2. Part I
Part I
重 重
3. 進入群組排程畫面，檢視所有與會者的時間，選取一個大家都有空的時間；
與會的人那麼多，大家都那麼忙，如何快速預約眾人的
要 要
Q. 並可移動游標至特定的時間區段，檢視此人所安排的事務。
資 資
時間？
訊 訊
4. 選取了所有與會者都
盡 盡
在 在
有空的會議時段後，
A. 群組會議邀請
指 指
按下 [傳送] 按鈕，寄
尖 尖
出會議邀請。
開會是一件既期待又怕受傷害的事；雖然開會可以解決許多問題，但是要把與
5. 如果此會議為「週期
會同仁召集起來，卻是件不容易的事，沒有處理好，反而是浪費時間。阿蕙通 性會議」，會固定召
常在會前幾天，利用 Outlook 發出會議邀請。甚至訂下週期性的例行會議。
Part 2
Part 2
開，可按下 [約會] 按
鈕，回到會議編輯畫
追 追
面 ， 下 拉 [執 行 ] 選
�會議邀請
蹤 蹤
單，選取 [週期性]，
掌 掌
控 控
編輯會議 [循環方式]
1. 在 [行事曆] 中，在會議舉行的日期上以滑鼠右鍵按一下，選取 [新會議邀請]。
精 精
(召開頻率) 及 [循環範
確 確
2. 輸入針對會議主題、欲邀請的與會者、時間、地點後，按一下 [正在進行排
執 執
圍] (有效期限)。
程] 按鈕。
行 行
6. 選取了所有與會者都
有空的會議時段後，
按下 [傳送] 按鈕，寄
出會議邀請。
Part 3
Part 3
協 協
同 同
作 作
業 業
合 合
作 作
無 無
間 間

3. Part I
Part I
重 重
Q. 如何讓與會者快速收到會議記錄？ Q. 會開完了，如何有效跟催?
要 要
資 資
訊 訊
A. 整合會議通知與會議記錄 A. 指派工作，掌握進度
盡 盡
在 在
指 指
尖 尖
會議完畢，阿蕙整理著剛才的會議記錄。為了讓會議發揮最大的功效，阿蕙習 速戰速決是一直是阿蕙的風格。會議記錄才送出去，阿蕙就開始指派工作，讓
慣地將會議記錄置入於行事曆的會議行程中，會後所有的與會人士，都會收到 所有與會同仁知道下一步要做什麼。
這一份會議記錄。 指派工作
1. 若要建立新的工作，請在 [檔案] 功能表中指向 [新增]，然後再按一下 [工作
Part 2
Part 2
要求]。若要指定現有的工作，請在工作清單中開啟您想指定的工作，然後
�在會議項目中插入會議記錄
追 追
按一下 [指定工作]。
蹤 蹤
1. 開啟行事曆中的會議項目。 2. 在 [收件者] 方塊中輸入您想指定工作的人名。若要從清單中選取名稱，請按
掌 掌
控 控
一下 [收件者] 按鈕。
2. 按一下 [插入] 功能表內的 [檔案]。
精 精
確 確
3. 若是新的工作，請在 [主旨] 方塊中鍵入工作名稱。
3. 挑選會議記錄檔案，再按一下 [插入] 按鈕。
執 執
4. 選取到期日和您需要的狀態選項。
4. 按一下工具列上的 [傳送更新資料]。螢幕顯示傳送更新的訊息，按一下 [是]
行 行
按鈕後，更新的項目便會傳送給所有的與會人士。 5. 選取或清除 [保留這個工作的更新複本在工作清單] 核取方塊和 [當這個工作
完成時，傳送一份狀態報表給我] 核取方塊。
5. 所 有 與 會 同 仁 都 會 收 到
Update 的郵件，按一下 6. 如果您要重複工作，按一下 [執行] 功能表，按一下 [週期性]，選取您需要的
Part 3
Part 3
[接受] 鈕，便可以更新此 選項，然後按一下 [確定]。
行事曆項目。
7. 在工作的本文中鍵入有關工作的指示或資訊。
協 協
同 同
8. 按一下 [傳送]。
作 作
業 業
合 合
作 作
無 無
間 間

