SIAK-ONLINE

====== Sistem Informasi Akademik OnLine ======

PT Amsi Tekhnologi
Jln Raya Bromo No. 119
Cirebon

Support :
CV EraData
Jl.Terusan Cikutra 8/19
Bandung

THIS DOCUMENT PREPARED FOR :

Document No :SK/IT/05/05 Project : Sistem Informasi Akademik

Title:

PROPOSAL
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
ONLINE

Prepared by Name : Amir Hamzah,SE Checked by Name : Tommy
Position : Marketing Business Position : System Analyst/CV Eradata
Signature : Signature :

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PROPOSAL SISTEM AKADEMIK Page 1 of 22
This document and the information it contains are property of PT Amsi and CV Eradata (022-76743214)


No : Pro/AK/5/VII/05
Perihal : Sistem Informasi Akademik Online

Kepada Yth :

Ditempat

Ditujukan kembali kepada Yth : Yayasan Univesitas Swadaya Gunung Jati

Dengan hormat,

Melalui surat ini Kami sampaikan proposal penawaran Sistem Informasi Akademik Online
dengan beberapa fitur yang sudah diaplikasikan di perguruan tinggi lainnya.
Fitur – fitur diatas adalah seperti Laporan untuk BAAK :
1. Daftar Kurikulum per Jurusan
2. Daftar Mata Kuliah Ujian Negara
3. Daftar perincian Nilai per Mata Kuliah
4. Daftar Nilai Ujian Negara per Mata Kuliah
5. Daftar Mahasiswa per Angkatan
6. Daftar Mahasiswa per Program Kuliah
7. Daftar Mahasiswa per Jurusan
8. Daftar Mahasiswa Aktif
9. Daftar Mahasiswa Non Aktif
10. Daftar Mahasiswa berdasarkan IPK per Jurusan
11. Daftar Mahasiswa yang sudah lunas Pembayaran
12. Daftar Mahasiswa yang belum lunas Pembayaran
13. Daftar Mahasiswa yang belum punya NIRM
14. Daftar Mahasiswa Lulusan
15. Daftar Mahasiswa Penerima Beasiswa
16. Daftar Prestasi Mahasiswa per Angkatan
17. Daftar Prestasi Mahasiswa per Jurusan
18. Daftar Ruang Untuk Kuliah
19. Daftar Ruang untuk Ujian
20. Daftar Perkuliahan (Form jadwal kuliah/ kelas)
21. Daftar Peserta Kuliah
22. Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa dan Dosen (Absensi Kuliah)
23. Daftar Hadir Peserta Ujian Tengah Semester
24. Daftar Hadir Peserta Ujian Akhir Semester
25. Daftar Dosen berdasarkan status per semester
26. Daftar Dosen Tetap/ Tidak Tetap
27. Daftar Dosen yang tidak mengajar per semester
28. Rekapitulasi Nilai Akhir Mata Kuliah
29. Rekapitulasi Ujian Sidang per Jurusan
30. Daftar Judul Skripsi per Jurusan
31. Daftar Pengerjaan Ijazah
32. Grafik Pertumbuhan Mahasiswa
33. Grafik Pertumbuhan Dosen
34. Grafik Pertumbuhan Lulusan

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Fitur – fitur Lainnya adalah :
1. Mengelola Data Mahasiswa
2. Mengelola Data Dosen
3. Mengelola Data Mata Kuliah
4. Mengelola Data KRS (Kartu Rencana Studi)
5. Mengelola Data Nilai
6. Mengelola Data Ujian Sidang
7. Mengelola Data Ruang Kuliah/ Ujian (Penjadwalan)
8. Mengelola Data Pembayarak Kontrak Mata Kuliah
9. Memberikan Informasi Kepada Mahasiswa
10. Memberikan Informasi kepada Dosen
11. Memberikan Informasi kepada BAAK (Biro Administrasi Akademik).
12. SIM Penerimaan Mahasiswa Baru
13. SIM Penerimaan Mahasiswa Baru
14. SIM Akademik Utama
15. SIM Wisuda/Alumni
16. SIM Keuangan
17. SIM Beasiswa
18. SIM Beasiswa
19. dan lain-lain

Didalam proposal sudah Kami sampaikan mengenai Pembiayaan dan Pelaksanaan Pekerjaan untuk
sistem ini .

Demikialan proposal sistem informasi akademik online.

Cirebon, 4 Juli 05
Hormat Kami

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


DISTRIBUTION LIST
Dokumen ini ditujukan kepada :
1. Universitas Swadaya Gunung Djati
2. CV EraData

FUNGSI DOKUMEN
Dokumen proposal ini berisi pengembangan sistem informasi akademik online Unswagati
Cirebon. Proposal ini merangkum secara umum kebutuhan dan usulan teknis, baik dari sisi
usulan proses bisnis, arsitektur, ataupun teknologi berikut beberapa tinjauan proses bisnis
pelaksanaan kegiatan manajemen universitas berdasarkan tinjauan pihak Kami.

