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Monitor de Ensayos
                Clínicos
                 (CRA)



28/11/12                        1
¿Qué es un monitor?

               ICH



               Encargado de asegurar el
              cumplimiento de las buenas
           prácticas Clínicas en los Ensayos
                        Clínicos.


28/11/12                                       2
…en la práctica

                Visita                       Visita        Visita
                          Visita Inicio
              Selección                   Monitorización   Final



                               ENSAYO CLINICO


                          CRA

           Control de calidad



28/11/12                                                            3

3
Papel CRA en las diferentes
           fases del ensayo clínico.
              Apoyo en el diseño del protocolo y
               CRD ( no siempre).
              Selección y Calificación de
               investigadores (no siempre).
              Puesta en marcha:
                Presentación Comités
                Reuniones Investigadores
                Visitas de Inicio
              Coordinación aspectos logísticos.
                Muestras biológicas / medicación
                Servicios implicados
                Proveedores
28/11/12      Monitorización                       4
Responsabilidades
              Persona de contacto entre promotor y el investigador
              Verificar que, a lo largo del estudio, el Investigador tiene la
               formación, instalaciones y medios necesarios para su correcta
               realización.
              Gestión continua de la documentación esencial del ensayo clínico
              Comprobar la idoneidad de los pacientes incluidos en el ensayo
              Verificar la medicación: almacenamiento, manejo, dispensación e
               información dada a los pacientes.
               Verificación de muestras Biológicas
              Revisar el Cuaderno de Recogida de Datos            COHERENCIA Y
                                                                   EXACTITUD DE
              Verificación de los documentos fuente                LOS DATOS
              Verificar que el Investigador y su equipo llevan a cabo el estudio de
               acuerdo con el protocolo y realiza las tareas contratadas
               (reclutamiento y calidad de datos)
              Notificar desviaciones del protocolo y tomar medidas necesarias
               para su corrección y prevención (aspecto cada vez más importante)
              Ayudar a los Investigadores a resolver los cuestiones sobre datos
              Documentar las actividades realizadas en las visitas
              Asegurar que el equipo investigador cuenta con la formación
28/11/12
               necesaria para realizar el ensayo.                                5
              …
Fases EECC

             Visita                       Visita        Visita
                       Visita Inicio
           Selección                   Monitorización   Final



                            ENSAYO CLINICO


                       CRA




28/11/12                                                         6

6
Selección
              Proceso de selección de centro &
               Investigador:
                  Experiencia previa
                  Estrategia compañía
                  Estudios competitivos
                  Instalaciones
                  Personal investigador / Data manager

              Papel Principal
                  CSM
                  MKT
                  Equipo internacional

              CRA: Apoyo en el proceso de obtención
               feasibilities, acuerdos confidencialidad,
28/11/12
               visitas                                     7
Pre-Inicio
              Aspectos específicos del estudio
              Población reclutamiento
              Personal investigador
              Servicios implicados
              Instalaciones
              Externalización pruebas específicas
              Requerimientos BPC
              Entrega documentación

28/11/12                                             8
Inicio
              Documentación estudio
              Material entrenamiento
              Entrenamiento personal investigador
                  Protocolo
                  Consentimientos Informados
                  Subestudios
                  Medicación
                  Desviaciones
                  SAEs
                  …/…
              Entrenamiento personal otros servicios


28/11/12                                                9
Monitorización (I): in house
              Revisar reclutamiento
              Mantener contacto periódico con los
               centros
              Revisión/ mantenimiento archivo
              Pre-monitorización
              Revisión información seguridad
              Muestras biológicas
              Medicación
              Informes monitorización
              Queries
              Herramientas Roche: AIMs/CTMs; Flipper;
               SDE….
28/11/12                                             10
Monitorización (II): on Site
              Documentos esenciales
              Consentimientos Informados
              Revisión CRF vs Documentos
               Fuente
              Queries
              Medicación
              Muestras Biológicas
              Material específico estudio
              Manejo Violaciones Protocolo
              Equipo Investigador: cumplimiento
               con BPC
28/11/12                                           11
12




MONITORIZACIÓN
                 28/11/12

                            12
Con la monitorización se
           asegura:
              los derechos y bienestar de los sujetos
               participantes estén protegidos

              los datos recogidos en el ensayo son
               exactos, completos y verificables a
               partir de los documentos fuente.

