1. TEMA 1: LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA
1. 1 Concepto de Estructura organizativa
Es aquella que describe cómo se agrupan, identifican y se relacionan los distintos
elementos que forman la empresa. Esta formada por:
- El conjunto de elementos que la integran
- Las funciones que tienen asignadas cada uno de los elementos
- Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes.
1.2 Elementos de la estructura organizativa:
Alta Dirección: formada por personas que realizan funciones de dirección
general de la empresa y la fijación de los objetivos generales.
Dirección Intermedia: formada por mandos intermedios, relaciona los
objetivos generales con los objetivos operativos de los distintos departamentos de
la empresa.
Base Operativa: conjunto de personas directamente relacionadas con la
producción venta y prestación de servicios
Tecnoestructura: expertos que estudian las distintas funciones de la
empresa con el objeto de encontrar sus fortalezas y debilidades.
Estructura de Apoyo: formada por el personal de asesoramiento cuya
función consiste en asesorar a los directivos sobre diferentes materias: fiscal,
laboral, mercantil...
1.3 Relaciones en la Estructura Organizativa:
Relación Formal: han sido previamente definidas por la dirección y
comunicadas al resto de miembros. Pueden ser:
Lineales: entre jefe y subordinado
De staff: entre especialistas y directivos.
Relación Informal: son aquellas que surgen como consecuencia de las
comunicaciones interpersonales entre las personas que integran la empresa.
1.4 Principios que estructuran la organización de la empresa:
Algunos de estos principios son:
Autoridad y Jerarquía: deben existir diferentes niveles de autoridad ordenados
jerárquicamente según el grado de responsabilidad y control.
Unidad de Mando: cada subordinado debe tener un solo superior.
De Delegación: consiste en que una persona asigna autoridad y responsabilidad a
otra para que esta última desempeñe unas funciones.
División del Trabajo: a cada persona se le asignaría una función específica con el
objetivo de que se convierta en un experto.
Departamentalización: se agruparían las diferentes tareas o funciones en áreas
funcionales o departamentos.
De Comunicación: descendente (de superior a subordinado) ascendente (de
subordinado a superior)
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2. 2. LAS FORMAS ORGANIZATIVAS.
2.1. Concepto:
Es la representación grafica de la estructura organizativa de la empresa o de
cualquier otro tipo de organización. En el se reflejan los niveles y áreas de que
consta la empresa así como las relaciones jerárquicas y funcionales entre ellas.
Se representa a partir de un conjunto de figuras geométricas (rectángulos)
enlazadas entre sí.
2.2 Clasificación de los organigramas:
- Según la información que proporcionan:
o Organigrama de estructura, facilita información sobre denominación,
jerarquía, relaciones funcionales y de autoridad.
o Organigrama funcional, representa de forma detallada las funciones
de los diferentes elementos que configuran el organigrama.
o Organigrama de personal, refleja los cargos figurando el nombre de
la persona.
- Según su forma:
o Organigrama ramificado: en él una línea indica las relaciones de
autoridad y jerarquía. Es el más usual.
o Circular: se forma a partir de un conjunto de círculos concéntricos
que progresivamente se van alejando.
3. LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.
3.1 Concepto
Consiste en una agrupación de personas que tienen en común una serie de objetivos,
funciones o tareas.
3.2 Criterios de Departamentalización:
- Según los procesos productivos: asignando un departamento por cada proceso
productivo.
- Según las funciones: cada departamento se especializa en alguna de estas
funciones.
- Según zonas geográficas: Zona Norte, Sur, Levante y Centro.
- Según los productos o servicios: Textil calzado, lencería...etc.,
- Según los clientes e intermediarios.
Las empresas suelen combinar diferentes criterios de departamentalización
3.3 Las Áreas Funcionales:
Área de Producción: Consiste en transformar inputs o factores productivos en
outputs o productos finales, a través de una serie de operaciones previamente
organizadas.