TERMINASI DAN SINGKATAN
UNSGT : Universitas Swadaya Gunung Djati
SIMAK : Sistem Informasi Akademik
SIM : Sistem Informasi Manajemen
LAN : Local Area Network
BAAK : Biro Administrasi Akademik
KRS : Kartu Rencana Studi
KHS : Kartu Hasil Studi

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


1. PENDAHULUAN

1.1. Pendahuluan

Kemajuan teknologi mendorong setiap perusahaan atau instansi untuk tetap mengikuti
perkembangan, terutama mengenai masalah informasi yang berhubungan dengan kegiatan
instansi/organisasi tersebut.
Teknologi komputer dewasa ini telah memberikan bantuan yang berarti untuk meningkatkan kegiatan
usaha. Misalnya untuk aplikasi mengenai masalah kepegawaian, keuangan, akutansi, personalia, serta
teknik dan aplikasi proses pengolahan data lainnya.
Sistem pengolahan data elektronik menawarkan fleksibilitas yang tinggi, mengubah dokumen volume
puluhan kubik dan berat puluhan kilogram menjadi papan kerja ukuran satu meter persegi, hingga
mengubah pencarian data dari menit, bahkan jam ke dalam hitungan detik.
Masalah yang biasanya timbul dalam pengelolaan manual adalah kurangnya pemberdayaan dalam
penanganan data yang lalu bahkan data yang aktif sekarang.
Adalah investasi yang sangat mahal apabila komputer yang ada sekarang ini hanya kita fungsikan
sebagai word processor atau speadsheet.
Data yang bersifat pengolahan / transaksi seharusnya ditangani dengan solusi database, begitu pula
data akademik yang ada sekarang. Seiring peningkatan pelayanan kepada mahasiswa khususnya data
kemajuan studi yang syarat dengan kecepatan dan ketelitian, migrasi data akademik dari manual ke
elektronik adalah pilihan yang sangat mungkin dilakukan.

1.2. Kebutuhan User

Bedasarkan kebutuhan sistem secara umum (Typical Requirement) ada beberapa faktor yang perlu
diperhatikan dalam pembangunan suatu sistem informasi yang terintegrasi memenuhi kriteria sebagai
berikut:
• Mudah dioperasikan
• Cost competitive
• Performasi dan Reliability yang tinggi
• Mudah dicustomisasi (Fleksibilitas yang tinggi)
• Memiliki tingkat security yang tinggi
• Terintegrasi dengan web untuk beberapa input dan pengolahan data (report)

Rencana pengembangan sistem informasi akademik UNSGT adalah berupa pengembangan aplikasi
komputer dan sistem networking/ intranet dimana sistem informasi akademik ini akan
diimplementasikan. Pengembangan sistem informasi akademik ini direncanakan akan dikembangkan
secara bertahap. Aplikasi ini pada masa yang akan datang dapat terintegrasi menjadi suatu sistem
Informasi Manajemen Akademik modern yang juga terintegrasi dengan sistem-sistem lainya seperti
Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2. KONDISI EKSISTING DAN SOLUSI

2.1. Pertimbangan-pertimbangan
Dalam menawarkan solusi maka perlu mengkaji dan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:
1. Total Cost of Ownership
Biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan aplikasi, biaya-biaya selama
pemakaian aplikasi, dan biaya marginal yang harus dikeluarkan untuk membangun aplikasi dan
mengembangkan kinerjanya
2. Performance
Meliputi throughput sistem, response time, dan kecepatan transaksi
3. Scalability
Kemampuan sistem untuk meningkatkan performance-nya akibat kebutuhan user serta penurunan
kinerja oleh beban processing. Scalability erat kaitannya dengan perkembangan aplikasi dan user
4. Reliability
Kemampuan sistem untuk mempertahankan tingkah laku yang dapat diperkirakan, integritas data
dan transaksi, ketahanan terhadap berbagai kegagalan.
5. Software Engineering
Kemampuan dari software untuk dapat dimengerti dengan mudah oleh developer, dapat cepat
dibangun, fleksibel dan mudah dikembangkan lagi
6. Software Management
Kemampuan software untuk secara mudah diadministrasikan, memiliki tingkat keamanan yang
handal, mudah diinstal dan diupgrade.
Keseluruhan point tersebut diatas merupakan hal-hal yang akan selalu menjadi acuan bagi team Kami
dalam pengembangan aplikasi sistem informasi akademik yang kami tawarkan.

2.2. Kondisi Eksisting

Informasi terakhir yang kami dapatkan bahwa saat ini UNSGT belum memiliki sistem informasi
akademik yang terintegrasi. Beberapa pengolahan Data masih dilakukan secara stand alone di masing-
masing komputer dengan menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel.
Hal tersebut menyebabkan proses yang terjadi kurang efisien, karena :
• Data menjadi tidak terintegrasi dan tidak terstruktur
• Proses Input Data menjadi berulang-ulang dan memakan waktu lama
• Beresiko tinggi mengalami kesalahan, karena data tidak terkontrol
• Proses pengontrolan (Manajemen) data yang kurang baik.
• Tingkat pengamanan data yang rendah.