              el cumplimiento del protocolo
               aprobado por el Comité Ético y las
               agencias reguladoras
28/11/12                                            13
Aspectos Cruciales
              Revisión Consentimiento(s)
               informados
              Revisión CRF (CRD) y su
               verificación con los datos fuente
              Supervisión de los aspectos de
               seguridad:
                AAs (Acontecimientos Adversos)
                AAGs (Acontecimientos Adversos Graves)
                     Notificación 15 días (AMPS +CEIC de su ámbito)
                     Notificación 7 días (AMPS +CEIC de su ámbito)

28/11/12                                                               14
Cierre
              ¿Cuándo?
                No sujetos activos
                Todo monitorizado
                No cumplimiento protocolo y/o BPC
                Aspectos de seguridad
                Falta de eficacia
                Reclutamiento inadecuado / insuficiente

              Tareas:
                Documentación esencial
                Retirada material
                Retirada medicación
                Retirada códigos randomización
28/11/12        Pagos finales                         15
Pero no estamos solos…

              Visita                                      Visita                Visita
                                  Visita Inicio
            Selección                                  Monitorización           Final



                                       ENSAYO CLINICO

           Registros:
           CTA
           XML
           Presentación Inicial
                                          Registros:
           Conformidades
                                          Inicio
                                                                        Registros:
                                          Primer paciente
                                                                        Notificación Cierre
                                          Enmiendas
                                          Informes Anuales

28/11/12                                                                                 16

16
Características CRA

              Proactividad

              Flexibilidad

              Colaboración

              Gestión de Incidentes Críticos

28/11/12                                        17
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  • 1. Monitor de Ensayos Clínicos (CRA) 28/11/12 1
  • 2. ¿Qué es un monitor? ICH Encargado de asegurar el cumplimiento de las buenas prácticas Clínicas en los Ensayos Clínicos. 28/11/12 2
  • 3. …en la práctica Visita Visita Visita Visita Inicio Selección Monitorización Final ENSAYO CLINICO CRA Control de calidad 28/11/12 3 3
  • 4. Papel CRA en las diferentes fases del ensayo clínico.  Apoyo en el diseño del protocolo y CRD ( no siempre).  Selección y Calificación de investigadores (no siempre).  Puesta en marcha:  Presentación Comités  Reuniones Investigadores  Visitas de Inicio  Coordinación aspectos logísticos.  Muestras biológicas / medicación  Servicios implicados  Proveedores 28/11/12  Monitorización 4
  • 5. Responsabilidades  Persona de contacto entre promotor y el investigador  Verificar que, a lo largo del estudio, el Investigador tiene la formación, instalaciones y medios necesarios para su correcta realización.  Gestión continua de la documentación esencial del ensayo clínico  Comprobar la idoneidad de los pacientes incluidos en el ensayo  Verificar la medicación: almacenamiento, manejo, dispensación e información dada a los pacientes.  Verificación de muestras Biológicas  Revisar el Cuaderno de Recogida de Datos COHERENCIA Y EXACTITUD DE  Verificación de los documentos fuente LOS DATOS  Verificar que el Investigador y su equipo llevan a cabo el estudio de acuerdo con el protocolo y realiza las tareas contratadas (reclutamiento y calidad de datos)  Notificar desviaciones del protocolo y tomar medidas necesarias para su corrección y prevención (aspecto cada vez más importante)  Ayudar a los Investigadores a resolver los cuestiones sobre datos  Documentar las actividades realizadas en las visitas  Asegurar que el equipo investigador cuenta con la formación 28/11/12 necesaria para realizar el ensayo. 5  …
  • 6. Fases EECC Visita Visita Visita Visita Inicio Selección Monitorización Final ENSAYO CLINICO CRA 28/11/12 6 6
  • 7. Selección  Proceso de selección de centro & Investigador:  Experiencia previa  Estrategia compañía  Estudios competitivos  Instalaciones  Personal investigador / Data manager  Papel Principal  CSM  MKT  Equipo internacional  CRA: Apoyo en el proceso de obtención feasibilities, acuerdos confidencialidad, 28/11/12 visitas 7
  • 8. Pre-Inicio  Aspectos específicos del estudio  Población reclutamiento  Personal investigador  Servicios implicados  Instalaciones  Externalización pruebas específicas  Requerimientos BPC  Entrega documentación 28/11/12 8
  • 9. Inicio  Documentación estudio  Material entrenamiento  Entrenamiento personal investigador  Protocolo  Consentimientos Informados  Subestudios  Medicación  Desviaciones  SAEs  …/…  Entrenamiento personal otros servicios 28/11/12 9
  • 10. Monitorización (I): in house  Revisar reclutamiento  Mantener contacto periódico con los centros  Revisión/ mantenimiento archivo  Pre-monitorización  Revisión información seguridad  Muestras biológicas  Medicación  Informes monitorización  Queries  Herramientas Roche: AIMs/CTMs; Flipper; SDE…. 28/11/12 10
  • 11. Monitorización (II): on Site  Documentos esenciales  Consentimientos Informados  Revisión CRF vs Documentos Fuente  Queries  Medicación  Muestras Biológicas  Material específico estudio  Manejo Violaciones Protocolo  Equipo Investigador: cumplimiento con BPC 28/11/12 11
  • 12. 12 MONITORIZACIÓN 28/11/12 12
  • 13. Con la monitorización se asegura:  los derechos y bienestar de los sujetos participantes estén protegidos  los datos recogidos en el ensayo son exactos, completos y verificables a partir de los documentos fuente.  el cumplimiento del protocolo aprobado por el Comité Ético y las agencias reguladoras 28/11/12 13
  • 14. Aspectos Cruciales  Revisión Consentimiento(s) informados  Revisión CRF (CRD) y su verificación con los datos fuente  Supervisión de los aspectos de seguridad:  AAs (Acontecimientos Adversos)  AAGs (Acontecimientos Adversos Graves)  Notificación 15 días (AMPS +CEIC de su ámbito)  Notificación 7 días (AMPS +CEIC de su ámbito) 28/11/12 14
  • 15. Cierre  ¿Cuándo?  No sujetos activos  Todo monitorizado  No cumplimiento protocolo y/o BPC  Aspectos de seguridad  Falta de eficacia  Reclutamiento inadecuado / insuficiente  Tareas:  Documentación esencial  Retirada material  Retirada medicación  Retirada códigos randomización 28/11/12  Pagos finales 15
  • 16. Pero no estamos solos… Visita Visita Visita Visita Inicio Selección Monitorización Final ENSAYO CLINICO Registros: CTA XML Presentación Inicial Registros: Conformidades Inicio Registros: Primer paciente Notificación Cierre Enmiendas Informes Anuales 28/11/12 16 16
  • 17. Características CRA  Proactividad  Flexibilidad  Colaboración  Gestión de Incidentes Críticos 28/11/12 17

