1. NauDoc[Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 1: Введение в NauDoc

2. Основные объектыи основные понятия

3. Основные объекты системы Документооборот в NauDoc осуществляется с помощью трех основных типов объектов: Документ Объект «Документ» представляет собой совокупность текстового содержания и обязательных элементов оформления (реквизитов); Папка Объект «Папка» позволяет выделять группы объектов в соответствии с желанием пользователя. Единое хранилище документов в NauDoc представляет собой набор папок, расположенных в виде древовидной иерархии; Журнал Объект «Журнал» представляет собой совокупность учетных записей, фиксирующих факт регистрации документов.

8. Права доступа могут выдаваться пользователю персонально или же в составе группы, к которой принадлежит пользователь. В зависимости от этого права делятся на персональные и групповые. При выдаче групповых прав (например, роли «Писатель») их получают сразу все пользователи, входящие в состав группы. Это способ выдачи прав особенно удобен, когда требуется предоставить одинаковые права доступа к содержанию папки всем сотрудникам отдела или рабочей группы;

9. Пользователь может иметь в одной и той же папке одновременно и персональные, и групповые права. Как правило, персональные права должны корректировать недостаток групповых прав пользователя: к примеру, если для работы с документами пользователю недостаточно групповых прав «Читателя», то ему могут быть выданы персональные права «Писателя» в той же самой папке;

11. Существует два способа получения имени и пароля: непосредственно у системного администратора: в этом случае администратор лично сообщает пользователю необходимые данные; по электронной почте: в этом случае пользователь получает автоматически созданное письмо, содержащее имя, пароль и адрес для входа в систему;

13. Введите адрес, по которому находится NauDoc, в адресную строку Интернет-браузера;

14. Введите свои персональные реквизиты входа в систему (имя пользователя и пароль).Для более удобного и быстрого доступа к системе, можете сохранить ссылку на портал NauDoc в «Избранном» вашего браузера

15. Раздел «Сервис» предназначен для осуществления технологических операций в системе. В частности, используется для настройки бизнес-процессов (создания категорий документов), подключения модулей расширения и настройки резервного копирования Раздел «Пользователь» предназначен для управления пользовательскими настройками. Пользователи с правами администратора с помощью этого раздела могут создавать новых пользователей, добавлять пользователей в группы, блокировать учетные записи и изменять персональную информацию Раздел «Контроль исполнения» предназначен для работы с входящими и исходящими заданиями (просмотр статусов заданий, отчетов ответственных пользователей, статистики выполнения) Раздел «Доступные документы» представляет собой персональное хранилище документов пользователя Раздел «Поиск» предназначен для поиска документов в хранилище по различным параметрам Внутренняя структура персонального хранилища представлена в виде иерархии доступных пользователю папок. С помощью панели навигации пользователь может перемещаться по своему персональному хранилищу и просматривать документы, содержащиеся в доступных ему папках Интерфейс пользователя

16. Сразу после входа в систему, пользователь попадает на свою персональную страницу В блоке «Мои задания» отображаются новые входящие задания, исходящие задания и задания, в которых данный пользователя является контролером В блоке «Моя Почта» отображаются свежие почтовые сообщения, если NauDoc используется для приема личной или корпоративной электронной почты В блоке «Мои документы» отображаются самые свежие документы, созданные данным пользователем В блоке «Доступные документы» отображаются самые свежие документы, созданные в любых папках хранилища, к которым данный пользователь имеет доступ Персональная страница

17. NauDoc[Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 2: Работа с папками и документами

18. Основные понятия

20. Жизненный цикл – это набор состояний, которые характеризуют степень готовности документа. Например, начальным состоянием документа может быть состояние «Проект документа», а конечным — состояние «Архив»;

21. Маршрут движения документа – это последовательность, в которой документ должен поступить к должностным лицам и другим участникам документооборота при выполнении делопроизводственной процедуры или бизнес-процесса;

22. Различные типы документов могут обладать уникальным жизненным циклом и маршрутом движения, построенными с учетом целей и задач документооборота, существующего на предприятии. В системе NauDoc тип документов, определяется по принадлежности к той или иной категории;

24. Служебная информация о документе указана в карточке документа. В карточке указаны: название документа, владелец документа, дата создания документа, дата последнего изменения содержания документа, категория, к которой принадлежит документ;

25. Карточка может содержать и другие реквизиты, что определяется категорией документа. Заполнение карточки документа происходит на этапе создания документа или при редактировании его свойств на вкладке «Описание»;

26. Кроме того, непосредственно к документу могут относиться один или несколько внешних файлов, называемых вложениями. Эти вложения могут быть созданы в приложениях Microsoft Word, Excel, PowerPoint, или же представлять собой файлы с графическими изображениями;

28. Документ последовательно проходит несколько этапов. На каждом из этих этапов, называемые в NauDoc состояниями или статусами, к документу могут быть применены различные действия. Правила продвижения документа между участниками документооборота включают в себя последовательность состояний, список действий и список пользователей, которые имеют право их совершать;

29. Перед тем, как документ изменит свое состояние, может потребоваться, чтобы определенный пользователь выполнил по документу какое-либо задание. Это задание может состоять, например, в согласовании или утверждении документа. NauDoc автоматически уведомляет пользователей по электронной почте о назначаемых по документу заданиях, а также контролирует их исполнение;