:

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


No Proses Bisnis

1 Proses Bisnis: Penangan data pokok mahasiswa (NIM, Nama dan Data Pribadi)

Kondisi Eksisting:
Data mahasiswa saat ini dikelola oleh masing-masing Fakultas/Jurusan secara manual,
baik dalam bentuk dokumen (hard copy) adapun dalam bentuk digital (non database)

Kendala/Kelemahan:
Dengan tidak terintegrasinya data pokok yang berfungsi data dasar bagi manajemen,
akan membuka kemungkinan terjadinya duplikasi data seharusnya dihindari, melakukan
data entry yang berulang-ulang serta kesulitan untuk mengetahui data pokok terakhir
mahasiswa bagi semua level manajemen.

Solusi :
Data entry data pokok sebagai data dilakukan secara terpusat (hanya satu bagian dari
jajaran manajemen seperti BAAK) yang berhak melakukan penambahan, perubahan
serta penghapusan data pokok mahasiswa, contoh: NIM dan Nama. Sedangkan data
pribadi siswa (sebagai data pelengkap) dilakukan oleh setiap Fakultas, dengan asumsi
Fakultas dan Jurusan adalah level manajemen yang tepat untuk mengetahui konsisi
terakhir data pelengkap lainnya.

Keuntungan :
• Data lebih terstruktur.
• Terhindar dari duplikasi data pokok.
• Menyederhanakan tugas BAAK dengan melakukan pembagian tugas dengan pihak
Fakultas dalam melengkapi data pribadi.

2 Proses Bisnis: Kontrak Dosen

Kondisi Eksisting :
Dari hasil peninjauan kami, mahasiswa melakukan kontrak mata kuliah tanpa
mengetahui siapa sebagai dosen pengajar.

Kendala/Kelemahan :
• Apabila sistem informasi dibangun, sistem akan kesulitan untuk mendeteksi nilai
secara historis (siapa dosen pengajar saat tersebut).
• Alasan keamanan, celah-celah keamanan yang mungkin dimasuki masih terbuka,
sebagai contoh terdapat nilai mata kuliah yang tidak jelas kontraknya.

Solusi :
• Dilakukan proses kontrak dosen sebelum semester semester baru dimulai.
Kontrak perkuliahan dosen adalah kontrak yang dilakukan oleh dosen dengan
mata kuliah yang sekaligus menjadi tanda perkuliahan diadakan setiap
semester.
• Kontrak kredit mahasiswa yang dilakukan setiap semester mengacu data hasil
transaksi data kontrak dosen.
• Dengan demikian mahasiswa tidak dapat melakukan kontrak kredit apabila tidak
mengacu pada data transaksi ini yang didefinisikan sebelumnya.

Keuntungan:
• Keamanan data nilai mahasiswa yang lebih aman dalam
• Manajemen lebih mengetahui lebih awal kesiapan dosen dalam dilakukan atau
tidaknya pengajaran untuk menghidari pembatalan suatu perkuliahan
dikarenakan dosen tidak tersedia atau sebab hal laiinya yang dapat berdampak
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


pada kontrak mata kuliah setiap semester mahasiswa.

3 Proses Bisnis: Penjadwalan Mata Kuliah

Kondisi Eksisting:
Penjadwalan waktu kuliah dan ruangan perkuliahan masih dilakukan secara manual.

Kendala/Kelemahan:
• Proses penjadawalan manual yang panjang
• Banyak terjadi bentrokan jadwal waktu kuliah mahasiswa yang berakibat pada
pemilihan kelas mata kuliah yang harus dilakukan refisi pada FRS.
• Bisa terjadi bentrokan pada pemakaian ruangan perkuliahan yang diperburuk
lagi dengan ruangan kuliah yang terbatas

Solusi:
Penjadwalan secara komputerisasi dengan fasilitas verifikasi.

Keuntungan:
• Penjadwalan pemakaian ruangan perkuliahan secara lebih optimal
• Memperkecil kemungkinan pembatalan kontrak mata kuliah karena jadwal
perkuliahan bentrok

4 Proses Bisnis: Format Kartu Rencana Studi (KRS)

Kondisi Eksisting:
Format isian KRS yang masih bersifat global universitas, tidak mengacu pada jurusan

Kendala/Kelemahan:
Penulisan kode dan nama mata kuliah oleh mahasiswa yang cukup merepotkan

Solusi:
• Format isian rencana mata kuliah disesuaikan dengan jurusan masing-masing
• Penambahan data alamat dan nomor telepon

Keuntungan:
• Mengurangi kemungkinan kesalahan pengisian
• Menyederhanakan pengisian
• Mempercepat proses data entry karena daftar mata kuliah yang seragam
• Dengan ditambahkan data isian alamat, universitas mengetahui alamat terakhir
mahasiswa serta nomor telepon terakhir yang dimiliki untuk setiap semester,
dalam artian apabila terdapat perubahan alamat atau nomor telepon database
dapat langsung di-update oleh fakultas

