1. Opacc Software AG © Opacc, XX. Oktober 2009

2. Das papierlose Büro als Illusion - 1415 - 1435
das muss nicht sein.
Lösungswege mit OpaccOne

3. Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.
Grüezi !
Adrian R. Boller, Projektleiter Vertrieb
Opacc Software AG

4. Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.
Agenda
• Wer ist Opacc?
• Papierberge vs. Dokumentenmanagement
• Der Tatbeweis OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)
Take away
1. Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation
2. Die 6 Fragen bei DMS Projekten

5. True Business Automation
Opacc und das Besondere an OpaccOne

6. Opacc – Was Sie von uns erwarten dürfen
Opacc im Blickpunkt
Hersteller und Integrator für ERP Projekte in Handel, Service und Fertigung.
Kunden: 480
User: >10‘000
Mitarbeiter: 100
Eigentümer: Management
Eigenfinanzierung 100%
Gründung 1988 22 Jahre Visionäre Konstanz
Eigenes Q-System, z.B. Support > 70% am selben Tag
100%-ige Update Garantie seit 1988
Partnerschaften Microsoft Certified Gold Partner,
HP Preferred Gold Partner,
IBM Business Partner
swiss made software
Opacc Software AG

7. True Business Automation
Das Besondere an OpaccOne
3 Besonderheiten von OpaccOne
Neue Handlungsfelder
• Vorwärts
1
• Aufwärts
100% Update-Garantie
• Für den Standard
2
• Für ALLE Adaptionen
Software-Familie
• Mehrere Anwendungen
3
• Gemeinsame Daten/Funktionen

8. Papierberge vs. Dokumentenmanagement
Name

9. Wer kennt das nicht?

10. Geschäftsdokumente
OR Art. 962
¹ Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäfts-
korrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren.
• Bilanzen & Erfolgsrechnungen
• Rechnungen, Gutschriften und alle weiteren Belege
• Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten
• Personaldossiers
• Kunden- und Auftragsdossiers (Angebote, Zeichnungen, Bestätigungen etc.)
• Lieferanten- und Bestellungsdossiers (Anfragen, Pläne, Bestellungen etc.)
• E-Mails
• Auswertungen, Statistiken
• Dokumentationen (Datenblätter, Bilder etc.)

11. Anforderungen an ein DMS
Grundfunktionen
• Strukturierte Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten
• Finden von Dokumenten & Informationen mittels Volltextsuche
• Weitergabe & Bearbeitung der Dokumente
• Versionierung von Dokumenten
• Grundlage für rechtssichere Ablage
• Eigene Zugriffsberechtigungen
Mehrwert durch Integration im ERP System
• Gewohnte Arbeitsumgebung (GUI ERP System)
• Dokumente mit Stamm- und Bewegungsdaten verbinden
• Dokumente automatisch aus den Prozessen ablegen oder archivieren
• Unterzeichnete Dokumente automatisiert hinzufügen
• Externe Dokumente automatisiert mit ERP Daten verbinden

12. DMS Erfolgsfaktor
Ein DMS schafft Mehrwert durch die online Verbindung
von Stammdaten und den operativen Prozessen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Integration von DMS & ERP!

13. OpaccOne DMAS: Überblick
BackOffice FrontOffice
DMAS Standard-Anwendungen Zugang zu DMAS
Application Services
Daten (DMAS-Dokumente, …)

14. OpaccOne DMAS: Überblick
Zugriffs-Schutz
Outlook-Plugin
Eigenschaften
Multi-Datei
BO-Modell
CheckIn
Struktur
Suche
Archiv
Dokumente
Management
Grundfunktionen
OpaccOne DMAS
Grundfunktionen
• CheckIn: Automatisch über Agent (Standard, Projekt), manuell
• Eigenschaften: Standard, Individuell
• Struktur: DMAS-Dokumente können spezifisch strukturiert werden
• BO-Modell: DMAS-Dokumente sind in das OpaccOne BO-Modell integriert
• Zugriffs-Schutz: DMAS-Dokumente nur für autorisierte Benutzer
• Multi-Datei: DMAS-Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen
• Suche: DMAS-Dokumente können google-like gefunden werden
• Outlook-Plugin: ermöglicht die Archivierung und Suche direkt aus Outlook

15. OpaccOne DMAS: Überblick
Versionierung
Offline
Recht
CheckOut
Zugriffs-Schutz
Outlook-Plugin
Eigenschaften
History
Multi-Datei
BO-Modell
CheckIn
Struktur
Suche
Archiv
Dokumente
Management
Grundfunktionen
OpaccOne DMAS
Management
• Versionierung: Diese erfolgt automatische für beliebig viele Versionen
• History: Zugriffe und Veränderungen werden nach Bedarf historisiert
• CheckOut: Ist jederzeit möglich
Archivierung
• Recht: Die Archivierung erfolgt rechts- und revisionssicher
• Offline: Dokumente können auf offline Datenträger übertragen werden

16. OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)
LIVE

17. Was sehen Sie live?
OpaccOne BackOffice, DMAS
• Basisfunktionalität
OpaccOne BackOffice, Adressen & Verkauf
• Kundendossier
• Auftragsdossier
OpaccOne FrontOffice, WebShop
• Produktbilder
• Bedienungsanleitung

18. Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.
Take away 1: ERP & DMS „aus einem Guss“
Versionierung
Offline
Recht
CheckOut
Zugriffs-Schutz
Outlook-Plugin
Eigenschaften
History
Multi-Datei
BO-Modell
CheckIn
Struktur
Suche
Archiv
Dokumente
Management
Grundfunktionen
OpaccOne DMAS
Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation
• Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Umgebung (GUI)
• Die Management- und Archivierungsfunktionen sind in die Prozesse integriert
• Die DMS Dokumente können beliebig verwendet werden (zB WebShop)
• Der Betriebsaufwand wird durch Integration minimiert (keine Schnittstellen)
• Durch Automatisierung können kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden

19. Das papierlose Büro als Illusion –
das muss nicht sein.
Take away 2: Die 6 Fragen bei DMS Projekten
1. Steht das Dokumentmanagement- und / oder Archivierung im Vordergrund?
2. Ist ein DMS als Option zum ERP System verfügbar oder wie lässt sich eine
integrierte Lösung realisieren (ERP, Schnittstellen, Kosten)?
3. Sollen neben den interne Dokumenten des ERP Systems auch externe
Dokumente verwaltet werden (Lieferanten, Mails etc.)?
4. Kann mit dem neuen DMS die Voraussetzungen für eine rechtssichere Ablage
gewährleistet werden (externe Archivierung, zB WORM)?
5. Ergeben sich aus der DMS Evaluation weiterführende Überlegungen damit ein
möglichst hoher Integrationslevel erreicht werden kann?
6. Welchen konkreten Mehrwert kann Ihr Unternehmen mit der Einführung eines
DMS erzielen (weniger Aufwand, höhere Auskunfsbereitschaft, Web)?

20. Ihre Fragen?
Vielen Dank!