4. Part I
Part I
重 重
Q. 同事間如何互相 Backup？
要 要
資 資
訊 訊
A. 共用我的行事曆
盡 盡
在 在
指 指
尖 尖
由於主管經常交辦重要的事情給阿蕙，所以她也很自然地把她的行事曆與主管
共用，好讓主管可以隨時在她的行事曆上建立新的行程。同時，阿蕙也共用助
理阿妹的行事曆，可隨尋求阿妹的支援。
Part 2
Part 2
�讓主管共用我的行事曆
追 追
蹤 蹤
1. 切換到 [行事曆]。
掌 掌
控 控
2. 按一下左側窗格中的 [共用我的行事曆]
精 精
確 確
3. 在 [行事曆內容] 對話方塊中加入主管的帳號及設定權限層級。
執 執
行 行
�回報工作執行狀況
阿蕙要求所有的與會同仁，必須隨時更新工作進度，由於 Outlook 提供傳送工
作狀況報告功能，讓阿蕙在掌握工作進度上輕鬆不少。(請參見前節 「工作進度
Part 3
Part 3
追蹤」p.28)
協 協
同 同
作 作
業 業
合 合
作 作
無 無
間 間

5. Part I
Part I
重 重
�開啟助理的行事曆 �為助理建立行程項目
要 要
資 資
1. 切換到 [行事曆]。
訊 訊
共用行事曆的好處，在於即使助理或部屬不在辦公室，也可以在他們的行事曆
盡 盡
2. 按一下左側窗格中的 [開啟共用行事曆] 中建立行程項目。而且還可以把相關的資訊置入行程項目中。阿蕙常利用此項
在 在
指 指
3. 按一下 [名稱] 按鈕，並挑選欲開啟的帳號。 功能，請阿妹協助處理會前的準備工作。
尖 尖
在 [我的行事曆] 區塊中，勾選助理帳號的核取方塊，讓助理的行事曆與自己的
行事曆並排於右側窗格中。
Part 2
Part 2
追 追
蹤 蹤
掌 掌
控 控
精 精
確 確
執 執
行 行
Part 3
Part 3
協 協
同 同
作 作
業 業
合 合
作 作
無 無
間 間

6. Part I
Part I
重 重
六、立即溝通�保密防諜 有重要訊息需要傳達時，如何透過 Outlook 立即和他
要 要
Q.
資 資
人通訊？
訊 訊
Outlook 2003 不只是收發 e-mail，管理行程，它還整合 Microsoft 其它產品，
盡 盡
在 在
讓您溝通更立即，訊息更安全。
A. 立即和他人通訊
指 指
尖 尖
面對一些急如星火的事，實在不能等，e-mail 雖然可以傳達最豐富的資訊，但
有重要訊息需要傳達時，如何透過 Outlook 立即和他人通訊？
1
等候對方讀信回信的同時，往往已經錯失商機。MSN Messenger 的大為風行，
如何防止機密郵件外流？
2
也讓阿蕙的公司引進了 Live Communication Server 2003，建立 Intranet 上的即
Part 2
Part 2
時通訊 (Instant Message) 系統，除了以加密的方式提昇訊息的安全性，同事間
的通話都可記錄下來，存於資料庫中，做為日後查核的依據，有時還比空口說
追 追
蹤 蹤
白話的開會更具公信力。
掌 掌
控 控
精 精
如果您要緊急與同事討論公事，寫 mail 往往緩不濟急，不需要離開 Outlook，
確 確
執 執
就能知道即時訊息 (IM) 連絡人是否在線上。從 Outlook 電子郵件、Outlook 行
行 行
事曆以及 Outlook 的其他範圍中，快速找到起始即時訊息對話，立刻與同事來
段線上對談。
Part 3
Part 3
協 協
同 同
作 作
業 業
時間管理心法：在按下「轉寄」之前，請先停留三秒鐘。
合 合
作 作
無 無
間 間