5 Proses Bisnis: Nomor Register Formulir Rencana Studi (FRS)

Kondisi Eksisting:
Tidak ada nomor register yang unik (tidak terdapat duplikasi) pada FRS

Kendala/Kelemahan:
Duplikasi kartu rencana studi mahasiswa yang bisa diakibatkan kesalahan manajemen
atau kesalahan mahasiswa, baik kesalahan FRS yang disengaja maupun tidak

Solusi:
• Konsisten terhadap penomoran/register FRS (tidak terdapat duplikasi se-
universitas)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


• Apabila FRS hilang, mahasiswa mendapatkan nomor register FRS yang sama
pada FRS yang hilang yang mengacu pada daftar penerimaan formulir oleh
mahasiswa (dicatat dalam buku log penerimaan)
• Nomor register pada FRS dicantumkan selalu pada lembar slip pembayaran
untuk menghindari pembayaran yang tidak penuh atau lebih
• Pengisian slip pembayaran selalu dibuatkan oleh pihak BAAK, bukan oleh
mahasiswa

Keuntungan:
• Menjadi penghubung (identitas) antara data manual dan komputer untuk
melakukan cross check
• Menjadi penghubung (identitas) dengan slip pembayaran
• Meyakinkan jumlah pembayaran adalah sama dengan jumlah kontrak mata
kuliah

6 Proses Bisnis: Kartu Hasil Studi (KHS)

Kondisi Eksisting:
Daftar isian hasil studi dibagian belakang FRS yang diisi oleh mahasiswa yang mengacu
pada daftar nilai yang dipublikasikan

Kendala/Kelemahan:
• Proses manual yang cukup merepotkan bagi siswa
• Proses penghitungan IP / IPK yang manual, memungkinkan terjadinya kesalahan

Solusi:
• KHS pada bagian FRS dihilangkan, dibiarkan kosong. Mahasiswa tinggal datang
ke setiap jurusan untuk melakukan print out yang dihasilkan oleh sistem, baik
tetap dibalik lembar FRS atau dengan kertas kosong
• Apabila data nilai belum lengkap (dosen terlambat memberikan daftar nilai
kepada BAAK) sistem bisa saja di-set untuk tidak dapat dicetak, hal ini mungkin
dapat memberikan tekanan tertentu dari mahasiswa kepada dosen yang lalai
terhadap hasil nilai mahasiswa

Keuntungan:
• Data hasil studi yang sama dengan sistem menghindari miss komunikasi antara
mahasiswa dengan BAAK
• Penghitungan IP/IPK yang presisi untuk keperluan strategi perkuliahan siswa

7 Proses Bisnis: Batas Akhir Pembayaran Biaya Perkuliahan

Kondisi Eksisting:
Batas akhir pembayaran biaya perkuliahan yang terlalu flexibel

Kendala/Kelemahan:
Kesulitan dalam menentukan daftar ujian (UTS/UAS)

Solusi:
• Pembayaran tidak dapat dicicil
• Maksimum pembayaran adalah sebelum menjelang UTS
• Apabila menjelang UTS mahasiswa masih mendapat kesulitan dengan
pembayaran, status mahasiswa secara otomatis dianggap tidak dapat mengikuti
ujian (tidak tercantum dalam daftar hadir ujian)
• Apabila menjelang UTS mahasiswa masih mendapat kesulitan dengan
pembayaran, mahasiswa dapat menghadap ke bagian keuangan untuk

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


membicarakan masalah tersebut. Hanya bagian keuangan yang berhak untuk
menentukan apakah mahasiswa bisa tidaknya ikut dalam ujian. Bagian keuangan
tinggal merubah status keikutsertaan dalam ujian yang sebelumnya dicatat
kapan kesediaan mahasiswa membereskan masalah keuangannya.
• Apabila menjelang UAS mahasiswa masih mendapat kesulitan dengan
pembayaran, proses yang dilalui sama dengan diatas.

Keuntungan:
• Pemasukan keuangan akan lebih segera terkumpul lebih tepat waktu
• Pembagian kerja yang lebih baik, hanya bagian keuangan yang berhak untuk
menentukan apakah mahasiswa bisa tidaknya ikut dalam ujian dikarenakan
masalah keuangan (bagian akademik tidak dilibatkan lagi)

8 Proses Bisnis: Perkuliahan Mata Kuliah Dasar Umum

Kondisi Eksisting:
Perkuliahan Mata Kuliah Dasar Umum di setiap Fakultas

Kendala/Kelemahan:
• Banyak ruangan yang terpakai
• Anggaran yang besar untuk membayar dosen
• Tidak seimbangnya jumlah peserta perkuliahan

Solusi:
Peserta perkuliahan Mata Kuliah Dasar Umum dilakukan secara terpusat oleh
universitas, bukan fakultas

Keuntungan:
• Ruangan yang terpakai lebih optimum
• Anggaran honor dosen yang optimum
• Jumlah kelas lebih optimum dan peserta perkuliahan yang lebih proporsi