Notas do Editor

  1. Buenos Días a todos. Me gustaría agradecer a todos la invitación a participar en esta reunión y darme la oportunidad de contaros que es lo que hace un monitor de EECC. Para aquellos que no me conocen, mi nombre es Paz Torres, y soy monitor senior de EECC. Llevo trabajando en el Dpt medico desde 2006, pero con anteroridad trabajaba tambien como monitor para Roche pero desde una CRO. Lo que voy a intentar explicar hoy aquí son las distintas tareas y responsabilidades que un monitor tienen a lo largo de un ensayo clinico. Cuando me propusieron dar esta charla pensé, bueno que cuento de todo lo que hacemos. Lo primero que se me pasó por la cabeza fue una imagen que recibí hace tiempo y que ilustra en cierto modo que es lo que hacemos.
  2. Leer y pinchar en link
  3. Pues que a lo largo de las distintas etapas de un EECC, el monitor tiene un papel muy importante desempeñando en cada momento distintas tareas y teniendo también diferentes responsabilidades. En definitiva, siendo en todo momento el primer control de calidad de un EECC. A esta diapositiva volveremos más adelante, para explicar más detalladamente las distintas fases por las que pasa un EECC y las tareas y responsabilidades que en cada una de ellas tiene el monitor.
  4. Estas son algunos ejemplos del papel que desempeña un monitor en las distintas fase de del EECC, LEER….. El monitor puede participar en la fase de diseño del protocolo y del CRD: no es lo habitual en Roche, sobretodo en estudios internacionales. Es mucho más habitual en CRO Puede participar en el proceso de selección y calificación de investigadores, en base sobretodo a su experiencia en cada centro. De nuevo no es muy habitual en monitores de PDO en Roche. Puesta en marcha….. Y sobre todo, el papel fundamental está en la monitorización del EECC.
  5. Dado que las tareas que desempeña un monitor son numerosas, sus responsabilidades también lo son. A continuación os voy a mostrar unas cuantas responsabilidades de monitor. Son las más generales y las que, en mi opinión, son de las más importantes. Probablemente se pueden sugerir más, pero creo que con las que os voy a mostrar os podéis hacer una idea general de todas ellas. Como primer contacto entre el IP y promotor dentro del ámbito de un EECC, es muy conveniente establecer una relación par a que la comunicación y el desarrollo del EECC sea fluido. Somos la cara visible del promotor en el EECC (con lo bueno y lo malo que eso implica). El resto: LEER
  6. Como os decía, me gustaría comentaros brevemente en que consiste cada una de las fases de un EECC desde la selección al cierre, y cual es el papel que desempeña el monitor en cada una de ellas.
  7. La finalidad de esta primera etapa es evidente: la selección del centro / investigador apropiados para el EECC. La selección se hace en función de distintos criterios, tales como: LEER La selección requiere normalmente una visita al centro e investigador que queremos seleccionar, aunque también puede hacerse mediante una llamada telefónica, o incluso aprovechar algún meeting. Toda la información recogida debe quedar documentada en un FEASIBILITY, aunque al final el investigador no participe en el EECC. En esta fase, el papel que desempeña el CSM el mucho más relevante que el del monitor. La decisión final se suele tomar de forma ´coordinada entre CSM, MKT, Jefes Unidad y el equipo internacional. El papel del CRA, en este momento es básicamente de apoyo.
  8. Una vez seleccionado el centro y el investigador y con la documentación en nuestras manos, podemos proceder a presentar el EECC a los comités. Una vez presentado el EECC, aprobado y en espera de los documentos finales para poder abrir el centro, es posible realizar una visita de pre-inicio Durante esta visita se discuten normalmente los siguientes puntos: LEER