Área Comercial: o Departamento de Marketing
Se encarga de todo lo relacionado con el producto, fijación de precios,
distribución, publicidad y promociones.
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3. En conclusión su principal función es incrementar las ventas de la empresa.
Área Económica – Financiera:
Proporciona a la empresa los fondos necesarios, en el momento necesario y al
mínimo coste posible y por otro lado en invertir los fondos de forma que se
obtenga la máxima rentabilidad.
Área de Recursos Humanos:
En las empresas trabajan personas, cada una de ellas con sus características, estas
personas a su vez se relacionan en la empresa.
Área de Administración:
Ejerce el control de la empresa a través del manejo de documentación.
3.4 La relación Interdepartamental.
Entre los diferentes departamentos y a su vez dentro de la empresa tienen lugar
los siguientes tipos de relaciones:
Relaciones de Autoridad: Cuando un Dpto. tenga cierta autoridad sobre otro u
otros. En este caso se establecerían relaciones jerárquicas entre ellos.
Por otro lado, las relaciones existentes entre miembros del mismo nivel dentro de
la estructura organizativa reciben el nombre de Relaciones Funcionales. Estas
pueden ser:
- Relaciones de información: el Dpto. de admón. Necesita para la elaboración de
nominas la información que le proporciona el Dpto. de personal.
- Relaciones de Coordinación: consecución de los objetivos generales de la
empresa.
- Relaciones de Decisión: en las decisiones resultan implicados varios Dpto. por
lo que resulta necesaria la intervención de estos.
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4. 4. EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
Se encarga fundamentalmente de lo relativo a la gestión y a la administración del
personal. Estas funciones varían en función de la empresa. Por lo general según
aumenta su tamaño, aumentan también las funciones asumidas por este
departamento.
Las funciones que puede desempeñar el Departamento de RR.HH. de una empresa
son:
4.1.- LA GESTIÓN DE PERSONAL
Engloba las siguientes funciones:
A. PLANIFICACION DE PLANTILLAS
De acuerdo con los objetivos de la empresa medir las necesidades de personal en
un tiempo determinado. Previsiones futuras:
- Las necesidades de personal de la empresa
- Su coste
- El plazo en que se va a necesitar dicho personal
B. DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO
Consiste en detallar las funciones, tareas y actividades que se desarrollan en todos
y cada uno de los puestos de la empresa, especificando:
Formación necesaria, Experiencia y responsabilidad
La descripción permite obtener información relativa a un puesto de trabajo y
reflejarla formalmente en un documento.
C. RECLUTAMIENTO Y SELECION DE PERSONAL
Una vez que la empresa tiene claro que tipo de puesto de trabajo desea cubrir y
los requisitos básicos que debe cumplir el futuro trabajador, comienza la fase de
reclutamiento; Que consiste en informar sobre la oferta de empleo de la empresa
con la finalidad de conseguir un numero considerable de candidatos.
La empresa puede obtener posibles candidatos de 2 formas: Buscándolos en la
propia empresa o acudiendo al exterior.
El proceso de Selección de personal tiene como finalidad seleccionar a la persona
adecuada para un determinado puesto de trabajo.
D. ACOGIDA DE NUEVOS TRABAJADORES
Un plan de acogida es la incorporación de nuevos trabajadores con el objetivo de
que la adaptación del trabajador en la empresa sea lo mas satisfactoria posible.
E. VALORACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
Con el objetivo de determinar el nivel salarial que corresponde. A cada nivel
jerárquico se le asigna un nivel retributivo.
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5. F. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Es un proceso de gestión en el que los objetivos y competencias de la empresa son
transmitidos y materializados en un plan de acción que a través de un seguimiento
continuo y sistemático asegure el optimo desempeño, garantice las expectativas
de desarrollo y sirva en el desarrollo profesional de cada una de las personas.
G. FORMACION Y DESARROLLO PROFESIONAL
La formación tiene como finalidad el perfeccionamiento y el desarrollo de
capacidades aptitudes y características facilitando el acceso a mayores
habilidades y actualizando conocimientos.