9 Proses Bisnis: Jadwal Ujian

Kondisi Eksisting:
Jadwal ujian (UTS dan UAS) tidak serentak, tidak sesuai dengan kalender akademik

Kendala/Kelemahan:
• Berdampak buruk pada proses kelancaran belajar mengajar, kesiapan dosen
dalam melakukan proses belajar mengajar, kesiapan para mahasiswa dalam
menghadapi ujian, proses pengolahan data akademik secara manual maupun
elektronik, data hasil nilai yang yang tidak lengkap pada saat tertentu (tidak
serentak)
• Berdampak buruk pada kualitas pengajaran karena kondisi-kondisi tertentu

Solusi:
Kembali berpatokan kepada kalender akademik (highly recommended)

Keuntungan:
Dengan jadwal ujian yang serentak dapat memperlancar seluruh proses akademik secara
umum.

10 Proses Bisnis: Daftar Hadir Mahasiswa dan Berita Acara Pengajaran

Kondisi Eksisting:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Penangan secara manual

Kendala/Kelemahan:
• Kesulitan dalam menentukan bisa atau tidaknya mahasiswa mengikuti ujian
(jika ada kebijakan universitas bahwa terdapat batas minimum/persentase
mahasiswa harus hadir mengikuti perkuliahan.
• Kesulitan melakukan pengawasan tentang berita acara pengajaran oleh dosen
(materi yang diajarkan, kendala, rekomendasi)

Solusi:
Data entry daftar hadir mahasiswa dan berita acara pengajaran dilakukan oleh Fakultas

Keuntungan:
• Data daftar hadir mahasiswa dan berita acara pengajaran lebih terstruktur
• Bagian akademik di universitas hanya menerima data dari fakultas secara digital

11 Proses Bisnis: Kriteria Penerima Beasiswa

Kondisi Eksisting:
Proses manual

Kendala/Kelemahan:
Kesulitan mendapatkan data yang cepat untuk mendapatkan kriteria mahasiswa yang
memenuhi kriteria dasar dengan cepat dan akurat

Solusi:
Modul Beasiswa yang otomatis

Keuntungan:
Proses pemilihan lebih cepat dan akurat

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2.3. Rencana Pembangunan

Sistem Informasi Akademik yang ingin kami tawarkan dan diimplementasikan pada intranet UNSGT
memiliki beberapa fungsi utama yang dapat diberikan oleh Sistem Informasi Akademik pada umumnya
adalah :
• Mengelola Data Mahasiswa
• Mengelola Data Dosen
• Mengelola Data Mata Kuliah
• Mengelola Data KRS (Kartu Rencana Studi)
• Mengelola Data Nilai
• Mengelola Data Ujian Sidang
• Mengelola Data Ruang Kuliah/ Ujian (Penjadwalan)
• Mengelola Data Pembayarak Kontrak Mata Kuliah
• Memberikan Informasi Kepada Mahasiswa
• Memberikan Informasi kepada Dosen
• Memberikan Informasi kepada BAAK (Biro Administrasi Akademik).

Sistem Informasi Akademik tersebut dalam pengembangan dapat saling berhubungan dengan SIM-SIM
lainnya, misalkan :
• SIM Penerimaan Mahasiswa Baru • SIM Wisuda/Alumni
• SIM Registrasi • SIM Keuangan
• SIM Akademik Utama • SIM Beasiswa
• SIM Ekspor dan Impor Data

SIM
SIM
SIM
SIM EKSPOR/
EKSPOR/
BEASISWA
BEASISWA IMPOR
IMPOR
DATA
DATA

SISTEM
SISTEM
AKADEMIK
AKADEMIK

SIM
SIM SIM
SIM
REGISTRASI
REGISTRASI WISUDA/
WISUDA/
ALUMNI
ALUMNI

SIM
SIM
PENDAFTARAN
PENDAFTARAN SIM
MAHASISWA
SIM
MAHASISWA
BARU
BARU
KEUANGAN
KEUANGAN

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Hubungan Sistem Informasi Akademik (SIMAK) dengan SIM lainnya adalah sbb :
• SIM Pendaftaran Mahasiswa Baru
SIMAK berhubungan dengan SIM Pendaftaran Mahasiswa Baru dalam hal pemindahan data dari
calon mahasiswa yang menjadi mahasiswa baru
• SIM Registrasi
SIMAK berhubungan erat dengan SIM Registrasi. Kedua SIM ini menggunakan basis data yang sama,
yaitu basis data mahasiswa. SIM Registrasi mencatat data mahasiswa yang terdaftar di UNSGT.
SIMAK memonitor aktivitas belajar dari mahasiswa tersebut. SIMAK menghubungkan data-data
tersebut dengan SIM-SIM lainnya.
• SIM Wisuda/Alumni
SIM Wisuda berhubungan dengan SIMAK untuk mendapatkan data mahasiswa yang akan diwisuda
serta database alumni
• SIM Keuangan
SIMAK menghasilkan informasi-informasi yang digunakan sebagai masukan bagi Sistem Informasi
Manajemen Keuangan
• SIM Beasiswa
SIMAK menghasilkan informasi calon penerima penerima beasiswa dengan cepat dan akurat
• SIM Ekspor Data
Melakukan sinkronisasi data di universitas dengan fakultas yang berada lokasi berjauhan, integrasi
data dapat dilakukan dengan pengiriman data secara offline dan periodik melalui media Zip disk
atau CD kemudian dilakukan proses ekspor/impor data melalui Sistem Integrator.
Menghasilkan mendatabase untuk pelaporan DIKTI

