OSY lausuntopalvelun hankintailmoituksen esittely 7.8.2012

1. Lausuntopalvelun hankintailmoituksen
esittelytilaisuus
07.08.2012
osallistumisymparisto.om@om.fi

2. Hankintailmoituksen
esittelytilaisuus
• Tilaisuuden puheenjohtaja
– Teemu Ropponen/OM, projektipäällikkö
• Paikalla
– Mika Nordman, hankeyksikön päällikkö
– Jaroslaw Skwarek/Conversatum Oy, konsultti
– Outi Lipponen/Conversatum Oy, konsultti
• Hankepäällikkö
• Mikko Levämäki/OM, hankepäällikkö (lomalla)

3. Ohjelma
• Avauspuhe
• Hankkeen ja lausuntopalvelun yleisesittely
• Osallistumishakemuspyynnön esittely
– Osallistumishakemuspyynnön rakenne
– Osallistumishakemuspyynnön keskeiset kohdat
– Hankintamenettely, vaiheet ja kulku
– Vaatimusmäärittely
• Osallistumishakemuksen rakenne
• Etenemisaikataulu

4. Tilaisuuden käytännöt
• Tilaisuuden äänitys
• Osallistumishakemuspyynnön asiakirjat ja
kirjalliset vastaukset ovat tässä tilaisuudessa
annettujen vastausten edellä
• Sopimukseen liittyviin kysymyksiin vastaamme
vain kirjallisesti
• Kysymyksiä saa esittää jokaisen osion lopussa

5. Teemu Ropponen/OM, projektipäällikkö
Hankkeen ja lausuntopalvelun
yleisesittely

6. Kiteytys esityksestä
• Suomi on vielä kaukana maailman kärjestä sähköisen
demokratian mahdollisuuksien hyödyntämisessä
• Osallistumisympäristö-hanke (OSY) modernisoi
osallistumisen verkkotyökaluja ja –prosesseja
helppokäyttöiseksi työkalupakiksi
kansalaisille, järjestöille ja viranomaisille
• Lausuntopalvelu on keskeinen osa sähköisiä
osallistumiskeinoja ja haettaessa tuottavuushyötyjä

7. Osallistumisympäristö-hanke (OSY)
Syventää vuorovaikutusta kansalaisten,
virkamiesten ja poliitikkojen kesken ja parantaa
kansalaisten osallistumismahdollisuuksia –
valtion- ja kunnallishallinnossa.
Luo uusia verkko-osallistumisen työkaluja ja –
toimintamalleja, jotka ovat kansalaisille,
järjestöille ja viranomaisille miellyttäviä käyttää
ja helppo ottaa mukaan osaksi omaa toimintaa.

8. Julkisen vallan tehtävänä on edistää yksilön
mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen
toimintaan ja vaikuttaa häntä itseään
koskevaan päätöksentekoon.
Perustuslaki
2 Luku Perusoikeudet – 14§ Vaali- ja osallistumisoikeudet – 3 mom.

9. …kansainväliset vertailut eivät mairittele
1. Etelä-Korea (2.) 12. Malesia 23. Kypros
2. Australia (5.) 13. Tanska (3.) 23. Ruotsi (9.)
3. Espanja 14. Saksa 25. Kroatia
4. Uusi-Seelanti (6.) 15. Ranska (4.) 26. Kolumbia
4. Iso-Britannia 15. Alankomaat 26. Irlanti
6. Japani (12.) 17. Belgia 28. Kirgisia
6. USA (1.) 18. Kazakstan 28. Mongolia
8. Kanada (11.) 19. Liettua 30. Suomi (45.)
9. Viro (8.) 20. Slovenia 30. Israel
9. Singapore (10.) 21. Itävalta 32. Kiina
10. Bahrain 21. Norja 32. Meksiko (7.)
… 157. Vanuatu
E-participation index (YK 2010, 2008)