Caso de incorporación de nuevos trabajadores a la empresa: analizar cuales
son las necesidades de formación de estos trabajadores con el fin de que su
adaptación a la empresa y al puesto de trabajo sea mejor y más rápida.
Caso de ascenso de personas de la propia empresa
Caso de actualización de conocimientos y reciclaje de las personas.
Las fases que se llevan a cabo en un plan de formación son:
Determinar las necesidades actuales y futuras de formación
Determinar los objetivos de la formación
Información sobre la formación
Coordinación de la formación
Control de resultados
H. RELACIONES LABORALES
La empresa tiene una serie de obligaciones, a nivel individual la empresa tiene una
serie de relaciones con el trabajador. A nivel colectivo la empresa mantiene
relaciones con los representantes de los trabajadores.
Convenio Colectivo: acuerdo entre el empresario y los representantes de los
trabajadores para regular las condiciones de trabajo.
I. PREVENCIÓN DE RIESGOS
Cumpliendo la normativa existente en materia de Seguridad y Salud Laboral, la
empresa asume una serie de obligaciones que le llevan a desarrollar una serie de
actividades destinadas a la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales.
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6. 4.2 LA ADMINISTRACION DE PERSONAL
Engloba las siguientes funciones:
A. ELABORACION DE NOMINAS
Documento con el que se justifica el abono del salario
1. Percepciones salariales: es todo aquello que percibe el trabajador y que
puede considerarse salario.
a) Salario base
b) Complementos salariales
c) Horas extraordinarias: toda aquella realizada por encima de la jornada
ordinaria de trabajo.
d) Gratificaciones extraordinarias: tiene derecho a dos una en navidad y
otra en el mes que fije el convenio colectivo
e) Salario en especie: el salario que percibe el trabajador.
2. Percepciones no salariales: son aquellas percepciones que no pueden ser
consideradas como salario.
3. Deducciones: son cantidades que disminuyen el salario y se establecen en
virtud de obligaciones con la Seguridad social y el pago del IRPF.
B. TRÁMITES DE SEGURIDAD SOCIAL Y HACIENDA
Estas obligaciones son básicamente:
- Afiliación y/o alta de nuevos trabajadores en el sistema de Seguridad
Social.
- Cotización al sistema de Seguridad Social.
- Retención a los trabajadores del I.R.P.F. y su posterior ingreso a la
Agencia Tributaria.
C. CONTROL DE ABSENTISMO y
D. TRÁMITES RELACIONADOS CON INFRACCIONES Y SANCIONES
En función del Convenio Colectivo de aplicación en la empresa, se establece el
sistema de infracciones y sanciones que pueden incluso suponer el despido del
trabajador. Por tanto es importante llevar un control detallado de los retrasos o
faltas de asistencia de cada trabajador de forma individualizada.
Las faltas se pueden clasificar en leves, graves o muy graves.
E. TRAMITES DE CONTRATACION
Como es cumplimentar el contrato de trabajo. La empresa esta obligada a registrar
o comunicar la existencia de tal contrato a la oficina publica de empleo
correspondiente en un plazo de 10 días una copia básica del contrato a los
representantes de los trabajadores.
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7. F. TRAMITES RELACIONADOS CON LA FINALIZACION DE LA RELACION
LABORAL
La finalización de la relación contractual puede venir determinada por diferentes
motivos:
- Finalización de un contrato por un tiempo determinado
- abandono por parte del trabajador
- despido
En todos los casos la empresa debe proceder a dar de baja al trabajador en el
sistema de Seguridad social.
Una vez firmado el finiquito por parte del trabajador este se compromete a no
reclamar ningún tipo de liquidación.
El finiquito contiene los siguientes elementos:
- días trabajados en el mes que se produce la finalización de la relación
contractual
- parte proporcional de pagas extras
- importe equivalente a las vacaciones no disfrutadas por parte del
trabajador
- Deducciones de SS e IRPF.
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