Daftar Input/ Output Aplikasi yang diusulkan :
Pengelolaan :
• Pengeloaan Arsip Mata Kuliah
• Pengeloaan Arsip Dosen
• Pengelolaan Arsip Mahasiswa
• Pengelolaan Kartu Rencana Studi
• Pengelolaan Arsip Nilai
• Pengelolaan Arsip ujian Sidang
• Pengelolaan Arsip Nilai Ujian Negara
• Pengeloaan Arsip Kartu Rencana Ujian Negara
• Pengelolaan Arsip Ruang Kuliah/ Ujian
• Pengelolaan Arsip SPP
• Pengelolaan Data Penilaian Kinerja Dosen oleh mahasiswa

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Laporan Untuk Mahasiswa
• Kartu Ujian Tengah Semester
• Kartu Ujian Akhir Semester
• Kartu Ujian Negara
• Kartu Rencana Studi
• Kartu Hasil Studi
• Kartu Tanda Mahasiswa
• Kartu Kemajuan Studi
• Transkrip Akademik

Laporan Untuk Dosen & Dosen Wali
• Daftar Mahasiswa per Dosen Wali
• Daftar Mahasiswa Aktif per Dosen Wali
• Daftar Mahasiswa Non Aktif per Dosen Wali
• Daftar IP Mahasiswa per dosen wali
• Beban mengajar Dosen/ Semester

Laporan untuk BAAK
• Daftar Kurikulum per Jurusan
• Daftar Mata Kuliah Ujian Negara
• Daftar perincian Nilai per Mata Kuliah
• Daftar Nilai Ujian Negara per Mata Kuliah
• Daftar Mahasiswa per Angkatan
• Daftar Mahasiswa per Program Kuliah
• Daftar Mahasiswa per Jurusan
• Daftar Mahasiswa Aktif
• Daftar Mahasiswa Non Aktif
• Daftar Mahasiswa berdasarkan IPK per Jurusan
• Daftar Mahasiswa yang sudah lunas Pembayaran
• Daftar Mahasiswa yang belum lunas Pembayaran
• Daftar Mahasiswa yang belum punya NIRM
• Daftar Mahasiswa Lulusan
• Daftar Mahasiswa Penerima Beasiswa
• Daftar Prestasi Mahasiswa per Angkatan
• Daftar Prestasi Mahasiswa per Jurusan
• Daftar Ruang Untuk Kuliah
• Daftar Ruang untuk Ujian
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Laporan untuk BAAK
• Daftar Perkuliahan (Form jadwal kuliah/ kelas)
• Daftar Peserta Kuliah
• Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa dan Dosen (Absensi Kuliah)
• Daftar Hadir Peserta Ujian Tengah Semester
• Daftar Hadir Peserta Ujian Akhir Semester
• Daftar Dosen berdasarkan status per semester
• Daftar Dosen Tetap/ Tidak Tetap
• Daftar Dosen yang tidak mengajar per semester
• Rekapitulasi Nilai Akhir Mata Kuliah
• Rekapitulasi Ujian Sidang per Jurusan
• Daftar Judul Skripsi per Jurusan
• Daftar Pengerjaan Ijazah
• Grafik Pertumbuhan Mahasiswa
• Grafik Pertumbuhan Dosen
• Grafik Pertumbuhan Lulusan

Mahasiswa, Dosen ataupun warga UNSGT lainnya yang teregister di aplikasi dapat mengakses
informasi yang diinginkannya melalui web dengan menggunakan user id dan password. Setiap
mahasiswa, dosen, dan karyawan UWMK dapat diregister suatu mail account yang dapat digunakannya
sebagai suatu media komunikasi lewat email. Dengan adanya email account untuk setiap warga
UNSGT, maka proses penyebaran informasi dan komunikasi menjadi semakin mudah. Informasi baru
mengenai perkuliahan dapat secara otomatis dikirim ke alamat email tujuan. Untuk mewujudkan hal
ini, maka perlu di buat suatu mail server.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Arsitektur Sistem

2.3.1. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi yang dirancang pada dasarnya terdapat dua model komputasi, yaitu model
komputasi 3-tier dan 2-tier. Pengembangan sistem informasi akademik online ini, akan
diimplementasikan pada media (LAN) intranet dan internet, sehingga kedua macam model komputasi
ini akan digunakan.
Untuk implementasi pada intranet, model yang paling menungkinkan digunakan adalah model
komputasi dengan arsitektur 2-tier yang dikenal dengan nama client server. Model aplikasi 2-tier
terdiri dari client tier dan database server tier. Pemrosesan dan logika aplikasi pada model
komputasi 2-tier pada umumnya dilakukan di client tier, tetapi untuk mengurangi lalu lintas jaringan
(komunikasi antara client dan server) dan beban client, maka sebagian proses dapat dilakukan pada
sisi database server.