10. Islanti tekee perustuslain verkossa
”koko kansan projekti
jotta epäluulo hallintoa
kohtaan hälvenisi”

11. OECD Public Governance Reviews Finland –
Working together to sustain access,
31.5.2010
• Kuuleminen ja osallisuus tuovat valmisteluun lisäarvoa.
Työtapa vaatii muutosta hallinnon ja kansalaisten väliseen
suhteeseen, mm. aktiivista dialogia
• Kansalaisten osallisuutta koskeva toimintapolitiikka on
pysynyt Suomessa heikkona riippumatta hyvästä tahdosta ja
monista yrityksistä. Kansalaisten osallisuuden arvoa ei ole
tunnistettu
• Ydintekijänä hallinnon ja kansalaisten välisessä etäisyydessä
on kansalaisten kuulemisen vähyys poliittisessa valmistelussa
ja keskushallinnossa

12. Valtion tuki verkkodemokratian kehittämiselle?
4.2.2010 VN periaatepäätös:
”Suomi verkkodemokratiavertailujen 10 kärkimaan
joukkoon 2010-luvun loppuun mennessä”

13. Osallistumisympäristö-hanke (OSY)
• Osa VM:n Sähköisen asioinnin ja demokratian
vauhdittamisohjelmaa (SADe-ohjelma)
• Oikeusministeriöllä vetovastuu
Osallistumisympäristöstä
• Ohjausryhmässä mm. Eduskunta, Kuntaliitto, kuntia
ja ministeriöitä
• I vaihe ulottuu 2012 asti, II vaihe 2013 asti
• Ensimmäiset palvelut käyttöön 2012 alkuvuoden
vaikana
• Budjetti n. 2,6 miljoonaa (2010-2013)

14. Sähköinen asiointi ja demokratia
(SADe) -ohjelma
• Osallistumisympäristön palvelukokonaisuus
• Oppijan palvelukokonaisuus
• Oma terveys - palvelukokonaisuus
• Rakennetun ympäristön ja asumisen
palvelukokonaisuus
• Työnantajan palvelukokonaisuus.
• Kansalaisen hyvinvointipalvelusuunnittelu-
kokonaisuus
• Yrityksen perustajan palvelukokonaisuus
13

15. Toteutettavat palvelut
• Perustoiminnallisuus (”alusta”)
• Lausuntopalvelu
• Kyselypalvelu
• Kansalais- ja kuntalaisaloite
• Osallistumisviestintäpalvelu
• Luotauspalvelu
• Päättäjäpalvelut
• Kansanedustajien ja valtuutettujen
työn seurantapalvelu

16. Käytännössä mm.
• Työkalut osallisuuden ja vuorovaikutuksen suunnitteluun
• Verkkokeskustelut ja kommentointityökalut
• Dokumenttien työstö yhdessä
• Viralliset verkkokyselyt, epäviralliset gallupit
• Lausuntopyynnöt, lausuntojen antaminen, lausuntojen
koostaminen verkossa
• Kansalais- ja kuntalaisaloitteiden tekeminen ja seuranta
• Tietoa julkisista hankkeista, omista osallistumisoikeuksista ja -
mahdollisuuksista
• Kansanedustajien ja valtuutettujen
seurantapalvelu

17. Kysely- ja lausuntopalvelu (2/7)
16

18. Lausuntopalvelu: videot ja protot
Lausuntopalvelu-video 2012
• http://www.youtube.com/watch?v=jVlYofasZn
I
Prototyyppi
• www.lausuntopalvelu.fi
• Lähdekoodi: https://github.com/leonidas/lausuntopalvelu-
prototyyppi
– Karkeasti oikeaan vaatimusmäärittelyyn perustuva esimerkkitoteutus, joka ei
täytä lopullisia vaatimuksia. Varsinainen toteutus voi poiketa prototyypistä.