34. В меню «Новый объект» выберите пункт «Документ». Нажмите кнопку «Создать».С помощью меню «Новый объект» в системе можно создавать любые новые объекты – в том числе и документы Если у пользователя недостаточно прав для создания документа, то в перечне объектов строка «Документ» будет отсутствовать

36. Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;

37. Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткую аннотацию документа;

38. В раскрывающемся списке «Категория» укажите «Документ». Это базовая категория документов, которая не содержит базового маршрута прохождения и специфических реквизитных полей. Служит для начального ознакомления с системой и создания простых документов, не привязанных к каким-либо бизнес-процессам.В раскрывающемся списке «Категория» можно выбрать нужную категорию документа. В зависимости от выбранной категории у документа могут быть дополнительные поля реквизитов, шаблоны, набор состояний и автоматически назначаемые цепочки согласования, подписания и исполнения. Категории настраиваются технологом. При создании документа можно к нему прикрепить файл и преобразовать содержание этого файла в содержание документа

40. В режиме редактирования можно ввести текст документа, включая таблицы и списки, отформатировать содержание с помощью панели инструментов визуального текстового редактора.После окончания редактирования текста документа не забывайте нажать кнопку «Сохранить» на панели редактора

42. Чтобы добавить новое вложение, достаточно перейти в документе на вкладку «Вложения», нажать кнопку «Обзор», указать путь к выбранному файлу в файловой системе компьютера и нажать кнопку «Вставить файл».Если вы присоединяете графический файл (например, отсканированный документ), то его содержимое автоматически вставляется в текст документа Если вы присоединяете файл не графического формата, то он отображается в тексте документа в виде ссылки

44. Затем зайти в папку, куда нужно скопировать документ и нажать кнопку «Вставить»;

48. Поле «Заголовок» является обязательным для заполнения;

49. Поле «Описание» заполняется по желанию и может содержать краткое описание назначения данной папки;

50. Нажмите кнопку «Применить», после выполнения этого действия NauDoc автоматически откроет созданную папку.Поля «Номенклатурный номер»и«Постфикс» являются опциональными и используются только при регистрации документов в журналах

53. NauDoc[Цикл презентаций «Легкий старт»]Часть 3: Согласование документов

55. Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель;

56. Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по проведению согласования документов,то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;

58. C помощью вкладки «Редактирование» создайте его основной текст;

59. Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу;

62. При отправке документа на согласование нескольким пользователям можно указать маршрут согласования. При использовании такого маршрута документ будет отправлен на согласование ответственным пользователям по очереди в указанном порядке. Каждый из них принимает решение исходя из решения предыдущих. Без использования маршрута согласования документ рассылается одновременно всем ответственным пользователям;

63. Участник согласования получает запрос на согласование, который рассматривается как входящее задание. В свою очередь для инициатора согласования запрос является исходящим заданием.

64. Участник согласования автоматически получает доступ к документу, запрошенному на согласование;

73. Чтобы создать категорию документа, нужно выполнить ряд действий: предварительно обследовать процесс, провести необходимые интервью с ключевыми пользователями процесса, выстроить цепочки согласований, настроить автоматические переходы между пользователями, в зависимости от результатов согласования/выполнения, написать инструкции по работе с данным процессом, провести опытную эксплуатацию. Выполнение перечисленных работ может занять у аналитика от двух дней до нескольких недель;

74. Если вы хотите с минимумом временных затрат оценить возможности системы NauDoc по работе с поручениями и распоряжениями,то настраивать категории не обязательно. Достаточно выдавать задания к документам вручную;

76. С помощью вкладки «Редактировать» создайте его основной текст;

77. Перейдите на вкладку «Задания». С помощью этой вкладки вы можете создавать произвольные задания к данному документу;

80. Ответственный пользователь получает уведомление о назначении входящего задания, которое он может принять к исполнению или отказаться выполнять, указав причины этого отказа. В процессе работы над заданием исполнитель может посылать автору задания отчеты о выполнении. Отчеты могут быть промежуточные, в которых отражаются промежуточные результаты, и закрывающий, в котором сообщается о полном выполнение задания. Также исполнитель может сформировать отчет о невыполнении задания, например, если задание по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок. Кроме того, на основе входящего задания ответственный пользователь сам может назначить подзадания другим исполнителям;

81. Контролер должен следить за соблюдением сроков и качеством выполнения задания. Он может запрашивать у исполнителя промежуточные отчеты, а закрывающий отчет должен завизировать, подтвердив выполнение задания.

88. Допустим, данный отчет окончательный. В этом случае нужно заполнить поле «Комментарий», указать фактическое время, потраченное на выполнение задания, и поставить отметку в поле «Закрыть отчет». При составлении отчета можно указать документ, являющийся результатом выполнения задания или каким-либо образом связанный с этим заданием. Таким документом может быть объект системы NauDoc или файл, созданный другим приложением (MS Word и др.)

90. Основные обязанности контролера – следить за соблюдением сроков и качеством выполненной работы. Контролер может запрашивать у ответственного пользователя промежуточные отчеты, а после составления окончательного отчета должен визировать его, т. е. подтвердить выполнение задания. Уведомление о том, что ответственный пользователь составил отчет, поступает контролеру по электронной почте.

93. Действие задания можно завершить, не дожидаясь отчетов о его выполнении, например, если задание потеряло свою актуальность;

95. Нам важно знать ваше мнение!телефон в Москве: (495) 504-36-61 телефон в Екатеринбурге: (343) 236-62-20