Dieses "Papier" veranschaulicht die Probleme und Risiken bei der Nutzung von Microsoft Excel in der geschäftlichen Zusammenarbeit und stellt den Nutzen eines professionellen, datenbankbasierten Kostenmanagementsystems dar. Das Dokument wurde gemeinschaftlich von der CONJECT AG und mir erstellt. Ich lieferte Idee und Inhalte, die CONJECT AG kümmerte sich um Design und Umsetzung.

1. Exceleritis Realis Estatis
Ein »Gesundheitsratgeber«
für Bau- und Immobilienprozesse

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© 2013 CONJECT AG

3. 1
Neueste Untersuchungen der European Spreadsheet Risk Interest Goup haben
ergeben, dass 95% aller Tabellenkalkulationen fehlerhaft sind. 90% der Excel-
Nutzer allerdings sind von der Richtigkeit (ihrer) Excel Berechnungen überzeugt.
Ob Projektentwicklung, Projektmanagement oder Property oder Asset Manage-
ment, wenn es um Zahlen geht, ist Excel oft noch immer das Werkzeug der
Wahl. Die damit verbundenen Risiken und möglichen Konsequenzen sind den
Beteiligten dabei kaum bewusst. Geschäftsrisiken, die aus der Anwendung von
Excel resultieren, haben meist einen sehr unscheinbaren Ursprung, aber oft
immense Auswirkungen auf eine Vielzahl von Berechnungen und Berichten.
Aus unsere Sicht ein klarer Fall für von Exceleritis.Exceleritis Realis Estatis, um
genau zu sein. Wir haben uns die einzelnen Krankheitserreger und Symptome
einmal genauer angesehen. Folgen Sie uns.
Excel, die gefährlichste Software
der Welt?
EINLEITUNG

4. Die 8 häufigsten
EXCELERITIS
Krankheitserreger
2
01
Exceleritis
Fragilis 02
Exceleritis
Controlibis
03
Exceleritis
Inaccensis
04
Exceleritis
Comprehendis
05
Exceleritis
Inconsolidabilis
06
Exceleritis
Insecuris
07
Exceleritis
Inefficiensis
08
Exceleritis
Non Scalabilis

5. 01
EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
Exceleritis Fragilis
Excel ist ein sehr zerbrechliches Geschöpf. Schnell hat sich ein
Fehler in eine Formel eingeschlichen. Rasch sind Zellen falsch
verknüpft oder Summen nicht korrekt gebildet. Beim Vervielfäl-
tigen von Bereichen, Blättern oder Dateien verbreiten sich diese
Fehler kontinuierlich und nahezu viral. Arbeiten mehrere
Personen auf dieser Basis zusammen, besteht darüber hinaus
die Gefahr, dass Berechnungsstrukturen aus Unachtsamkeit
zerstört werden.
Man kann sich dann schon glücklich schätzen, wenn man mit
einem freundlichen #BEZUG! auf einen Fehler aufmerksam
gemacht wird.
Vergisst man Verknüpfungen, so fällt das im Normalfall gar
nicht auf.
[Fra-gi-lis: Befall durch instabile Strukturen, welche sich auch durch
Blatt-Schutz-Impfungen kaum verhindern lassen ]
3

6. EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
02
4
Exceleritis Controlibis
Ist eine Excel-Tabelle einmal aufgebaut, geht die Arbeit meist
erst richtig los. Die Ergänzung weiterer Daten ist dabei noch die
leichtere Übung. So richtig kompliziert wird es, wenn die
aufgebaute Logik umstrukturiert werden muss.
Dann müssen die bereits aufgestellten Formeln, Verknüpfungen
und Summen geprüft werden, damit die Richtigkeit der aufge-
stellten Berechnung weiterhin garantiert werden kann. Ein
zeitraubendes und kostenfressendes Unterfangen, welches
keinen echten Mehrwert für das operative Geschäft mit sich
bringt.
Wird aus Zeitknappheit gar auf eine Überprüfung verzichtet,
kann dies fatale Folgen haben.
[Con-tro-bi-lis: Aufwandsintensiver Prozess der ständigen Gesund-
heitsüberprüfung zur Erhaltung des status-quo ]

7. Krankheitserreger |
EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
03
5
Exceleritis Inaccensis
Es muss mal wieder ganz schnell gehen. Der Auftrag muss raus,
damit es keine Verzögerungen gibt. Die Rechnung muss
bezahlt werden, damit das Skonto nicht flöten geht. Müller ist
im Urlaub, Meier ist krank und der Geschäftsführer unterwegs.
Und jetzt?
Wie kommt man an die aktuellen Informationen? Wahrschein-
lich gar nicht. Die Freigabe muss also leider warten. Es ist
schlimm genug, wenn man merkt, dass etwas liegen bleibt.
Noch schlimmer ist es jedoch, wenn man gar nicht merkt, dass
es hakt und welche Termine oder Fristen überschritten werden.
[In-ac-cen-sis: Unerreichbarkeit wesentlicher Informationen zur
Steuerung des Organismus ]

8. EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
04
6
Exceleritis Comprehendis
Hat man von jemandem eine neue Excel-Datei zugeschickt
bekommen, lässt die Detektivarbeit meist nicht lange auf sich
warten.
Schnell merkt man, dass der Ersteller wohl der einzige ist, der
die Datei auf Anhieb und in voller Breite und Tiefe versteht.
Andere Personen müssen sich erst einmal einarbeiten und sich
dabei oft durch mehrere Blätter hindurchwühlen. Führt man ein
Team, hat man dabei die Herausforderung, dass gleiche Inhalte
nicht selten mit unterschiedlichen Namen versehen werden.
Somit sind auch Auswertungen und Übersichten nicht sofort
verständlich.
Es besteht die Gefahr von Informationssilos. Noch kritischer
wird es dann, wenn „Excel-Gurus“ das Unternehmen verlassen
und das Detailwissen verloren geht.
[Com-pre-hen-dis: Nervenaufreibende Aktivitäten zur Dechif-
frierung von fremden Strukturen ]

9. EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
05
7
Exceleritis Inconsolidabilis
Kaufmännische Daten zeichnen sich auch dadurch aus, dass sie
in periodischen Abständen ausgewertet werden wollen.
Liegen dabei Informationen zu einem Projekt oder Objekt an
unterschiedlichen Stellen, so müssen diese Daten jedes Mal
mühsam aktualisiert und zusammengetragen werden, bevor
man den aktuellen Stand beurteilen kann.
Ähnliches gilt, wenn einzelne Projekte und Objekte konsolidiert
werden müssen, um aggregierte Portfolio- oder Unterneh-
menssichten zu erhalten. Jeder manuelle Routineaufwand
multipliziert sich dabei um die Anzahl der jeweiligen Berichtsin-
tervalle.
Damit kann man leicht mehrere Wochen pro Jahr
verschwenden.
[In-con-so-li-da-bi-lis: Nicht aggregierbare Strukturen auf-
grund von verteiltem Befall ]

10. EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
06
8
Exceleritis Insecuris
Vertrauliche Geschäftsinformationen in einer Excel-Datei?
Gehaltsinformationen, unternehmensinterne Kalkulationspara-
meter und spezifische Marktinformationen sind meistens ein
wesentlicher Teil von Tabellenkalkulationen und übersetzen
strategische Wettbewerbsvorteile in Zahlen. In einer Excel-Datei
sind diese allerdings nicht sicher.
Das vermeintliche Sperren von Feldern und Ausblenden von
Blättern lässt sich durch eine rasche Internetrecherche sehr
leicht aushebeln. Fatal wird es vor allem dann, wenn eine Datei
irrtümlicherweise an Kunden oder Analysten verschickt wird.
[In-se-cu-ris: Unsichere Speicherung von sensiblen Daten in
losen Strukturen ]

11. EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
07
9
Exceleritis Inefficiensis
Mit Excel verschwendet man viel Zeit und noch mehr wertvolle
Ressourcen. Viele Mitarbeiter sind sehr gut ausgebildet und
haben Universitätsabschlüsse. Und dann sollen sie ständig
Excel-Tabellen abgleichen?
Ist das moderner Umgang mit Informationstechnologie?
Nein und noch einmal nein! Oft werden bei der Fehlersuche
Kollegen eingebunden, was weitere geistige Ressourcen
bindet. Berücksichtigt man dann auch noch das, was die
Mitarbeiter in dieser Zeit sinnvollerweise und wertschöpfend
hätten erledigen können, so wird die Wirtschaftlichkeit weiter
verschlechtert. Da es meist schwierig ist, diese Opportunitäts-
kosten zu berechnen, wird die niedrige Effizienz des Vorgehens
oft gar nicht vollständig wahrgenommen.
[In-ef-fi-cien-sis: Verschwendung wertvoller geistiger Arbeits-
kraft durch Aktivitäten mit keiner oder
geringer Wertschöpfung
]

12. EXCELERITISKRANKHEITSERREGER
08 Exceleritis Non Scalabilis
Wenn Tabellenkalkulationen signifikant wachsen, bringt dies
zwei wesentliche Nachteile mit sich:
(1) Die Performanz geht in den Keller und (2) Änderungen in
der Struktur werden noch zeitintensiver und gefährden das
Gesamt-
konstrukt. Es werden noch immer Excel-Dateien produziert, die
Minuten benötigen, bis sie geöffnet sind. Wer sich traut, das
aufzuräumen, der braucht Mut und viel Zeit. Ferner wird die
Verwendung und Pflege von Standardstrukturen erschwert
oder gar unmöglich.
An dieser Stelle sollte man sich vielleicht auch die Frage stellen,
ob das eigene Geschäftsmodell vielleicht auch deshalb nicht
skaliert, weil es auf nicht-skalierbaren technischen Strukturen
aufbaut.
[Non Sca-la-bis: Flexibilitätseinbußen und Effizienzverluste
durch unsachgemäße Benutzung ]
10