Tier 1
Database
Server

Tier 2
Application/
Logic Processing

Gambar 1 Model Komputasi 2-tier

2.3.2. Arsitektur Database
Secara umum arsitektur database yang digunakan adalah relational database management system
(RDBMS). Pemilihan arsitektur ini didasarkan pada kebutuhan kinerja, integritas data, kemudahan
pemakaian dan kemudahan pengembangan.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2.3.3. Konfigurasi Sistem
Secara konseptual gambaran umum konfigurasi operasional Sistem Informasi Akademik UNSGT dapat
digambarkan dibawah ini :

Lokasi/
Database Gedung D
Server
Lokasi/
Gedung A

System
Integrator
Lokasi/
Gedung C

Biro Administratsi
Akademik

Biro Administratsi
Keuangan Lokasi/
Gedung B

Wired
Fibre Optic
Offline Integration

Gambar 2 Konfigurasi Sistem

Deskripsi:
• Database Server (tempat penyimpanan data utama) ditempatkan di gedung A
• Pengguna pengendali data (Biro Administrasi Akademik dan Biro Administrasi Keuangan)
berada dalam gedung A dengan koneksi kabel langsung (wired), menjamin kecepatan akses
yang tinggi.
• Ada sebuah pilihan untuk gedung B, dikarenakan jaraknya cukup dekat, koneksi dapat
dilakukan memakai fibre optic (opsional).
• Sementara gedung C dan D yang letaknya berjauhan yang idealnya menggunakan koneksi
wireless (nirkabel) dan untuk saat ini belum ada rencana untuk implementasi jenis koneksi
tersebut.
• Untuk Fakultas/Jurusan yang berada di gedung C dan D, integrasi data dapat dilakukan
dengan pengiriman data secara offline dan periodik melalui media Zip disk atau CD kemudian
dilakukan proses ekspor/impor data melalui Sistem Integrator.
• Data nilai tetap dikelola oleh pusat sekalipun untuk Fakultas/Jurusan di gedung B.
• Fakultas/Jurusan yang ada hanya diberikan kewenangan untung melakukan update data
pribadi mahasiswa, daftar hadir perkuliahan, dan berita acara pelaksanaan perkuliahan.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


2.3.4. Pertimbangan Perangkat
Pertimbangan perangkat ini dimaksudkan untuk dapat menentukan tools terbaik ditinjau dari sisi
kemampuan maupun dari sisi harga. Berdasarkan pertimbangan tersebut pula,maka keperluan tools
software yang diperlukan untuk rancangan yang diajukan adalah sbb :
a. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server Standard Edition
b. Microsoft SQL Server 2000 Standard Edition sebagai database management system software.
c. Borland Delphi 5.0 Client/ Server Suite untuk tools development aplikasi intranet
d. PowerDesigner sebagai tools perancangan database.

2.3.5. Keuntungan Sistem
Keuntungan yang diharapkan apabila sistem yang diusulkan ini berjalan baik di UNSGT adalah sebagai
berikut :
• Integrasi data akademik dari masing-masing Fakultas/Jurusan
• Terpadunya sistem informasi akademik di UNSGT
• Pihak manajemen UNSGT dapat memperoleh informasi yang up to date dan akurat secara cepat
sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mengantisipasi setiap perkembangan
akademik yang terjadi.
• Penyusunan rencana kerja menjadi lebih baik, karena berdasarkan data yang akurat
• Prosedur dapat dijalankan secara benar.
• Penyusunan berbagai report dan laporan dapat berjalan dengan lebih cepat dan akurat dengan
adanya sistem informasi akademik yang terintegrasi
• Lebih siapnya lingkungan UNSGT (baik mahasiswa, dosen, karyawan, maupun manajemen UNSGT
untuk mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3. STATEMEN PEKERJAAN

3.1. User Detail
Nama : Universitas Swadaya Gunung Djati
Alamat : Jl. Pemuda Cirebon
Contact Person : Rektor dan Pembantu Rektor I & II & III

3.2. Asumsi
Dalam proposal ini, diasumsikan beberapa hal :
• Sistem Informasi akademik pada intranet diasumsikan dibangun dari awal, sedangkan pada
internet (web site) merupakan pengembangan dari sistem tahap selanjutnya.
• Penggunaan Licensed Software dalam pengembangan SIMAK disediakan oleh pihak UNSGT. Kami
akan membantu dalam penyediaannya apabila dibutuhkan.
• Pengadaan infrastructure networking dilakukan oleh pihak UNSGT. Kami akan membantu dalam
hal rekomendasi pengadaan atau dalam penyediaannya apabila dibutuhkan.