28. Jaroslaw Skwarek/Conversatum Oy, konsultti
Osallistumishakemuspyynnön
esittely

29. Osallistumishakemuspyynnön
keskeiset kohdat
• Hankinnan kohde ja sopimuskausi
• Hankintamenettely, vaiheet ja kulku
• Osallistumishakemuspyynnön rakenne
• Hakemusten tarkastaminen ja vertailu
• Selvitykset
• Neuvotteluvaihe

30. Hankinnankohde ja sopimuskausi
1(2)
• Hankinnan kohteena on Osallistumisympäristö-hankkeen
tuottama lausuntopalvelu, jonka avulla pyritään
helpottamaan hallinnon operatiivisten prosessien läpivientiä.
Palvelun käyttö hallinnon lainvalmisteluprosessin yhteydessä
tuo helpotusta esimerkiksi lausuntojen käsittelyyn, mikä
tehdään nykyisin pääasiallisesti käsityönä. Lausuntopalvelua
voidaan käyttää kirjallisten lausuntojen yhteydessä. Tämän
edellytyksenä on lausunnolle menevän asian formalisointi
kysymysten muotoon tai väitteiksi, joihin voidaan
systemaattisella tavalla pyytää lausuntoja. Virallisilla
lausuntopyynnöillä on yhteys asianhallintaan, joten
asianhallinnan ja lausuntopalvelun prosessit limittyvät tiiviisti
toisiinsa

31. Hankinnankohde ja sopimuskausi
2(2)
• Sopimus tehdään lausuntopalvelun toimittamisesta sekä
ylläpito- ja tukipalveluista.
• Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja päättyy
siitä kolmen vuoden kuluttua.
• Hankintaan liittyy 3 vuoden optio, jonka käyttämisestä
hankintayksikkö päättää ennen varsinaisen sopimuskauden
päättymistä.

32. Hankintamenettely, vaiheet ja kulku
• Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely ja kyseessä on
EU-kynnysarvot ylittävä hankinta.
• Hankintaprosessin vaiheet pääpiirteittäin ovat seuraavat
1. Hankintailmoitus HILMA ilmoituskanavassa
2. Osallistumishakemukset hankintayksikölle
3. Osallistumishakemusten tarkastaminen ja vertailu
4. Tarjoajien valinta
5. Neuvottelukutsun ja hankekuvauksen/alustavan tarjouspyynnön
toimittaminen tarjoajille
6. Neuvotteluvaihe
7. Tarjouspyynnön toimittaminen tarjoajille
8. Tarjousten jättäminen
9. Tarjousten tarkastaminen ja vertailu, hankintapäätös ja päätöksestä
ilmoittaminen
10. Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

33. Osallistumishakemuspyynnön
rakenne Osallistumishakemus-
lomake
• Tarjouksen tekemistä 1. Laadullisten tekijöiden
Osallistumishakemus-
arviointilomake
helpottavia työkaluja
– Ohje hakemuksen
2. Referenssit
pyyntö
5a. Vaatimusluettelo (excel)
tekemiseksi 3. CV-
Käytettävyysasiantuntija
– Valmiita selvityslomakkeita 4. Alihankkijat
5b. Vaatimusluettelo (pdf)
• Vertailu- ja 5c. OSYA-Kyselyprosessi
5. Vaatimusmäärittely
valintaperusteet 5d. Lausuntopalveluiden
toteutusvaiheet
läpinäkyviä ja selkeitä 5e. OSYA-
Vaatimusmäärittely -
– Pisteytyslomakkeet Sanasto
5f. Osallistumisympäristön
käyttäjät, rekisteröinti ja
tunnistautuminen

34. Hakemusten tarkastaminen ja
vertailu 1/3
• Hakijoiden soveltuvuus
– Hankintamenettelystä suljetaan ne tarjoajat, jotka
eivät täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia
• Hakemusten hakemuspyynnön mukaisuus
– Hankintamenettelystä suljetaan pois ne
hakemukset, jotka eivät ole hakemuspyynnön
mukaisia tai menettelyn ehtojen mukaisia

35. Hakemusten tarkastaminen ja
vertailu 2/3
• Hakijoiden soveltuvuutta koskevat
vaatimukset
– Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen
liittyvät vaatimukset
– Tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät
vaatimukset
– Tarjoajan alihankkijoihin liittyvät vaatimukset

36. Hakemusten tarkastaminen ja
vertailu 3/3
• Hakemusten tarkastaminen ja vertailu
tehdään osallistumishakemuksen ja
seuraavien vertailulomakkeiden avulla
– Liite 1 Laadullisten tekijöiden arviointilomake
– Liite 2 Referenssit