  9. Cuando ya tenemos toda la documentación para poder iniciar el centro (aprobaciones, conformidad, contrato..), se realiza la visita de inicio al centro. En dicha visita se hace entrega de la doc….LEER A partir de este momento, el centro ya está en disposición de incluir el primer paciente. Y será en ese momento cuando empiecen las labores de monitorización.
  10. Las tareas de monitorización las he dividido en dos grandes grupos: por un lado lo que se realiza en la ofcina (in house) y por otro lo que se hace específicamente en el centro ( on site). Cuando el monitor está en la oficina, una muestra de las tareas que realiza serían las siguientes. LEER
  11. Una vez que estamos en el centro las tareas que realiza un monitor serían básicamente las siguientes. LEER
  12. Como podéis ver, durante la monitorización son muchos los aspectos que hay que revisar y tener en cuenta. Son muchas cosas y muy diversas las que se tienen que tener controladas para que no se descontrolen las cosas y termine siendo el EECC el que te domine, en vez de ser el monitor el que domine al ensayo.
  13. En definitiva, con la realización de las tareas de monitorización, nos aseguramos de…LEER Con todas las tareas de monitorización que hemos visto, es posible perder la perspectiva de cuales son los aspectos más cruciales de todo el proceso.
  14. En realidad todos son importantes, pero los más cruciales y que nunca se pueden descuidar serían los siguientes LEER De estos tres aspectos, me gustaría hacer especial hincapié en el aspecto de seguridad. De acuerdo con la legislación, el investigador tiene que registrar todos los adversos que ocurran en un eecc y comunicárselos al promotor, el cual a su vez debe notificarlo a las autoridades sanitarias y CEICs de su ámbito. En el caso de AAs no graves, se registran en el CRD AAGs, se registran en el CRF y en el SAE form. El PI tiene que notificar un AAG en cuanto tenga conocimiento del mismo al promotor a través del formulario de SAE. Este formulario lo recibe el monitor, el cual tiene 24 h para su tramitación. Es decir, para mandarlo a los equipos de Safety que corresponda según el tipo de EECC y al Science leader del estudio. Una vez que esta información llega a Safety, dependiendo del tipo de AAGs tienen 15 dias para notificarlo a las autoridades sanitarias y 7 en elcaso de fallecimiento o peligro para la vida. La notificación a los CEICs sería sólo aquellos del ámbito del evento.
  15. Volviendo a las fases del estudio. El último paso es realizar la visita de cierre del estudio al centro. ¿Cuándo podemos hacer el cierre? LEER ¿Qué necesitamos para el cierre? LEER Como veis, todas las tareas realizadas a lo largo del EECC son múltiples. Algunas más complicadas que otras. Pero todo este conjunto de tareas suponen un desafío continuo para el monitor que algunas veces nos puede dejar …un poco exhaustos
  16. Pero no estamos solos en esta tarea. Tenemos el apoyo de los CSMs, de los equipos internacionales, de la unidad de CEICs, de las Secretarias, de algún becario despistado y por supuesto vuestra. A lo largo del estudio interaccionamos muchas veces con vuestro departamento. Entre la etapa de selección de centros y el inicio, estamos en contacto en relación con la llegada del CTA, preparación XML… Desde el inicio y durante la etapa de monitorización, seguimos interaccionando. Y finalmente en el cierre….
  17. Con todo esto que hemos visto hasta ahora, el perfil de un monitor reúne una serie de características:
  18. Si tenéis alguna pregunta, estaré encantada de responderla