Este documento presenta una solución de gestión de documentos para una empresa de suministros médicos que necesitaba digitalizar y centralizar documentos como albaranes, facturas y registros de pacientes que estaban descentralizados en 8 delegaciones. La solución implementó un sistema basado en la plataforma Alfresco que permitió a la empresa mejorar la productividad, el servicio al cliente y cumplir con los requisitos de seguridad y privacidad de datos.

1. Alfresco Day
Iñaki Gorostizu
22-junio-2011

2. • Cotizada en bolsa, 90 M de facturación y
más de 130 años de antiguedad
• Divisiones
– Suministros médicos hospitalarios
– Suministros médicos ortopédicos
– Fisioterapia y rehabilitación
– Grupo de tiendas ortopédicas
– Fábrica de productos de silicona

3. Definición inicial
• Productos implantables, instrumental y
equipamiento de quirófano. Muy regulado
– Trazabilidad recepción, ventas e incluso en
pacientes, con lote y/o número de serie
– Mucha documentación física:
• albaranes de recepción, de envío, firmados
• puntos de inspección calidad
• tarjetas de implante
• Sanidad pública, mutuas y aseguradoras
• LOPD
• Documentación descentralizada, 8 delegaciones

4. Necesidades a resolver
• Albaranes firmados de cliente
• Tarjeta de implante, pedido de cliente
• Validación albarán de recepción
• Reclamación de deuda: factura+albaranes
• Auditoría financiera anual:
– ± 2.000 facturas
– ± 1.000 albaranes
• LOPD: acceso a documentos nivel alto

5. Solución: sencillez
ERP (metadatos)
Albaranes, facturas
Ordenes de compra a
0 / di
Listados de recepción 1.50
Asientos contables
...........
3.700 / dia 700 / dia

6. Beneficios obtenidos
• Productividad
– Albaranes firmados, de horas a segundos
– Reclamación de deuda, de días a minutos
– Quien lo necesita lo tiene, no lo pide
– Integración entre departamentos
• Servicio al cliente, imagen
– Respuesta inmediata y clara a sus peticiones
– Ayuda en sus procesos => menor plazo de pago
• Seguridad, LOPD
– acceso controlado y registrado a documentos

7. Éxito del proyecto
• Fácil despliegue: 100% web
• Sencillez en el acceso: interfaz específico
para componer expedientes, navegable
• Sencillez en la carga: interfaz de carga
específico con el mínimo de metadatos
• Desarrollos cortos, sencillos, sin tocar el
estandar, por especialistas. GFI.

11. Algo de tecnología
Motor Alfresco Motor BBDD Lectores Import / export
Servidor Web OCR Planificador

12. Alfresco Day
Iñaki Gorostizu
22-junio-2011