37. Hakemusten tarkastaminen:
Vähimmäisvaatimukset 1/4
• Vastuuvakuutus
– Ehdokkaalla on voimassaoleva vastuuvakuutus,
jonka vakuutusmäärä on vähintään 500 000
euroa.
• Luottoluokitus ja liikevaihdon määrä
– Ehdokkaan taloudelliset edellytykset ovat
hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät.
• Ehdokkaan luottoluokitus on oltava A tai parempi
• Tarjoajan liikevaihto edelliseltä tilikaudelta tulee olla
vähintään 500 000 euroa.

38. Hakemusten tarkastaminen:
Vähimmäisvaatimukset 2/4
• Ehdokkaan tulee esittää 2 referenssiä (kolmen
viime vuoden ajalta laskettuna
käyttöönottopäivästä) siten, että jokainen alla
kuvatuista vaatimuksista täyttyy ainakin
yhdessä esitetyistä referensseistä:
1. Ehdokas on tehnyt palvelun/tuotteen
asiakaskohtaista toiminnallista sovittamista
2. Palvelun/tuotteen avulla on toteutettu kysely,
jossa on vähintään 500 vastaajaa

39. Hakemusten tarkastaminen :
Vähimmäisvaatimukset 3/4
3. Palvelussa/tuotteessa on ollut voimassa
vähintään 5 yhtäaikaista kyselyn laatijan
käyttäjätunnusta tai –tiliä
4. Ehdokas on toimittanut palvelua, jonka
palvelutaso on vähintään perustasolla (JHS 174:n
mukaisten laatumääreiden 1-taso) palveluajan,
tavoitettavuuden ja ratkaisukyvyn osalta.

40. Hakemusten tarkastaminen:
Vähimmäisvaatimukset 4/4
• Ehdokkaalla on koulutushenkilöstöä
• Ehdokkaalla on vähintään 1
käytettävyysasiantuntija, jolla on vähintään 2
vuoden kokemus käytettävyysasiantuntijana
toimimisesta

41. Hakemusten tarkastaminen:
Ratkaisukuvaus
• Ratkaisukuvaus (osallistumishakemuksen liite
5) on pakollinen mutta ei vertailtava selvitys
• Lausuntopalveluun tarjotun ratkaisun
yleiskuvaus, jossa on lisäksi kuvattu:
– Kapasiteetinhallinta (miten kapasiteettia
kasvatetaan ja vähennetään)
– Kuormantasaus
– Tunnistuksen ratkaiseminen
– Tietojen varmistus

42. Tarjoajien valinta
• Menettelyyn valitaan 3 - 5 tarjoajaa
– Mikäli soveltuvuusehdot täyttäviä ehdokkaita on
enemmän kuin em. vähimmäismäärä,
hankintayksikkö tulee vertailemaan
osallistumishakemuksia ja valitsemaan 3 - 5
tarjoajaa

43. Hakemusten vertailu:
Vertailukriteerit 1/5
1. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas on tehnyt
palvelun/tuotteen asiakaskohtaista toiminnallista
sovittamista julkishallinnon asiakkaalle => 1 piste
2. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas on
toteuttanut palvelun/tuotteen integroinnin
asiakasorganisaation käyttäjähallintaan => 1 piste
3. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa palvelun/tuotteen
avulla on toteutettu kysely, jossa on enemmän kuin 1000
vastaajaa => 1 piste

44. Hakemusten vertailu:
Vertailukriteerit 2/5
4. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa palvelussa/tuotteessa
ollut voimassa useampia kuin 5 yhtäaikaista kyselyn laatijan
käyttäjätunnusta tai -tiliä => 2 pistettä
5. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa palvelua/tuotetta on
käytetty asiakirjan kommentointiin siten, että kysymys on
voitu kohdentaa asiakirjan haluttuun kohtaan niin, että
jäljitettävyys asiakirjan kohdan, kysymyksen ja vastausten
kesken säilyy => 1 piste
6. Ehdokkaan käytettävyysasiantuntijalla on yli 3 vuoden
kokemus käytettävyysasiantuntijana toimimisesta => 1 piste
7. Tilaajalla on mahdollisuus osallistua testaukseen
tuotekehityksen aikana => 1 piste

