Controle de Documentos e Registros

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Por que devemos controlar a documentação de nossa empresa?

Qual a diferença entre formulário e registro?

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Controle de Documentos e Registros

  1. 1. CONTROLE DE DOCUMENTOS
  2. 2. POR QUE DEVEMOS CONTROLAR A DOCUMENTAÇÃO DA NOSSA EMPRESA
  3. 3. O D O C U M E N T O É VA L I D O ? COMO CONTROLAR? Q U A L L AY O U T ? COMO ARMAZENAR? QUEM TEM ACESSO?
  4. 4. OS SISTEMAS DE GESTÃO Através dos requisitos de documentação visam estabelecer critérios para garantir a integridade e a padronização da informação utilizada na empresa.
  5. 5. O QUE SÃO DOCUMENTOS PARA O SISTEMA DE GESTÃO? Documento é a informação contida em qualquer tipo de suporte, podendo ser utilizada para prova ou consulta.
  6. 6. QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS DOCUMENTOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO? Política da Qualidade Objetivos e Metas do SGQ Manual do Sistema de Gestão Procedimentos Instruções de Trabalho Formulários Registros Informações de processo Documentos Complementares Documentos Externos, tais como Documentos Regulamentares, Normas Técnicas, Literaturas Técnicas, Documentos do Cliente etc.
  7. 7. QUAL É A DIFERENÇA ENTRE OS DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO?
  8. 8. POLÍTICA DA QUALIDADE E AMBIENTAL É o compromisso, por escrito, no qual a organização firma seu COMPROMETIMENTO: Com a qualidade e o atendimento às necessidades dos clientes, visando à melhoria continua nos processos e produtos (9001)
  9. 9. OBJETIVOS, METAS E PROGRAMAS Demonstra o planejamento e o compromisso da organização. Eles devem ser coerentes com a política e capazes de gerar indicadores de monitoramento. É importante que nesse documento estejam indicados a visão estratégica da empresa.
  10. 10. MANUAL DA QUALIDADE Descreve o Sistema de Gestão da Qualidade, servindo como referência para a implementação e manutenção do mesmo.
  11. 11. PROCEDIMENTOS Descrição de um modo específico de realizar uma atividade ou um processo.
  12. 12. INSTRUÇÕES DE TRABALHO Detalhamento de atividades especificas, necessárias ao atendimento dos requisitos do produto e/ou processo.
  13. 13. FORMULÁRIOS Documentos destinados a apoiar as atividades descritas nos Procedimentos e Instruções de Trabalho. São utilizados para preencher informações durante a realização do processo, para registrar e evidenciar os fatos ocorridos durante a atividade.
  14. 14. REGISTROS Os registros evidenciam o resultado das atividades desenvolvidas, registrando os fatos no momento em que ocorrem.
  15. 15. QUAL É A DIFERENÇA ENTRE FORMULÁRIO E REGISTRO?
  16. 16. EXEMPLO DE FORMULÁRIO Formulário é o documento padronizada, estruturado com campos apropriados destinados a receber, preservar ou transmitir uma informação.
  17. 17. EXEMPLO DE REGISTRO O registro é aquele que apresenta evidencia de que algo foi executado ou formalizado. Ele nunca apresenta parâmetros a seguir (como uma tabela ou um desenho).
  18. 18. INFORMAÇÕES DE PROCESSO Fluxogramas, Organogramas, Mapeamentos de Processos, Interação entre os Processos
  19. 19. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES Normas internas que estabelecem os processos e os controles, no nível de especificidade que se faça necessário, definem também quem, o quê e quando;
  20. 20. DOCUMENTOS EXTERNOS Documentos que não são originados ou de responsabilidade da organização mas que precisam ser utilizados para garantir a qualidade e conformidade e de seus produtos/ serviços.
  21. 21. MANUAL DA QUALIDADE PROCEDIMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE INSTRUÇÕES DE TRABALHO DOCUMENTOS COMPLEMENTARES E ANEXOS FORMULÁRIOS E REGISTROS
  22. 22. CONTROLE DE DOCUMENTOS Analisar criticamente Controlar as alterações Um Procedimento Documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para: Aprovar Identificar a revisão Assegurar que a versão atual está disponível Controlar os documentos externos Controlar documentos obsoletos Controlar a distribuição e acesso aos documentos
  23. 23. PR CONTROLE DE DOCUMENTOS Definição de layout e identificação Autoridades para análise crítica e aprovação de documentos Definição de método para distribuir os documentos e assegurar que todos estejam vigentes nos locais de uso Definição de critérios para controlar os documentos externos
  24. 24. IMPORTANTE O Controle de Documentos é fundamental para manter a integridade do seu sistema de gestão. Essa atividade deve ser repassada a alguém que tenha grande capacidade de organização e concentração.
  25. 25. CONHEÇA TEMPLUM CONSULTORIA ONLINE
  26. 26. IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO E QUALIDADE COM RAPIDEZ E BAIXO CUSTO. TAMBÉM PARA A PEQUENA EMPRESA.
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  28. 28. ENTRE EM CONTATO CONOSCO 0800 770 3044 TEMPLUM.COM.BR

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