Mit dem durch diesen Vortrag vorgestellten Modell des Projekt-Polygon können sie zukünftig die Komplexität eines Projektes identifizieren und das Risikoprofil entsprechend darstellen, denn das Risiko eines Projektes leitet sich unter anderem aus dessen Komplexität ab. Was kann man unter Komplexität verstehen? Eine Definition von Komplexität ist „die Eigenschaft eines Systems oder eines Modells, dass in sein Gesamtverhalten nicht beschrieben werden kann, selbst wenn man vollständige Informationen über seine Einzelkomponenten und ihre Wechselwirkungen besitzt.“ Folgt man nun dieser Definition so ergibt sich daraus dass, je komplexer ein Projekt ist, desto höher ist das Risiko das durch die zuvor genannten Wechselwirkungen und die noch zusätzlich auftretenden unvollständigen Detailinformationen eines der drei Projektziele - Lieferung zur vereinbarten Zeit - Lieferung in der vereinbarten Qualität - Lieferung zu den vereinbarten Kosten nicht erreicht werden. Im schlimmsten Fall kann keines der drei Kernziele des Projektes eingehalten werden. Das Modell des Projekt-Polygon kann Sie bei der Erreichung der Kernziele des Projektes unterstützen in dem es Ihnen durch das ermittelte Risikoprofil eine neue Sichtweise auf das geplante Projekt bietet. Ebenso liefert das Modell konkrete Maßnahmen im Hinblick auf die Projektmanagement-Disziplinen, die das Eintreten von Risiken vermeiden, denn anhand der identifizierten Ausprägungen auf den Achsen des Projekt-Polygons können Sie darüber hinaus weitere aktive Maßnahmen in Bezug auf das Projektmanagement festlegen und einleiten. Bezüglich der Risikobewertung und der daraus folgenden Entscheidungen und Maßnahmen in Bezug auf das Projekt und das Projektmanagement wurden fünf wesentliche Einflussfaktoren identifiziert: die Prozesserfahrung der Organisation (Erfahrung), das Maß der durch das Projekt herbeigeführten Veränderung (Veränderung), die Durchdringungstiefe in Organisation und Kundenbeziehung (Orientierung), die Anzahl der einzuführenden Prozesse (Umsetzungsansatz) und die zur Verfügung stehende Umsetzungszeit (Zeit). Je nach Ausprägung der Einflussfaktoren sind spezielle Maßnahmen zur Risikominimierung anzuwenden – unterschiedliche Kommunikationsstrategien, unterschiedliche Ausprägungen des Scope Managements, des Qualitätsmanagements oder der Kostenkontrolle –, denn die jeweiligen Ausprägungen einer Dimension haben verschiedene kritische Erfolgsfaktoren, die wiederum wesentlich sind für eine erfolgreiche Umsetzung und deshalb den Erfolg des gesamten Projekts. Neben der Theorie sowie verschiedenen Praxisbeispielen wird ein Excelworkbook vorgestellt welches die Nutzung des Models im konkreten Projektumfeld ermöglicht.

1. GPM6. PM Tag – Rhein MainMai 2010, Frankfurt, DeutschlandMastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte Torsten J. Koerting www.TORSTENKOERTING.com @TorstenKoerting

2. T H A N K Y O U

17. Mastering ComplexityPolygon für Prozessprojekte Torsten J. Koerting www.TORSTENKOERTING.com @TorstenKoerting

18. Our Situation

19. Projects are becoming more complex

20. Complexity (Definition – Warren Weaver) The complexity of a particular system is the degree of difficulty in predicting the properties of the system, if the properties of the system's parts are given

21. You would need to suck 3.000 caramel’s until you have read that regulation The ‘Lord’s Prayer’ has 56 words, the ‚Ten Commandments‘have 279 words, the American ‚Delcaration of Independence‘has 300 words. The EU Import Regulation for Caramelhas 25.911 words.

22. The World is changing The World is flat Inconvenient Truth

23. The Fall of the Berlin Wall …

24. … ended the cold war …

25. … and granted access to new markets for products, labor and material.

26. The Internet … … created easy global competition and increased the ability to share information

27. The Microsoft Office Suite …

28. … and the HTML and HTTP protocols …

29. … enabled computers to talk to one another and allowed work to be done remotely.

30. Open – Sourcing …

31. … enables writing software so that it can be easily shared, improved and given access to.

32. Outsourcing …

33. … is moving lower value functions to other firms, in other countries for a lower cost.

34. Off shoring …

35. … is moving the production of goods into other countries.

36. Supply Chaining …

37. … by partnering with other companies to receive goods when needed.

38. In sourcing …

39. … by sourcing whole processes to other companies

40. Informing …

41. … by getting answers to almost any question within seconds

42. July 2006, 213 Million search requests performed daily on the Internet … ! Whom did you ask these questions 15 years ago?