7. Part I
重
Q. 如何防止機密郵件外流？
要
資
訊
A. 電子郵件權限控管
盡
在
指
尖 當阿蕙將一些敏感的信件給同事參考時，往往很擔心他們一不小心把信件轉寄
出去，而洩漏了重大的商務機密。自從公司導入了Microsoft Office System 中的
Information Right Management (IRM) 系統，可以完全整合 Outlook 2003，就
Part 2
可以更嚴格控制電子郵件及附件的使用權限，可以限制它不被複製、轉寄或列
印，並且在傳送郵件時自動加密電子郵件，透過限制防止您的檔案在傳輸時遭
追
通訊錄管理
竄改。
蹤
掌
控
精
確
執
行
Part 3
協
同
作
業
合
作
無
間

8. 公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
公司電話：� 傳真： 公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：
公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
公司電話：� 傳真： 公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：
公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
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手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：
公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
公司電話：� 傳真： 公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：

9. 公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
公司電話：� 傳真： 公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：
公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
公司電話：� 傳真： 公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：
公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
公司電話：� 傳真： 公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：
公司 email： 公司 email：
公司／姓名 公司／姓名
公司電話：� 傳真： 公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2： 手機 1： 手機 2：

10. 公司 email：
公司／姓名
公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2：
公司 email：
公司／姓名
公司電話：� 傳真：
Mem o
手機 1： 手機 2：
公司 email：
公司／姓名
公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2：
公司 email：
公司／姓名
公司電話：� 傳真：
手機 1： 手機 2：

11. www.microsoft.com/taiwan/exchange

12. 我該使用 Outlook
還是 Outlook Express？
做為一個現代的知識工作者
Outlook Express 可能已不敷使用
您該試試最新的 Outlook 2003
Outlook Express Outlook 2003
家庭使用者 商業使用者
適 用 對 象
Microsoft IE 4.x/5.x、Microsoft 與 Microsoft Office 和 Exchange Server 整合的獨立應
Windows 98/ME/2000 所隨附 用程式，可透過購買 Office 2003 或 Exchange 2003
取 得 方 式
CAL 而取得使用授權；亦可單獨購買
的電子郵件用戶端程式
• 支援SMTP、POP3、IMAP • 支援 SMTP、POP3、IMAP4，包括語音郵件
• 標準電子郵件 • 進階電子郵件，組合管理可篩選並整理電子郵件
郵 件 功 能
• 智慧型垃圾郵件篩選功能
均支援目前最主流的新聞與目錄標準，例如 LDAP 與網路 News 傳輸通訊協定 (NNTP)
新 聞 群 組
整合的個人行
無 有，群組排程、群組會議記錄寄發
事曆、群組排程
只有個人 進階聯絡人管理，公有聯絡人，通訊群組
連絡人管理
有，配合Exchange Server
無
公用資料夾
無 工作進度追蹤
工 作
增強的網際
配合Exchange Server；離線作業、快取模式
無
網路連結性
有；整合SharePoint Portal Server
無
集 體 創 作
有；整合Right Management Server
無
版 權 管 理
有；整合Live Communications Server
無
即 時 通 訊

13. Outlook 的幕後推手
• Outlook的最佳拍檔，協同作業合作無間
• IE 一按馬上連， We b 介面功能全
• 隨時隨地收發信，手機 PDA 皆可達
三道關卡防垃圾，郵差幫您作環保 •
User 再多也不怕，加大信箱好收發 •
八點叢集一起上，系統穩定效能佳�
開放平台整合佳，即時傳訊同創作 •
郵件權限控管嚴，重大機密不外洩 •
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