Fluxogramas

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Fluxogramas

  1. 1. FLUXOGRAMAS
  2. 2. Introdução Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:
  3. 3. ........ Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.
  4. 4. Importância da Análise de Processos
  5. 5. CONCEITOFluxograma é:Técnica de representação gráficaque se utiliza símbolospreviamente convencionados,permitindo a descrição clara eprecisa do fluxo, ou seqüência, deum processo, bem como suaanálise e redesenho.
  6. 6. ASPECTOS PRINCIPAIS Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise.
  7. 7. VANTAGENS Aumenta a competência e influência de quem os elabora Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída. Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de informações e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de objetivos
  8. 8. DESVANTAGENS Apresentam dificuldades no desenho e alterações; Depuração e testes não são fáceis, em geral; Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas
  9. 9. Análise pelo Fluxograma O que é feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para executá- la? Como a fase está sendo executada?
  10. 10. TIPOS DE FLUXOGRAMA FLUXOGRAMA VERTICAL É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:
  11. 11. TIPOS DE FLUXOGRAMA Consiste em poder ser impresso como formulário padronizado; Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos; Maior clareza de apresentação; e Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.
  12. 12. Ex. de Fluxograma Vertical FLUXOGRAMA VERTICAL Operação ou análise Cliente:Sí Execução ou conferência Processo:m To Demora tai Atual ( ) ou Proposta ( )bolos Arquivo Provisório s Estudado por: Arquivo Definitivo Transporte Data: UnidadeNº Símbolos Descrição Organizacional 1 2 3 4 5 6 7 8 91011
  13. 13. Fluxograma VerticalSímbolo Significado Verbos Mais Usuais Executar, criar, produzir, copiar, publicar, inse- Operação rir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pôr/colo- car, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preen- cher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc. Remeter, transportar, conduzir, enviar, Transporte deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc. Arquivar, guardar, armazenar, encerrar, Arquivo ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc. D Espera Esperar, aguardar, demorar, receber etc. Aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verifi- Controle car, examinar, analisar etc.
  14. 14. Ideal parapequenas tarefas
  15. 15. TIPOS DE FLUXOGRAMA......... a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.
  16. 16. Fluxograma SimbologiaInicio ou Fim Atividade ou ação Verificação ou decisão Linha do Conector fluxo Documento
  17. 17. SIMBOLOGIA DE FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNASSÍMBOLO SIGNIFICADO SÍMBOLO SIGNIFICADO Terminal Documento Inutilização ou Informação destruição de dcs. oral Arquivo Decisão Demora ou atraso Conferência Conector de Sentido circulação Rotina Doc/Infor. Orais Material Conector
  18. 18. Exemplo...Projeto: Fluxo Completo e Integrações das MarcasElaborado por: Joabi CaladoEfetuada por: Joabi Calado / Duarte Salvador RosaData: 3/10/2004Última atualização: 12/4/2008Atualizado por: Joabi CaladoCompras VTs / O&M(11) 3351 2194 Indice:www.beneficios.com.br Banco de Trocas Cartões Cartões Não Consignados CENTRAL Conferencia Controle Custodia Distribuição Financeiro Geral LIB.TEC. PCP Produção Siscorp Status ped.
  19. 19. POR QUE FLUXOGRAMAS ? A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.
  20. 20. POR QUE FLUXOGRAMAS ? Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.
  21. 21. Conclusão Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.
  22. 22. Conclusão .................A maior parte das companhias falha em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.

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