43. Information Steroids …

44. … by having all this information available at your fingertips

45. The Fall of the Berlin Wall The Internet Work-Flow Software Open-Sourcing Outsourcing Off-Shoring Supply-Chaining In-Sourcing In-Forming Information Steroids The World is flat

46. The World is changing The World is flat Inconvenient Truth

47. With Increased Complexity …

48. … there are more things to think about …

49. … there are more time zones to overcome …

50. … there are more people to deal with …

51. … and with more people there are more cultures do deal with …

52. … more things can ( will ) fail !

53. The Problem

55. … you do not see the forest because of all the trees

56. Wenn Dir egal ist, wo Du bist, kannst Du Dich auch nicht verlaufen. Unbekannt

59. Komplexität ... ... unkompliziert ... ... veranschaulicht!

60. Nichts ist schwieriger als das Vereinfachen. Nichts ist einfacher als das Komplizieren. Georges Elgozy

62. Zunehmende Komplexität erhöht das Risikovon Fehlentscheidungen.

63. Risk (definition) “Probability or threat of a damage, injury, liability, loss, or other negative occurrence, caused by external or internal vulnerabilities, and which may be neutralized throughpremeditated action.”

64. R I S K = (probability of risk occurring) x (impact of risk occurring)

65. Lerne, die Situation, in der Du Dich befindest, insgesamt zu betrachten. Miyamoto Musashi (1584-1645)

66. The Option

67. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung …a structured approach… Gering …complete … Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering …a supporting tool… …providing recommendations… Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

68. The Details

69. Summary … Project Name and other data … Areas to assess … Reporting

70. Assessment … Areas to assess … Project Management Areas … Results and Recommendations

71. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

72. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

73. Erfahrung

74. ? Was heißt das nun für uns Projektmanager ?

75. Erfahrung Gering Außerordentlich Qualität Geringer Fokusund Priorität Steigern während Projektverlauf Fokus aufProzessdesignRollenbeschreibung Kommunikation Ausgeprägte und intensive Kommunikation Professionelle Kommunikation Mit Fokus auf Prozessebene und Veränderungsgrad Risiko Risko gering Themengebiet bekannt Hohes Risiko und Fokus auf Minimierung des Risikos Es kann viel schief gehen Kosten Flexibles Kostenmanagement Qualität wichtiger als Kosten Strenge Kostenkontrolle Kosten wichtiger als Qualität

76. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

77. Veränderung

78. Veränderung Außerordentlich Gering Qualität Qualität weniger kritisch Einfaches Qualitätsmanagement Großer Fokus auf Qualität und Rollen- und Prozessbeschreibung Kommunikation Professionelle Kommunikation mit Fokus auf Prozessebene und Veränderungsgrad Ausgeprägte und intensive Kommunikation Vermeidung von Angst Risiko Risko gering Geringe Veränderungen Hohes Risiko Rollenbasiertes Training Contingency-Pläne erstellen Kosten Kostenmanagement zu vernachlässigen Strenge Kostenkontrolle Puffer einplanen

79. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

80. Orientierung

81. Orientierung Vertrag Abteilung Qualität Qualität nach innen gerichtet Nutzung von etablierten Standards Fokus auf Vertrag sowie Kunden und Lieferanten (Schnittstellen) Kommunikation Starke Einbindung des Kunden Extensive Kommunikation über unterschiedliche Medien und Kanäle Kurze und knappe Kommunikation über etablierte Kanäle Risiko Risko gering und rein intern fokussiert Hohes Risiko und Abhängigkeiten in Richtungbestehende Vertragssituation Kosten Flexibles Kostenmanagement und Budget Puffer einplanen Stringentes Kostenmanagement Budget = Planung

82. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

83. Umsetzungsansatz

84. Umsetzungsansatz 1 ||¥

85. Umsetzungsansatz Ein Prozess Alle Prozesse Qualität Ausgewogenes Prozessdesign Qualität kann über das normale Maß hinaus gehen Fokus auf Qualität speziell an den Schnittstellen Kommunikation Intensive und ausgeprägte Kommunikation Kurze prägnanteKommunikation Risiko Minimales Risikomanagement Fokussierung auf äußere Einflussfaktoren Ausgeprägtes Risikomanagement Fokus auf Parallelität und Schnittstellen Kosten Flexibles Kostenmanagement und Budget; Puffer einplanen Budgets von einem auf den anderen Prozess übertragbar machen Ggf. Stringentes Kostenmanagement Budget = Planung

86. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

87. Zeit

88. Zeit

89. Zeit Regular Blitz Qualität Qualität nicht so entscheidend Optimierung nach Einführung Ständige Verbesserung im Zuge des Projektes Kommunikation Häufig und direkteKommunikation an alle Stakeholder Ausgewogene Kommunikation Risiko Reguläres Risikomanagement Risikominimierung mit Fokus auf Zeit Kosten Kosten sind kein Issue Das Geld muss da sein Ausgewogenes Kostenmanagement

90. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

91. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

92. D e m o

93. The Benefits

94. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung …makes complexity tangible … Gering …and communicate… Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering …helps to provide transparency… …helps to facilitate… Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