45. Hakemusten vertailu:
Vertailukriteerit 3/5
8. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jonka mukaan Ehdokas
kykenee tarjoamaan palveluajan osalta perustasoa (JHS 174
P1) korkeamman palveluaikaluokituksen mukaista palvelua
=> 1 piste
9. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas kykenee
tarjoamaan tavoitettavuuden osalta perustasoa (JHS 174 T1)
korkeamman tavoitettavuusluokituksen mukaista palvelua =>
1 piste

46. Hakemusten tarkastaminen ja
vertailu: Vertailukriteerit 4/5
10. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas kykenee
tarjoamaan ratkaisukyvyn osalta perustasoa (JHS 174 R1)
korkeamman ratkaisukykyluokituksen mukaista palvelua => 1
piste
11. Ehdokkaalla on esittää referenssi, jossa Ehdokas on tehnyt
projektiluontoisesti asiakkaan kanssa toiminnallista
vaatimusmäärittelyä, jonka perusteella palvelulle/tuotteelle
on tehty asiakaskohtainen toiminnallinen sovittaminen => 1
piste

47. Hakemusten vertailu:
Vertailukriteerit 5/5
• Vertailussa huomioitavista kriteereistä saa
pisteet yhteen kertaan. Esimerkiksi, jos kriteeri
numero 5 täyttyy referensseissä 2, 3 ja 5, saa
tarjoaja yhden pisteen.
• Referenssejä voi esittää yhteensä enintään 7
kappaletta

48. Neuvotteluvaihe 1(2)
• Neuvotteluvaihe voidaan jakaa useampiin
osiin ja vaiheisiin menettelyn aikana
• Lopulliseen tarjouspyyntöön täsmennetään
neuvotteluin seuraavia palveluun liittyviä
tekijöitä:
– Toiminnallisuuden kehityspolku
– Palvelun helppokäyttöisyyden arviointi

49. Neuvotteluvaihe 2(2)
– Hinnoittelu (investoinnit, käyttökulut: etu- vai
takapainotteinen hinnoittelu)
– Käyttöönotto (levittäminen, markkinointi,
koulutus)
– Sopimukseen liittyvä kysely viimeisen
neuvottelukierroksen yhteydessä

50. Outi Lipponen/Conversatum Oy, konsultti
Vaatimusmäärittely

51. Vaatimusmäärittely
• Prosessikuvaus:
– Osallistumisympäristön kyselyprosessi liite 5c
• Yksittäiset vaatimukset lueteltuina liite 5a, 5b
• Vaatimukset ja päätoiminnallisuus liite 5
– Tieto- ja toiminnalliset vaatimukset sekä liittymät
• Käyttötapaukset kuvattu yleisellä tasolla ns. peruspolku
• Ei kuvata perustoimintoja lisäys, muutos, poisto (CRUD)
– UML:n mukaisin kuvauksin
– Mahdollistavat toimintopistelaskennan

52. Vaatimusmäärittely - riippuvuudet
• Osallistumisympäristön perustoiminnallisuus (PETO)
• Asiakaspalautejärjestelmä
• VIRTU
• Asianhallinta
• Sähköpostipalvelu
• Sosiaalisen median palvelut

53. Lausuntopalvelun osa-alueet
• Lausuntopyynnön suunnitteleminen
• Lausuntopyynnön toteuttaminen,
julkaiseminen ja seuranta
• Lausuntopyyntöön vastaaminen ja
tiedottaminen
• Vastausten kokoaminen ja
lausuntoyhteenvedon laatiminen
• Tulosten käsitteleminen ja julkaiseminen

