existencia de los materiales,
suministros o bienes solicitados. Marca en la
forma de Solicitud el o los materiales,
suministros o bienes faltantes y rebaja del
inventario los existentes (Ver paso 5). En
caso de no existir ninguno de los materiales
o útiles de oficina solicitados devuelve forma
de Solicitud en sus tres (3) originales a la
unidad con la forma Nota de devolución.



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PROCEDIMIENTO: “SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTRO O BIENES”

RESPONSABLE ACCIÓN
Sección de Almacén 5. En caso de haber existencia lo rebaja del
(Operador del Sistema) inventario en el sistema. Genera factura en
(tres (3) originales) y las remite con la forma
de Solicitud en sus tres (3) originales al Jefe
del Almacén para su despacho a la unidad.



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PROCEDIMIENTO: “COMPRAS”

RESPONSABLE ACCIÓN
Sección de Almacén 1. Si no hay disponibilidad en Almacén,
(Operador del Sistema) elabora Solicitud de Material y entrega al
Encargado de Compras.

Encargado de Compras 2. Procede a la cotización con los
proveedores.

3. Recibe las ofertas (de 1 a 3 ofertas) para
verificar monto.

Encargado de Compras 5. Realiza el análisis de Lista de Materiales
y Suministros - ofertas. El acta original se
queda en la unidad de compra y la copia se
entrega en la unidad que solicita el producto.

Encargado de Compras 6. Envía análisis de Lista de Materiales y
Suministros - ofertas al Encargado de
Presupuesto.

Encargado de Presupuesto 7. Emite control de disponibilidad
Presupuestaria con firma y sello, al Director
Administrativo.

Director Administrativo 8. Firma y Sella el control de disponibilidad
Presupuestaria para su autorización y lo
envía al encargado de Compras.

Encargado de Compras 9. De no haber presupuesto, informa a la
Unidad Solicitante para que solicite traslado.



FECHAS

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PROCEDIMIENTO: “COMPRAS”

RESPONSABLE ACCIÓN
Encargado de Compras 10. De haber presupuesto y de conformidad
con la forma de solicitud, emite orden de
compra o servicios, con su firma y la del
administrador.

11. Envía fotocopia de la Orden de Compra
a Almacén y Unidad Solicitante.

10. Envía fotocopia de la Orden de Compra
al Proveedor.

Almacén 12. Recibe mercancía y elabora acta de
recepción o aceptación de servicio.

13. Ingresa al inventario los productos
recibidos

14. Elabora nota de entrega a la unidad que
solicitó el bien o servicio

15. Surte de Material requerido a la Unidad
solicitante.



FECHAS

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FLUJOGRAMAS

SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS, BIENES O SERVICIOS



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
17 29

FLUJOGRAMAS

COMPRAS



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
18 29

FLUJOGRAMAS

COMPRAS



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
19 29

FORMULARIOS



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
20 29

SOLICITUD DE MATERIAL



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
21 29

SOLICITUD DE MATERIAL



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
22 29

NOTA DE ENTREGA

NOTA DE ENTREGA



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
23 29

NOTA DE ENTREGA



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
24 29

ANÁLISIS DE COTIZACIONES



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
25 29

ANÁLISIS DE COTIZACIONES



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
26 29

ORDEN DE COMPRA O SERVICIOS



FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
27 29




FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
28 29




FECHAS
ACTIVIDAD: Pág. De

CÓDIGO: SISTEMA:
29 29

CONTROL DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA



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