95. Recap

96. The World is changing The World is flat Inconvenient Truth

97. … you do not see the forest because of all the trees

98. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

99. Erfahrung Gering Außerordentlich Qualität Geringer Fokusund Priorität Steigern während Projektverlauf Fokus aufProzessdesignRollenbeschreibung Kommunikation Ausgeprägte und intensive Kommunikation Professionelle Kommunikation Mit Fokus auf Prozessebene und Veränderungsgrad Risiko Risko gering Themengebiet bekannt Hohes Risiko und Fokus auf Minimierung des Risikos Es kann viel schief gehen Kosten Flexibles Kostenmanagement Qualität wichtiger als Kosten Strenge Kostenkontrolle Kosten wichtiger als Qualität

100. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung Gering Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

101. Polygon für Prozessprojekte Erfahrung …a structured approach… Gering …complete … Mittel Hoch Blitz Zeit Veränderung Kritisch Außer-ordentlich Schnell Außer-ordentlich Regulär Hoch Mittel Gering …a supporting tool… …providing recommendations… Single Abteilung Multi Branchen Phase Kunden All Vertrag Umsetzungs-ansatz Orientierung

102. !

103. T H A N K Y O U

104. TSie möchten das Template / Modell des Projekt-Polygons haben CSie möchten, dass ich Sie anrufe BSie möchtendas Buch

106. If you do have any questions

107. Question … and I do not have an answer …

109. The ‘Answer’ is always …

110. T H A N K Y O U

111. Picture Credits ( 1 / 3 ) Earth Pictures – Google Earth Project Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/ Project Management Plan - http://www.flickr.com/photos/perhapstoopink/ Obama change - http://www.flickr.com/photos/tsevis/ Fall of Berlin Wall - http://www.flickr.com/photos/gavinandrewstewart/ Microsoft Office Candy - http://www.flickr.com/photos/sunfox/ HTML - http://www.flickr.com/photos/kk/ Latop Beach - http://www.flickr.com/photos/zzathras777/ Open Sourcing - http://www.flickr.com/photos/martinbekkelund/ Big Crowd - http://www.flickr.com/photos/richevenhouse/ cold war one - http://www.flickr.com/photos/pingnews/ New Markets - http://www.flickr.com/photos/pnp/ Outsourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/danzden/ Outsourcing 3 - http://www.flickr.com/photos/kafkan/ Offshoring 1 - http://www.flickr.com/photos/photohome_uk/ Offshoring 2 - http://www.flickr.com/photos/trotzenberg/ Offshoring 1b - http://www.flickr.com/photos/taylar/ Supply Chaining 1 - http://www.flickr.com/photos/nimrodbar/ Supply Chaining 2 - http://www.flickr.com/photos/drewesque/ Insourcing 1 - http://www.flickr.com/photos/zyphbear/ Insourcing 2 - http://www.flickr.com/photos/liveu4/ Informing 1 - http://www.flickr.com/photos/ask-for-peace/ Informing 2 - http://www.flickr.com/photos/julianbleecker/ Infroming 3 - http://www.flickr.com/photos/gedankenstuecke/

112. Picture Credits ( 2 / 3 ) Info Steroids 1 - http://www.flickr.com/photos/listelys/ Info Steroids 2 - http://www.flickr.com/photos/chanc/ time zone - http://www.flickr.com/photos/mickyates/ more people 1 - http://www.flickr.com/photos/inyucho/ more people 3 - http://www.flickr.com/photos/msjacoby/ cultures - http://www.flickr.com/photos/untitlism/ longer - http://www.flickr.com/photos/swamibu/ break 1 - http://www.flickr.com/photos/jnsabino/ Rain Forest - http://www.flickr.com/photos/jadeb/

113. Picture Credits ( 3 / 3 ) Cube - http://www.flickr.com/photos/ameotoko/4369947174/ Wooden Puzzle - http://www.flickr.com/photos/steven2358/3283033324/ Ted Notes - http://youngandbrilliant.net/tagged/ted Ted Notes - http://www.flickr.com/photos/scobleizer/4356414491/ Komplexitaet Blog dorobot - http://dorobot.wordpress.com/2009/09/26/260909/ Complex Web Trend Map - http://informationarchitects.jp/web-trend-map-4-final-beta/ Caramel Candys - http://www.flickr.com/photos/24894289@N08/3419052754/ Apple iPhone - www.apple.com Komplexitaet Entscheidung Risiko - http://www.risknet.de/ Miyamoto Musashi - http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/20/Musashi_ts_pic.jpg old young - http://www.flickr.com/photos/judybaxter/108227685/ Project Manager - http://www.flickr.com/photos/floongle/ space night day - http://www.flickr.com/photos/nickstenning/7379770 tree - http://www.flickr.com/photos/essjay/180558668/ Compass - http://www.flickr.com/photos/gwgs/346806882/ Endless - http://www.flickr.com/photos/thomasteufel/4110097683/ Dune - http://www.flickr.com/photos/nomadcom/2964255324/ Storm - http://www.flickr.com/photos/indieflickr/1284177667/ Business Card - http://www.flickr.com/photos/seandreilinger/2371820496/ dont panic - http://www.flickr.com/photos/fboosman/ question - http://www.flickr.com/photos/eleaf/ 42 - http://www.flickr.com/photos/howzey/