54. Toiminnallinen järjestelmäjako

55. Vaatimusmäärittely: Poimintoja
1(2)
• Lausuntopyyntö liittyy yleensä johonkin hankkeeseen joko
jossain Osallistumisympäristöön (OSY) liittyvässä
hankerekisterissä tai OSY- järjestelmässä
• Virallisilla lausuntopyynnöillä on yhteys asianhallintaan.
• Lausuntopalvelun keskeisiä käsitteitä:
– Valmistelija, toteuttaja
– Kyselymuotoinen lausuntopyyntö
– Lausuntoon liittyvät metatiedot
– Kyselytyyppi (avoin/rajattu)
– Kohderyhmä

56. Vaatimusmäärittely: Poimintoja
2(2)
– Lausunnon lokitiedot
– Seuranta- ja yhteenvetoraportit
– Palaute
– Lausuntoyhteenveto
• Lausuntopalvelu hyödyntää Osallistumisympäristön
perustoiminnallisuuksia
– Käyttäjien rekisteröinti
– VETUMA-tunnistus
• Viranomaisen tunnistautumisessa käytetään OTTK:n
tarjoamaa VIRTU-palvelua

57. Jaroslaw Skwarek/Conversatum Oy
Hakemuksen rakenne

58. 1 Laadullisten tekijöiden
Hakemuksen rakenne
arviointilomake
2 Referenssit
• Hakemuksessa käytettävä 3 CV-
Käytettävyysasiantuntija
hakemuspyynnön mukana olevia
Osallistumishakemuslomake
lomakkeita 4 Alihankkijat
• 1, 2, 3, 4
täytettynä
• Liitteiden numerointi on 5 Ratkaisukuvaus
yhdenmukainen hakemuspyynnössä
6 Luottoluokitusraportti
olevien liitteiden kanssa
• Selvitykset, jotka ovat pakollisia, mutta 7 Todistus verojen
maksamisesta
joita ei arvioida
• 5 Ratkaisukuvaus 8 Todistus
eläkevakuutusmaksujen
• Lisäksi liitettävä raportit ja todistukset
maksamisesta
9 Todistus
• 6, 7, 8, 9 vastuuvakuutuksen
voimassaolosta

59. 1 Laadullisten tekijöiden
arviointilomake
Osallistumishakemus-
lomake
2 Referenssit
1. Laadullisten tekijöiden
Osallistumishakemus-
arviointilomake
3 CV-
Käytettävyysasiantuntija
Osallistumishakemuslomake
2. Referenssit
pyyntö
5a. Vaatimusluettelo (excel) 4 Alihankkijat
3. CV-
täytettynä
Käytettävyysasiantuntija
5b. Vaatimusluettelo (pdf)
5 Ratkaisukuvaus
4. Alihankkijat
5c. OSYA-Kyselyprosessi
6 Luottoluokitusraportti
5. Vaatimusmäärittely
5d. Lausuntopalveluiden
toteutusvaiheet
7 Todistus verojen
maksamisesta
5e. OSYA-
Vaatimusmäärittely -
Sanasto 8 Todistus
eläkevakuutusmaksujen
5f. Osallistumisympäristön
maksamisesta
käyttäjät, rekisteröinti ja
tunnistautuminen
9 Todistus
vastuuvakuutuksen
voimassaolosta

60. Etenemisaikataulu
• 7.8. Hakemuspyynnön esittely
• 17.8. mennessä tarkentavat kysymykset
– Kysymyksiä voi lähettää jatkuvasti
• 22.8. Vastaukset tarkentaviin kysymyksiin
– Vastauksia täydennetään jatkuvasti
• 3.9. Osallistumishakemukset klo 16 mennessä
• Viikko 36 neuvottelukutsut
• Neuvottelut viikoilla 37-39
• Tarjoukset lokakuun puolessa välissä

61. Vastaukset kysymyksiin
• Vastaukset kysymyksiin julkaistaan osoitteessa
http://www.om.fi/Etusivu/Valmisteilla/Osallist
umisymparistoprojekti/Tapahtumiajaaineistoja
• Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset
ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä
käyttää hyväkseen mahdollisesti
täsmennettyjä tietoja osallistumishakemusta
antaessaan.

62. Menestystä tarjouskilpailussa!