3.3. Output
Output dari proyek ini adalah :
• Fully functional application program, yaitu berupa program yang telah benar-benar running dan
digunakan
• Infrastruktur SIMAK yang running well
• Comprehensive documentation (dokumen utama spesifikasi kebutuhan, dokumen desain dan user
guide)
• Trained User.

3.4. Layanan Konsultasi
Kami akan menyediakan semua tenaga ahli yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem ini. UNSGT
berkewajiban menyediakan resourcenya untuk memberikan informasi yang dibutuhkan dan untuk
membantu kelancaran proyek ini

3.5. Masa Garansi
Untuk menjamin sistem berjalan sebagaimana mestinya, Kami akan memberikan garansi perbaikan
apabila terdapat kesalahan teknis dalam penulisan aplikasi (bugs), kekeliruan dalam implementasi
yang masih dalam batasan konteks pekerjaan yang disepakati, selama 6 bulan kedepan setelah sistem
dinyatakan selesai oleh kedua belah pihak.
Kesepakatan Masa Garansi akan bersama-sama di tandatangani secara terpisah.

3.6. Join-Marketing & Join-Developing
Pihak Kami akan menyambut baik apabila ada ajuan dari pihak UNSGT untuk sama-sama memasarkan
serta ikut dalam proses pembangunan (disesuaikan dengan kemampuan tim UNSGT) berdasarkan
produk akademik seperti yang telah diimplementasikan di UNSGT oleh Kami.
Kesepakatan Join-Marketing & Join-Developing akan bersama-sama di tandatangani secara terpisah
pada saatnya.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3.7. Program Incubator
Pihak Kami akan menyambut baik apabila tim sistem akademik di UNSGT bersedia dan dapat
menguasai sistem akademik lebih lanjut dalam pengembangan pemasaran ke pihak/institusi lain
secara mandiri.
Program Incubator adalah tim sistem akademik di UNSGT telah mampu memasarkan,
mengimplementasi dan memelihara sistem di perguruan tinggi lainnya berdasarkan kode program
(source code) yang diberikan PTAmsi dan CV EraData.
PT. Amsi & CV EraData berhak mendapat royalty dari setiap produk yang terjual oleh pihak UNSGT.
Pihak UNSGT menjual produk secara utuh terkompilasi (tidak memberikan source code) kepada
pembeli produk.
Program Incubator dapat dilakukan oleh pihak UNSGT apabila telah sedikitnya terlibat dalan program
Join-Marketing & Join-Developing sekurang-kurangnya 2 (kali). Setelah itu akan dilakukan penilaian
secara teknis kesiapan UNSGT untuk program incubator tersebut lebih lanjut.
Kesepakatan Program Incubator akan bersama-sama di tandatangani secara terpisah pada saatnya.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


3.8. Pelaksanaan Pekerjaan

Pelaksanaan Pekerjaan akan dilakukan di lokasi pengembangan diperusahaan PT Amsi dan CV
Eradata.
Waktu pembangunan dijelaskan secara garis besar, pengembangan system (desain, coding) akan
memakan waktu 3 bulan, 1 bulan tambahan diperlukan untuk tahapan integrasi, instalasi dan evaluasi
system.

Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV
No Uraian Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Analisa Bisnis
2 Analisa System
3 Analisa Programming
4 Analisa Laporan
5 Programming
6 Programming Laporan
7 Testing Program
8 Uji Coba / Evaluasi
9 Network Support
10 Dokumentasi
11 Pengemasan
12 Pelatihan

3.9. Biaya

Untuk Pembangunan kedua sistem tersebut, kami ajukan down payment (DP) sebesar minimal 40
% dari keseluruhan nilai proyek (Biaya Pembangunan dan Biaya Akomodasi)

Biaya Pembangunan
Durasi
No Item Jumlah
(bulan)
1 System Analyst 3 10.000.000
2 System Report Analyst 3 5.500.000
3 System Programmer 4 5.000.000
4 System Report Programmer 3 3.000.000
5 Network Integrator 1 3.500.000
6 Program Tester 4 2.000.000
7 Help Desk/System Support 4 2.000.000
8 Dokumentator 2 1.500.000
9 Procedure/ Source Code Documentator 2 2.000.000
10 Alat/bahan 1 1.000.000
TOTAL 36.500.000

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Termin Pembayaran
Tahapan (termin) pembayaran dilakukan sebagai berikut :
• 40 % sebagai DP pada saat terjadi agreement pengerjaan
• 35 % saat serah terima instalasi dan integrasi
• 25 % saat serah terima pelatihan dan optimasi

4. Contact Information

Amir Hamzah :
Eradata : 022 – 76743214 (Bp. Tommy)

5. Penutup

Demikian surat penawaran ini saya sampaikan dan masih menunggu perkembangan dari bapak untuk
tahapan selanjutnya. Terima Kasih.

Cirebon, 4 Juli 05

Amir Hamzah,SE
Marketing

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SIAK-ONLINE

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (19)

Semelhante a SIAK-ONLINE

Semelhante a SIAK-ONLINE (20)

Mais de Software Developer

Mais de Software Developer (10)

SIAK-ONLINE