13. HEILMETHODENUNDERGEBNISSE
Treten die oben genannten Symptome bei Ihnen auf, so ist es
Zeit zum Handeln. Lassen Sie das eigene Herumdoktern an
Excel-Dateien! Es wird Zeit für eine professionelle, datenbank-
basierte Lösung! Ob Sie dabei die Anwendung im eigenen
Hause betreiben oder das ganze in die Cloud verlegen sollen,
kann Ihnen am besten ein kompetenter Partner wie CONJECT
sagen. Dabei profitieren Sie auch von der jahrzehntelangen
internationalen Branchenerfahrung des Unternehmen und
seiner Mitarbeiter. So können Sie die aktuellen Probleme heilen
und den alltäglichen Schmerz lindern.
Heilmethoden und Ergebnisse
11

14. HEILMETHODENUNDERGEBNISSE Die Ergebnisse, die sich mit dem für Sie passenden
Heilverfahren erzielen lassen, lassen sich als Top 10 wie
folgt zusammenfassen.
SICHERE DATENERFASSUNG
Durch einheitliche und durch den Anwender nicht
veränderbare Benutzeroberfläche kann bei der Eingabe
nichts mehr schief und kaputt gehen.
EINGEHALTENE PROZESSE
Plausibilitätsprüfungen und Workflows garantieren,
dass notwendige Wertgrenzen und Prüfschritte einge-
halten werden und sich jeder Mitarbeiter in seinem
Handlungsspielraum bewegt.
GERINGE DURCHLAUFZEITEN
Konsequent durchgängige Datennutzung und Status-
übersichten zeigen den aktuellen Bearbeitungsstand,
Verantwortlichen und definierte Termine. Man kann
somit direkt eingreifen und Abläufe optimieren.
INTEGRIERTE ANWENDUNGEN
Durch eine strukturierte und korrekte Dateneingabe ist
die Grundlage für die Anbindung weiterer Anwendun-
gen über Schnittstellen geschaffen und eine Systemin-
tegration möglich.
FESTE BERECHNUNGSLOGIK
Die für alle Berechnungen und Auswertungen verwen-
dete Logik ist fest definiert und unveränderbar. Somit
sind die Ergebnisse richtig und nachvollziehbar.
AKTUELLE PROGNOSEN
Da alle Daten kontinuierlich in ein System eingegeben
werden, können Plan- und Ist-Informationen leicht mit
einem festgelegten Algorithmus ausgewertet und
prognostizierte Werte zu Projektabschluss kalkuliert
werden.
AUTOMATISCHE KONSOLIDIERUNG
Daten einzelner Projekte oder Objekte werden gemäß
ihrer Kategorisierung automatisch konsolidiert und
können somit auf Portfolio- oder Unternehmensebene
ausgewertet werden.
12

15. HEILMETHODENUNDERGEBNISSE
Bei Fragen oder direkter Anwendung der Heilmethoden
kontaktieren Sie uns unter dem Stichwort „Exceleritis“ auf www.conject.com.
LEISTUNGSFÄHIGES BERICHTSWESEN
Durch die Ablage der Daten in geeigneten
Datenbankstrukturen wird ein flexibles und
direktes Berichtswesen möglich. Die unter-
schiedlichen Anforderungen der verschiede-
nen Adressaten hinsichtlich Dateninhalte und
Detailtiefe lassen sich mühelos und schnell
realisieren.
STANDARDISIERUNG
Einheitlich verwendete Felder und Strukturen
erleichtern nicht nur die Eingabe, sondern
ermöglichen auch die Ermittlung von standar-
disierten Kennzahlen, mit Hilfe derer Kalkulati-
onen für künftige Maßnahmen vorgenommen
werden können.
DIREKTE ERREICHBARKEIT
Informationen liegen nicht mehr auf einzelnen
Computern verborgen, sondern stehen dem
gesamten Unternehmen zur Verfügung. Durch
Rollen- und Rechtesysteme können sowohl
alle internen als auch externen Beteiligten
nahtlos in Prozesse eingebunden werden.
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16. MÜNCHEN | DUISBURG
DRESDEN | LONDON
WIEN | NOTTINGHAM
WARSCHAU | DEN HAAG
SANKT PETERSBURG | DUBAI
SINGAPUR | AUCKLAND
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